Avez-vous déjà participé à une réunion sans bloc-notes et supposé que vous vous souviendriez de tous les détails, pour ensuite oublier une information clé plus tard ?
Peut-être que vous avez pris de bonnes notes mais que vous avez perdu le bout de papier. Il peut être embarrassant de faire un suivi auprès des clients et de demander la même chose deux fois.
C'est pourquoi les outils de gestion de la relation client (CRM) sont devenus si populaires à l'ère du numérique. Un assistant IA peut vous aider en transcrivant les réunions, en mettant en évidence les discussions clés et en gérant les actions à entreprendre, vous assurant ainsi de ne manquer aucun détail important de la réunion.
Il est plus facile que jamais de suivre l'historique des clients et de développer leurs comptes au fil du temps.
Une réunion réussie commence bien avant l'événement réel. La planification de l'engagement devrait être un jeu d'enfant. Afin de minimiser les échanges d'e-mails, il est préférable d'utiliser un outil de planification en ligne
Non seulement cela accélérera le processus, mais vous pouvez utiliser des champs de formulaire personnalisés pour collecter les informations dont vous avez besoin et les transmettre à votre Logiciel CRM de choix
Introduction aux notes de réunion
Les notes de réunion sont un élément essentiel des réunions d'équipe, car elles permettent de consigner les détails importants et les actions abordées au cours de la conversation. Grâce à un preneur de notes basé sur l'IA, les équipes peuvent désormais enregistrer et transcrire automatiquement les réunions, garantissant ainsi que tous les détails essentiels sont enregistrés et facilement accessibles.
Cette technologie a révolutionné la façon dont les équipes mènent leurs réunions, facilitant l'organisation et la concentration sur la discussion en cours. Grâce aux notes de réunion, les équipes peuvent transformer les réunions en tâches et synthèses concrètes, ce qui leur permet d'optimiser leur temps de réunion.
Qu'est-ce qu'un CRM et comment fonctionne-t-il ?
Si vous êtes découvrir les CRM pour la première fois, ne t'en fais pas. Vous pouvez les considérer comme un rolodex numérique. Chaque fois que vous rencontrez quelqu'un, vous pouvez joindre des notes à son historique client.
La collecte de ces informations permet à votre équipe de se familiariser plus facilement avec l'historique du compte et de fournir une assistance rapide et précise. gestion des données garantit que les informations de vos clients restent organisées, sécurisées et facilement accessibles dans toute votre organisation, toutes les réunions étant enregistrées pour référence ultérieure.
Même si vous êtes un entrepreneur solo, un outil comme celui-ci vous aidera à développer votre clientèle. Assurez-vous simplement de faire attention pendant le processus afin de éviter de compromettre les informations personnelles de clients.
Les fonctionnalités de réunion basées sur l'IA peuvent améliorer les fonctionnalités du CRM en fournissant des résumés et des analyses automatisés, facilitant ainsi l'organisation et l'information. À quoi ressemble un CRM et comment se connecte-t-il à Appointlet ? Cela dépend de l'application choisie et des fonctionnalités dont vous avez besoin.
Dans cet article, nous allons passer en revue deux solutions CRM gratuites (Hubspot et Zenkit) qui sont compatibles avec le forfait gratuit de Zapier, afin que vous puissiez commencer à expérimenter immédiatement sans frais supplémentaires. Ce ne sont que quelques exemples d'outils CRM qui sont disponibles.
Avantages de l'utilisation d'un CRM pour la gestion des réunions
L'utilisation d'un système CRM (Customer Relationship Management) pour la gestion des réunions peut avoir un impact significatif sur l'efficacité des équipes et le processus de vente. En intégrant les notes et les transcriptions de réunions aux systèmes CRM, les équipes peuvent enregistrer automatiquement les appels, les réunions et les discussions avec les clients, et générer des résumés de réunions, garantissant ainsi la saisie et l'accès facile de toutes les données pertinentes.
Cela contribue à optimiser le processus de vente, permettant aux équipes de se concentrer sur les tâches principales et de conclure davantage de ventes. De plus, les systèmes CRM offrent une plateforme unique pour la gestion des notes de réunion, des actions à entreprendre et des interactions avec les clients, facilitant ainsi la coordination et la collaboration efficace des équipes.
Considérez votre CRM comme un espace de stockage des données relatives à vos clients et à vos processus de vente. Après les réunions, vous pouvez importer directement dans votre CRM les notes de réunion et les données relatives à des clients et des actions commerciales spécifiques.
