Si vous réservez de nombreuses réunions pour le travail mais que vous n'avez pas d'outil de planification en place, vous avez probablement déjà rencontré certains des obstacles inévitables.
Nous savons comment ça se passe. Les échanges incessants d'e-mails, la vérification des calendriers et la coordination de groupe peuvent devenir exaspérants au bout d'un moment. Surtout lorsqu'il s'agit de conclure des affaires. frictions de planification vous coûte de réelles opportunités de vente.
Même si la planification semble se dérouler sans problème, les accords informels par e-mail peuvent facilement être perdus de vue. Cela entraîne des annulations de dernière minute, des reports et des absences.
Heureusement, de puissants outils de planification en ligne ont émergé ces dix dernières années. Chacun d'eux s'efforce de résoudre le problème (trop humain) de se réunir à un endroit et à une heure précis. Parmi ces applications, vous trouverez des outils de prise de rendez-vous qui s'intègrent parfaitement aux plateformes de visioconférence populaires comme Zoom, Google Meet et Microsoft Teams.
Ces outils facilitent non seulement la planification des réunions, mais automatisent également la génération de liens et de notifications de réunion, améliorant ainsi la productivité et réduisant les erreurs de planification pour les interactions avec les clients et collaboration d'équipe.
Fondamentalement, les applications de planification en ligne sont destinées à aider les participants à choisir un créneau horaire disponible et à recevoir des rappels automatisés. Les notifications par e-mail et les événements du calendrier sont également envoyés à l'hôte de la réunion. Cela vous aide à vous assurer que tout le monde De plus, l'automatisation des rappels permet de réduire les absences aux rendez-vous grâce à la synchronisation avec les calendriers et à l'envoi de notifications, améliorant ainsi l'efficacité globale et la gestion des flux de travail.
Intéressé à trouver l'outil de planification en ligne qui vous convient? Lisez la suite pour en savoir plus sur certaines des meilleures options et sur la façon de les exploiter pour votre propre succès.
Introduction aux outils de planification en ligne
Les outils de planification en ligne ont révolutionné la façon dont nous planifions nos réunions, rendez-vous et événements. Ils simplifient la gestion de plusieurs lieux, types de réunions et liens de planification. gagner du temps et réduire le risque de double réservation.
Avec l'essor du travail à distance, les outils de planification en ligne sont devenus un élément essentiel des logiciels de gestion de projet, permettant aux membres de l'équipe de réserver des réunions et collaborez en toute fluidité. Dans cette section, nous explorerons les avantages des outils de planification en ligne et comment ils peuvent simplifier le processus de planification.
Que vous gériez une équipe répartie sur plusieurs sites ou que vous travailliez avec des clients situés dans différents fuseaux horaires, les outils de planification en ligne vous permettent de trouver facilement un créneau horaire qui convient à chacun. En s'intégrant à votre logiciel de gestion de projet existant, ces outils vous permettent de suivre toutes vos réunions planifiées en un seul endroit, facilitant ainsi votre organisation et votre concentration.
Fini les chaînes d'e-mails interminables et les vérifications croisées des calendriers. Les outils de planification en ligne simplifient tout le processus en fournissant une plateforme centralisée où vous pouvez gérer vos disponibilités, envoyer des liens de planification et recevoir des rappels automatiques. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de garantir que tout le monde est sur la même longueur d'onde, réduisant ainsi les risques de réunions manquées ou de doubles réservations.
Quels sont les meilleurs outils de planification pour organiser des réunions d'affaires ?
Pour trouver l'outil de planification idéal pour votre entreprise, il est préférable de commencer par définir les fonctionnalités de l'application. Plutôt que de vous ennuyer avec une liste de fonctionnalités, décrivons l'expérience que vous vivrez en créant votre propre compte sur une application de planification. Ainsi, vous pourrez vous visualiser et vous préparer à la réalité.
Pour choisir le meilleur outil de planification de réunions, privilégiez les outils qui simplifient la planification, proposent une planification automatisée, s'intègrent aux calendriers et créent des pages de réservation. Examinons de plus près certaines fonctionnalités clés à prendre en compte lors de votre recherche d'outil de planification de rendez-vous.
Que rechercher dans un planificateur de réunions
Lors de votre inscription, la première chose à faire est de configurer vos disponibilités pour les réunions. Toutes les principales applications de planification permettent de le faire. générer des liens vers une page de planification dédiée. Vous pouvez l'utiliser pour partager vos disponibilités avec les futurs participants. Ils choisiront parmi une liste d'horaires de réunion potentiels et, après avoir soumis leur demande, les deux parties recevront une notification par e-mail.
