La façon sans stress de planifier une réunion en ligne

Réunion sur une conférence Web

C'est incroyable combien de temps peut être perdu à essayer de planifier une réunion. Vous voulez vous connecter, alors vous vérifiez votre calendrier et envoyez à quelqu'un quelques plages horaires parmi lesquelles choisir. Mais votre client ou collègue n'est pas disponible ce jour-là. Ils vous proposent des horaires alternatifs qui ne fonctionneront pas pour vous non plus… et bam ! Le courriel ping-pong commence. 

Ne serait-ce pas bien si vous pouviez simplement lire dans les pensées de l'autre ?

Faire des allers-retours pour planifier une réunion devient vieux, rapide. Les prospects et les clients veulent une gratification instantanée. La dernière chose dont ils ont besoin est une autre couche de stress dans leur vie. Et pour être honnête, les allers-retours sont tout aussi ennuyeux pour l'hôte de la réunion. Vous finissez par rater des opportunités à cause du temps perdu. 

Si vous cherchez des idées sur la façon de planifier une réunion plus efficacement, cet article vous aidera. Nous vous montrerons comment automatiser votre flux de travail avec des applications de planification de réunions comme Appointlet et Doodle, afin que vous puissiez gagner du temps pour tout le monde et réserver des réunions comme un pro. 

Les bases de la planification de réunions en ligne

Pour rester compétitif dans le paysage commercial moderne, vous devez verrouiller les détails de la réunion rapidement, avec le moins d'effort possible pour les deux parties. Mais comment ça se fait exactement ?

Nous vous recommandons de vous inscrire à un application de planification gratuite qui prend en charge les intégrations de calendrier de messagerie. Vous commencerez par définir vos disponibilités et les types de réunions que vous souhaitez organiser. Une fois que vous aurez connecté votre calendrier Microsoft Outlook ou Google, l'application pourra vérifier les événements de calendrier existants et créer de nouveaux événements lorsque vous serez réservé.

Une fois votre application de planification correctement configurée, vous pourrez commencer à la partager avec un public. Au lieu de créer manuellement des invitations de calendrier pour chaque personne, vous fournissez simplement aux invités un lien de réunion à utiliser à leur convenance. Lorsqu'ils cliquent dessus, ils passent par un processus de planification simplifié. Vous pouvez même intégrer la page de planification directement sur un site Web pour améliorer l'accessibilité pour les visiteurs du site.

Votre planificateur de réunions se chargera sur n'importe quel appareil iOS ou Android, afin que les gens puissent réserver du temps avec vous pendant qu'ils sont en déplacement. Toutes les différences de fuseau horaire entre l'hôte et le participant sont traduites automatiquement. 

Des formulaires d'admission personnalisés vous permettront de collecter des informations importantes sur l'invité, comme son numéro de téléphone. S'il s'agit d'une réunion en ligne, nous vous recommandons de l'intégrer à une application de visioconférence que votre entreprise utilise déjà, comme Zoom Meetings et GoToMeeting. Un ID de réunion spécial sera utilisé pour générer une salle virtuelle unique pour chaque participant. Cela garantit que les gens ne se présentent pas tôt et n'empiètent pas sur les réunions des autres. 

Planifier une réunion en tant que consultant

Imaginons que vous soyez un consultant opérant dans un créneau où il existe une demande raisonnable pour votre service, mais aussi une bonne concurrence. Vous avez fait le travail pour être répertorié publiquement, ce qui signifie que les gens peuvent découvrir votre site Web avec les bons termes de recherche. Mais vous êtes l'un des nombreux consultants répertoriés sur le moteur de recherche, les prospects ouvrent donc plusieurs onglets à la fois avant de commencer leur recherche. 

Sur chaque site Web de consultant, le prospect examine les documents et essaie de se faire une idée de l'offre. Ils finissent par restreindre leurs options à vous et à un concurrent. Votre site Web a un formulaire de contact simple qui demande un e-mail, un nom et des notes. Ils peuvent soumettre des questions et vous y répondrez dès que possible. Mais votre concurrent a un bouton « réserver maintenant » qui permet aux prospects de planifier une consultation gratuite de quinze minutes. 

