Si vous travaillez en contact direct avec les clients dans une entreprise utilisant Gmail, configurer une signature Gmail peut vous faire gagner un temps précieux. Définir une signature par défaut garantit qu'elle sera automatiquement incluse dans tous les e-mails sortants.
Vous pourrez inclure des informations telles que votre nom, votre poste dans l'entreprise, e-mail marketing liens, numéro de téléphone et un lien vers votre page de planification en ligne. Ce texte est automatiquement chargé à la fin de chaque e-mail et garantit que vos clients savent toujours à qui ils parlent.
(Psst… vous cherchez une réponse rapide ? Faites défiler vers le bas jusqu'à la Paramètres de signature par défaut section pour un accès rapide à la solution.)
Introduction aux signatures Gmail
Une signature Gmail est un bloc de texte ajouté automatiquement à la fin de vos e-mails, à la manière d'un pied de page. Elle peut inclure des coordonnées essentielles, une citation préférée ou même le logo de votre entreprise.
Les signatures Gmail sont un excellent moyen de personnaliser vos e-mails et de promouvoir votre marque. Vous pouvez personnaliser votre signature Gmail en y ajoutant divers éléments tels que votre nom, votre fonction, vos liens vers les réseaux sociaux et toute autre information pertinente.
De plus, vous pouvez ajouter une image à votre signature Gmail pour la rendre plus attrayante et professionnelle. En configurant une signature Gmail, vous vous assurez que vos coordonnées figurent toujours dans vos e-mails, ce qui vous fait gagner du temps et garantit la cohérence.
Pourquoi Gmail masque votre signature
Il existe un paramètre en particulier qui entraînera la disparition de votre signature électronique dans les e-mails de réponse. Dans cet article, nous allons vous montrer comment configurer une signature Gmail pour qu'elle toujours apparaît dans votre courrier électronique.
Voici ce qui est caché signature d'email cela ressemble lorsque vous envoyez une réponse :
Lorsque Gmail voit le même texte sortir deux fois, il suppose que le destinataire souhaite que ces données soient supprimées. Dans leurs efforts pour garder les e-mails propres, ils rendent parfois un mauvais service aux professionnels. En coupant le texte en double, ils suppriment les signatures d'e-mails contenant des informations de contact importantes !
Ne t'en fais pas pour autant. Nous allons vous montrer comment résoudre ce problème afin que vos clients voient votre signature Gmail chaque fois que vous envoyez un e-mail.
Configurer votre signature Gmail
Si vous utilisez votre adresse e-mail de domaine sur une version gratuite de Gmail, connectez-vous à votre compte Gmail et, en haut à droite du tableau de bord, cliquez sur l'icône en forme de roue dentée « Paramètres ». Une barre latérale « Paramètres rapides » apparaît alors. En haut, vous trouverez un bouton sur lequel vous devrez cliquer, intitulé « Paramètres rapides ». Voir tous les paramètres. Voici une capture d'écran de ces deux étapes :
En cliquant sur le Voir tous les paramètres Cliquez sur le bouton « Paramètres » pour ouvrir un nouvel écran. L'onglet « Général » est ouvert par défaut. Faites défiler jusqu'à la section « Signature » et cliquez sur le bouton « Créer ». Cela vous permettra de générer une nouvelle signature pour vos e-mails sortants. Vous pouvez également ajouter une image de signature pour la rendre plus attrayante :
Dans la nouvelle zone de texte de signature, partagez les informations qui doivent être incluses à la fin de chaque e-mail. Cela comprend généralement au minimum votre nom, votre poste, la raison socialeet vos coordonnées. Vous pouvez partager un numéro de téléphone virtuel, des liens vers les réseaux sociaux ou un lien vers votre page de planification.
Assurez-vous que votre signature est correctement sélectionnée dans la section des paramètres par défaut de la signature pour garantir sa visibilité lors de la rédaction, de la réponse ou du transfert d'e-mails.
Facultatif : ajouter un lien de planification de rendez-vous
L'ajout de votre lien de planification à votre signature électronique peut permettre à vos clients et contacts de réserver très facilement une réunion avec vous.
