Aide recherchée : Comment gérer la demande d'entretien d'un candidat

Comment envoyer une demande d'entretien à un candidat

Lorsque les candidats postulent pour la première fois à un emploi et entrent dans le bassin d'embauche, les gestionnaires examinent les candidatures et décident qui ils souhaitent rencontrer. Ce processus peut durer des jours, des semaines ou des mois. Pendant ce temps, les candidats qui semblent qualifiés sont généralement contactés avec une demande d'entretien. 

Les premières impressions sont tout. Il est important de faciliter un processus d'embauche clair et organisé pour vos prospects. Cela encourage une expérience positive et sans friction pour eux et peut améliorer leurs chances de bien performer pendant votre entretien.

Pour vous aider à vous préparer, nous avons rassemblé pour vous quelques modèles et principes directeurs dans cet article. Ceux-ci vous fourniront tout ce dont vous avez besoin. Vous apprendrez comment envoyer une demande d'entretien, afin qu'elle se démarque des emails ordinaires qu'ils reçoivent tous les jours. 

Les bases d'une demande d'entretien

Commençons par les bases d'une demande d'entrevue. Lors de la formulation de votre message au candidat, il y a quelques qualifications de base que vous devez rencontrer. Nous reviendrons plus en détail sur chacune de ces étapes sous peu. Voici un aperçu rapide :

  • Écrivez un séduisant objet de l'e-mail pour le candidat
  • Établir un ton amical et accueillant
  • Félicitez-les d'avoir été sélectionnés pour avancer dans votre processus d'entretien
  • Fournissez des détails sur la prochaine étape pour le candidat et définissez les attentes concernant l'entretien
  • Clarifier tous les détails importants sur le fonctionnement général de votre entreprise
  • Partager un lien de planification pour automatiser l'inscription aux entretiens du candidat

Il est important que les candidats aient l'impression de passer par un processus d'embauche professionnel et bien pensé qui les mènera au succès. La mise en place d'un modèle solide peut vous aider à éviter les fautes de frappe et à être cohérent. Lorsque vous dirigez avec un ton amical, définissez des attentes futures et fournissez un lien de planification, les candidats ont l'impression d'avoir une voie claire à suivre.  

Établir un ton amical et accueillant

Lorsque vous commencez à rédiger un modèle de demande d'entretien, il est important de garder à l'esprit la convivialité. Le processus de recherche d'emploi peut sembler intimidant pour les candidats. Alors renversez cette émotion et écrivez un e-mail chaleureux et accueillant. 

Les recruteurs et les responsables du recrutement arbitrent la relation entre les entreprises et les futurs employés. En tant que médiateur entre les deux parties, votre travail consiste à faciliter de nouvelles relations et à minimiser les frictions au cours de ce processus d'embauche. C'est pourquoi il est si important de s'engager sur un ton amical dans ces modèles d'e-mails. Lorsque le candidat se sent encouragé par vous, il est plus susceptible de se présenter sous son meilleur jour.

N'ayez pas peur d'alléger votre message avec un emoji ou une émoticône. Restez professionnel, bien sûr, mais rappelez-vous toujours qu'un message optimiste fait ressortir le meilleur des gens. 

Félicitez-les dans votre e-mail d'invitation

Un accueil chaleureux au début de votre e-mail est toujours approprié. Si vous pouvez suivre cette salutation avec des mots encourageants, c'est encore mieux. Nous vous recommandons d'ajouter une à deux phrases au début de votre modèle d'e-mail pour les féliciter d'avoir progressé dans le processus d'embauche.

Si vous voulez vraiment exciter le candidat, incluez une courte déclaration expliquant pourquoi vous pensez qu'il conviendrait parfaitement à l'employeur potentiel. Cette technique est similaire à ce qu'un prospect pourrait faire dans sa lettre de motivation pour informer l'employeur qu'il a fait des recherches sur son entreprise à l'avance. En mettant en évidence les points forts du candidat par rapport à la description de poste, vous renforcerez sa confiance en sa capacité à décrocher un entretien d'embauche. Cela améliore les chances qu'ils prennent des mesures et planifient un entretien avec vous. 