La plupart des outils de planification s'intègrent à un service de calendrier par e-mail comme Google ou Office 365. Ainsi, les nouvelles réunions planifiées génèrent un événement de calendrier unique. Un calendrier intégré permet également d'éviter les doubles réservations.
Les planificateurs de réunions permettent souvent aux utilisateurs de créer des pages de réservation pour leurs clients et collègues afin de planifier facilement leurs rendez-vous. Ils génèrent généralement automatiquement des liens de visioconférence pour les réunions.
Grâce à la suppression des heures de pointe, la page de planification affiche automatiquement uniquement les créneaux réellement disponibles. De plus, de nombreux outils proposent une fonction de marge de manœuvre pour laisser un espace entre les rendez-vous, évitant ainsi les réservations consécutives et permettant de se préparer ou de se déplacer.
Les intégrations de visioconférence sont une autre fonctionnalité courante. En connectant votre compte Zoom (ou votre fournisseur de services), chaque réunion planifiée aura un identifiant de salle unique. Certains outils de planification s'intègrent même à Les CRM et logiciel de marketing, permettant aux entreprises d'envoyer des données de réservation dans les environnements appropriés. meilleures agences de marketing événementiel utiliser ces outils de planification pour gérer efficacement les rendez-vous des clients et la logistique des événements.
Une fonctionnalité de planification des tâches est une véritable bouée de sauvetage qui permet d'harmoniser plusieurs équipes et services. Un logiciel d'automatisation des flux de travail comme Cflux peut être utilisé efficacement pour planifier et prioriser les tâches, améliorant ainsi la productivité. De plus, des logiciels comme Emitrr, avec Planification alimentée par l'IA, façonne discrètement à quoi ressemblera l’avenir des réservations et des interactions avec les clients.
7 meilleurs planificateurs de réunions
Ce sont des éléments essentiels à prendre en compte lors du choix de l'outil de planification à utiliser. En fin de compte, vous devez trouver l'application qui répond à vos besoins et qui est facile à utiliser.
Afin de simplifier le processus de sélection, nous avons dressé cette liste des 7 meilleurs outils de planification en ligne, y compris un examen détaillé de chacun.
Rendez-vous pour planifier des réunions individuelles ou de groupe, en ligne ou en personne
Setmore pour un solution d'entreprise qui s'adapte aux grandes équipes
Acuité pour son ensemble de fonctionnalités et son sens de l'humour décalé
Calendly pour ses outils de collaboration d'équipe et ses modèles de calendrier intégrés
Griffonnage pour une fonction d'interrogation unique que d'autres outils de planification n'ont pas
Google Agenda pour sa vue calendrier et ses fonctionnalités d'invitation à des événements qui se connectent à leurs services de messagerie
Réunions Hubspot pour une expérience de planification transparente sur votre site Web qui collecte des prospects sur Hubspot CRM.
Appointlet – Meilleur outil de planification en ligne gratuit
Rendez-vous est un outil de planification de réunions facile à utiliser qui est sur le marché depuis plus d'une décennie et est livré avec un ensemble complet de fonctionnalités.
Les entreprises utilisent Appointlet pour améliorer l'expérience de planification pour leur conduit et les clients existants. L'application permet également aux organisateurs de réunions d'adapter leur capacité sans perdre de temps en allers-retours.
Contrairement à d'autres outils de planification qui se concentrent sur les besoins d'un seul créneau, Appointlet offre une grande flexibilité, vous permettant de vous adapter à presque tous les scénarios de réunion. Il vous suffit de configurer vos types de réunion, et une page de planification dédiée sera générée automatiquement.
Appointlet vous permet de gérer plusieurs équipes sous un même toit, améliorant ainsi la transparence lors du transfert du client. Et si jamais vous avez besoin de rencontrer plusieurs participants, il vous suffit de créer groupe types de réunions.
Cela garantit que tout le monde a accès au même événement. Et si vous devez réunir plusieurs participants, il vous suffit de créer des types de réunions de groupe, similaires aux fonctionnalités de Logiciel RH Gusto.
Avec Appointlet, les participants bénéficient d'une expérience simplifiée. Ils peuvent réserver des réunions depuis leur appareil mobile ou leur ordinateur. S'ils se trouvent dans un fuseau horaire différent, la localisation du navigateur est automatiquement détectée et la disponibilité est correctement traduite. Ainsi, où que vous soyez et quel que soit l'appareil utilisé, le processus de réservation reste simplifié. La disponibilité des applications mobiles permet aux utilisateurs de réserver des réunions où qu'ils soient, pour plus de commodité et de flexibilité.