Vous n'avez pas encore de page de planification ? Appointlet est un logiciel de prise de rendez-vous facile à utiliser, approuvé par plus de 250 XNUMX utilisateurs à travers le monde et qui s'intègre parfaitement à Google Agenda. Vous pouvez Essayez le gratuitement aujourd'hui.
Il est très facile de l'ajouter directement à votre zone de signature à l'intérieur de votre signature de courrier électronique Gmail.
Pour créer un lien vers votre page de planification dans votre signature électronique Gmail, mettez en surbrillance le texte approprié (par exemple Planifiez une réunion avec moi ici) puis utilisez l'icône d'hyperlien pour joindre l'URL de votre page de réservation à votre signature électronique.
Meilleures pratiques pour les signatures de courrier électronique
En suivant ces bonnes pratiques, vous pouvez créer une signature électronique qui vous représente efficacement, vous et votre marque.
Inclure toutes les informations importantes
Créer une signature électronique professionnelle implique d'inclure des informations de contact essentielles telles que votre nom, votre titre et votre adresse électronique. Il est également judicieux d'ajouter des liens vers les réseaux sociaux et le logo de votre entreprise pour renforcer votre image professionnelle.
N'ajoutez pas trop de désordre
Il est toutefois essentiel que votre signature électronique soit concise et facile à lire. Évitez d'utiliser trop d'images ou une mise en forme excessive, car cela peut donner à votre signature un aspect encombré et peu professionnel. Une signature claire et simple est non seulement plus esthétique, mais garantit également que vos coordonnées sont facilement accessibles à vos destinataires.
Restez clair et professionnel
Pour créer une signature électronique professionnelle, ouvrez vos paramètres Gmail et accédez à la section « Signature ». Saisissez votre nom, votre titre et vos coordonnées. Vous pouvez également ajouter des liens vers vos réseaux sociaux, des liens de planification et le logo de votre entreprise pour optimiser votre signature.
Il est important d'utiliser un format clair et concis, en évitant les mises en forme excessives ou les images qui pourraient encombrer votre signature. Si vous incluez un logo ou une bannière d'entreprise, assurez-vous qu'il soit visuellement épuré. changement de fond Choisissez des couleurs ou des images qui correspondent à l'identité visuelle de votre marque. Une signature électronique simple et professionnelle permet de communiquer efficacement vos coordonnées et de refléter votre marque.
Pensez à changer votre signature pour les événements et les promotions
Si vous organisez une promotion importante ou un événement à venir, pensez à l'inclure dans votre signature. Votre signature peut être un excellent emplacement pour ajouter des liens, promouvoir des offres, ajouter un appel à l'action, et bien plus encore. N'oubliez pas de la modifier à nouveau une fois la promotion ou l'événement terminé.
Enregistrez vos modifications
Une fois que vous avez saisi toutes les informations nécessaires, n'oubliez pas d'enregistrer vos modifications pour vous assurer que votre nouvelle signature est appliquée à vos e-mails.
Comment vous assurer que votre signature est toujours visible : les valeurs par défaut de la signature Gmail
Maintenant que vous avez créé une signature, la dernière chose (et la plus importante) à faire est de configurer Gmail Paramètres de signature par défaut.
Première étape : accédez aux paramètres par défaut de la signature Gmail
Accédez aux paramètres de signature sous les paramètres de votre compte Gmail.
Deuxième étape : sélectionnez votre signature dans le menu déroulant
Pour garantir sa disponibilité permanente, sélectionnez votre nom de signature dans le menu déroulant pour les nouveaux e-mails et les e-mails de réponse/transférés. Vous pouvez créer plusieurs signatures pour différentes occasions et sélectionner celle qui vous convient lors de la rédaction d'un nouveau message.
Troisième étape : cliquez sur une case à cocher spécifique
Cliquez ensuite sur la case à cocher indiquant «insérez la signature avant le texte cité dans les réponses et supprimez la ligne — qui la précède."
Cette configuration est idéale si vous souhaitez que votre signature Gmail soit toujours visible. Cliquez sur les trois points dans l'éditeur d'e-mail pour gérer l'apparence de la signature.
