Meilleures pratiques pour planifier des réunions à distance afin que tout le monde se présente à l'heure, à chaque fois

La plupart des gens ont difficulté à rester concentré lors de réunions à distance qui durent plus de 30 à 60 minutes. Après cela, ils commencent à dériver et à perdre leur concentration. Garder l'attention de quelqu'un est déjà assez difficile, mais si vous avez également affaire à des retardataires, il y a une fenêtre d'attention encore plus petite avec laquelle travailler.

Les arrivées tardives ont tendance à se produire pour plusieurs raisons, que nous examinerons ici sous peu. Le meilleur moyen de responsabiliser les gens et de se présenter à l'heure est d'utiliser des rappels automatisés. Dans cet article, nous couvrirons ce sujet en détail afin que vous ayez une meilleure idée de la façon de planifier et de structurer vos engagements.

Pourquoi les gens ne se présentent-ils pas aux réunions à distance ?

En règle générale, les gens sont plus susceptibles de se présenter à des événements qu'ils trouvent utiles. Si les participants ne se présentent tout simplement pas du tout, il est possible qu'ils n'aient pas pensé que la réunion à distance était très importante pour eux. Il se peut que votre proposition de valeur n'était pas assez solide. Quelle que soit la raison, il est courant que les participants évitent de rendre des comptes et simplement de ne pas se présenter à des événements qu'ils considèrent comme une perte de temps.

Les arrivées tardives sont un peu différentes. Ils ne sont généralement pas une indication de négligence délibérée. Il est plus fréquent que les gens ne se présentent pas ponctuellement parce qu'ils ont simplement perdu la notion du temps et n'ont pas reçu de rappel adéquat. 

Non-présentations et arrivées tardives

La personne moyenne est très occupée mentalement, même lorsque son emploi du temps est vide ! Avec un contenu numérique sans fin sur lequel se concentrer, il est normal que les gens oublient des choses même s'ils l'ont programmé il y a des jours ou des semaines. Honnêtement, les moments de distraction arrivent probablement aux meilleurs d'entre nous.

D'un autre côté, si vous voyez beaucoup de non-présentations et d'arrivées tardives, ce n'est pas une mauvaise idée de commencer à réfléchir à ce que vous pouvez faire pour améliorer la situation. Si vous n'automatisez pas le flux de planification, vous créez alors plus de travail pour le participant. Non seulement ils doivent trouver une heure dans leur calendrier qui fonctionne, mais ils doivent également vérifier ce calendrier manuellement ou définir un rappel pour eux-mêmes. 

Même lorsque l'événement du calendrier est créé par les deux parties, la réunion peut ne pas sembler assez lucrative pour tenir une place importante dans l'esprit des participants. En fait, l'esprit humain est câblé de telle manière qu'il oublie volontairement toutes les choses sans importance pour pouvoir diriger toute son attention vers les plus importantes.

Donc, avant de passer à la mise en œuvre d'une solution, il est important de commencer par faire preuve de compassion et de ne pas prendre la négligence trop personnellement. 

Configurez une application de planification pour vous assurer que les participants se présentent

Vous pouvez réduire le nombre d'arrivées tardives et de non-présentations en faisant une proposition de valeur claire au participant. Mais l'automatisation du processus leur prendra le reste du chemin, de sorte qu'il est facile de se souvenir de la date et de l'heure à venir. 

Les applications de planification facilitent cette tâche pour les entreprises de toutes tailles. Chaque fois que vous partagez votre lien avec quelqu'un, il peut choisir un moment qui lui convient et remplir un formulaire. Après confirmation, ils recevront un email de confirmation et événement du calendrier. De plus, vous pouvez programmer des e-mails ou SMS de rappel à des moments clés, comme la veille ou une heure avant votre événement.

Ces notifications rendent plus difficile pour le participant de trouver une excuse pour oublier d'écrire la réunion sur son calendrier. Le créneau horaire est également automatiquement renseigné sur votre calendrier en ligne, afin que vous soyez averti et puissiez le référencer à tout moment. Les informations du client sont enregistrées et partagées avec vous pour une utilisation future. 

