Hors de 55 millions Lors des réunions quotidiennes, seule la moitié des participants ont atteint leurs objectifs. Avec seulement 20 % d'animateurs de réunion formés, le déficit de responsabilisation s'accentue lors des réunions, la plupart des organisations n'évaluant pas l'impact de leurs réunions.
Si un ordre du jour bien structuré définit l'orientation de la réunion, il reste encore beaucoup à faire en termes de leadership et de gestion pour une réunion d'équipe efficace. Le plus important est la préparation. Un ordre du jour bien structuré peut contribuer à réduire les pertes de temps en garantissant des objectifs et une structure clairs, permettant ainsi aux équipes de se concentrer sur l'essentiel et d'éviter de sombrer dans des discussions stériles.
Cet article vous montrera des conseils précieux pour établir un ordre du jour avec des exemples d'ordre du jour de réunion. Continuez à lire pour savoir comment les entreprises s'assurent que leurs réunions sont productives, très ciblées et dans les délais impartis.
Introduction aux ordres du jour des réunions
L'ordre du jour d'une réunion est un outil essentiel pour garantir sa productivité et son efficacité. Il sert de feuille de route, décrivant les sujets à aborder, le temps alloué à chaque sujet et les résultats attendus.
Un ordre du jour de réunion bien conçu permet de maintenir le fil des discussions, d'éviter les digressions inutiles et de garantir que tous les participants soient sur la même longueur d'onde. Grâce à un ordre du jour, les équipes peuvent maximiser l'efficacité de leurs réunions, optimiser leur temps et atteindre leurs objectifs. Dans cette section, nous explorerons l'importance des ordres du jour de réunion, leurs avantages et comment en créer un efficace.
La valeur de l'établissement d'un ordre du jour
L'établissement de l'ordre du jour consiste à déterminer ou à énoncer l'objectif d'une réunion, les points de discussion, sa durée, le résultat attendu et la personne responsable de ces points. La préparation d'une réunion du conseil d'administration permet aux participants d'avoir une vue d'ensemble de l'objectif et des points d'action de la réunion, définissant ainsi clairement les attentes de tous.
Un professionnel prépare et planifie une réunion en établissant l'ordre du jour. L'ordre du jour de la réunion d'équipe indique aux participants les sujets à l'ordre du jour, les résultats attendus et le calendrier, permettant ainsi à chacun de préparer ses points de discussion à l'avance et de s'en tenir au sujet. Définir l'objectif de la réunion est essentiel pour garantir que tous les participants comprennent les résultats attendus et les actions nécessaires pour les atteindre.
Ainsi, 64% des participants à une réunion pensent que la meilleure façon de les enthousiasmer pour une réunion est de bien la planifier. Mais la même recherche a révélé que la jeune génération préfère un déjeuner gratuit.
Que devez-vous inclure ?
Voici les éléments essentiels qui doivent toujours figurer à l'ordre du jour de votre réunion :
Objectif
Liste des sujets et leurs créneaux horaires
Animateurs de discussion
Lieu/plateforme
Points supplémentaires à l'ordre du jour apportés par les membres de l'équipe
Composants supplémentaires d'un bon ordre du jour de réunion
Vous pouvez également inclure le processus permettant d'aborder les points de discussion en divisant le temps alloué en segments de temps plus courts. Par exemple, lorsque nous discutons de « comment maximiser notre top stratégie de soldes?" vous pouvez écrire un processus tel que :
Lister les opportunités – 5 min
Analyser les opportunités à investir – 10 min
Liste des défis – 5 min
Proposer des solutions – 5 min
Dans l'ensemble, vos points à l'ordre du jour dépendront du type de réunion que vous aurez.
Sept conseils rapides pour un ordre du jour de réunion efficace
Pour créer un format d’ordre du jour de réunion qui assure le bon déroulement des choses, suivez ces sept conseils :
Définir l'objectif de la réunionIndiquez clairement l'objectif de la réunion et vos objectifs. Pensez à utiliser un modèle d'ordre du jour qui détaille à l'avance les sujets récurrents. Cela permettra de réunir toute l'équipe et de réduire le risque de déviation du sujet.
Fixez un calendrier réalistePrévoyez suffisamment de temps pour chaque sujet et prévoyez une marge pour les discussions imprévues. Autrement dit, évitez de consacrer toute la réunion à des projets professionnels. Il peut être judicieux de prévoir suffisamment de temps pour aborder tous les sujets tout en prévoyant un espace pour établir des liens.
