3 modèles d'e-mails de demande de réunion pour vos prospects et clients

e-mails de demande de réunion
Rédiger efficacement les e-mails de demande de réunion

Lorsque vous envoyez un e-mail de demande de réunion à un prospect froid ou à un client existant, il est utile de bien exprimer vos mots. Comment demandez-vous à quelqu'un de prendre le temps de lire votre e-mail, de planifier un rendez-vous et de marquer son calendrier pour vous ? 

Dans cet article, nous vous montrerons les meilleures techniques d'invitation à des réunions pour les prospects, les prospects et les clients existants. 

Conseils pour rédiger un e-mail de demande de réunion (qui fonctionnent réellement) 

Voici quelques-unes des choses les plus importantes à garder à l'esprit lorsque vous rédigez un nouvel e-mail de demande de réunion, quel que soit le destinataire. 

  1. Écrivez un engagement ligne d'objet de l'e-mail pour de meilleurs taux d'ouverture
  2. Assurez-vous de contacter un décideur avec les bonnes coordonnées
  3. Adressez-vous toujours personnellement aux invités
  4. Envoyez votre e-mail à un moment de la journée qui vous convient
  5. Gardez le but de la réunion bien défini
  6. Communiquez des attentes claires dans le corps de votre e-mail
  7. Configurez un calendrier de messagerie pour vous-même (pour mieux suivre vos disponibilités)
  8. Utilisez un outil de planification en ligne présenter des dates de réunion potentielles
  9. Améliorez vos taux de réponse avec une offre pour répondre à toutes les questions en suspens

Pourquoi la planification en ligne est si importante 

La première chose à savoir lorsque vous rédigez un e-mail de demande de réunion est à quel point cela fonctionne mieux lorsque vous utilisez un planificateur de rendez-vous comme Rendez-vous, Calendly ou ScheduleOnce. 

Une application de planification en ligne garantit que les gens peuvent voir votre disponibilité et réserver l'heure qu'ils veulent tout de suite. Dans la plupart des cas, votre message répondra en quelques minutes, voire quelques secondes ! Cela réduit également le risque que quelqu'un d'autre planifie une réunion à des heures qui se chevauchent - un problème courant avec les méthodes de planification de l'ancienne école.

Comment préparer e-mails de demande de réunion à froid 

En règle générale, les e-mails de demande de réunion nécessitent plus de préparation lorsque vous n'avez pas de relation existante formée. Ils doivent être personnalisés, spécifiques, concis et utiles. Les meilleurs messages froids concernent un événement dont votre prospect n'a peut-être pas encore entendu parler, mais que vous pensez qu'il trouvera intéressant car cela lui sera bénéfique d'une manière ou d'une autre ou l'aidera à résoudre un problème qu'il essaie de surmonter. 

Les premiers prospects peuvent venir de n'importe où. Ils peuvent être sur leurs appareils mobiles en train de parcourir votre site Web, LinkedIn ou pages de médias sociaux. Si vous avez quelques informations sur le prospect, vous pouvez les utiliser pour créer un message plus personnalisé. Au lieu de les envoyer à un événement tel qu'un webinaire, les entreprises avec un client LTV décent peuvent investir dans des démonstrations de vente très tactiles. Le même planification automatisée des e-mails Les solutions peuvent être utilisées tout au long des réunions après-vente et d'intégration des clients. 

Les demandes de réunion régulières sont un peu différentes. Pour les clients existants ou les prospects qui doivent passer par plusieurs séries de réunions, moins de personnalisation est nécessaire. 

Parfois, les gens préfèrent les e-mails de demande de réunion réguliers dans lesquels vous décrivez brièvement le but de votre rencontre, puis demandez simplement s'ils souhaitent se joindre à tout moment qui convient aux deux parties. Vous pouvez également ajouter une phrase ou deux expliquant pourquoi cela est important (par exemple : « J'ai hâte de vous rencontrer et d'avoir votre avis sur notre nouveau produit ! »).

