Lorsque vous envoyez un e-mail de demande de réunion à un prospect froid ou à un client existant, il est utile de bien exprimer vos mots. Comment demandez-vous à quelqu'un de prendre le temps de lire votre e-mail, de planifier un rendez-vous et de marquer son calendrier pour vous ?
Dans cet article, nous vous montrerons les meilleures techniques d'invitation à des réunions pour les prospects, les prospects et les clients existants.
Conseils pour rédiger un e-mail de demande de réunion (qui fonctionnent réellement)
Voici quelques-unes des choses les plus importantes à garder à l'esprit lorsque vous rédigez un nouvel e-mail de demande de réunion, quel que soit le destinataire.
- Écrivez un engagement ligne d'objet de l'e-mail pour de meilleurs taux d'ouverture
- Assurez-vous de contacter un décideur avec les bonnes informations de contact. Vérifiez leur adresse en utilisant outils de vérification des e-mails.
- Créez des messages personnalisables en fonction du destinataire. générateur d'e-mails peut vous aider à accélérer ce processus.
- Envoyez votre e-mail à un moment de la journée qui vous convient
- Gardez le but de la réunion bien défini
- Communiquez des attentes claires dans le corps de votre e-mail by reformuler vos phrases pour les garder dans une voix active
- Configurez un calendrier de messagerie pour vous-même (pour mieux suivre vos disponibilités)
- Utilisez un outil de planification en ligne présenter des dates de réunion potentielles
- Améliorez vos taux de réponse avec une offre pour répondre à toutes les questions en suspens
Pourquoi la planification en ligne est si importante
La première chose à prendre en compte lors de la rédaction d'un e-mail de demande de réunion est l'efficacité accrue de l'utilisation d'un outil de planification de rendez-vous comme Appointlet , Calendly ou ScheduleOnce.
Une application de planification en ligne garantit que les gens peuvent voir votre disponibilité et réserver l'heure qu'ils veulent tout de suite. Dans la plupart des cas, votre message répondra en quelques minutes, voire quelques secondes ! Cela réduit également le risque que quelqu'un d'autre planifie une réunion à des heures qui se chevauchent - un problème courant avec les méthodes de planification de l'ancienne école.
Comment préparer l'installation e-mails de demande de réunion à froid
En règle générale, les e-mails de demande de réunion nécessitent une préparation plus poussée lorsqu'aucune relation n'est déjà établie. Ils doivent être personnalisés, précis, concis et utiles. Collaborer avec un fournisseur de listes de diffusion fiable vous permet d'obtenir des données de contact exactes, indispensables à ce niveau de personnalisation. Cette tâche peut s'avérer chronophage ; c'est là que la fonction de publipostage devient précieuse, que vous utilisiez Google Sheets, MS Excel, Office ou même Outlook. Les meilleurs messages de prospection portent sur un événement dont votre prospect n'a peut-être pas encore entendu parler, mais que vous pensez susceptible de l'intéresser, car il lui sera bénéfique ou l'aidera à résoudre un problème qu'il rencontre.
Les prospects les plus récents peuvent provenir de n'importe où. Ils peuvent consulter votre site web , votre profil LinkedIn ou vos réseaux sociaux sur leurs appareils mobiles . Si vous disposez de quelques informations sur le prospect, vous pouvez les utiliser pour créer un message plus personnalisé, ce qui améliore le taux de réponse. Au lieu de les inviter à un événement comme un webinaire, les entreprises ayant une valeur vie client (LTV) satisfaisante peuvent investir dans des démonstrations de vente personnalisées. Les mêmes solutions d'automatisation de la planification des e-mails peuvent être utilisées jusqu'aux réunions d'après-vente et d'intégration des utilisateurs.
Les demandes de réunions régulières sont un peu différentes. Pour les clients existants ou les prospects qui doivent participer à plusieurs séries de réunions, une personnalisation moins poussée des e-mails marketing est nécessaire.
Parfois, les gens préfèrent recevoir régulièrement des invitations à des réunions par e-mail, notamment lorsqu'elles sont envoyées via un logiciel d'emailing . Dans ce cas, vous décrivez brièvement l'objectif de votre rencontre et demandez simplement si la personne souhaite y participer à un moment qui convienne aux deux parties. Vous pouvez également ajouter une ou deux phrases expliquant l'importance de cette invitation (par exemple : « J'ai hâte de vous rencontrer et d'avoir votre avis sur notre nouveau produit ! »).