Étape 4 : cliquez sur « Enregistrer les modifications »
Lorsque vous avez configuré les valeurs par défaut de la signature, faites défiler vers le bas de la page et appuyez sur Enregistrer les modifications :
Étape cinq : Vérifiez que votre signature Gmail fonctionne comme prévu
La dernière étape consiste à tester votre signature. Si vous disposez d'une deuxième adresse e-mail, essayez d'échanger des e-mails. Lorsque vous répondrez à l'e-mail comme indiqué ci-dessous, la signature devrait être conservée.
Gmail affichera toujours le texte en violet pour indiquer qu'il s'agit d'un contenu répété, mais l'intégralité du contenu de la signature devrait s'afficher correctement. Les utilisateurs doivent vérifier l'apparence de la signature dans les messages envoyés pour s'assurer qu'elle s'affiche correctement.
Ceci est particulièrement important pour les professionnels pour qui le maintien d’une signature électronique cohérente et informative est essentiel pour une communication efficace avec les clients.
Vous rencontrez toujours des problèmes ? Dépannage de votre signature Gmail
Si votre signature n'apparaît toujours pas, répétez les étapes ci-dessus et assurez-vous que tout est correctement sélectionné.
Si cela ne fonctionne toujours pas, essayez avec un autre navigateur et voyez si le problème persiste. Par exemple, si votre signature n'apparaît pas dans Firefox, essayez-la dans Chrome. Si elle s'affiche correctement dans Chrome, le problème vient peut-être du navigateur.
Si vous rencontrez toujours des problèmes d'affichage de votre signature dans tous les navigateurs, il se peut qu'il y ait des problèmes de formatage ou de contenu. Essayez de créer une autre signature avec des images différentes (ou sans images) et voyez si cela résout le problème. Si c'est le cas, le code HTML est peut-être trop complexe ou le contenu a peut-être été copié-collé depuis des sources externes, ce qui a entraîné des problèmes de formatage.
Si aucun de ces problèmes ne résout votre problème de visibilité de signature, envisagez de contacter directement Google ou de rechercher dans leurs forums d'assistance pour obtenir des conseils spécifiques.
Conseils finaux
Pour garantir la visibilité permanente de votre signature Gmail, assurez-vous de définir les paramètres par défaut corrects dans vos paramètres Gmail et de tester régulièrement votre signature. Des paramètres incorrects sont la cause la plus fréquente de problèmes d'affichage de signature.
Utiliser un gestionnaire de signatures électronique professionnel peut vous aider à créer et à gérer vos signatures plus efficacement. Veillez à ce que votre signature soit concise et lisible, en évitant les images excessives et le formatage excessif.
Cela donne non seulement à votre signature un aspect professionnel, mais garantit également son affichage correct sur différents clients de messagerie. Vérifiez régulièrement les problèmes courants liés aux signatures Gmail, tels que les limites de caractères ou les problèmes d'affichage sur les appareils mobiles, pour garantir que votre signature s'affiche toujours comme prévu.
N'oubliez pas d'ajouter un lien de prise de rendez-vous directement dans votre signature pour faciliter la prise de rendez-vous. Grâce à un lien de prise de rendez-vous dans votre e-mail, vos contacts peuvent rapidement planifier une réunion sans avoir à accéder à votre site web. Avant d'ajouter des e-mails à votre signature, il est judicieux de vérifier que votre liste de contacts est propre. outil de validation des e-mails garantit que vos messages parviennent à de vrais destinataires et réduit les rebonds.
En suivant ces conseils, vous pouvez conserver une signature électronique professionnelle et efficace qui améliore votre correspondance électronique. Bonus : Comment rédiger des objets et des corps d'e-mails gagnants pour augmenter les conversions
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Nous avons collaboré avec les leaders du secteur G2 et ActiveCampaign pour rédiger ces deux articles. Ils exposent les principales attentes en matière d'étiquette professionnelle des e-mails en 2020 et au-delà.
Si vous devez saisir des liens de réunion spécifiques et les déposer dans vos e-mails, plutôt que de vous fier exclusivement à la signature de l'e-mail, alors Nomination pour Chrome et Appointlet pour Firefox pourrait vous convenir. Vous pouvez essayez Appointlet gratuitement aujourd'hui.
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