Comment prendre des notes de réunion tout au long du cycle de vie du client avec un CRM + exemples

prendre des notes

Avez-vous déjà participé à une réunion sans bloc-notes et supposé que vous vous souviendriez de tous les détails, pour oublier par la suite certaines informations clés ? Peut-être avez-vous pris de bonnes notes mais avez-vous perdu le bout de papier. Il peut être embarrassant de faire un suivi auprès des clients et de demander deux fois la même chose. C'est pourquoi les outils de gestion de la relation client sont devenus si populaires à l'ère numérique. Il est plus facile que jamais de suivre l'historique des clients et de développer leurs comptes au fil du temps.

Une réunion réussie commence bien avant l'événement réel. La planification de l'engagement devrait être un jeu d'enfant. Afin de minimiser les échanges d'e-mails, il est préférable d'utiliser un outil de planification en ligne. Non seulement cela accélérera le processus, mais vous pouvez utiliser des champs de formulaire personnalisés pour collecter les informations dont vous avez besoin et les transmettre à votre Logiciel CRM de choix. 

Qu'est-ce qu'un CRM et comment fonctionne-t-il ?

Si vous découvrez les CRM pour la première fois, ne vous en faites pas. Vous pouvez les considérer comme un rolodex numérique. Chaque fois que vous rencontrez quelqu'un, vous pouvez joindre des notes à son historique client. La collecte de ces informations permet à votre équipe de se tenir plus facilement au courant de l'historique du compte et de fournir une assistance rapide et précise. Même si vous êtes un entrepreneur solo, un outil comme celui-ci vous aidera à développer votre clientèle.

Alors, à quoi ressemble un CRM et comment se connecte-t-il à Appointlet ? Cela dépend de l'application que vous choisissez et du type de fonctionnalités dont vous avez besoin. Dans cet article, nous passerons en revue deux solutions CRM gratuites (Hubspot et Zenkit) qui sont compatibles avec le forfait gratuit de Zapier, vous pouvez donc commencer à expérimenter tout de suite sans frais supplémentaires.

Accompagner les clients tout au long du cycle de vie

volant
Hubspot volant – Un modèle du cycle de vie client

L'image ci-dessus, appelée un volant, illustre le parcours d'un client à travers votre marque. Pour lire le graphique, commencez par le haut et déplacez-vous dans le sens des aiguilles d'une montre. Vous pouvez voir que, lorsque les gens sont attirés par votre entreprise, ils lisent vos supports marketing et commencent à s'engager. Vos agents de vente et d'assistance à la clientèle travaillent avec le client pour s'assurer qu'il est Enchanté avec leur expérience. Près du coin supérieur gauche du volant d'inertie, nous voyons ces clients satisfaits adresser des étrangers à votre entreprise. Ainsi, le volant d'inertie est un modèle de croissance soutenue à long terme.

Avec votre application de planification en ligne, vous pouvez créer des types de réunions personnalisés qui ciblent les différentes phases de croissance. Par exemple, vous pourriez offrir une démonstration de vente gratuite aux nouveaux arrivants. Plus tard dans leur cycle de vie, une consultation ou un appel d'assistance est facultatif. Chaque réunion que vous planifiez peut présenter au client un nouvel ensemble de champs de formulaire, afin d'en savoir plus sur lui et ses besoins. Toutes ces données de réservation peuvent être ajoutées aux dossiers clients de votre CRM.

Exemple de CRM n°1 : la liste de contacts de Hubspot

Hubspot est l'un des CRM gratuits les plus populaires du marché. Ils disposent d'un large éventail de fonctionnalités, ce qui peut être un peu intimidant au début, mais précieux à long terme si votre entreprise a besoin d'une solution fiable et évolutive. Si vous ne faites que commencer et que vous souhaitez une alternative d'entrée de gamme, nous vous recommandons de faire défiler cette section et d'essayer d'abord Zenkit.

Pour commencer avec Hubspot, vous aurez besoin de la configuration suivante :

  1. Mettre en place un Rendez-vous page de réservation
  2. Inscrivez-vous gratuitement Zapier et Hubspot Compte
  3. Configurer Zapier pour transmettre vos données de réservation à la liste de contacts de Hubspot
Connectez votre compte Zapier à Hubspot

Chaque fois qu'une réservation arrive via Appointlet, Zapier écoutera et évaluera les détails du participant. Si aucun enregistrement client n'existe, un nouveau sera créé. Sinon, les coordonnées du contact seront mises à jour à l'aide des données de réponse du formulaire. Vous pouvez consulter un exemple de la liste de contacts Hubspot ici :

contacts hubspot

Exemple de CRM n°2 : contacts Zenkit et listes de tâches

Nous recommandons Zenkit comme alternative à Hubspot. Leur interface est claire et facile à naviguer, ce qui la rend plus accessible aux nouveaux utilisateurs. Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessous, leur liste de contacts est organisée dans une liste verticale. Chaque fois que des réservations arrivent et que Zapier génère un nouveau contact, vous pouvez ajouter des informations telles que des notes de réunion et une photo pour rendre les contacts plus facilement reconnaissables en un coup d'œil.