Le logiciel permet à plusieurs membres de l'équipe de cohabiter sous un même toit, chacun disposant de son propre calendrier de messagerie et de ses propres disponibilités. Ils peuvent co-animer des réunions ou être placés dans un groupe de travail à tour de rôle pour mutualiser leurs disponibilités. Ainsi, lorsqu'un prospect choisit un créneau horaire, un membre disponible lui est automatiquement attribué.
Votre page de réservation peut être intégrée à des sites web et des pages de destination, et jointe à des e-mails. Une fois un rendez-vous pris via cette page, il est automatiquement ajouté à votre calendrier.
Appointlet s'intègre à de nombreux outils de réunion virtuelle, notamment Zoom, WebEx, Google Meet, Microsoft Teams, GoToMeeting et Join.me. Cela facilite la planification et l'organisation de webconférences et d'appels vidéo, notamment en télétravail. Parmi les autres options d'intégration, on trouve Google Agenda, Microsoft Office 365, Stripe, PayPal et Zapier.
Prix :
Essai Freemium - Accès complet à toutes les fonctionnalités pendant 15 jours
Version de base – Gratuite
Premium – 9 $/membre/mois
Setmore - Meilleure application de planification d'entreprise
Setmore est un autre excellent outil de planification en ligne qui gère les réservations en ligne, les rappels automatisés, traitement des paiements, et bien plus encore. Le logiciel est disponible en version de bureau ainsi qu'en application Android et iOS, ce qui en fait un outil pratique de réservation de rendez-vous en déplacement.
Tout comme Appointlet, Setmore vous permet de créer des pages de réservation personnalisées et de les intégrer à vos sites web, pages de destination, réseaux sociaux ou e-mails. Vous pouvez également accepter les paiements par carte de débit/débit.carte de crédit ou des processeurs de paiement en ligne comme Square ou Stripe.
Le logiciel envoie des notifications instantanées par e-mail aux prospects et les rendez-vous sont immédiatement ajoutés à votre calendrier. Une fois la réunion planifiée, des rappels automatiques peuvent être configurés pour tous les participants par e-mail ou SMS. Vous pouvez également personnaliser les messages avec les informations des prospects pour accroître leur pertinence et réduire le nombre d'absents.
Le manuel de formation rendez-vous récurrents La fonction vous permet de spécifier certains créneaux horaires pour les clients réguliers ou les VIP afin qu'ils n'aient pas à réserver des réunions encore et encore. Vous pouvez également faire de même pour les équipes et les groupes de clients pour des webinaires ou des sessions de formation.
Setmore utilise des API pour s'intégrer à des logiciels tiers, notamment des applications de réseaux sociaux, des logiciels d'e-mail marketing et des CRM comme Salesforce. Vous pouvez également vous connecter aux principales applications de visioconférence et à d'autres calendriers en ligne comme Google Agenda et Office 365.
Bien qu'il dispose de nombreuses fonctionnalités, il peut être difficile à utiliser pour les personnes à la recherche d'une solution facile à utiliser. Il est donc idéal pour les utilisateurs de niveau entreprise.
Prix :
Version de base – Gratuite
Premium – 9 $/mois par utilisateur facturé annuellement
Pro – 5 $/mois par utilisateur facturé annuellement
Acuity – Meilleure option de planification pour Squarespace
Acuity est un assistant de planification en ligne qui automatise la prise de rendez-vous et la gestion de l'agenda. Racheté par Squarespace, il s'est positionné comme l'outil privilégié des propriétaires de sites web souhaitant un widget intégré pour la planification. Avec Acuity, vous pouvez gérer la disponibilité de plusieurs personnes à différents endroits.
Comme leurs concurrents, vous créerez une page de planification personnalisée et la partagerez avec vos clients pour leur permettre de consulter vos disponibilités en temps réel. À mesure qu'ils partagent des informations sur votre formulaire d'admission, ces données sont automatiquement enregistrées et stockées dans vos dossiers, ce qui permet des analyses avancées pour obtenir des informations exploitables sur la performance du projet et l'utilisation des ressources.
Le logiciel ajuste automatiquement les rendez-vous en fonction des fuseaux horaires, permettant ainsi aux clients d'annuler et de reporter facilement leurs rendez-vous. Des rappels automatiques sont envoyés pour informer les clients de la date de la réunion. Toutes ces données sont automatiquement synchronisées avec votre calendrier et vous êtes immédiatement informé des nouvelles réservations.
Le logiciel s'intègre également à d'autres applications de calendrier tierces. Parmi celles-ci figurent Google Calendar, iCloud, Outlook.com, Exchange et Office 365. Vous pouvez le connecter à Zoom, Google Meet et GoToMeeting pour des réunions virtuelles et pour facturation et comptabilité, Vous pouvez intégrer avec QuickBooks ou FreshBooks pour créer des rapports de suivi financier.
