Établir un ordre du jour : 7 conseils pour un ordre du jour de réunion parfait

Hors de 55 millions réunions quotidiennes, seulement la moitié ont atteint leurs objectifs. Avec seulement 20 % d'animateurs de réunion formés, il existe un écart de responsabilité croissant dans les réunions où la plupart des organisations n'évaluent pas l'impact de leurs réunions.

Bien qu'un ordre du jour de réunion fixe l'orientation de la réunion, il reste encore beaucoup à faire du côté du leadership et de la gestion de la réunion pour une réunion d'équipe efficace - le plus important étant la préparation. 

Cet article vous montrera des conseils précieux pour établir un ordre du jour avec des exemples d'ordre du jour de réunion. Continuez à lire pour savoir comment les entreprises s'assurent que leurs réunions sont productives, très ciblées et dans les délais impartis.

La valeur de l'établissement d'un ordre du jour

L'établissement de l'ordre du jour signifie déterminer ou énoncer le but d'une réunion, les points de discussion, la durée, le résultat attendu et la personne responsable des points de discussion. La préparation d'une réunion du conseil d'administration donne aux participants un aperçu de haut niveau de l'objectif de la réunion et des mesures à prendre.

Un professionnel prépare et planifie une réunion en établissant l'ordre du jour de la réunion. L'ordre du jour de la réunion d'équipe indique aux participants les sujets à l'ordre du jour, les résultats attendus et le calendrier, permettant à chacun de préparer ses points de discussion à l'avance et de s'en tenir au sujet de discussion.

Ainsi, 64% des participants à une réunion pensent que la meilleure façon de les enthousiasmer pour une réunion est de bien la planifier. Mais la même recherche a révélé que la jeune génération préfère un déjeuner gratuit.

Que devez-vous inclure ?

Voici les éléments essentiels qui doivent toujours figurer à l'ordre du jour de votre réunion :

• Objectif
• Liste des sujets et leurs créneaux horaires 
• Animateurs de discussion
• Lieu/plateforme

Vous pouvez également inclure le processus permettant d'aborder les points de discussion en divisant le temps alloué en segments de temps plus courts. Par exemple, lorsque nous discutons de « comment maximiser notre top stratégie de soldes?" vous pouvez écrire un processus tel que :

• Lister les opportunités – 5 min
• Analyser les opportunités à investir – 10 min
• Liste des défis – 5 min
• Proposer des solutions – 5 min

Dans l'ensemble, vos points à l'ordre du jour dépendront du type de réunion que vous aurez.

Sept conseils pour un ordre du jour de réunion efficace

1. Abordez un sujet unique et pertinent 

Une réunion très ciblée traite d'un problème spécifique. Vous voudrez éviter d'organiser une réunion qui aborde deux sujets différents, comme l'augmentation des ventes et l'optimisation des stratégies de marketing au cours de la même réunion. 

Ces réunions ont-elles été séparées pour être plus ciblées et significatives pour les équipes concernées impliquées dans chaque objectif ? 

De plus, permettez aux membres de l'équipe de choisir d'assister ou non à la réunion. Ils peuvent décider de ne pas y assister simplement parce qu'ils n'ont rien à ajouter à la réunion ou parce que leur emploi du temps est plein.

By partager votre lien de réunion Grâce à Appointlet, vous pouvez éviter d'avoir à inviter un membre de l'équipe qui ne sera pas disponible pour votre réunion. Appointlet vérifie automatiquement les horaires de votre équipe pour trouver un moment approprié pour la réunion.

En plus de cela, la fonction d'approbation manuelle vous protège également, ainsi que le calendrier de votre équipe, des réunions indésirables avec des personnes non qualifiées. 

Avoir une réunion ciblée avec uniquement des participants qui seront impliqués dans le processus de prise de décision résout les défis suivants lors d'une réunion :

• Les membres de l'équipe qui effectuent plusieurs tâches dans une réunion parce que les problèmes de discussion ne les affectent pas. Ces membres auront intérêt à s'occuper d'autres tâches significatives.
• Sortir du sujet parce que l'ordre du jour couvre un objectif large. Le résultat est une perte de temps excessive et une réunion improductive. Pensez donc à intégrer un application de minuterie de travail qui peut suivre le temps passé sur une tâche ainsi que les réunions.

Une enquête menée auprès de 182 cadres supérieurs a révélé que 71% ont estimé que leurs réunions étaient improductives. Et 65% ont déclaré qu'ils auraient pu mieux faire leurs propres tâches.

Semble familier?

Toutes les personnes invitées à la réunion devraient avoir un point de discussion et des points d'action possibles (c'est-à-dire des solutions). La réunion consisterait à ce que ces participants évaluent leurs points et leurs points d'action, plutôt que de faire des recherches à partir de zéro.