Au moment où vous commencez à lire le premier e-mail et à taper une réponse, vos concurrents ont déjà eu un appel téléphonique avec le prospect. Ils ont fait une offre irrésistible et à moins qu'ils ne lâchent la balle quelque part sur la ligne, vous avez perdu une opportunité client.

Encaisser le paiement d'une réunion peut sembler dégoûtant, c'est pourquoi Appointlet s'en occupe avec une option de paiement par carte de crédit. Vous pouvez choisir d'exiger un paiement avant de confirmer une réunion. Tirez parti des intégrations et des plugins pour se connecter à un CRM existant et vous aurez toutes les données de réunion de l'entreprise connectées aux dossiers des clients.

Comment planifier une réunion en équipe 

Il est assez facile de planifier une réunion en tant que consultant, mais lorsqu'il s'agit de coordonner des réunions au sein d'une équipe, les choses peuvent devenir un peu plus compliquées. Par exemple, si chaque membre de votre équipe doit recevoir un nombre pair de réunions à organiser, comment utilisez-vous l'automatisation pour vous assurer qu'elles sont réparties équitablement ? Que se passe-t-il si certains membres de l'équipe sont prioritaires et doivent être choisis en premier ? 

Il y a beaucoup à considérer à cet égard, nous allons donc diviser le reste de cet article en trois catégories ; le calendrier des e-mails, le planificateur de réunions et la planification de sondages. 

De tous les calendriers de messagerie modernes disponibles, nous pensons que l'intégration de Google Calendar et Outlook Calendar d'Office 365 est la meilleure. Ils sont livrés avec le plus grand nombre de fonctionnalités, peuvent gérer un volume énorme de données de réunion sans problèmes de performances et sont des intégrations généralement prises en charge dans les logiciels de planification tiers.

Google Agenda 

Planifiez une réunion dans votre calendrier Google

Qui n'aime pas les trucs gratuits ? L'avantage évident de Google Calendar est qu'ils offrent un plan gratuit puissant, comprenant une suite complète d'applications supplémentaires telles que Google Drive et Google Docs, avec des intégrations directes au service gratuit Gmail.

Chaque membre de votre équipe doit avoir son propre compte de calendrier Gmail désigné. Cela garantit qu'ils peuvent se connecter et consulter leur emploi du temps facilement. En tant qu'administrateur, vous pouvez tirer parti des fonctionnalités de partage de Google pour exposer les calendriers de votre équipe à un compte de calendrier principal. Cela vous permet d'afficher toutes les réservations à travers l'organisation, avec des options pour rendre des calendriers spécifiques visibles ou invisibles selon les besoins. 

Calendrier Outlook Office 365

Planifiez une réunion dans votre calendrier Office 365

Pour les équipes qui sont déjà fortement liées aux produits Microsoft, le plan d'affaires d'Office 365 est la voie à suivre. Leur service de calendrier Outlook garantit que vous pouvez intégrer des applications de planification tierces. Vous obtiendrez beaucoup des mêmes fonctionnalités que Google Agenda, mais le service n'est pas gratuit. Vous pouvez vous attendre à payer pour le service en fonction du niveau d'abonnement que vous choisissez, allant de personnel à entreprise. Nous recommandons le plan commercial car le plan personnel Office ne s'intègre pas à toutes les applications de planification.

Planifier une réunion avec des liens de réservation

Si vous souhaitez planifier une réunion avec toute votre équipe, n'ayez pas peur d'automatiser le flux de travail. Vous pouvez le faire en créant un compte gratuit, inviter les membres de votre équipe et configurer les modèles de type de réunion pour répondre aux besoins de votre entreprise. 