Fournir des informations supplémentaires sur la demande d'emploi

Une fois que vous avez réchauffé les demandeurs d'emploi avec quelques mots d'encouragement, il est temps de leur donner des informations supplémentaires sur le processus de planification des entretiens. Vous voudrez vous assurer que la politique et les procédures de l'entreprise sont clairement décrites. Ainsi, par exemple, s'il y a des exigences qui n'ont pas encore été communiquées, ce serait le bon endroit pour les ajouter. 

Voici quelques exemples d'informations supplémentaires dont ils pourraient avoir besoin : 

  • Réitérer le nom de l'entreprise, le titre du poste et la description du poste
  • Attentes du candidat si l'employeur fait une offre d'emploi
  • Facultatif pour inclure des questions préalables à l'entretien 
  • S'agira-t-il d'une conférence Web ou d'un entretien téléphonique ?
  • S'il s'agit d'un appel téléphonique, fournirez-vous un numéro de téléphone ou récupérerez-vous le leur ?

Partager un lien de planification d'entretien

Vient maintenant le moment de votre demande d'entretien où vous pouvez vraiment ravir le candidat (et vous faire gagner beaucoup de temps en tant que responsable du recrutement ou recruteur). Avec un lien de planification d'entretien, vous pourrez lancer un simple appel à l'action comme « cliquez ici pour réserver une heure pour votre entretien ». Tout ce que vous avez à faire est de mettre en évidence ce texte d'ancrage et de joindre un lien vers une page de planification dédiée.

Certains d'entre vous ne sont peut-être pas familiers avec la planification des liens et leur fonctionnement, alors prenons un moment pour revoir le concept. 

Lorsque vous envoyez aux candidats un lien de planification, ils peuvent choisir une date et une heure qui leur conviennent. Les pages de planification comprennent un formulaire d'admission afin que vous puissiez recueillir des informations supplémentaires auprès d'eux si nécessaire. Par exemple, au lieu de demander leur numéro de téléphone, la page de planification des appels téléphoniques peut collecter ces données lors de l'étape du formulaire d'admission. De cette façon, vous sécurisez les informations critiques et les connectez à leurs données de réservation. Lorsque vient le temps de les rencontrer, toutes les informations sur les candidats sont réunies au même endroit pour que votre responsable du recrutement les examine. 

Voici quelques avantages que vous pouvez attendre de la mise en place d'un outil de planification en ligne.

  • Laissez le candidat choisir une date et une heure d'entretien qui conviennent à votre équipe
  • Prévenir les conflits d'horaire 
  • Automatisez les notifications par e-mail comme l'e-mail de confirmation d'entretien 
  • Faire circuler les entretiens des candidats à travers un pool de personnel en ressources humaines
  • Évitez les allers-retours via les réponses par e-mail et les messages vocaux en essayant de trouver un bon moment 

Alternativement, vous pouvez toujours suggérer une date et quelques heures qui pourraient fonctionner. Mais il y a le risque qu'ils se trouvent dans un fuseau horaire différent et qu'ils soient confus. S'ils acceptent l'heure, il faut espérer qu'ils marquent leur calendrier et n'oublient pas de se montrer. De subtils problèmes de communication comme celui-ci sont précisément la raison pour laquelle nous recommandons d'automatiser le processus.

Nous avons rassemblé des instructions spécifiques sur comment générer et partager des liens de planification avec vos candidats. Vous pouvez utiliser le plan gratuit d'Appointlet pour optimiser les processus de recrutement et d'entretien sans aucun coût pour votre entreprise. 