Ce concept nous amène au prochain aspect important de l'ordre du jour de la réunion parfaite.

2. Laissez l'équipe proposer les points de discussion

Au lieu de choisir les points à l'ordre du jour de votre point de vue, laissez l'équipe développer des éléments qu'elle juge importants et qui méritent d'être discutés. Cela permet aux membres de créer le flux de la réunion et de se sentir plus responsables de leurs rôles. En tant qu'animateur de réunion, votre travail consiste à déterminer l'objectif de la réunion et à animer la réunion.

Un moyen efficace de développer les points de l'ordre du jour serait de partager un document de collaboration comme Google Docs ou Microsoft OneNote. Tout le monde devrait pouvoir modifier, réviser et laisser des commentaires. Alternativement, vous pouvez créer un document PDF ayant la capacité de convertir un PDF en document Word afin qu'ils puissent apporter les modifications qu'ils souhaitent. Une fois que vous aurez envoyé un e-mail à l'équipe indiquant que vous aurez une réunion dans une semaine et son objectif, vous inclurez le lien vers le document dans l'e-mail. 

Mais qu'allez-vous inclure dans le document de collaboration et comment guidez-vous les suggestions des membres de l'équipe ?

Examinons cela dans les sections suivantes.

3. Utilisez la méthode 4×4 pour structurer les sujets de discussion

La méthode quatre par quatre est un cadre pour guider l'objectif de la réunion. 

Voici à quoi il ressemble:

• Quatre choses que l'équipe a accomplies depuis la dernière réunion
• Les défis ou les obstacles auxquels l'équipe a été confrontée lors de l'exécution des tâches
• Quatre choses que l'équipe pourrait accomplir avant la prochaine réunion
• Tout bloqueur potentiel pour ces futures tâches

Le suivi des résultats de la dernière réunion permet à l'équipe de rester responsable des tâches qu'elle reprend lors d'une réunion. Sinon, ils auraient l'impression que rien ne change après les réunions ou qu'ils sont une perte de temps.

Je vais mettre cela dans un exemple pratique : disons que vous avez une boutique de commerce électronique sur Shopify où vous vendre des produits en ligne et veux Augmentation des ventes de 100,000 100,00 $. Ainsi, le but de la réunion est de déterminer comment augmenter les ventes de 70,000 $. Mais vous aviez probablement un objectif de vente de XNUMX XNUMX $ lors de la dernière réunion.

En appliquant le cadre 4 × 4, nous aurons ce qui suit :

1. Quatre choses que l'équipe a accomplies depuis la dernière réunion
   1. Vente incitative à 1,000 30,000 clients, ce qui a entraîné des ventes de XNUMX XNUMX $
   2. Vente croisée à 600 clients, ce qui a entraîné des ventes de 20,000 XNUMX $
   3. Recibler 5,000 1,000 visiteurs du site Web, ce qui a généré des ventes de XNUMX XNUMX $
   4. Envoyé enquêtes de satisfaction clients
2. Les défis ou les obstacles auxquels l'équipe a été confrontée lors de l'exécution des tâches
   1. 30% de taux de réponse de la satisfaction Client enquêtes
   2. Plus de 4,000 XNUMX visiteurs de sites Web reciblés n'ont pas converti, etc.
3. Quatre choses que l'équipe pourrait accomplir avant la prochaine réunion (c'est-à-dire après la réunion que vous planifiez). C'est ici que vous exposez les objectifs dont vous discuterez lors de la réunion.
   1. Vente incitative à 2,000 60,000 clients pour obtenir des ventes de XNUMX XNUMX $
   2. Faites des ventes croisées à 1,200 40,000 pour obtenir des ventes de XNUMX XNUMX $
   3. Reciblez 10,000 2,000 visiteurs du site Web pour obtenir des ventes de XNUMX XNUMX $
   4. Établir un stratégie d'email marketingy rationalisé avec outils marketing pour Shopify
   5. Optimisez le magasin pour obtenir plus de ventes de manière organique en utilisant Applications d'optimisation de la vitesse Shopify.
4. Tout bloqueur potentiel pour ces futures tâches
   1. Manque d'expertise dans les campagnes de reciblage d'e-mails
   2. Une base de données client limitée.

Vous pouvez noter les quatre réalisations précédentes et les quatre objectifs dans votre document partagé. Laissez ensuite l'équipe remplir les défis et les points d'action possibles.

Cela m'amène à la façon dont vous devriez structurer ces questions dans votre agenda.

4. Concevoir des questions spécifiques et stimulantes

A étude sur les réunions hebdomadaires d'une entreprise constaté que les équipes estimaient que les ordres du jour vagues faisaient perdre du temps aux réunions. Les ordres du jour vagues sont des choses comme les « réunions hebdomadaires du service marketing » où la réunion peut mener à une centaine de discussions différentes, sans résultat clair.

