7 outils de planification en ligne dont le monde ne peut pas se passer

Si vous réservez de nombreuses réunions pour le travail mais que vous n'avez pas d'outil de planification en place, vous avez probablement déjà rencontré certains des obstacles inévitables. On sait comment ça se passe. Les interminables chaînes d'e-mails, les recoupements de calendriers et la coordination de groupe deviennent exaspérants au bout d'un certain temps. Surtout lorsque vous essayez de conclure des affaires et que les frictions de planification vous coûtent de réelles opportunités de vente. Même si la partie planification semble se dérouler sans encombre, jeLes accords formels par e-mail sont faciles à perdre de vue. Cela entraîne des annulations de dernière minute, des reprogrammations et des non-présentations. Heureusement, un nouvel ensemble d'outils de planification en ligne puissants a vu le jour au cours de la dernière décennie. Ils font chacun de leur mieux pour résoudre le problème (trop humain) de rencontrer des gens à un endroit et à un moment précis. Parmi ces applications, vous trouverez des solutions et des ensembles de fonctionnalités adaptés à différents types d'entreprises. Fondamentalement, les applications de planification en ligne sont destinées à aider les participants à choisir un créneau horaire disponible et à recevoir des rappels automatisés. Les notifications par e-mail et les événements du calendrier sont également envoyés à l'hôte de la réunion. Cela vous aide à vous assurer que tout le monde révéler. Intéressé à trouver l'outil de planification en ligne qui vous convient? Lisez la suite pour en savoir plus sur certaines des meilleures options et sur la façon de les exploiter pour votre propre succès.

Quels sont les meilleurs outils de planification pour organiser des réunions d'affaires ?

Pour trouver le meilleur outil de planification pour votre entreprise, il est probablement préférable de commencer par définir des attentes pour ce que l'application inclura. Plutôt que de vous ennuyer avec une liste de fonctionnalités, je vais vous expliquer l'expérience que vous vivrez en vous inscrivant pour votre propre compte sur une application de planification. De cette façon, vous pouvez vous visualiser et vous préparer à la réalité. Lorsque vous vous inscrivez, la première chose à faire est de configurer la disponibilité pour les réunions. Toutes les principales applications de planification ont la capacité de générer des liens vers une page de planification dédiée. Vous pouvez les utiliser pour partager vos disponibilités avec leurs futurs participants. Ils choisiront parmi un ensemble d'heures de réunion potentielles et lors de la soumission de leur demande, les deux parties recevront des notifications par e-mail.  La plupart des outils de planification s'intègrent à un service de calendrier de messagerie comme Google ou Office 365. Cela signifie que les réunions nouvellement programmées généreront un événement de calendrier unique. Un calendrier intégré permet également de s'assurer que les hôtes ne reçoivent pas de double réservation. Une fois leurs heures de pointe supprimées, la page de planification n'affiche automatiquement que les créneaux réellement disponibles.   Les intégrations de conférence Web sont une autre caractéristique commune que vous trouverez. La connexion de votre compte Zoom (ou du fournisseur de votre choix) signifie que chaque réunion de planification aura un identifiant de salle unique et désigné. Certains outils de planification s'intègrent même aux CRM et aux logiciels de marketing, permettant aux entreprises d'envoyer des données de réservation dans les environnements appropriés. Ce sont des éléments essentiels à prendre en compte lors du choix de l'outil de planification à utiliser. En fin de compte, vous devez trouver l'application qui répond à vos besoins et qui est facile à utiliser. Afin de simplifier le processus de sélection, nous avons dressé cette liste des 7 meilleurs outils de planification en ligne, y compris un examen détaillé de chacun. 
  • Rendez-vous pour planifier des réunions individuelles ou de groupe, en ligne ou en personne
  • Setmore pour une solution d'entreprise qui s'adapte aux grandes équipes
  • Acuité pour son ensemble de fonctionnalités et son sens de l'humour décalé 
  • Calendly pour ses outils de collaboration d'équipe et ses modèles de calendrier intégrés
  • Griffonnage pour une fonction d'interrogation unique que d'autres outils de planification n'ont pas 
  • Google Agenda pour sa vue calendrier et ses fonctionnalités d'invitation à des événements qui se connectent à leurs services de messagerie
  • Réunions Hubspot pour une expérience de planification transparente sur votre site Web qui collecte des prospects sur Hubspot CRM.