Voici comment une application de planification peut-elle agir en tant que facilitateur pour améliorer la participation aux réunions.

  • Organisation de réunions à distance : Les réunions virtuelles éliminent le besoin pour l'équipe et les participants d'être physiquement au même endroit pendant la réunion. Pendant la pandémie de covid-19, les réunions à distance sont de plus en plus courantes.
  • Souvenez-vous de vos réunions : Des rappels et des suivis réguliers avant et après les réunions garantissent que votre propre équipe reste à jour. Les détails des participants sont enregistrés via plusieurs canaux, afin que votre personnel puisse accéder aux données de la réunion pour se préparer à l'avance.
  • Éliminer les non-présentations : Lorsque des personnes importantes ne se présentent pas à votre réunion, il y a un risque que toute la période de temps soit perdue. Si cela se produit régulièrement, cela devient un coût pour les entreprises qui pourrait facilement être évité.
  • Améliorer la fréquentation : Une page de planification dédiée qui affiche un résumé de toutes les réunions en ligne augmente considérablement la participation. De plus, de nouvelles réunions peuvent être facilement programmées ici, et les plus anciennes peuvent être reprogrammées si nécessaire.
  • Rationalisez les conversations avec les clients : Les réunions qui doivent avoir lieu avec les clients nécessitent plus de planification que les discussions internes ordinaires. La coordination aller-retour est un point commun de frustration, donc rationaliser le processus est une excellente idée.
  • Générez des URL de réunion Zoom uniques ; Zoom est l'une des applications de conférence Web les plus utilisées, mais cette technique peut être utilisée pour n'importe quel outil de réunion intégré. Rendez-vous vous permet d'héberger des réunions Zoom avec des liens uniques en quelques clics. Cela rend le processus plus simple et le flux de travail plus fluide. Parmi les autres options de visioconférence courantes qui fonctionnent de la même manière, citons Google Meet, MS Teams, Join.Me, GoToMeeting et Webex.
  • Confirmation et rappels automatisés : L'envoi de SMS de confirmation et de rappel de réunion à la main est très bien si vous n'avez que quelques fois par semaine, ou si vous traitez avec des cadres supérieurs. Mais lorsque vous rencontrez des gens ordinaires au quotidien, cela devient une corvée déraisonnable à suivre. Automatiser tout cela avec un outil de planification peut être d'une grande aide. 
  • Traduire entre les fuseaux horaires : Les réunions qui ont lieu dans différents fuseaux horaires sont une source fréquente de confusion. Si les gens se souviennent même de faire les conversions de temps, il y a toujours de la place pour l'erreur humaine. Les outils de planification en ligne résolvent ce problème en détectant le fuseau horaire du navigateur du participant et en l'utilisant pour traduire la disponibilité de l'hôte de la réunion. 
  • Coordonner avec les membres de l'équipe : Les réunions client impliquant plusieurs membres de l'équipe peuvent être facilement coordonnées avec le bon outil de planification en ligne. Appointlet dispose de fonctionnalités d'affectation d'hôte telles que le round robin pour aider à répartir les réunions au sein d'une équipe. Ou bien, vous pouvez également utiliser l'outil pour aligner les horaires de plusieurs membres de l'équipe pour une seule réunion. 

Minimisez les non-présentations avec une application de planification

Vous savez qu'un outil de planification en ligne fonctionne lorsqu'il n'intervient jamais dans la conversation, et pourtant vos actes amélioreront la qualité de vos réunions et inciteront les participants à y assister non pas parce qu'ils en ont besoin, mais parce qu'ils le souhaitent.

Voici comment y arriver étape par étape.

Animation de réunions virtuelles

Les réunions virtuelles ne sont peut-être pas les meilleures pour la prise de décision importante ou l'établissement de relations, mais pour les rattrapages et les enregistrements réguliers, elles sont certainement plus efficaces que les réunions en personne. Les participants n'ont pas besoin d'être là physiquement, et lorsque vous supprimez ce travail, la fréquentation augmente automatiquement. En outre, des fonctionnalités telles que le partage d'écran, les tableaux blancs virtuels et les salles de sous-commission reproduisent l'expérience en personne, il n'y a donc pas beaucoup de différence de toute façon.