Vous pouvez aussi vous accepter les paiements en ligne via Acuity car il s'intègre à plusieurs fournisseurs de paiement et passerelles tels que Stripe, PayPal, Square, etc. En plus d'utiliser des outils aussi efficaces pour la gestion d'entreprise, vous pouvez envoyer un email de demande de paiement aux clients.
Il est également important de maintenir les performances de vos appareils. Pour les utilisateurs de Mac, explorer les meilleurs logiciels de nettoyage gratuits pour Mac peut changer la donne. applications aidez à optimiser les performances de votre Mac, en garantissant que des logiciels comme Acuity fonctionnent de manière fluide et efficace.
Prix :
Essai gratuit – 7 jours
Émergent – 14 $/mois facturé annuellement
En croissance – 23 $/mois facturés annuellement
Powerhouse - 45 $/mois facturé annuellement
Entreprise - Tarification personnalisée
Calendly – Outil de planification léger et populaire
Calendly est un outil tout-en-un permettant de planifier des réunions de manière professionnelle et efficace. Il est mondialement connu pour ses nombreuses fonctionnalités.
Comme ses concurrents, Calendly vous permet de créer facilement des réunions et de partager le lien d'invitation avec les autres participants. Vous pouvez ajouter tous les détails de l'événement, comme l'objet, le lieu et les participants, et laisser les invités choisir l'heure de leur réunion. Une fois le créneau confirmé, l'événement est automatiquement ajouté à votre calendrier. Calendly peut également créer automatiquement des événements, simplifiant ainsi le processus de planification.
Le logiciel gère ensuite les rappels, les suivis et les reprogrammations et vous tient informé de l'avancement de votre agenda. Vous pouvez définir des rappels personnalisés pour les participants à la réunion, améliorant ainsi l'organisation et l'efficacité. Cela contribue également à réduire les annulations et les absences, car la reprogrammation est très simple et chaque participant peut la faire selon ses propres conditions.
Avec Calendly, vous pouvez commencer à créer des réunions d'équipe à l'aide de modèles. Ces modèles permettent de créer rapidement des réunions standardisées et avec un niveau élevé d'uniformité et de contrôle.
Vous pouvez entretenir vos relations clients en gérant vos interactions avec eux via Calendly. Intégrez-le à tous vos outils préférés, tels que MailerLite ou Mailchimp, pour améliorer les relations avec les clients et tout gérer à partir d'un seul endroit.
Les nombreuses fonctionnalités de Calendly peuvent le rendre un peu moins facile à utiliser que certains de ses concurrents. Il est également un peu plus cher, surtout si vous souhaitez avoir plusieurs membres dans votre équipe.
Prix :
Essai gratuit – Accès gratuit au plan professionnel pendant 14 jours
Version de base – Gratuite
Standard – 12 $/mois/utilisateur facturé mensuellement
Équipes – 20 $/mois/utilisateur facturé mensuellement
Entreprise – À partir de 15 XNUMX $
Doodle – Meilleur outil de planification pour voter à une heure
Doodle est une application de planification et de productivité en ligne qui rend la prise de rendez-vous rapide et efficace. Vous pouvez créer et partager votre calendrier avec plusieurs personnes et leur permettre de réserver une heure en quelques clics. L'outil fonctionne aussi bien pour les deux grandes et petites entreprises.
La particularité de Doodle réside dans la possibilité de créer des sondages. Cette fonctionnalité permet aux participants de se coordonner pour trouver le meilleur moment pour se rencontrer. Les utilisateurs votent pour leurs horaires préférés et peuvent sélectionner d'autres créneaux libres si besoin. Doodle gère la logique en arrière-plan et s'efforce de sélectionner le meilleur moment possible pour chacun. De plus,
Les fonctionnalités de liste de tâches de Doodle permettent aux utilisateurs de décomposer, de hiérarchiser et de planifier les tâches de manière dynamique, améliorant ainsi l'efficacité de la gestion de projet.
Avec Doodle, vous pouvez créer une page de réservation unique entièrement personnalisée. Cette page de réservation peut être partagée avec tous ceux qui souhaitent réserver un moment avec vous, et ils peuvent facilement le faire en quelques minutes.
Une fois l'heure choisie et l'événement verrouillé dans le calendrier, vous pouvez configurer des rappels automatiques pour tous les participants. Cela réduit considérablement le nombre d'absences et vous permet d'optimiser votre temps précieux. Vous pouvez spécifier vos créneaux horaires de disponibilité, et seules ces parties seront visibles par les participants. Vous pouvez choisir de garder le reste du calendrier privé.