Appointlet – Meilleur outil de planification en ligne gratuit

Appointlet - outil de planification Appointlet est un outil de planification de réunions facile à utiliser, disponible sur le marché depuis près d'une décennie et doté d'un ensemble complet de fonctionnalités. Les entreprises utilisent Appointlet pour améliorer l'expérience de planification de leurs conduit et les clients existants. L'application aide également les hôtes de réunion à augmenter leur capacité sans perdre de temps en coordination aller-retour. Contrairement à d'autres outils de planification qui se concentrent sur les besoins d'un seul créneau, Appointlet offre un degré élevé de flexibilité, vous permettant ainsi de vous adapter à presque tous les scénarios de réunion. Tout ce que vous avez à faire est de configurer vos types de réunions et une page de planification dédiée sera générée automatiquement.  Appointlet vous permet de gérer plusieurs équipes sous un même toit, améliorant ainsi la transparence lors du transfert du client. Et si jamais vous avez besoin de rencontrer plusieurs participants, il vous suffit de créer groupe types de réunion. Cela garantit que tout le monde a accès au même événement. Les participants ont plus de facilité avec Appointlet. Ils peuvent réserver des réunions depuis leur appareil mobile ou leur ordinateur. S'ils se trouvent dans un fuseau horaire différent, l'emplacement du navigateur sera automatiquement détecté et ainsi la disponibilité est correctement traduite. Cela signifie que peu importe où vous êtes ou quel appareil vous utilisez, le processus de réservation reste simplifié. Le logiciel prend en charge la possibilité pour plusieurs membres de l'équipe de vivre sous un même toit, chacun avec son propre calendrier de messagerie intégré et sa propre disponibilité. Ils peuvent co-animer des réunions ou être placés en round robin pour mutualiser leurs disponibilités. De cette façon, lorsque les prospects choisissent une heure, un membre disponible leur est automatiquement affecté. Votre page de réservation peut être intégrée à des sites Web et des pages de destination et jointe à des e-mails. Une fois qu'un rendez-vous est pris via cette page, il est automatiquement ajouté à votre calendrier. Appointlet offre une intégration avec un certain nombre d'outils de réunion virtuelle, notamment Zoom, WebEx, Google Meet, Microsoft Teams, GoToMeeting et Join.me. Cela facilite la planification et la tenue de conférences Web, en particulier dans un environnement de travail à distance. Les autres options d'intégration incluent Google Calendar, Microsoft Office 365, Stripe, Paypal et Zapier.

Tarification:

Essai Freemium - Accès complet à toutes les fonctionnalités pendant 15 jours Version de base – Gratuite Premium – 8 $/membre/mois

Setmore - Meilleure application de planification d'entreprise

Définir plus de planification Setmore est un autre excellent outil de planification en ligne qui gère les réservations en ligne, les rappels automatisés, le traitement des paiements, etc. Le logiciel a une version de bureau avec une application Android et iOS, ce qui en fait un outil pratique de prise de rendez-vous en déplacement. Comme Appointlet, Setmore vous permet également de créer des pages de réservation personnalisées et de les ajouter à des sites Web, des pages de destination, des réseaux sociaux ou des e-mails. Vous pouvez également collecter des paiements via une carte de débit/crédit ou des processeurs de paiement en ligne comme Square ou Stripe. Le logiciel envoie des notifications instantanées par e-mail aux prospects et les rendez-vous sont ajoutés à votre calendrier en une seule fois. Une fois la réunion planifiée, des rappels automatisés peuvent être configurés pour tous les participants à la réunion par e-mail ou SMS. Vous pouvez également personnaliser les messages avec des informations sur les prospects pour augmenter la pertinence et réduire le nombre de non-présentations. Les rendez-vous récurrents La fonction vous permet de spécifier certains créneaux horaires pour les clients réguliers ou les VIP afin qu'ils n'aient pas à réserver des réunions encore et encore. Vous pouvez également faire de même pour les équipes et les groupes de clients pour des webinaires ou des sessions de formation. Setmore utilise des API pour s'intégrer à des logiciels tiers, notamment des applications de médias sociaux, des logiciels de marketing par e-mail et des CRM comme Salesforce. Vous avez également la possibilité de vous connecter aux principales applications de visioconférence et à d'autres calendriers en ligne tels que Google Calendar et Office 365.