Attribuer des rôles et des responsabilitésDésignez un responsable pour chaque sujet et assurez-vous que tous les participants connaissent leurs rôles. Il peut être important de définir les responsabilités. Par exemple, la direction est-elle la seule à parler ? Les équipes commerciales, marketing et projet auront-elles chacune le temps de s'exprimer ? Qui gérera le temps de l'équipe et prendra des notes ?
Prioriser les points de l'ordre du jour: Concentrez-vous sur les sujets les plus importants et laissez les points moins importants pour plus tard. Même les réunions axées sur les objectifs, avec une répartition du temps optimale, peuvent dérailler. Il est donc souvent préférable de concentrer votre attention. l'ordre du jour consiste à éliminer en premier les sujets les plus importants.
Laissez de l'espace à la discussion: Prévoyez du temps pour des discussions ouvertes entre pairs et des questions, et encouragez les participants à participer.
Utiliser un format d'ordre du jour de réunion standard:Utilisez un format cohérent pour vos ordres du jour de réunion afin de garantir que tous les participants savent à quoi s’attendre.
Partagez l'ordre du jour à l'avanceParfois, la clé d'un ordre du jour efficace réside dans la préparation. Distribuez l'ordre du jour à tous les participants avant la réunion, afin qu'ils puissent se préparer et venir prêts à discuter des sujets.
Sept tactiques approfondies pour un ordre du jour de réunion efficace
Lorsque vous souhaitez aller au-delà des bases, voici sept approches approfondies pour améliorer l’ordre du jour de votre réunion.
1. Abordez un sujet unique et pertinent
Une réunion très ciblée traite d'un problème spécifique. Vous voudrez éviter d'organiser une réunion qui aborde deux sujets différents, comme l'augmentation des ventes et l'optimisation des stratégies de marketing au cours de la même réunion.
Ces réunions ont-elles été séparées pour être plus ciblées et significatives pour les équipes concernées impliquées dans chaque objectif ?
De plus, permettez aux membres de l'équipe de choisir d'assister ou non à la réunion. Ils peuvent décider de ne pas y assister simplement parce qu'ils n'ont rien à ajouter à la réunion ou parce que leur emploi du temps est plein.
By partager votre lien de réunion Grâce à Appointlet, vous pouvez éviter d'avoir à inviter un membre de l'équipe qui ne sera pas disponible pour votre réunion. Rendez-vous vérifie automatiquement les horaires de votre équipe pour trouver un moment approprié pour la réunion.
En plus de cela, la fonction d'approbation manuelle vous protège également, ainsi que le calendrier de votre équipe, des réunions indésirables avec des personnes non qualifiées.
Avoir une réunion ciblée avec uniquement des participants qui seront impliqués dans le processus de prise de décision résout les défis suivants lors d'une réunion :
Membres de l'équipe qui effectuent plusieurs tâches à la fois lors d'une réunion parce que les sujets de discussion ne les concernent pas. Ces membres seront mieux placés pour se consacrer à d'autres tâches importantes.
S'écarter du sujet parce que l'ordre du jour couvre un sujet trop vaste. Cela entraîne une perte de temps excessive et une réunion improductive. Pensez donc à intégrer un application de minuterie de travail qui peut suivre le temps passé sur une tâche ainsi que les réunions.
Une enquête menée auprès de 182 cadres supérieurs a révélé que 71% ont estimé que leurs réunions étaient improductives. Et 65% ont déclaré qu'ils auraient pu mieux faire leurs propres tâches.
Cela vous semble familier ? Voici pourquoi la formation des employés La réunion devrait inclure des conseils pour des réunions efficaces. Chaque invité devrait avoir un sujet de discussion et des pistes d'action (c'est-à-dire des solutions). L'objectif de la réunion serait de permettre aux participants d'évaluer leurs points et leurs pistes d'action, plutôt que de partir de zéro.
Toutes les personnes invitées à la réunion devraient avoir un point de discussion et des points d'action possibles (c'est-à-dire des solutions). La réunion consisterait à ce que ces participants évaluent leurs points et leurs points d'action, plutôt que de faire des recherches à partir de zéro.
Ce concept nous amène au prochain aspect important de l'ordre du jour de la réunion parfaite.
2. Laissez l'équipe proposer les points de discussion
Au lieu de choisir les points à l'ordre du jour selon votre propre point de vue, laissez l'équipe développer les points qu'elle juge importants et dignes d'être discutés. Cela permet aux membres de créer un climat de réunion fluide et de se sentir davantage responsables de leur rôle. En tant qu'animateur, votre rôle consiste à définir l'objectif de la réunion et à l'animer. Solliciter l'avis des membres de l'équipe les valorise et favorise un esprit de collaboration.