Le logiciel se connecte à presque tous les sites en ligne célèbres applications de calendrier et synchronise les données entre eux. Cela lui permet de découvrir tous les créneaux horaires disponibles, quel que soit le calendrier utilisé par l'autre partie. Plus de soucis de fuseau horaire : l'application identifie automatiquement le fuseau horaire de l'invité et adapte tout en conséquence. Doodle excelle également dans la gestion des tâches, aidant les utilisateurs à organiser et gérer efficacement leurs rendez-vous dans le cadre de leurs projets.
Prix :
Essai gratuit - Accès gratuit aux fonctionnalités premium pendant 14 jours. Pas de carte de crédit nécessaire.
Version de base – Gratuite
Pro – 6.95 $/mois par utilisateur facturé annuellement
Équipe – 8.95 $/mois par utilisateur facturé annuellement
Entreprise - Tarification personnalisée
SavvyCal
SavvyCal est une application de planification multi-usage conçue pour privilégier une collaboration facile et trouver les horaires de réunion optimaux. Si l'offre gratuite se limite aux sondages, les utilisateurs prêts à payer 12 $ par mois peuvent également profiter de liens de planification individuels et d'équipe, avec la possibilité de créer un nombre illimité de pages de réservation.
Pour commencer, inscrivez-vous à SavvyCal et laissez l'assistant de configuration vous guider dans la connexion de vos calendriers et applications de visioconférence préférés. À partir de là, vous disposerez d'un tableau de bord très intuitif et minimaliste où vous pourrez accéder rapidement à vos liens de planification et aux sondages de réunion, personnaliser votre disponibilité par défaut pour tous les types de réunion et voir vos événements à venir.
Si vous avez déjà utilisé Doodle pour créer un sondage, vous serez parfaitement à l'aise avec la fonctionnalité de sondage de SavvyCal. Créez facilement un sondage pour une réunion, nommez-le et ajoutez les informations pertinentes, puis proposez quelques créneaux horaires depuis votre calendrier. Envoyez ensuite le lien à tous les participants et invitez-les à voter pour les horaires de réunion qui leur conviennent. L'outil prend automatiquement en compte le temps de concentration des utilisateurs pour optimiser la planification.
Une chose que j'ai appréciée à propos de SavvyCal par rapport à de nombreuses autres applications de sondage de réunion est qu'elle offre aux invités la possibilité de superposer automatiquement leurs calendriers dans la page de sondage, ce qui leur permet de choisir rapidement parmi les créneaux disponibles sans se soucier de la double réservation eux-mêmes. Plus besoin de basculer entre le sondage et votre calendrier personnel.
Et si vous avez un forfait payant, vous aurez également accès aux liens de planification de SavvyCal, qui transforment cette application de sondage en un mélange minimaliste de Calendly et DoodleVous pouvez facilement créer différents liens de planification avec des durées et des emplacements de réunion personnalisés, et même définir des heures de disponibilité uniques pour chaque type de réunion si vous le souhaitez.
Ces liens de planification peuvent être à usage multiple (si vous avez une réunion continue) ou à usage unique si vous devez planifier une réunion ponctuelle. Une fois créé, vous pouvez le partager avec vos invités et leur permettre de réserver un créneau horaire qui leur convient.
Google Calendar – Meilleur outil de planification centré sur le calendrier
Google Calendar est sans doute l'outil de calendrier en ligne le plus puissant de cette liste. Cela étant dit, il ne répond pas à beaucoup de critères que nous avons établis pour un outil de planification. Des millions de personnes l'utilisent pour planifier des réunions en ligne, cela vaut donc la peine d'être mentionné, et nous essaierons de clarifier certaines des plus grandes différences.
Avec Google Agenda, suivez vos activités quotidiennes grâce à un calendrier traditionnel. L'application permet de planifier des réunions/événements et d'inviter amis, famille ou collègues. Elle se synchronise automatiquement avec les comptes Google Agenda des autres utilisateurs, permettant ainsi à tous de consulter les mises à jour d'une personne. De plus, elle s'intègre parfaitement à Google Workspace, améliorant ainsi la collaboration et la gestion des ressources.
Planifier des réunions avec Google Agenda ne prend que quelques clics. Vous pouvez inviter des participants à ces réunions et, une fois confirmés, le créneau horaire est enregistré dans l'agenda. Outre les rendez-vous, vous pouvez définir des rappels pour les fêtes, les anniversaires, les événements religieux, les sorties d'émissions de télévision, les événements sportifs, etc.
Curieusement, ils intègrent même les prévisions météo au calendrier sous forme de plug-in externe, ce qui peut vous aider à planifier vos événements en présentiel. Pour les réunions virtuelles, il est essentiel d'utiliser un logiciel de planification de réunions compatible avec les solutions vidéo courantes. des plateformes comme Zoom, Google Meet et Microsoft Teams pour rationaliser le processus.