L'une des fonctionnalités de planification d'équipe les plus précieuses que vous trouverez est disponibilité regroupée, également connu sous le nom de planification à tour de rôle. Lorsque vous activez cette option, tout le personnel affecté à un type de réunion sera inclus dans un pool. Les prospects ou les clients qui visitent votre page de planification choisiront une heure sans choisir un membre spécifique de l'équipe. Sur le backend, le tournoi à la ronde trouvera les personnes disponibles et attribuera celle qui a été réservée le moins récemment. 

Rendez-vous

 

Avec Appointlet, la fonctionnalité de disponibilité groupée inclut une option pour donner la priorité à certains membres de l'équipe. Cela vous permet d'affecter des réunions à un groupe préféré, avant de les faire circuler dans un pool secondaire.  

Vous pouvez vous attendre à trouver d'autres fonctionnalités d'équipe, comme les réunions de groupe où plusieurs membres de votre équipe sont inclus dans une seule réunion. Ainsi, si vous envoyez aux clients une invitation à une réunion, votre planificateur n'affichera les heures que si tous les membres affectés sont disponibles. Cela finit par faire gagner beaucoup de temps aux administrateurs sur la coordination interne. 

As les réunions s'enchaînent, les comptes de calendrier intégrés du membre enverront des notifications aux comptes Gmail ou Outlook correspondants. Une fois connecté à Appointlet, vous pouvez utiliser un tableau de bord de réunion pour examiner les événements à venir ou passés, y compris les détails importants tels que la date et l'heure de la réunion, les statuts des participants, les réponses au formulaire d'admission, etc.  

Griffonnage

Un sondage est une autre façon de planifier des réunions. Chaque participant invité à une réunion spécifique votera pour les jours et les heures qui lui conviennent le mieux. Nous vous recommandons d'essayer Doodle si vous avez besoin d'une solution de ce type. Leur logiciel attendra que chaque membre invité ait choisi une heure et un jour qui se chevauchent. Ensuite, il enverra des confirmations automatiques par e-mail à toutes les personnes concernées. De plus, ils incluent un traitement spécial pour les scénarios où les heures préférées de vos participants ne correspondent pas.

Essayer d'accomplir cela manuellement peut être un peu comme garder des chats. Doodle fait gagner du temps à vos participants en leur donnant un moyen de se coordonner grâce à l'automatisation. 

Planificateur de réunions HubSpot

Si vous avez déjà un CRM comme Hubspot, vérifiez s'il inclut un planificateur de réunions. Elles ont tendance à être moins développées que les solutions proposées par les applications de planification dédiées, mais elles s'intègrent directement à toutes vos autres données client. Si vous avez des besoins de planification simples, un outil comme le Planificateur de réunions Hubspot peut-être beaucoup. 

Planifier une réunion avec un logiciel de visioconférence

La planification automatisée permet à elle seule de gagner beaucoup de temps, mais attendez de commencer à générer des salles de réunion virtuelles uniques pour chaque heure programmée. L'intégration à une solution de conférence telle que Zoom ou Microsoft Teams vous permettra de placer un bouton « rejoindre la réunion » dans chaque e-mail de confirmation et événement de calendrier. Ainsi, lorsque quelqu'un planifie avec vous, il a déjà tout ce dont il a besoin pour assister à votre réunion à l'heure prévue. 

Pour que cela fonctionne, chaque membre de votre équipe devra disposer d'un compte de conférence Web dédié. Il n'est pas possible pour un seul compte d'héberger plusieurs réunions virtuelles simultanément. Ainsi, lorsque vous configurez votre logiciel de planification avec tous les membres de l'équipe invités, assurez-vous simplement qu'ils connectent leur propre compte de conférence unique. 

Avec des calendriers de messagerie dédiés, des comptes de conférence virtuels et une application de planification logicielle, vous aurez tout ce dont vous avez besoin pour gérer efficacement votre équipe.

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell travaille chez Appointlet en tant que responsable marketing produit et avocat client. Il a aidé des milliers de clients à améliorer leur flux de travail de planification en ligne. En dehors du travail, il est professeur de théorie musicale et fondateur d'un entreprise de logiciels de musique.

Simplifier l'emploi du temps, pour vous et vos participants.