Lorsqu'un client est très chaleureux, l'email peut devenir aussi simple qu'une seule phrase. Mais n'oubliez pas que peu importe avec qui vous vous connectez, vous devez toujours :
- Résumez le but de votre réunion.
- Fournissez quelques emplacements qu'ils peuvent choisir avant de choisir une heure de réunion. Cela doit être géré par l'application de planification, et non dans le corps de l'e-mail.
- Facultatif : invitez-les à renvoyer leur disponibilité, afin que vous sachiez si c'est possible pour les deux parties avant de poursuivre la conversation. Vous pouvez toujours planifier en leur nom, si c'est plus facile pour eux.
Comment rédiger votre message pour les prospects, les prospects ou les clients existants
Étant donné qu'écrire un message aux clients chauds demande beaucoup moins d'efforts, nous allons nous concentrer sur la rédaction de modèles d'e-mails de demande de réunion pour les prospects froids et les prospects chauds.
La perspective froide
Mettez-vous à la place de vos clients potentiels qui recevraient votre courriel. S'ils ne vous connaissent pas personnellement, vous devez leur proposer une offre à forte valeur ajoutée pour les convaincre. Concentrez-vous sur la résolution de leurs principaux problèmes. Sinon, pourquoi consacreraient-ils un temps précieux à vous rencontrer ou à écouter vos idées commerciales ?
Pour créer vos meilleurs e-mails, vous devez garder ces éléments à l'esprit :
- Présentez-vous et mentionnez pourquoi cela est important pour eux. Essayez de personnaliser le message en indiquant leur intitulé de poste, afin qu'ils sachent que vous êtes directement à l'écoute d'eux.
- Proposez deux options : envoyez-leur un lien pour planifier un premier rendez-vous. Si vos prospects ne sont pas encore convaincus, proposez-leur de répondre à leurs questions. Une fois ces réponses obtenues, vous leur enverrez un e-mail de relance. L'automatisation des e-mails à froid simplifie encore davantage ce processus, vous permettant de planifier des suivis personnalisés et de garantir des réponses rapides sans suivi manuel.
- Avant d’envoyer quoi que ce soit, vérifiez l’e-mail en le lisant à voix haute pour vous assurer qu’il semble conversationnel et amical, et non pas comme un argumentaire de vente.
Si vous avez des doutes sur la façon d'utiliser ce contenu pour votre site ou votre article de blog, veuillez nous contacter et nous nous ferons un plaisir de vous fournir plus d'informations !
Quelles sont les meilleures façons de trouver une première rencontre avec des prospects ?
Concentrez-vous sur leur promesse de valeur et sur la création d'un sentiment d'urgence. Il est important de mentionner pourquoi la planification d'un appel est si utile pour eux tout de suite.
Pour que votre message soit conversationnel et amical, et non pas un argumentaire de vente, essayez d'utiliser des phrases telles que « J'espère que nous pourrons trouver un peu de place dans nos agendas » ou « Puis-je passer ? » au lieu de quelque chose de plus direct comme « Puis-je organiser une réunion avec vous mardi prochain ? »
De plus, vous pouvez mentionner en quoi la réunion sera productive et utile pour eux. Par exemple : « Je suis ravi de vous montrer combien de temps et d'argent nous pouvons faire économiser à votre entreprise avec cette solution. »
Cela peut sembler évident, mais il vaut mieux ne pas poser trop de questions personnelles lors de votre première conversation par e-mail. Gardez une touche légère, sans entrer dans des détails sans importance comme leur couleur préférée ou l'endroit où ils ont grandi. Cela pourrait les mettre mal à l'aise et entraîner des conversations embarrassantes lors de futures réunions. N'oubliez pas que le professionnalisme et le langage formel sont essentiels !
Enfin, terminez toujours vos e-mails de prospection sur une note positive. C'est un excellent moyen de maintenir l'intérêt et l'enthousiasme du prospect jusqu'au bout, ce qui favorisera la conversion de vos prospects en clients et, par conséquent, l'augmentation de vos ventes.