Lorsqu'un client est très chaleureux, l'email peut devenir aussi simple qu'une seule phrase. Mais n'oubliez pas que peu importe avec qui vous vous connectez, vous devez toujours :

  • Résumez le but de votre réunion. 
  • Fournissez quelques emplacements qu'ils peuvent choisir avant de choisir une heure de réunion. Cela doit être géré par l'application de planification, et non dans le corps de l'e-mail.
  • Facultatif : invitez-les à renvoyer leur disponibilité, afin que vous sachiez si c'est possible pour les deux parties avant de poursuivre la conversation. Vous pouvez toujours planifier en leur nom, si c'est plus facile pour eux.

Comment rédiger votre message pour les prospects, les prospects ou les clients existants

Étant donné que la rédaction d'un message pour les clients chaleureux demande beaucoup moins d'efforts, nous allons nous concentrer sur la rédaction de modèles d'e-mails de demande de réunion pour les prospects froids et les prospects chauds.

La perspective froide

Essayez de vous mettre à la place des clients potentiels qui recevraient votre e-mail. S'ils ne vous connaissent pas personnellement, il doit y avoir une forte proposition de valeur pour les attirer. Concentrez-vous sur la résolution de leurs principaux problèmes. Sinon, pourquoi réserveraient-ils un temps précieux pour vous rencontrer ?

Pour créer votre modèle, vous devez garder ces éléments à l'esprit :

  • Présentez-vous et mentionnez pourquoi cela est important pour eux. Essayez de personnaliser le message en indiquant leur intitulé de poste, afin qu'ils sachent que vous êtes directement à l'écoute d'eux.
  • Proposez deux options : Donnez-leur un lien pour planifier une première réunion avec vous. Mais au cas où les gens ne seraient pas encore convaincus, faites d'abord une offre pour répondre à leurs questions. Une fois que ceux-ci auront été répondus, vous enverrez un e-mail de suivi.
  • Avant d'envoyer quoi que ce soit, vérifiez l'e-mail en le lisant à haute voix pour vous assurer qu'il sonne conversationnel et convivial, et non comme un argumentaire de vente. 

Si vous avez des doutes sur la façon d'utiliser ce contenu pour votre site ou votre article de blog, veuillez nous contacter et nous nous ferons un plaisir de vous fournir plus d'informations !

Quelles sont les meilleures façons de trouver une première rencontre avec des prospects ?

Concentrez-vous sur leur promesse de valeur et sur la création d'un sentiment d'urgence. Il est important de mentionner pourquoi la planification d'un appel est si utile pour eux tout de suite. 

Afin de vous assurer que cela sonne conversationnel et convivial, et non comme un argumentaire de vente, essayez d'utiliser des phrases telles que « J'espère que nous pourrions trouver de l'espace libre dans nos calendriers » ou « Pourrais-je passer ? » au lieu de quelque chose de plus direct comme « Puis-je planifier une réunion avec vous mardi prochain ? » 

De plus, vous pouvez mentionner en quoi la réunion sera productive et utile pour eux. Par exemple : « Je suis ravi de vous montrer combien de temps et d'argent nous pouvons faire économiser à votre entreprise avec cette solution. »

Cela peut sembler évident, mais il vaut mieux ne pas poser trop de questions personnelles lors de votre première conversation par e-mail. Gardez une touche légère, sans entrer dans des détails sans importance comme leur couleur préférée ou l'endroit où ils ont grandi. Cela pourrait les mettre mal à l'aise et entraîner des conversations embarrassantes lors de futures réunions. N'oubliez pas que le professionnalisme et le langage formel sont essentiels !

Enfin, essayez toujours de conclure vos e-mails de prospects froids sur une note positive. C'est un excellent moyen de garder le prospect engagé et excité jusqu'au dernier moment.

Courriel de demande de réunion #1: Le plomb chaud

Si vous avez déjà rencontré quelqu'un auparavant ou si vous avez eu quelques interactions par e-mail, vous pouvez adopter une approche différente de l'e-mail de demande de réunion d'affaires. Cela n'a pas besoin d'être aussi formel, mais la valeur de l'appel doit toujours être clairement énoncée. Et comme avant, vous voudrez utiliser un outil de planification en ligne pour accélérer le processus de planification. Cela permet de rationaliser le processus d'inscription. 