Tarification:

Version de base – Gratuite Premium – 9 $/mois par utilisateur facturé annuellement Pro – 5 $/mois par utilisateur facturé annuellement

Acuity – Meilleure option de planification pour Squarespace 

Application de planification Acuity Acuity est un assistant de planification en ligne qui automatise la prise de rendez-vous et la gestion du calendrier. Ils ont été acquis par SquareSpace et positionnés comme l'outil que les propriétaires de sites Web utilisent lorsqu'ils souhaitent un widget intégré pour la planification. Avec Acuity, vous pouvez gérer la disponibilité de plusieurs personnes à plusieurs endroits.  Comme leurs concurrents, vous créerez une page de planification personnalisée et la partagerez avec les clients pour leur permettre de voir votre disponibilité en temps réel. Comme ils partagent des informations sur votre formulaire d'admission, ces données sont automatiquement enregistrées et stockées dans vos dossiers. Le logiciel ajuste automatiquement les rendez-vous en fonction des différents fuseaux horaires, permettant aux clients d'annuler et de reprogrammer facilement. Des rappels automatisés pour ces rendez-vous sont envoyés pour tenir les clients au courant de la réunion. Toutes ces données sont automatiquement synchronisées avec votre calendrier et vous êtes instantanément informé des nouvelles réservations. Le logiciel s'intègre également à d'autres applications de calendrier tierces. Certains d'entre eux incluent Google Calendar, iCloud, Outlook.com, Exchange et Office 365. Vous pouvez le connecter à Zoom, Google Meet et GoToMeeting pour les réunions virtuelles, et pour la facturation et la comptabilité, vous pouvez l'intégrer à QuickBooks ou Freshbooks. Vous pouvez également accepter les paiements en ligne via Acuity car il s'intègre à plusieurs fournisseurs de paiement et passerelles tels que Stripe, PayPal, Square, etc. 

Tarification:

Essai gratuit – 7 jours Émergent – ​​14 $/mois facturé annuellement En croissance – 23 $/mois facturés annuellement Powerhouse - 45 $/mois facturé annuellement Entreprise - Tarification personnalisée

Calendly – ​​Outil de planification léger et populaire

Calendly Calendly est un outil tout-en-un pour planifier des réunions de manière professionnelle et efficace. Celui-ci est assez célèbre dans le monde entier en raison de son interface conviviale et de sa longue liste de fonctionnalités. Comme ses concurrents, Calendly vous permet de créer facilement des réunions et de partager le lien d'invitation avec les autres participants. Vous pouvez ajouter tous les détails de l'événement, tels que le but, le lieu et les participants, et laisser les invités choisir l'heure de leur réunion préférée. Une fois qu'un créneau est confirmé, l'événement est automatiquement ajouté à votre calendrier. Le logiciel s'occupe de tous les rappels, suivis ou opérations de reprogrammation par la suite et vous tient au courant de votre calendrier. Cela permet également de réduire les annulations de réunions et le nombre de non-présentations, car la reprogrammation est très simple et tous les participants peuvent le faire à leurs conditions. Avec Calendly, vous pouvez commencer à créer des réunions d'équipe à l'aide de modèles. Ces modèles permettent de créer rapidement des réunions standardisées et avec un niveau élevé d'uniformité et de contrôle. Vous pouvez entretenir les relations avec les clients en gérant les interactions avec eux via Calendly. Intégrez-le à tous vos outils préférés pour améliorer les relations clients et tout gérer à partir d'un seul endroit.

Tarification:

Essai gratuit - Accès gratuit au plan professionnel pendant 14 jours Version de base – Gratuite Prime – 8 $/mois facturé annuellement Pro – 12$/mois facturé annuellement Entreprise - Tarification personnalisée

Doodle – Meilleur outil de planification pour voter à une heure

Planification des griffonnages Doodle est une application de planification et de productivité en ligne qui rend la prise de rendez-vous rapide et efficace. Vous pouvez créer et partager votre calendrier avec plusieurs parties et leur permettre de réserver une heure en quelques clics. L'outil fonctionne aussi bien pour les grandes que les petites entreprises. Ce qui rend Doodle unique, c'est la possibilité de créer des sondages. Cette fonctionnalité aide les participants à se coordonner pour trouver le meilleur moment pour se rencontrer. Les utilisateurs votent pour leurs horaires préférés et peuvent sélectionner d'autres créneaux comme « gratuits si besoin est ». Doodle gère la logique sur le backend et essaie de sélectionner le meilleur moment possible pour tout le monde. Avec Doodle, vous pouvez créer une page de réservation unique entièrement personnalisée. Cette page de réservation peut être partagée avec tous ceux qui souhaitent réserver un moment avec vous, et ils peuvent facilement le faire en quelques minutes. Une fois qu'ils ont choisi une heure et qu'un événement est verrouillé sur le calendrier, vous pouvez configurer des rappels automatiques pour toutes les parties. Cela diminue considérablement le nombre de non-présentations et vous permet d'utiliser au maximum votre temps précieux. Vous pouvez spécifier les plages horaires pour lesquelles vous êtes disponible, et seule cette partie sera visible pour les parties prenant les rendez-vous. Vous pouvez choisir le reste du calendrier pour rester privé.  Le logiciel se connecte à presque toutes les applications de calendrier en ligne célèbres et synchronise les données entre elles. Cela lui permet de découvrir tous les créneaux disponibles, quel que soit le calendrier utilisé par l'autre partie. Il n'y a pas de soucis de fuseau horaire car l'application identifie automatiquement le fuseau horaire de l'invité et modifie tout en conséquence.