Exemple de modèle d'e-mail pour une demande d'entretien

Maintenant que nous avons passé en revue les éléments essentiels à prendre en compte lors de la rédaction de votre e-mail de demande d'entretien, voici un exemple d'e-mail qu'un recruteur pourrait rédiger. Vous pouvez vous adresser à eux par leur nom complet ou avec une salutation formelle. Nous avons suivi les directives de cet article pour aider à connecter les concepts à quelque chose de plus tangible. 

Cher M. Jackson, Merci beaucoup de nous avoir contactés sur LinkedIn cette semaine. Nous avons reçu votre candidature pour le poste à et aimerions discuter de cette opportunité avec vous plus avant. 

D'après votre curriculum vitae, il semble que vous ayez déjà quelques années d'expérience à ce poste. C'est vraiment super à voir. Si vous êtes disponible pour nous rencontrer la semaine prochaine pour discuter du poste en détail, nous serions heureux de convenir d'un rendez-vous avec vous !

Nous nous rencontrons généralement par téléphone ou par conférence Web, en fonction de vos préférences. L'entretien initial durera environ 30 minutes et nous permettra de faire connaissance. Si cela se passe bien, vous passerez également par une phase d'entretien technique et d'équipe. 

cherche à pourvoir ce poste dans les 60 jours, donc si vous décidez de poursuivre ce processus, nous vous demandons d'être disponible dans ce laps de temps.  

Pour les appels téléphoniques, nous recueillerons votre numéro sur le formulaire d'admission. Si vous réservez un appel Skype ou Zoom avec nous, attendez-vous à trouver un lien « rejoindre la réunion » dans votre e-mail de confirmation d'entretien. Si cela vous convient, vous pouvez aller de l'avant et réserver du temps avec nous ici.

Nous attendons avec impatience de parler avec vous bientôt!

Meilleures salutations, 

<responsable du recrutement / nom du recruteur>

Planification des suivis après la demande d'entrevue initiale

Une fois que vous avez envoyé la demande d'entretien initiale, vous pouvez vous attendre à ce que les candidats commencent à s'inscrire pour se rencontrer. Faciliter les entretiens est une autre compétence qui dépasse le cadre de cet article. En tant que recruteur ou responsable du recrutement, vous devez déjà être formé aux meilleures pratiques pour les séances d'entretien elles-mêmes. Cependant, nous pourrons peut-être vous aider ici avec quelques réflexions finales sur la façon de suivre les candidats après l'entretien initial. 

Étant donné que vous disposez déjà d'une solution de planification automatisée, nous vous recommandons de générer des pages de planification dédiées pour chaque étape du processus d'entretien. Si vous avez une deuxième phase d'entretien technique, par exemple, il sera utile de créer un modèle de type de réunion distinct pour cela. L'emplacement, la durée et les hôtes de la réunion peuvent changer. La mise en place de liens séparés est donc un excellent moyen de maintenir un sentiment de continuité tout au long du processus d'intégration des ressources humaines.

Lorsque vient le temps de faire une offre d'emploi, vous pouvez également créer un lien de réunion désigné pour cette conversation. Ce moment représentera l'achèvement de leur première grande phase d'intégration des employés. 

Il y a d'autres choses que vous pouvez faire, au-delà des entretiens initiaux, pour continuer à établir des relations et à renforcer la confiance de vos nouvelles recrues. Par exemple, certaines entreprises publieront nouvelles annonces de recrutement sur leurs comptes de réseaux sociaux. Si votre site Web comporte une page Teams, vous pouvez collecter une courte signature sur le nouvel employé et publier une photo de celui-ci. 

En faisant un effort supplémentaire pour que vos employés se sentent chez eux dès les premières étapes de leur processus de candidature, vous donnez le ton pour un succès à long terme.  

 

Ezra Sandzer Bell

Ezra Sandzer-Bell travaille chez Appointlet en tant que responsable marketing produit et avocat client. Il a aidé des milliers de clients à améliorer leur flux de travail de planification en ligne. En dehors du travail, il est professeur de théorie musicale et fondateur d'un entreprise de logiciels de musique.

Simplifier l'emploi du temps, pour vous et vos participants.