Comparez cela à un programme du type "comment pouvons-nous augmenter le taux de conversion de nos campagnes SMS de 30 % ?"

Un ordre du jour clair précise les points de discussion et donne des indications sur le résultat attendu. Voici d'autres exemples de questions/sujets spécifiques et stimulants :

• Comment pouvons-nous obtenir 2,000 10,000 $ en reciblant XNUMX XNUMX visiteurs du site Web ?
• Comment pouvons-nous vendre 60,000 2,000 $ de la vente incitative à XNUMX XNUMX clients ?
• Quoi stratégies de création de liens pouvons-nous mettre en œuvre pour augmenter l’autorité de domaine de notre site Web ?
• Que pouvons-nous faire pour améliorer de 50 % le taux de réponse à nos enquêtes de satisfaction ?

5. Allouez suffisamment de temps pour chaque point de l'ordre du jour

Lorsque vous allouez du temps pour chaque point de l'ordre du jour, comptez sur le temps que vous passez généralement lors des réunions précédentes et tenez compte du nombre de présentateurs pour chaque point. Ensuite, limitez chaque point de l'ordre du jour au temps minimum requis pour l'aborder. Vous trouverez peut-être utile de faire des pauses entre les sujets de discussion, car les gens ont naturellement besoin de faire des pauses. 

Plus important encore, laissez le propriétaire de la réunion diriger la réunion. Idéalement, chaque membre discutera de son point de discussion. N'oubliez pas de donner la priorité aux points les plus importants de l'ordre du jour, car certains membres pourraient partir à mi-chemin de la réunion. Vous pouvez organiser et allouer du temps aux sujets de la réunion, du plus important au moins important, ou expérimenter en commençant par les points de l'ordre du jour les plus rapides et les plus faciles.

6. Ayez une section "parking" dans votre agenda 

Un parking est une section dans laquelle vous enregistrez tous les sujets hors sujet qu'un membre de l'équipe abordera. Vous devriez avoir cet espace dans le document de collaboration (par exemple, Google Docs). Les invités à la réunion peuvent examiner ces éléments, laisser des commentaires et même résoudre certains d'entre eux avant la réunion.

Ignorer le parking revient à négliger les pauses de réunion. Ce sont des choses naturelles qui se produiront même si vous ne les planifiez pas. Une fois que vous avez votre ordre du jour avec toutes les sections discutées, il est temps de passer à l'étape finale d'établissement de l'ordre du jour.

7. Partagez l'ordre du jour à l'avance et incluez les résultats attendus

Vous devez toujours partager l'ordre du jour définitif avec l'équipe 48 heures à l'avance. L'ordre du jour doit inclure des sujets de discussion, des présentateurs, des créneaux horaires et des éléments de « stationnement ». 

Assaf Cohen, qui dirige la société de jeux Solitaire Bonheur, inclut une lecture obligatoire dans le cadre de son ordre du jour de réunion. « Nous voulons que notre équipe soit préparée et bien informée avant nos réunions. Nous incluons souvent une note ou un aperçu dans l'ordre du jour afin que notre équipe puisse se tenir au courant et contribuer davantage à nos réunions. »

Autoriser les invités à la réunion à ajouter à l'ordre du jour si cela semble approprié. Passez ensuite en revue les modifications et partagez la copie terminée 24 heures à l'avance pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Vous êtes maintenant prêt à avoir la réunion ! N'oubliez pas de définir un rappel pour alerter les membres de l'équipe de la réunion et de configurer logiciel de compte rendu de réunion à l'avance pour enregistrer les discussions afin de pouvoir y accéder pour une utilisation ultérieure.

Réflexions finales

Lorsque vous établissez un ordre du jour, vous n'avez pas besoin de toute l'équipe, vous n'avez besoin que des décideurs. Gardez ces conseils à l'esprit :

• Laissez les décideurs déterminer les points à l'ordre du jour et les présenter lors de la réunion.
• Désignez un leader qui sera responsable de la gestion du temps et veillera à ce que l'équipe atteigne l'objectif de la réunion.
• Allouez le temps de réunion minimum, mais laissez de la place pour les pauses.
• Concevez des questions de discussion spécifiques et stimulantes et demandez aux participants à la réunion de partager des points d'action possibles.

Plus important encore, ayez un processus de rétroaction pour chacune de vos réunions. Suivez les étapes d'action suggérées lors de la réunion pour responsabiliser les membres.

Enfin, découvrez comment Rendez-vous peut vous aider à rationaliser vos réunions d'équipe dès aujourd'hui !