Tarification:

Essai gratuit - Accès gratuit aux fonctionnalités premium pendant 14 jours. Pas de carte de crédit nécessaire. Version de base – Gratuite Pro – 6.95 $/mois par utilisateur facturé annuellement Équipe – 8.95 $/mois par utilisateur facturé annuellement Entreprise - Tarification personnalisée

Google Calendar – Meilleur outil de planification centré sur le calendrier

Google Agenda Google Calendar est sans doute l'outil de calendrier en ligne le plus puissant de cette liste. Cela étant dit, il ne répond pas à beaucoup de critères que nous avons établis pour un outil de planification. Des millions de personnes l'utilisent pour planifier des réunions en ligne, cela vaut donc la peine d'être mentionné, et nous essaierons de clarifier certaines des plus grandes différences.  Avec Google Agenda, vous pouvez suivre vos activités quotidiennes à l'aide d'une disposition de calendrier traditionnelle. Les gens utilisent l'application pour planifier des réunions/événements et inviter des amis, de la famille ou des collègues à se joindre. Il se synchronise automatiquement avec les comptes Google Calendar d'autres personnes, de sorte que les mises à jour d'une personne s'affichent pour tout le monde. La planification de réunions avec Google Agenda ne prend que quelques clics. Vous pouvez inviter des participants à ces réunions, et une fois qu'ils ont confirmé, le créneau horaire est verrouillé sur le calendrier. Outre les rendez-vous, vous pouvez définir des rappels pour différents jours fériés, anniversaires, événements religieux, sorties d'émissions télévisées, événements sportifs, etc. Assez drôle, ils incluent même une prévision météorologique sur le calendrier en tant que plug-in externe, ce qui peut vous aider à planifier les événements à venir en personne. Dans un seul compte Google Agenda, il existe une option pour générer plusieurs sous-calendriers et les partager avec votre équipe. Les contrôles d'autorisation vous permettent de décider qui a accès pour apporter des modifications ou réserver des créneaux en votre nom. Ceci est le plus courant lorsqu'un hôte de réunion doit se coordonner avec une secrétaire ou partager sa disponibilité avec la direction. Chose intéressante, tous les autres outils de planification répertoriés dans cet article s'intègrent à Google Agenda. C'est parce que leur outil de planification n'est pas très robuste et s'adapte mal aux équipes. Donc, si vous planifiez déjà des réunions avec le calendrier Google mais que vous souhaitez passer au niveau supérieur, nous vous recommandons de compléter avec une application de planification dédiée. Tarification:   Version de base – Gratuite Google Apps for Business – 5 $/mois par utilisateur

Hubspot Meetings – Application de planification simple mais efficace

Hubspot Hubspot Meetings est un outil de planification de réunions fourni aux titulaires de compte Hubspot. Il est généralement utilisé en tandem avec un site Web Hubspot, de la même manière qu'Acuity est chargé en tant que widget dans Squarespace. Cela rend le processus de prise de rendez-vous à partir de votre site Web rapide et sans tracas. Il se synchronise avec les calendriers Google et Office 365 et permet à vos prospects de réserver des rendez-vous avec vous dans vos plages horaires libres. L'outil vérifie automatiquement vos disponibilités les plus récentes avec le calendrier connecté et rend ces créneaux disponibles à la réservation. Vous pouvez facilement intégrer le calendrier de réservation sur votre site Web ou d'autres pages de destination, et les prospects peuvent y prendre directement rendez-vous. Si vous êtes déjà en contact avec eux par e-mail, vous pouvez également y partager le calendrier pour éliminer toutes les étapes inutiles entre les deux. Avec Hubspot Meetings, vous pouvez envoyer des liens de réunion de groupe pour permettre aux prospects de planifier des rendez-vous avec plusieurs personnes dans votre entreprise. Vous pouvez également configurer un lien circulaire qui permet aux prospects de réserver un rendez-vous avec le représentant dont la disponibilité correspond à leur emploi du temps. Étant donné que Hubspot Meetings fait partie du hub marketing complet de Hubspot, il s'intègre bien avec Hubspot CRM pour collecter des données client et vous aider à créer votre base de données. Si vous êtes déjà un utilisateur Hubspot, vous pouvez ensuite exploiter ces informations plus tard pour nourrir les prospects et les convertir. 