Mais qu'allez-vous inclure dans le document de collaboration et comment guidez-vous les suggestions des membres de l'équipe ?
3. Utilisez la méthode 4×4 pour structurer les sujets de discussion
La méthode quatre par quatre est un cadre pour guider l'objectif de la réunion.
Voici à quoi il ressemble:
Quatre choses que l'équipe a accomplies depuis la dernière réunion
Les défis ou les obstacles auxquels l'équipe a été confrontée lors de l'exécution des tâches
Quatre choses que l'équipe pourrait accomplir avant la prochaine réunion
Tout bloqueur potentiel pour ces futures tâches
L’inclusion de mises à jour de statut dans la méthode 4×4 est essentielle pour tenir l’équipe informée des progrès et des tâches, garantissant ainsi la responsabilisation et la clarté des responsabilités.
Le suivi des résultats de la dernière réunion permet à l'équipe de rester responsable des tâches qu'elle reprend lors d'une réunion. Sinon, ils auraient l'impression que rien ne change après les réunions ou qu'ils sont une perte de temps.
Voici un exemple pratique : disons que vous avez un Boutique de commerce électronique sur Shopify où vous, vendre des produits en ligne et souhaitez augmenter vos ventes de 100,000 100,00 $. L'objectif de la réunion est donc de déterminer comment augmenter vos ventes de 70,000 XNUMX $. Or, vous aviez probablement un objectif de vente de XNUMX XNUMX $ lors de la dernière réunion.
En appliquant le cadre 4 × 4, nous aurons ce qui suit :
Quatre choses que l'équipe a accomplies depuis la dernière réunion
Vente incitative à 1,000 30,000 clients, ce qui a entraîné des ventes de XNUMX XNUMX $
Vente croisée à 600 clients, ce qui a entraîné des ventes de 20,000 XNUMX $
Recibler 5,000 1,000 visiteurs du site Web, ce qui a généré des ventes de XNUMX XNUMX $
Les défis ou les obstacles auxquels l'équipe a été confrontée lors de l'exécution des tâches
30% de taux de réponse de la satisfaction Client enquêtes
Plus de 4,000 XNUMX visiteurs de sites Web reciblés n'ont pas converti, etc.
Quatre choses que l'équipe pourrait accomplir avant la prochaine réunion (c'est-à-dire après la réunion que vous planifiez). C'est ici que vous exposez les objectifs dont vous discuterez lors de la réunion.
Vente incitative à 2,000 60,000 clients pour obtenir des ventes de XNUMX XNUMX $
Faites des ventes croisées à 1,200 40,000 pour obtenir des ventes de XNUMX XNUMX $
Reciblez 10,000 2,000 visiteurs du site Web pour obtenir des ventes de XNUMX XNUMX $
Établir un stratégie de marketing par courriel rationalisé avec outils marketing pour Shopify
Optimisez le magasin pour obtenir plus de ventes de manière organique en utilisant Applications d'optimisation de la vitesse Shopify.
Tout bloqueur potentiel pour ces futures tâches
Manque d'expertise dans les campagnes de reciblage d'e-mails
Une base de données client limitée.
Vous pouvez noter les quatre réalisations précédentes et les quatre objectifs dans votre document partagé. Laissez ensuite l'équipe remplir les défis et les points d'action possibles.
Cela m'amène à la façon dont vous devriez structurer ces questions dans votre agenda.
4. Concevoir des questions spécifiques et stimulantes
A étude sur les réunions hebdomadaires d'une entreprise constaté que les équipes estimaient que les ordres du jour vagues faisaient perdre du temps aux réunions. Les ordres du jour vagues sont des choses comme les « réunions hebdomadaires du service marketing » où la réunion peut mener à une centaine de discussions différentes, sans résultat clair.
Comparez cela à un agenda du type « comment pouvons-nous augmenter notre campagne SMS ? taux de conversion de 30% ?
Un ordre du jour clair précise les points de discussion et donne des indications sur le résultat attendu. Voici d'autres exemples de questions/sujets spécifiques et stimulants :
Comment pouvons-nous obtenir 2,000 10,000 $ en reciblant XNUMX XNUMX visiteurs du site Web ?
Comment pouvons-nous vendre 60,000 2,000 $ de la vente incitative à XNUMX XNUMX clients ?
Ce que stratégies de création de liens pouvons-nous mettre en œuvre pour augmenter l’autorité de domaine de notre site Web ?
Que pouvons-nous faire pour améliorer de 50 % le taux de réponse à nos enquêtes de satisfaction ?
Se concentrer sur un projet spécifique lors des réunions permet d’aligner les objectifs et de jeter les bases d’une exécution réussie du projet.