Outils pour les réunions virtuelles
Mais d’abord, parlons de quelques outils pour amplifier vos réunions virtuelles et votre prise de notes.
Preneurs de notes IA
Les preneurs de notes IA, comme Fathom et Fireflies, offrent une gamme d'outils pour améliorer les réunions virtuelles, notamment des services de transcription et d'enregistrement de haute qualité. Par exemple, avec Fireflies, les équipes peuvent enregistrer et transcrire automatiquement les réunions virtuelles, garantissant ainsi la capture de tous les détails essentiels.
La plateforme prend en charge l'intégration avec des outils de visioconférence populaires tels que Microsoft Teams, Google Meet et Zoom, ce qui facilite la transcription des réunions et la création de notes détaillées.
L'assistant de réunion IA de Fireflies peut également aider les équipes à rester organisées en générant automatiquement des actions et des attributions de tâches à partir des réunions virtuelles. Grâce à Fireflies, les équipes peuvent rationaliser leur flux de travail lors des réunions virtuelles, réduire les points sensibles et accroître leur efficacité. Ainsi, tous les détails importants sont enregistrés et facilement accessibles, ce qui permet aux équipes de se concentrer sur les tâches principales et d'optimiser leur temps de réunion.
Zapier
Zapier n'est pas un outil de prise de notes à part entière, mais il constitue le lien entre vos réunions virtuelles et votre CRM. Vous pouvez l'utiliser pour :
Enregistrez automatiquement les résumés ou les transcriptions des réunions dans votre CRM
Créer des tâches de suivi en fonction des résultats de la réunion
Mettre à jour les enregistrements de contacts lorsque de nouvelles réunions sont réservées ou terminées
Exemple : une fois une réunion Zoom terminée, utilisez Zapier pour envoyer automatiquement la transcription à un document Google et la lier au contact ou à l'offre approprié dans votre CRM.
Zapier transforme les étapes manuelles ponctuelles en automatisations répétables et invisibles, afin que vous puissiez vous concentrer sur la conversation, pas sur l'administrateur.
Logiciel de planification de rendez-vous (comme Appointlet)
Des outils comme Rendez-vous Laissez vos prospects ou clients prendre rendez-vous directement avec votre équipe, évitant ainsi les échanges d'e-mails. Au-delà de la simple planification, ils vous aident à :
Création automatique d'enregistrements CRM lorsqu'une réunion est réservée
Associer les données de réunion (date, heure, type) aux chronologies des clients
Déclencher une préparation avant la réunion ou un suivi après la réunion
Le meilleur dans tout ça ? Des outils comme Appointlet s'intègrent parfaitement aux CRM et aux plateformes de calendrier, garantissant ainsi une synchronisation optimale.
(Vous souhaitez simplifier votre processus de réservation ? Essayez Appointlet gratuitement.)
Plateformes de visioconférence (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams)
Bien qu'évidents, ces éléments sont essentiels aux réunions virtuelles. La plupart des plateformes proposent désormais des fonctions de transcription intégrées, de prise de notes en direct ou des intégrations avec des outils de prise de notes et de CRM.
Les résumés intelligents de Zoom peuvent générer automatiquement des points clés
Google Meet s'intègre à des outils comme Fireflies ou tl;dv
Les équipes peuvent synchroniser les résultats des réunions avec Microsoft Dynamics ou Notion
Ces plateformes ne se limitent plus à une simple présence : elles constituent une source de données pour tout ce qui se passe lors de vos réunions.
Outils de collaboration en réunion (Notion, Fellow ou Hypercontext)
Ces outils aident les équipes à préparer, documenter et suivre les réunions de manière plus structurée. Vous pouvez :
Construire des agendas collaboratifs
Attribuer des tâches de suivi pendant l'appel
Synchronisez les éléments d'action avec votre CRM ou votre outil de gestion de projet
Si vous avez souvent des appels internes ou des appels clients récurrents, ces outils créent un processus de prise de notes plus standardisé et collaboratif.
Accompagner les clients tout au long du cycle de vie
Hubspot volant – Un modèle du cycle de vie client
L'image ci-dessus, appelée un volant, décrit le parcours d'un client à travers votre marque. Pour lire le graphique, commencez par le haut et déplacez-vous dans le sens des aiguilles d'une montre. Vous pouvez voir que, lorsque les gens sont attirés par votre entreprise, ils lisent vos supports marketing et commencent à s'engager.