Au sein d'un même compte Google Agenda, vous pouvez générer plusieurs sous-agendas et les partager avec votre équipe. Les contrôles d'autorisation vous permettent de déterminer qui peut apporter des modifications ou réserver des créneaux horaires en votre nom. Cette option est particulièrement utile lorsqu'un organisateur de réunion doit coordonner ses activités avec une secrétaire ou communiquer ses disponibilités à la direction.
Il est intéressant de noter que tous les autres outils de planification mentionnés dans cet article s'intègrent à Google Agenda. En effet, leur outil de planification manque de robustesse et s'adapte mal aux équipes. Si vous planifiez déjà des réunions avec Google Agenda et souhaitez passer à la vitesse supérieure, nous vous recommandons d'utiliser une application de planification dédiée.
Prix :
Version de base – Gratuite
Google Apps for Business – 5 $/mois par utilisateur
Hubspot Meetings – Application de planification simple mais efficace
Hubspot Meetings est un outil de planification de réunions fourni aux titulaires de compte Hubspot. Il est généralement utilisé en tandem avec un site Web Hubspot, de la même manière qu'Acuity est chargé en tant que widget dans Squarespace. Cela rend le processus de prise de rendez-vous à partir de votre site Web rapide et sans tracas. Il se synchronise avec Google et Office 365 et autres calendriers en ligne et permet à vos prospects de réserver des rendez-vous avec vous sur vos plages horaires libres.
L'outil vérifie automatiquement vos disponibilités les plus récentes grâce au calendrier connecté et les met à disposition pour réservation. Vous pouvez facilement intégrez le calendrier de réservation sur votre site Web ou d'autres pages de destination, et les prospects peuvent y prendre directement rendez-vous. Si vous les contactez déjà par e-mail, vous pouvez également partager le calendrier là pour éliminer toutes les étapes inutiles entre les deux.
Avec Hubspot Meetings, vous pouvez envoyer des liens de réunion de groupe pour permettre aux prospects de prendre rendez-vous avec plusieurs personnes de votre entreprise. Vous pouvez également configurer un lien de réunion tournante permettant aux prospects de prendre rendez-vous avec le représentant dont la disponibilité correspond à leur emploi du temps. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour gérer l'agenda de chaque collaborateur et garantir que les disponibilités de tous les membres de l'équipe sont prises en compte.
Hubspot Meetings fait partie intégrante de la plateforme marketing complète de Hubspot. Il s'intègre parfaitement au CRM Hubspot pour collecter des données clients et enrichir votre base de données. De plus, il offre des options d'intégration avec diverses plateformes de réunion, dont GoTo Meeting, vous offrant ainsi une grande flexibilité quant à la manière et au lieu d'organiser vos événements virtuels.
Si vous êtes déjà un utilisateur Hubspot, vous pouvez ensuite exploiter ces informations plus tard pour entretenir les prospects et les inciter à se convertir.
Prix :
Version de base – Gratuite
Hub Marketing Hubspot – à partir de 45$/mois facturé annuellement
Principales caractéristiques des outils de planification en ligne
Lors du choix d'un outil de planification en ligne, plusieurs fonctionnalités clés sont à prendre en compte. Parmi celles-ci, on compte la personnalisation des plages horaires, les rappels automatiques et l'intégration avec des applications de calendrier comme Google Agenda et Microsoft Exchange. Un bon outil de planification en ligne doit également proposer des fonctionnalités avancées de reporting, de communication, ainsi que la possibilité d'attribuer des tâches et de créer des pages de réservation.
De plus, des fonctionnalités telles que la visioconférence, le suivi du temps intégré et les rappels de rendez-vous peuvent optimiser la planification. Parmi les outils de planification en ligne les plus populaires, on trouve Calendly, Doodle et Acuity Scheduling, qui offrent une gamme de fonctionnalités telles que des flux de travail personnalisés, des modèles prédéfinis et des types de réunions personnalisables.
Créneaux horaires personnalisables
Les créneaux horaires personnalisables vous permettent de définir vos disponibilités selon vos préférences, vous assurant ainsi de ne recevoir que les demandes de réunion pendant les heures prévues. Des rappels automatiques réduisent les absences en envoyant des notifications rapides à tous les participants, les tenant ainsi informés et à jour.
intégrations
Intégration avec des applications de calendrier comme Google Calendar et Microsoft Exchange ou Microsoft Dynamics 365 Business Central Vos réunions sont automatiquement ajoutées à votre calendrier, évitant ainsi les doubles réservations et gardant votre planning à jour. Des fonctionnalités de reporting avancées vous permettent d'analyser vos habitudes de planification, vous aidant ainsi à optimiser votre temps et à améliorer votre productivité.
caractéristiques de communication
Fonctionnalités de communication, telles que la messagerie intégrée à l'application et Notifications par email, facilitez la coordination entre les participants à la réunion. La possibilité d'attribuer des tâches et de créer des pages de réservation optimise le processus de planification et vous permet de gérer efficacement vos rendez-vous.