5. Allouez suffisamment de temps pour chaque point de l'ordre du jour
Lorsque vous allouez du temps pour chaque point de l'ordre du jour, comptez sur le temps que vous passez généralement lors des réunions précédentes et tenez compte du nombre de présentateurs pour chaque point. Ensuite, limitez chaque point de l'ordre du jour au temps minimum requis pour l'aborder. Vous trouverez peut-être utile de faire des pauses entre les sujets de discussion, car les gens ont naturellement besoin de faire des pauses.
Surtout, laissez le responsable de la réunion diriger la réunion. Idéalement, chaque membre discutera de son point de discussion. N'oubliez pas de prioriser les points les plus importants à l'ordre du jour, car certains membres pourraient partir en cours de réunion.
Vous pouvez organiser et répartir le temps entre les sujets de réunion, du plus important au moins important, ou expérimenter en commençant par les points les plus rapides et les plus faciles à aborder. De plus, prévoyez une marge pour les questions sans réponse ou les problèmes non résolus afin de garantir que tous les sujets soient pleinement abordés.
6. Ayez une section « parking » dans votre agenda
Un espace de stationnement est une section où vous consignez les sujets hors sujet abordés par un membre de l'équipe. Cet espace devrait être prévu dans le document collaboratif (par exemple, Google Docs). Les invités peuvent consulter ces points, laisser des commentaires et même résoudre certains problèmes avant la réunion. Inclure des sujets ponctuels dans cet espace peut favoriser la cohésion d'équipe, la prise de décision et le brainstorming en laissant la place aux points de discussion spontanés.
Ignorer le parking revient à négliger les pauses de réunion. Ce sont des choses naturelles qui se produiront même si vous ne les planifiez pas. Une fois que vous avez votre ordre du jour avec toutes les sections discutées, il est temps de passer à l'étape finale d'établissement de l'ordre du jour.
7. Partagez l'ordre du jour à l'avance et incluez les résultats attendus
Vous devez toujours partager l'ordre du jour définitif avec l'équipe 48 heures à l'avance. L'ordre du jour doit inclure des sujets de discussion, des présentateurs, des créneaux horaires et des éléments de « stationnement ».
Assaf Cohen, qui dirige la société de jeux Solitaire Bonheur, inclut une lecture obligatoire dans le cadre de son ordre du jour de réunion. « Nous voulons que notre équipe soit préparée et bien informée avant nos réunions. Nous incluons souvent une note ou un aperçu dans l'ordre du jour afin que notre équipe puisse se tenir au courant et contribuer davantage à nos réunions. »
Permettez aux invités de compléter l'ordre du jour s'ils le jugent pertinent. Vérifiez ensuite les modifications et partagez la version finale 24 heures à l'avance afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. L'utilisation d'un ordre du jour partagé en ligne peut améliorer la communication et les interactions, notamment lors des réunions individuelles à distance, en assurant la cohérence de tous les participants et en facilitant la discussion des points essentiels. La réunion est maintenant prête ! N'oubliez pas de programmer un rappel pour informer les membres de l'équipe de la réunion et de la configurer. logiciel de compte rendu de réunion à l'avance pour enregistrer les discussions afin de pouvoir y accéder pour une utilisation ultérieure.
Format et modèle d'ordre du jour de réunion
Le format d’un ordre du jour de réunion comprend généralement les éléments suivants :
Introduction:Un bref aperçu du but et de l’objectif de la réunion.
Points à l'ordre du jour:Une liste de sujets à discuter, ainsi que le temps alloué à chaque élément.
Points de discussion:Une liste des points clés à aborder lors de la discussion de chaque point de l’ordre du jour.
Éléments d'action:Une liste de tâches à accomplir par les participants après la réunion.
Prochaines étapes:Un résumé des mesures à prendre après la réunion et des résultats attendus.
Vous pouvez utiliser un modèle d'ordre du jour de réunion pour créer un ordre du jour efficace. De nombreux modèles sont disponibles en ligne, ou vous pouvez créer le vôtre avec un outil comme Google Docs.
Attribuer des rôles et des responsabilités
La répartition des rôles et des responsabilités est essentielle à l'efficacité d'une réunion. Cela comprend :
Désignation d'un responsable de réunion:Nommez un responsable pour faciliter la réunion et maintenir la discussion sur la bonne voie.
Affectation des responsables de sujets:Désignez un responsable pour chaque point de l’ordre du jour afin de garantir que la discussion reste ciblée.