Liste de contacts Zenkit
Capture d'écran de Le CRM de Zenkit pour organiser votre liste de contacts

Nous aimons la façon dont Zenkit inclut un large ensemble de fonctionnalités que les entreprises peuvent utiliser en tandem avec leur CRM. Par exemple, vous pouvez demander à Zapier de transmettre vos données de réservation dans l'une des listes de tâches de Zenkit. Le glisser-déposer tableau Kanban design permet à votre équipe de suivre les réunions parallèlement à leurs autres tâches. Au fur et à mesure que les réservations ont lieu et sont terminées, vous pouvez prendre des notes et avancer les cartes le long de votre tableau jusqu'à ce qu'elles aient atteint un état fini.

capturer des notes de réunion dans un CRM

Vous voulez des instructions complètes pour la configuration complète de Zapier / Zenkit CRM ?

Vous pouvez visiter https://zapier.com/apps/appointlet/integrations/zenkit pour accéder à notre page d'intégration partagée. Si vous n'avez pas encore de comptes Appointlet et Zenkit, vous devrez commencer par ces étapes :

  1. Mettre en place un Rendez-vous page de réservation
  2. Inscrivez-vous gratuitement Zapier et Zenkit Compte
  3. Dans Zenkit, créez une nouvelle collection dédiée à votre liste de contacts
  4. Configurer un déclencheur Appointlet « Participant programmé »
  5. Configurez une action Zenkit « Créer un élément » pour localiser votre liste
  6. Renseignez les champs de données dont vous avez besoin de votre réservation Appointlet
  7. Vous pouvez voir dans l'exemple ci-dessous que nous recueillons des données telles que le nom du participant, son adresse e-mail et les heures de début et de fin de la réunion.

Lorsque vous avez testé votre déclencheur et votre action pour confirmer qu'ils fonctionnent, allez-y et allumez le Zap. Pour tester que l'intégration fonctionne, vous pouvez accéder à votre compte Appointlet et créer une réservation test. Cela devrait prendre moins d'une minute pour que le nouvel élément de la liste de contacts apparaisse. Si vous rencontrez des problèmes avec la configuration de votre Zap, ils proposent une équipe d'assistance pour répondre à des questions de configuration spécifiques.

Accédez à vos données de réservation depuis Appointlet

Appointlet fournit déjà des outils puissants pour examiner vos données de réservation. Si vous recherchez une meilleure visibilité des données client, c'est une bonne idée de commencer par comprendre ce qui est disponible dans votre outil de planification. Si vous n'avez pas encore de compte Appointlet, vous pouvez vous inscrire gratuitement pour l'essayer dès aujourd'hui.

Lorsque vous partagez un lien vers votre page de réservation, le client se voit proposer une série d'heures parmi lesquelles choisir, représentant la disponibilité prévue de l'équipe. Pour terminer la réservation, ils rempliront les champs du formulaire que vous leur présenterez, comme indiqué dans l'exemple de formulaire d'admission simple ci-dessous :

Démo d'une page de réservation Appointlet

Chaque fois que quelqu'un réserve avec vous, les données de son formulaire sont enregistrées sur votre tableau de bord de réservation. Cette interface utilisateur est facile à parcourir et à naviguer, vous pouvez donc consulter toute réservation passée ou future. Si vous souhaitez consulter un nombre limité de réservations, vous pouvez modifier la plage de dates et utiliser des filtres de recherche. Si vous préférez consulter ces informations dans une feuille de calcul, nous proposons également des exportations de données CSV.

Une vue dans l'application des détails de la réservation

Que vous restiez avec le tableau de bord de réservation intégré d'Appointlet ou que vous introduisiez un CRM, l'objectif final est le même ; vous voulez une meilleure visibilité des données client. À mesure que votre volume de clients augmente, il est important de suivre les personnes individuelles et leur parcours avec l'entreprise. En surveillant les détails de leur compte et en configurant l'automatisation, vous pouvez offrir une assistance proactive au bon moment. Des types de réunions ciblés pour les différentes phases du volant seront le meilleur moyen d'assurer des réunions réussies pour tous.

Ezra Sandzer Bell

Ezra Sandzer-Bell travaille chez Appointlet en tant que responsable marketing produit et avocat client. Il a aidé des milliers de clients à améliorer leur flux de travail de planification en ligne. En dehors du travail, il est professeur de théorie musicale et fondateur d'un entreprise de logiciels de musique.

Simplifier l'emploi du temps, pour vous et vos participants.