Tarification:  

Version de base – Gratuite Hub Marketing Hubspot – à partir de 45$/mois facturé annuellement 

FAQ

Maintenant que nous avons décrit les principaux acteurs de la outil de planification arena c'est à vous de décider lequel vous convient le mieux. Comme vous l'avez probablement remarqué, ils ont tendance à se ressembler. L'une des meilleures façons de trouver votre meilleur ajustement est de vous inscrire à l'un de leurs essais gratuits. Vous pouvez généralement obtenir 15 jours de service premium gratuit, pour tout tester et voir ce que vous aimez.  Si vous ne savez toujours pas comment sélectionner la bonne application de planification en ligne, voici quelques FAQ qui pourraient vous aider.

Quelles sont les tâches les plus importantes d'un outil de planification ?

Un outil de planification permet de créer et de gérer les horaires plus efficacement à l'aide de l'automatisation. Il permet à plusieurs parties de collaborer sur un calendrier, de prendre des rendez-vous, de planifier des réunions, d'envoyer des rappels d'événements et de gérer leur journée d'une manière qui améliore la productivité. Vous pouvez également partager votre calendrier avec vos clients et leur permettre de prendre rendez-vous avec vous via un outil de planification.

Quels sont les avantages commerciaux de l'utilisation d'un outil de planification ?

Les outils de planification éliminent les tracas liés à la configuration et à la gestion manuelle des réunions. Avec une application dédiée, vous pouvez vous coordonner sans tous les e-mails de confirmation aller-retour. Il rationalisera également votre flux de travail quotidien, vous aidera à hiérarchiser les tâches et donnera aux gestionnaires une meilleure surveillance.

Puis-je utiliser un outil de planification depuis mon iPhone ou Android ?

Oui, les participants peuvent utiliser une page de planification à partir de leur iPhone ou appareil Android. Cependant, comme l'interface est complexe, il est généralement préférable que l'hôte configure ses pages à partir d'un ordinateur de bureau. Certains outils de planification qui ont une application mobile qui vous permet d'accéder rapidement à vos liens de planification, afin que vous puissiez partager par e-mail et SMS.

Comment les clients réservent-ils du temps avec un outil de planification ?

Vous pouvez partager un lien vers la page de planification par e-mail et SMS ou intégrer la page de planification sur votre site Web. L'intégration est généralement facile à faire car l'application fournira un extrait de code HTML que vous déposez simplement sur la page appropriée. Les clients verront alors pouvoir sélectionner un créneau horaire disponible et réserver un horaire avec vous. Cet événement est automatiquement ajouté à votre calendrier et les informations client seront enregistrées. 

Les outils de planification aident-ils à réduire les non-présentations ?

Les outils de planification peuvent être d'une grande aide pour réduire les absences aux réunions importantes. Vous pouvez configurer des rappels automatisés pour que chaque participant soit averti de sa prochaine réunion. Si quelqu'un n'est pas disponible et souhaite reprogrammer la réunion, il peut également le faire facilement avec l'outil de planification.

Il est normal de ne pas être hyper-productif tout le temps.

Maintenant que vous avez le scoop, nous avons juste une dernière chose à ajouter. Appelez cela une annonce de service public. Certains d'entre nous deviennent accros à l'activité au détriment d'une véritable productivité. Avec un outil de planification en place, vous constaterez peut-être que vous avez plus de temps libre. Assurez-vous donc d'en tirer le meilleur parti. Profitez d'un moment de repos entre les tâches de travail et vos réunions pourront ainsi mieux se dérouler. L'utilisation d'un outil de planification peut faire partie d'un effort plus important pour trouver le bon équilibre travail-vie personnelle. Juste être Assurez-vous de tester soigneusement l'application de planification avant de l'envoyer à votre public. Si vous en avez trouvé un qui a tout ce dont vous avez besoin et qui correspond à votre budget, vous pourriez vous retrouver à l'utiliser pendant des années à venir, comme le font beaucoup de nos propres clients. Faites-nous savoir lequel vous avez choisi dans les commentaires ci-dessous!

Ezra Sandzer Bell

Ezra Sandzer-Bell travaille chez Appointlet en tant que responsable marketing produit et avocat client. Il a aidé des milliers de clients à améliorer leur flux de travail de planification en ligne. En dehors du travail, il est professeur de théorie musicale et fondateur d'un entreprise de logiciels de musique.

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