S'assurer que tous les points de contact reflètent votre valeurs de l'entreprise contribue à instaurer la confiance et à renforcer le lien avec votre public. Pour garantir la sécurité des données tout au long du cycle de vie client, l'utilisation de solutions fiables méthodes d'authentification peut aider à protéger les informations client au sein de votre CRM.
Vos ventes et client réactif les agents travaillent avec le client pour s'assurer qu'il est Enchanté Forts de leur expérience, ils approchent efficacement les prospects pour les fidéliser. En haut à gauche du volant, on voit ces clients satisfaits recommander votre entreprise à des inconnus. Ce volant est ainsi un modèle de croissance durable et à long terme.
Les organisations peuvent grandement bénéficier de l'utilisation d'un CRM pour gérer les interactions et les données clients. votre application de planification en ligne, vous pouvez créer des types de réunions personnalisés ciblant les différentes phases de croissance. Par exemple, vous pouvez proposer une démonstration commerciale gratuite aux nouveaux arrivants.
Plus tard dans leur cycle de vie, une consultation ou un appel d'assistance est facultatif. Chaque rendez-vous planifié peut présenter au client un nouvel ensemble de champs de formulaire afin d'en savoir plus sur lui et ses besoins. Toutes ces données de réservation peuvent être ajoutées aux dossiers clients de votre CRM. Vous pouvez également obtenir des données précieuses sur les attentes de vos clients concernant votre hébergement, par exemple.
L’utilisation d’un serveur basé sur le système d’exploitation vous permet d’accéder et d’analyser les données importantes des clients et de mieux comprendre leurs besoins.
Exemple CRM n°1 : la liste de contacts de Hubspot
Hubspot est l'un des CRM gratuits les plus populaires du marché. Ils disposent d'un large éventail de fonctionnalités, ce qui peut être un peu intimidant au début, mais précieux à long terme si votre entreprise a besoin d'une solution fiable et évolutive.
Si vous ne faites que commencer et que vous souhaitez une alternative d'entrée de gamme, nous vous recommandons de faire défiler cette section et d'essayer d'abord Zenkit.
Pour commencer avec Hubspot, vous aurez besoin de la configuration suivante :
Mettre en place un Rendez-vous page de réservation
Configurer Zapier pour transmettre vos données de réservation à la liste de contacts de Hubspot
Hubspot permet également l'enregistrement vidéo des réunions pour garantir que tous les détails sont capturés, facilitant la prise de notes et offrant un accès facile au contenu précédemment discuté.
Connectez votre compte Zapier à Hubspot
Chaque fois qu'une réservation passe par Appointlet, Zapier écoutera et évaluera les détails du participant. Si aucune fiche client n'existe, une nouvelle sera créée.
Sinon, les coordonnées du contact seront mises à jour à l'aide des données de réponse du formulaire. Vous pouvez voir un exemple de la liste de contacts Hubspot ici :
Exemple de CRM n°2 : contacts Zenkit et listes de tâches
Nous recommandons Zenkit comme alternative à Hubspot. Leur interface est propre et facile à naviguer, ce qui la rend plus accessible aux nouveaux utilisateurs. Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessous, leur liste de contacts est organisée dans une liste verticale.
Chaque fois que des réservations arrivent et que Zapier génère un nouveau contact, vous pouvez ajouter des informations telles que des notes de réunion, une photo et des fichiers vidéo pour rendre les contacts plus facilement reconnaissables en un coup d'œil.
Nous aimons la façon dont Zenkit inclut un large ensemble de fonctionnalités que les entreprises peuvent utiliser en tandem avec leur CRM. Par exemple, vous pouvez demander à Zapier de transmettre vos données de réservation à l'une des listes de tâches de Zenkit. Cela peut être utile pour apprendre des astuces CRM telles que celles expliquées dans Siège social des petites entreprises guide, qui peut être un peu intimidant au début, mais utile à long terme si votre entreprise a besoin d'une solution fiable et évolutive.
Le glisser-déposer tableau Kanban La conception permet à votre équipe de suivre les réunions parallèlement à leurs autres tâches. Zenkit simplifie la création de tâches et la gestion des listes de tâches, améliorant ainsi la productivité et l'organisation des réunions.
Au fur et à mesure que les réservations ont lieu et sont terminées, vous pouvez prendre des notes et faire avancer les cartes le long de votre tableau jusqu'à ce qu'elles atteignent un état terminé.
Vous voulez des instructions complètes pour la configuration complète de Zapier / Zenkit CRM ?