Courriel de demande de réunion #1: Le plomb chaud
Si vous avez déjà rencontré quelqu'un auparavant ou si vous avez eu quelques interactions par e-mail, vous pouvez adopter une approche différente de l'e-mail de demande de réunion d'affaires. Cela n'a pas besoin d'être aussi formel, mais la valeur de l'appel doit toujours être clairement énoncée. Et comme avant, vous voudrez utiliser un outil de planification en ligne pour accélérer le processus de planification. Cela permet de rationaliser le processus d'inscription.
Voici un modèle d'e-mail que vous pouvez littéralement copier et coller, bien que nous vous recommandons d'apporter les modifications nécessaires pour l'adapter à votre modèle commercial.
Cher {client-name},
C'était agréable de parler avec vous la semaine dernière. Après avoir examiné le site Web de {company-name}, je suis convaincu que nous pouvons vous aider à gagner du temps et à développer votre entreprise rapidement avec seulement quelques mises à jour.
En fait, plus tôt cette année, nous avons aidé un autre client confronté à un problème similaire à rationaliser ses opérations et à augmenter ses ventes de plus de 250 % au cours des trois premiers mois. Nous pouvons travailler avec vous pour créer des résultats similaires.
Étant donné que vous avez déjà une idée générale du fonctionnement de nos services, j'aimerais vous appeler la semaine prochaine pour vous fournir une démonstration complète du produit.
Veuillez cliquer ici pour planifier une brève discussion et aborder cette opportunité plus en détail.
Si vous avez d'autres questions avant que nous passions à un appel, faites-le moi savoir !
Courriel de demande de réunion #2 : Le client chaleureux
Le client moyen sait déjà qui vous êtes et la valeur qu'il devrait retirer de votre service.
L'exemple d'e-mail de demande de réunion de support client
En général, un e-mail de demande de réunion est envoyé lorsque le support client a été transmis à un responsable de la réussite. Un e-mail concis mais professionnel pourrait ressembler à ceci :
prénom,
Ça sonne bien.
Fixons un moment pour discuter afin que nous puissions examiner tous les détails de votre demande. Une fois que nous aurons toutes ces informations, je travaillerai avec notre équipe pour régler ce problème.
Veuillez cliquer ici pour planifier votre réunion.
A bientôt!
Courriel de demande de réunion #3 : Client existant
Vous pouvez également configurer des e-mails automatisés pour contacter les clients susceptibles de se désabonner. Réengagez-les en mettant en avant les fonctionnalités sous-utilisées ou en leur proposant un niveau de fonctionnalités supérieur. Il appartient à votre équipe de fidélisation de décider de la stratégie la plus appropriée. Une fois votre stratégie définie, vous pouvez utiliser un e-mail de demande de réunion comme celui-ci.
Salut prénom,
J'espère que vous appréciez le produit ____ !
Nous recherchons toujours des moyens de faire réussir nos clients, et j'ai remarqué que votre compte aurait besoin d'un peu plus d'aide. Une mise à niveau est disponible dans le cadre de votre plan qui pourrait mieux répondre à vos besoins que ce que nous avons déjà en place. Souhaitez-vous que j'envoie des détails à ce sujet par e-mail ?
Veuillez cliquer ici pour planifier une réunion afin que nous puissions en discuter ensemble.
A bientôt!
Boucler la boucle de vos réunions programmées
Une fois que vous avez réussi à réserver une réunion avec votre utilisateur final, assurez-vous que la réunion a été programmée dans votre calendrier. Si votre service de planification en ligne inclut des invitations de calendrier Google ou Microsoft pour le participant, vous pouvez vérifier s'il a répondu et sélectionné « oui ». Cela vous permet de savoir que l'événement de calendrier a été reconnu et accepté par eux.
Envisagez de configurer des rappels automatiques par e-mail pour l'événement s'il est bien à l'avance. Ils n'ont pas besoin d'être aussi détaillés que votre lettre de demande de rendez-vous initiale. Assurez-vous simplement que la date, l'heure et le lieu sont clairs afin qu'ils sachent comment et quand vous rejoindre.