De plus, si vous êtes une personne soucieuse de l'environnement, les réunions virtuelles sont respectueuses de l'environnement car elles ne consomment pas beaucoup de ressources et minimisent la production de déchets. 

C'est trop facile d'oublier une réunion

Mais une application de planification en ligne rend les choses très difficiles. La plupart des applications de planification se connectent à votre calendrier virtuel, quel que soit celui que vous utilisez, et y mettent automatiquement à jour le créneau de la réunion. Ils vous informent également s'il y a des affrontements afin que vous puissiez demander un report.

Vous pouvez également verrouiller vos heures disponibles afin que vos collègues distants connaissent à l'avance votre disponibilité et sélectionnez une heure de réunion qui convient à votre emploi du temps.

Les non-présentations sont mauvaises pour les affaires

Le temps passé à attendre quelqu'un qui ne se présente jamais est un atout précieux qui pourrait être consacré à de meilleures tâches qui génèrent réellement de la valeur commerciale. En tant qu'entrepreneur, vous savez déjà combien cela peut représenter un coût d'opportunité pour votre entreprise.

Les applications de planification de rendez-vous peuvent jouer un rôle déterminant dans le contrôle de ce coût, car elles éliminent complètement toutes les excuses que les non-présentations pourraient avoir. De plus, étant donné que vous organiserez la réunion après avoir examiné leur disponibilité via l'application, il serait très impoli de leur part de ne pas se présenter.

Améliorez la fréquentation avec une page de planification

La plupart des applications de prise de rendez-vous fournissent aux utilisateurs une page de planification centrale qui sert de tableau de bord pour toutes les informations relatives aux réunions. Vous pouvez voir ce qui a été programmé dans le passé et ce qui se prépare dans le futur. Vous pouvez marquer des dates importantes pour les lancements de produits, les communiqués de presse, les réunions avec les clients, etc.

Lorsque les employés peuvent tout voir d'un coup d'œil, les chances de manquer quelque chose sont considérablement réduites. Ils savent exactement quoi faire, quand. Il en résulte une plus grande productivité et donc une plus grande participation aux réunions.

Rationalisez la conversation client

Si vous avez déjà travaillé dans la vente, vous devez savoir à quel point il est difficile d'organiser des rendez-vous clients, notamment dans un cadre virtuel. Il y a des tonnes d'e-mails qui vont et viennent, et les réunions sont reprogrammées un million de fois. 90% d'entre eux sont gaspillés dans le processus, et les clients finissent par se retirer en raison des tracas.

Les applications de planification suppriment tout cela et le remplacent par une page de réservation client pratique. Cette page de réservation peut être configurée sur un site Web ou peut être partagée via une URL. Les clients peuvent facilement choisir un créneau horaire disponible sur cette page, sélectionner le membre du personnel qu'ils préfèrent et remplir leurs coordonnées. La réunion est automatiquement réservée et l'entreprise en est informée.

Certains outils vous permettent même d'ajouter des options supplémentaires, comme une section FAQ ou un chatbot sur la page de réservation de réunion. Cela permet aux clients de communiquer facilement avec votre entreprise et d'obtenir des réponses rapides. 

Générer des URL de réunion Zoom uniques

Des outils tels qu'Appointlet s'intègrent à de nombreuses applications de conférence Web telles que Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, etc., pour organiser facilement des réunions virtuelles. Une fois connecté à Zoom, il suffit de quelques clics pour générer des URL uniques pour les réunions. 

Ce lien sera automatiquement généré et partagé avec les participants une fois que vous aurez planifié une réunion virtuelle. Il sera également joint à l'événement du calendrier créé pour ces réunions afin que les participants n'aient aucun mal à le retrouver au cas où il se perdrait dans les e-mails.