Vidéo conférence
Les outils de visioconférence intégrés à votre logiciel de planification vous permettent d'organiser des réunions à distance en toute simplicité. Le suivi du temps intégré vous permet de contrôler le temps passé sur chaque réunion, fournissant ainsi des données précieuses pour la facturation et l'analyse de la productivité. Les rappels de rendez-vous permettent de tenir tous les participants informés des réunions à venir, réduisant ainsi les risques de rendez-vous manqués.
Types de réunions
Il existe plusieurs types de réunions pouvant être planifiées à l'aide d'outils de planification en ligne, notamment les réunions individuelles, les réunions d'équipe et les réunions clients. Chaque type de réunion nécessite une approche de planification différente, et les outils de planification en ligne peuvent faciliter ce processus. Par exemple, un outil de planification de réunions peut être utilisé pour planifier des réunions récurrentes, tandis qu'un outil de visioconférence peut faciliter les réunions à distance. Les outils de planification en ligne permettent également de planifier des réunions sur plusieurs sites, facilitant ainsi la gestion des réunions sur différents fuseaux horaires.
Rencontres individuelles
Les entretiens individuels sont idéaux pour les interactions personnelles, comme les évaluations de performance, les séances de mentorat ou les consultations clients. Les outils de planification en ligne permettent de trouver facilement un moment qui convient à tous, d'envoyer des invitations et de configurer des rappels automatiques.
Réunions d'équipe
Les réunions d'équipe, en revanche, nécessitent souvent de coordonner les emplois du temps de plusieurs membres. Les outils de planification peuvent vous aider en fournissant un plate-forme centralisée où chacun peut consulter les créneaux horaires disponibles et choisir une heure de réunion qui convient à tous les participants. Ceci est particulièrement utile pour les équipes réparties sur différents lieux et fuseaux horaires.
réunions des clients
Les rendez-vous clients nécessitent un processus de planification professionnel et efficace pour faire bonne impression. Les outils de planification en ligne permettent aux clients de réserver des rendez-vous directement depuis votre site web ou via un lien, simplifiant ainsi le processus et réduisant les risques de malentendus.
Séances de groupe
Particulièrement populaires auprès des coachs ou des enseignants, les séances de groupe permettent à plusieurs personnes de s'inscrire au même créneau horaire sur votre application de prise de rendez-vous.
Choisir le bon outil de planification en ligne
Choisir le bon outil de planification en ligne peut s'avérer complexe, face à la multitude d'options disponibles. Lors de votre choix, tenez compte des besoins spécifiques de votre équipe ou de votre entreprise, comme le nombre d'utilisateurs, le type de réunions à planifier et le niveau de personnalisation requis. Certains outils de planification en ligne populaires proposent un essai gratuit ou une formule gratuite, vous permettant de tester l'outil avant de souscrire à une formule payante.
Tenez également compte du niveau d'intégration avec d'autres outils, tels que les logiciels de gestion de projet, les applications de calendrier et les outils de visioconférence. En choisissant le bon outil de planification en ligne, vous pouvez simplifier le processus de planification, gagner du temps et accroître votre productivité. Parmi les facteurs clés à prendre en compte lors du choix d'un outil de planification en ligne, citons la facilité d'utilisation, le niveau de personnalisation et la disponibilité de fonctionnalités avancées telles que l'intelligence artificielle et les rappels automatiques.
La simplicité d'utilisation est essentielle : une interface intuitive permet à tous les membres de l'équipe de s'adapter rapidement au nouvel outil. Le niveau de personnalisation vous permet d'adapter l'outil à vos besoins spécifiques, qu'il s'agisse de configurer des workflows personnalisés, de créer des pages de réservation ou de configurer des rappels automatiques.
L'intégration avec d'autres outils, tels que les logiciels de gestion de projet et les applications de calendrier, garantit un flux de travail fluide et réduit la saisie manuelle des données. Des fonctionnalités avancées comme l'intelligence artificielle peuvent encore améliorer le processus de planification en fournissant des suggestions intelligentes et en automatisant les tâches courantes.
En évaluant soigneusement vos besoins et en testant différentes options, vous pouvez trouver l’outil de planification en ligne qui correspond le mieux à vos besoins et vous aide à atteindre vos objectifs de productivité.