Voici un modèle d'e-mail que vous pouvez littéralement copier et coller, bien que nous vous recommandons d'apporter les modifications nécessaires pour l'adapter à votre modèle commercial. 

Cher {client-name}, 

C'était agréable de parler avec vous la semaine dernière. Après avoir examiné le site Web de {company-name}, je suis convaincu que nous pouvons vous aider à gagner du temps et à développer votre entreprise rapidement avec seulement quelques mises à jour. 

En fait, plus tôt cette année, nous avons aidé un autre client confronté à un problème similaire à rationaliser ses opérations et à augmenter ses ventes de plus de 250 % au cours des trois premiers mois. Nous pouvons travailler avec vous pour créer des résultats similaires. 

Étant donné que vous avez déjà une idée générale du fonctionnement de nos services, j'aimerais vous appeler la semaine prochaine pour vous fournir une démonstration complète du produit. 

Si vous voulez, vous pouvez cliquez ici pour planifier une discussion rapide et discuter de cette opportunité plus en détail. 

Si vous avez d'autres questions avant que nous passions à un appel, faites-le moi savoir !  

Courriel de demande de réunion #2 : Le client chaleureux

Le client moyen sait déjà qui vous êtes et la valeur qu'il devrait retirer de votre service. 

L'exemple d'e-mail de demande de réunion de support client

Généralement, un e-mail de demande de réunion est envoyé lorsque le support client a été transmis à un responsable de la réussite. Un bref mais email professionnel pourrait ressembler à quelque chose comme ceci :

prénom,

Ça sonne bien.

Fixons un moment pour discuter afin que nous puissions examiner tous les détails de votre demande. Une fois que nous aurons toutes ces informations, je travaillerai avec notre équipe pour régler ce problème. 

Si vous voulez, vous pouvez cliquez ici pour programmer votre réunion. 

A bientôt!

Courriel de demande de réunion #3 : Client existant

Vous pouvez également configurer l'automatisation des e-mails pour atteindre les clients qui risquent de se désabonner. Réengagez-les en mettant en évidence les fonctionnalités qui sont sous-utilisées ou vous pouvez proposer un niveau supérieur de fonctionnalités. C'est à votre équipe de réussite de décider ce qui est approprié. Une fois que vous avez une stratégie claire, vous pouvez utiliser un e-mail de demande de réunion comme celui-ci.  

Salut prénom, 

J'espère que vous appréciez le produit ____ !

Nous recherchons toujours des moyens de faire réussir nos clients, et j'ai remarqué que votre compte aurait besoin d'un peu plus d'aide. Une mise à niveau est disponible dans le cadre de votre plan qui pourrait mieux répondre à vos besoins que ce que nous avons déjà en place. Souhaitez-vous que j'envoie des détails à ce sujet par e-mail ?

Si vous voulez, vous pouvez cliquez ici pour planifier une réunion afin que nous puissions en parler ensemble. 

A bientôt!

Boucler la boucle de vos réunions programmées

Une fois que vous avez réussi à réserver une réunion avec votre utilisateur final, assurez-vous que la réunion a été programmée dans votre calendrier. Si votre service de planification en ligne inclut des invitations de calendrier Google ou Microsoft pour le participant, vous pouvez vérifier s'il a répondu et sélectionné « oui ». Cela vous permet de savoir que l'événement de calendrier a été reconnu et accepté par eux. 

Envisagez de configurer des rappels automatiques par e-mail pour l'événement s'il est bien à l'avance. Ils n'ont pas besoin d'être aussi détaillés que votre lettre de demande de rendez-vous initiale. Assurez-vous simplement que la date, l'heure et le lieu sont clairs afin qu'ils sachent comment et quand vous rejoindre. 

Ezra Sandzer Bell

Ezra Sandzer-Bell travaille chez Appointlet en tant que responsable marketing produit et avocat client. Il a aidé des milliers de clients à améliorer leur flux de travail de planification en ligne. En dehors du travail, il est professeur de théorie musicale et fondateur d'un entreprise de logiciels de musique.

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