Confirmation et rappels automatisés

Celui-ci est facilement la meilleure fonctionnalité que les applications de planification en ligne ont à offrir. Vous n'avez plus besoin de passer des appels téléphoniques ou d'envoyer des e-mails pour confirmer l'heure de la réunion avec les participants. Tout ce que vous avez à faire est d'ajouter les participants à la réunion, et il leur sera automatiquement demandé de confirmer.

Vous pouvez également configurer des rappels et des suivis automatisés pour les réunions qui ont été finalisées. L'application enverra automatiquement des rappels par e-mail et SMS aux participants à la réunion à certains intervalles. Vous devrez peut-être spécifier la fréquence et l'intervalle entre ces rappels, et l'application s'occupera du reste.

Traduit entre les fuseaux horaires

Les entreprises qui opèrent dans un environnement mondial ont constamment besoin de rencontrer des personnes à l'étranger. Organiser de telles réunions sur différents fuseaux horaires peut être très déroutant car vous devrez faire une bonne quantité de mathématiques juste pour vous assurer de ne pas faire d'erreurs.

Des applications comme Appointlet traduisent les heures de réunion en fonction du fuseau horaire local, à la fois pour les hôtes et les participants. Vous pouvez également spécifier un fuseau horaire autre que votre fuseau local, mais le logiciel choisira automatiquement celui dans lequel vous vous trouvez comme paramètre par défaut. Si vous ne souhaitez pas que cela se produise, vous pouvez verrouiller le fuseau horaire afin que les heures de réunion soient affichées à tous les participants en fonction de votre fuseau horaire.

Coordonner avec les membres de l'équipe

Tous les problèmes de programmation dont nous avons discuté jusqu'à présent augmentent de façon exponentielle à mesure que le nombre de participants augmente. Le problème s'aggrave encore lorsque vous avez besoin de plusieurs membres de votre équipe présents pour une réunion client. 

Heureusement, Appointlet a également une solution pour celui-ci. Avec ses fonctionnalités de planification d'équipe, vous pouvez planifier des réunions avec plusieurs membres et spécifier également l'hôte. L'hôte obtiendra les droits d'administration dans l'application de conférence intégrée que vous utilisez et le reste de l'équipe sera invité en tant que participant.

Comment planifier des réunions d'équipe à distance

Les réunions virtuelles de groupe peuvent ne pas être une bonne idée s'il doit y avoir une communication constante entre les participants. Vous ne voulez pas subir la torture d'obliger 50 personnes à éteindre leurs micros alors que tout le monde veut intervenir et parler simultanément. De plus, en l'absence d'un langage corporel clair, cette communication serait encore plus gâchée. Faites-vous plaisir et organisez de telles réunions face à face.

Cependant, si le but est simplement de présenter quelque chose ou d'animer une session de formation, les réunions d'équipe virtuelles peuvent être le choix idéal. Outre les économies évidentes que vous obtenez en n'ayant pas à aménager une grande salle de conférence, le processus de planification est beaucoup plus pratique.

Tout ce que vous avez à faire est de créer un type de réunion de groupe dans Appointlet et de configurer les règles de planification à votre guise. Vous pouvez spécifier le nombre maximum de participants autorisés à assister à la réunion à un moment donné pour éviter la surpopulation de l'espace virtuel. 

Pour les réunions virtuelles, vous devrez intégrer Appointlet avec un logiciel de visioconférence en ligne de votre choix. Vous pouvez sélectionner ce logiciel dans le lieu de la réunion, puis procéder au reste de la même manière.

QFP

Si vous débutez dans les réunions virtuelles et la planification, cela aurait peut-être été un peu trop difficile à gérer. Si vous ne parvenez pas à comprendre quoi que ce soit à n'importe quelle étape, ces FAQ pourraient vous aider. 

Comment organiser des réunions avec une équipe distante ?