FAQs
Maintenant que nous avons décrit les principaux acteurs de la outil de planification Dans l'arène, à vous de choisir celle qui vous convient le mieux. Comme vous l'avez sans doute remarqué, elles se ressemblent souvent. L'un des meilleurs moyens de trouver celle qui vous correspond le mieux est de vous inscrire à l'une d'elles. essais gratuitsVous pouvez généralement obtenir 15 jours de service premium gratuit pour tout tester et voir ce que vous aimez.
Lors de l'évaluation de différents logiciels de planification de projets, tenez compte des fonctionnalités exceptionnelles de chacun. Ces fonctionnalités uniques peuvent améliorer l'expérience utilisateur, rationaliser les processus ou accroître l'efficacité, rendant ainsi le logiciel plus attrayant pour les utilisateurs potentiels.
Si vous ne savez toujours pas comment sélectionner la bonne application de planification en ligne, voici quelques FAQ qui pourraient vous aider.
Quelles sont les tâches les plus importantes d'un outil de planification ?
Un outil de planification permet de créer et de gérer des plannings plus efficacement grâce à l'automatisation. Il permet à plusieurs personnes de collaborer sur un calendrier, de prendre des rendez-vous, de planifier des réunions, d'envoyer des rappels d'événements et de gérer leur journée de manière à améliorer leur productivité. Comparé à d'autres services, un outil de planification offre des fonctionnalités uniques, comme la possibilité de partager votre calendrier avec vos clients et de leur permettre de prendre directement rendez-vous avec vous. Cette comparaison permet aux utilisateurs de comprendre le paysage concurrentiel et de choisir l'outil le mieux adapté à leurs besoins.
Quels sont les avantages commerciaux de l'utilisation d'un outil de planification ?
Les outils de planification vous évitent la configuration et la gestion manuelles des réunions. Grâce à une application dédiée, coordonnez vos réunions sans les allers-retours par e-mail. Les forfaits payants offrent des fonctionnalités avancées, telles que la prise en charge des réunions de groupe, la création d'une marque blanche, des options de planification avancées et une personnalisation accrue, inaccessibles dans les versions gratuites.
Puis-je utiliser un outil de planification depuis mon iPhone ou Android ?
Oui, les participants peuvent utiliser une page de réservation depuis leur iPhone ou leur appareil Android. Cependant, l'interface étant complexe, il est généralement préférable que l'hôte configure ses pages depuis un ordinateur. Certains outils de réservation proposent une application mobile qui vous permet d'accéder rapidement à vos liens de réservation et de les partager par e-mail et SMS. De plus, ces outils offrent souvent des options de personnalisation, comme le téléchargement d'une image d'arrière-plan, pour améliorer l'esthétique de votre interface de réservation.
Comment les clients réservent-ils du temps avec un outil de planification ?
Vous pouvez partager un lien vers la page de planification par e-mail et SMS, ou l'intégrer à votre site web. L'intégration est généralement simple, car l'application fournit un extrait de code HTML à déposer sur la page correspondante. Les clients pourront ensuite sélectionner un créneau horaire disponible et réserver un rendez-vous avec vous, gérant ainsi efficacement leurs disponibilités grâce à la fonctionnalité de planification des rendez-vous. Cet événement est automatiquement ajouté à votre calendrier et les informations client sont enregistrées.
Les outils de planification aident-ils à réduire les non-présentations ?
Les outils de planification peuvent être d'une grande aide pour réduire les absences aux réunions importantes. Grâce à des fonctionnalités de gestion des tâches intégrées, ces outils vous permettent d'organiser efficacement vos rendez-vous au sein de vos workflows de gestion de projet. Vous pouvez configurer des rappels automatiques pour informer chaque participant de l'approche de sa réunion. Si un participant est indisponible et souhaite reprogrammer la réunion, il peut également le faire facilement grâce à l'outil de planification.
Il est normal de ne pas être hyper-productif tout le temps.
Maintenant que vous avez le scoop, nous avons juste une dernière chose à ajouter. Appelez cela une annonce de service public.
Certains d'entre nous deviennent accros à l'activité au détriment d'une productivité réelle. Avec un outil de planification, vous pourriez constater que vous disposez de plus de temps libre. Alors, assurez-vous d'en profiter au maximum. Accordez-vous un moment de repos entre deux tâches professionnelles et vos réunions se dérouleront sans doute mieux.
Utiliser un outil de planification peut contribuer à trouver le juste équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Assurez-vous simplement de tester l'application de planification en profondeur avant de la proposer à votre public. Si vous en trouvez une qui répond à tous vos besoins et qui correspond à votre budget, vous pourriez l'utiliser pendant des années, comme nombre de nos clients.
Faites-nous savoir lequel vous avez choisi dans les commentaires ci-dessous!