Vous pouvez visiter https://zapier.com/apps/appointlet/integrations/zenkit pour accéder à notre page d'intégration partagée. Si vous n'avez pas encore de comptes Appointlet et Zenkit, vous devrez commencer par ces étapes :
Mettre en place un Rendez-vous page de réservation
Dans Zenkit, créez une nouvelle collection dédiée à votre liste de contacts
Configurer un déclencheur Appointlet « Participant programmé »
Configurez une action Zenkit « Créer un élément » pour localiser votre liste
Renseignez les champs de données dont vous avez besoin de votre réservation Appointlet
Vous pouvez voir dans l'exemple ci-dessous que nous recueillons des données telles que le nom du participant, son adresse e-mail et les heures de début et de fin de la réunion.
Lorsque vous avez testé votre déclencheur et votre action pour confirmer qu'ils fonctionnent, allez-y et activez le Zap. Pour tester que l'intégration fonctionne, vous pouvez vous rendre sur votre compte Appointlet et créer une réservation test.
Cela devrait prendre moins d'une minute pour que le nouvel élément de la liste de contacts s'affiche. Si vous rencontrez des problèmes lors de la configuration de votre Zap, ils proposent une équipe d'assistance pour répondre à des questions de configuration spécifiques.
Suivis et prochaines étapes
Le suivi et les étapes suivantes sont essentiels à la gestion des réunions, car ils garantissent la réalisation des actions et des tâches dans les délais. Grâce à la prise de notes de réunion assistée par l'IA, les équipes peuvent générer automatiquement des e-mails et des tâches de suivi, garantissant ainsi que tous les détails importants sont enregistrés et attribués aux membres concernés.
Cette technologie permet également aux équipes de suivre l'avancement et de rester organisées, facilitant ainsi la gestion de projets multiples et de leurs échéances. Grâce à la prise de notes de réunion assistée par l'IA, les équipes peuvent abandonner la prise de notes fastidieuse et se concentrer sur des tâches plus importantes, comme la stratégie et la prise de décision. De plus, les assistants IA peuvent aider les équipes à répondre aux questions, à fournir des réponses instantanées et à les accompagner dans leur travail quotidien, facilitant ainsi la maîtrise des tâches et des réunions.
Accédez à vos données de réservation depuis Appointlet
Appointlet fournit déjà des outils puissants pour examiner vos données de réservation. Si vous recherchez une meilleure visibilité des données client, il est judicieux de commencer par comprendre ce qui est disponible dans votre outil de planification. Si vous n'avez pas encore de compte Appointlet, vous pouvez vous inscrire gratuitement pour l'essayer dès aujourd'hui. Vous pouvez également envisager d'utiliser certains des outils de planification de votre compte. meilleurs outils de feedback client pour des informations supplémentaires sur les données clients.
Lorsque vous partagez un lien vers votre page de réservationLe client dispose d'une série d'horaires, correspondant aux disponibilités prévues de l'équipe, et peut recevoir des mises à jour via les canaux Slack. Pour finaliser la réservation, il devra remplir les champs du formulaire que vous lui présenterez, comme illustré dans l'exemple de formulaire d'inscription simple ci-dessous :
Démo d'une page de réservation Appointlet
Chaque fois que quelqu'un réserve avec vous, les données de son formulaire sont enregistrées sur votre tableau de bord de réservation. Cette interface utilisateur est facile à faire défiler et à naviguer, de sorte que vous pouvez consulter n'importe quelle réservation passée ou future.
Si vous souhaitez consulter un ensemble limité de réservations, vous pouvez modifier la plage de dates et utiliser des filtres de recherche. Si vous préférez consulter ces informations dans une feuille de calcul, nous proposons également des exportations de données CSV.
Une vue dans l'application des détails de la réservation
Que vous conserviez le tableau de bord de réservation intégré d'Appointlet ou que vous intégriez un CRM, l'objectif final reste le même : une meilleure visibilité des données clients. Appointlet peut également traiter les fichiers audio pour les retranscriptions afin d'améliorer la visibilité des données. Mise en œuvre de l'EDW, la consolidation des données clients peut encore améliorer cette visibilité. À mesure que votre volume de clients augmente, il est important de suivre les personnes individuellement et leur parcours au sein de l'entreprise.
En surveillant les détails de leur compte et en configurant l'automatisation, vous pouvez offrir une assistance proactive au bon moment. Des types de réunion ciblés pour les différentes phases du volant d'inertie seront le meilleur moyen d'assurer des réunions réussies pour tout le monde.