Les équipes distantes peuvent avoir des réunions virtuelles qui peuvent être menées via un logiciel d'appel vidéo en ligne tel que Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, etc. Vous pouvez planifier des réunions avec plusieurs membres de l'équipe via une application de planification comme Appointlet, puis continuer à avoir la session à travers l'une des applications mentionnées précédemment.

Quelle est la meilleure application de conférence Web pour les réunions en ligne ?

De nombreuses applications de conférence Web sont utilisées par les principales entreprises du monde entier. Les meilleurs incluent Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Skype, Slack, GoToMeeting, ClickMeeting, Cisco Webex et ezTalks Meetings.

Comment configurer les rappels des participants pour une réunion à distance programmée ?

Les rappels aux participants se sont avérés très utiles pour minimiser les absences et améliorer la participation aux réunions. Des outils de planification tels qu'Appointlet vous permettent d'envoyer des rappels automatisés pour les réunions planifiées. Ces rappels peuvent être envoyés par e-mail, SMS ou d'autres formes de messages. 

Comment organiser des réunions à distance à l'international ?

Les réunions internationales à distance peuvent être facilement programmées via des applications de planification en ligne comme Appointlet. Appointlet vous permet de définir facilement des réunions sur différents fuseaux horaires. L'heure de la réunion est automatiquement traduite en fonction du fuseau horaire local à la fois pour les participants à la réunion et pour l'hôte.

Comment organiser des réunions d'affaires à distance ?

Vous pouvez organiser virtuellement des réunions d'affaires à distance via des conférences téléphoniques. Les réunions virtuelles sont plus faciles à planifier et à exécuter puisque la plupart du travail manuel est automatisé avec un logiciel. Vous pouvez utiliser des outils de planification tels qu'Appointlet pour organiser la réunion et un outil de vidéoconférence tel que Zoom pour mener la réunion.

Où les télétravailleurs tiennent-ils généralement leurs réunions ?

Les télétravailleurs tiennent normalement des réunions via des applications de planification et de conférence en ligne. Les applications de planification en ligne facilitent la coordination des équipes et les réunions sont organisées avec un minimum d'effort. Une fois mis en place, ils peuvent être menés sur un logiciel de conférence virtuelle tel que Zoom ou Google Meet.

Comment réduire le stress des réunions à distance ?

Le travail à distance et les réunions peuvent être stressants, mais vous pouvez réduire le stress en laissant aux participants autant de flexibilité que possible. Organisez des réunions plus courtes avec des points à l'ordre du jour clairs et essayez de garder des tampons entre eux pour les garder attentifs. Utilisez également autant d'outils et de fonctionnalités de collaboration (partage d'écran, tableaux blancs, google docs, etc.) que possible pour rendre les choses encore plus faciles.

Quel est le meilleur moment de la journée pour organiser des réunions à distance ?

Les recherches modernes suggèrent que le meilleur moment pour organiser des réunions à distance est au milieu des trois jours de la semaine, entre 2h et 2h30. La raison derrière cela est que cette heure n'est ni trop tôt, ni trop tard, et cela fait déjà un jour ou deux depuis le début de la semaine. Les équipes de travail se sont rafraichies et sont prêtes à se réunir pour se fixer de nouveaux objectifs.

Le secret pour avoir des réunions à distance productives : plus c'est court, mieux c'est.

Réunions à distance sur Zoom

Vous pouvez utiliser toute la technologie du monde sans avoir de réunions suffisamment productives. En fin de compte, vous avez toujours affaire à des humains et s'ils ne trouvent aucune valeur dans vos réunions, ils ne se présenteront pas. 

La clé pour avoir des réunions à distance efficaces est de limiter le temps de réunion et d'avoir un ordre du jour clair en place. Raccourcir le temps obtiendra une attention maximale de votre équipe et, par conséquent, ils finiront par être plus productifs.

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell travaille chez Appointlet en tant que responsable marketing produit et avocat client. Il a aidé des milliers de clients à améliorer leur flux de travail de planification en ligne. En dehors du travail, il est professeur de théorie musicale et fondateur d'un entreprise de logiciels de musique.

Simplifier l'emploi du temps, pour vous et vos participants.