Définir les rôles des participants:Communiquez clairement le rôle attendu de chaque participant, qu'il s'agisse de fournir des contributions, de poser des questions ou simplement d'écouter.
En attribuant des rôles et des responsabilités, vous pouvez vous assurer que tous les participants savent ce que l’on attend d’eux et peuvent contribuer au succès de la réunion.
Définir l'objectif de la réunion
Définir l'objectif de la réunion est la première étape de l'élaboration d'un ordre du jour efficace. Cela implique :
Énoncer clairement l'objectif:Expliquez la raison de la réunion et ce que vous espérez accomplir.
Fixer des objectifs précis:Identifiez les résultats spécifiques que vous souhaitez atteindre au cours de la réunion.
Établir des indicateurs clés de performance:Définissez comment vous mesurerez le succès de la réunion.
En définissant l'objectif de la réunion, vous pouvez créer une réunion ciblée et productive qui atteindra ses objectifs. Cela contribuera à garantir que tous les participants soient sur la même longueur d'onde et que la réunion soit efficace et efficiente.
5 exemples d'ordre du jour de réunion
Vous trouverez ci-dessous quelques modèles simples que vous pouvez utiliser ou adapter en fonction du type de réunion que vous organisez.
Ordre du jour de la réunion de brainstorming d'équipe
Accueil et objectif de la réunion (5 min)
Gains rapides ou mises à jour récentes (10 min)
Brainstorming ouvert et discussion (30 min)
Prochaines étapes et missions (10 min)
Ce format permet de structurer les choses sans freiner la créativité. Assurez-vous de définir le problème à résoudre afin que l'équipe reste concentrée.
Format de l'ordre du jour de la réunion hebdomadaire
Mises à jour des équipes du tournoi à la ronde (15 min)
Bloqueurs et barrages routiers (10 min)
Les principales priorités de la semaine à venir (5 min)
Les stand-ups sont censés être courts et ciblés. Respectez les délais et évitez de vous plonger trop profondément dans la résolution des problèmes ; réservez-les aux suivis. L'ordre du jour des mêlées quotidiennes aborde généralement les points bloquants, un récapitulatif des travaux précédents et les objectifs de la journée.
Enregistrement des clients exemple d'ordre du jour
Les réunions avec les clients bénéficient d'une structure professionnelle favorisant la collaboration. [LIEN 1] pour montrer votre sens de l'organisation et de la préparation. L'ordre du jour des réunions de direction comprend souvent des mises à jour personnelles, l'examen des indicateurs clés et la discussion des problèmes urgents.
Les réunions clients bénéficient d’une structure professionnelle qui laisse place à la collaboration. Envoyer l'ordre du jour à l'avance pour montrer que vous êtes organisé et préparé.
Éléments d'action des réunions individuelles
Les entretiens individuels doivent être axés sur le soutien et non sur la performance. Utilisez l'ordre du jour comme guide, mais laissez une place à la conversation franche. L'ordre du jour des entretiens individuels doit aborder des sujets comme la motivation, la communication et le développement de carrière.
Les entretiens individuels doivent être axés sur le soutien et non sur la performance. Utilisez l'ordre du jour comme guide, mais laissez une place à la discussion franche. Les ordres du jour simplifiés sont idéaux pour discuter de l'évolution de carrière et fournir un retour d'information à la direction.
Modèle d'ordre du jour de lancement de projet
Présentations et rôles (5 min)
Aperçu et objectifs du projet (10 min)
Chronologie, jalons et livrables (15 min)
Plan et outils de communication (10 min)
Questions-réponses et prochaines étapes (5 min)
Les réunions de lancement donnent le ton à l'ensemble du projet. Un ordre du jour bien structuré peut faire la différence entre le chaos et la clarté.
Réflexions finales
Lorsque vous établissez un ordre du jour, vous n'avez pas besoin de toute l'équipe, vous n'avez besoin que des décideurs. Gardez ces conseils à l'esprit :
Laissez les décideurs déterminer les points à l'ordre du jour et les présenter lors de la réunion.
Désignez un leader qui sera responsable de la gestion du temps et veillera à ce que l'équipe atteigne l'objectif de la réunion.
Allouez le temps de réunion minimum, mais laissez de la place pour les pauses.
Concevez des questions de discussion spécifiques et stimulantes et demandez aux participants à la réunion de partager des points d'action possibles.
Plus important encore, mettez en place un processus de feedback pour chacune de vos réunions. Assurez le suivi des actions suggérées afin de responsabiliser les membres. Des ordres du jour structurés et des contributions collaboratives sont essentiels à des réunions productives, car ils permettent à tous les membres de l'équipe de se sentir valorisés et impliqués.
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