Une meilleure façon de planifier des sessions de tutorat à grande échelle

session de tutorat

Dans le passé, obtenir un diplôme en ligne ou recevoir un certificat d'un programme en ligne n'était pas perçu comme aussi légitime que les cours en personne. Mais au cours des dernières années, le passage à l'apprentissage à distance est devenu notre nouvelle norme. À partir d'applications de planification simples comme Rendez-vous aux poids lourds de l'industrie comme Tutorbird et TutorCruncher, il y a quelque chose pour chaque organisation. Tout dépend de ce dont vous avez besoin.

Les élèves de la maternelle à la 12e année sont l'un des plus grands groupes à passer à l'apprentissage en ligne. Et bien que l'apprentissage à distance présente de nombreux avantages, il peut être difficile pour certains étudiants de s'adapter. Experts recommander des séances de tutorat à distance pour combler les lacunes et garder les enfants au niveau scolaire. Les apprenants adultes ont également opté pour le tutorat en ligne, Tutorially, tutor bird.com, mytutoring ou Zoom pour améliorer leurs compétences professionnelles, changer de carrière et même apprendre un nouveau passe-temps ou une activité secondaire. 

Prêt à commencer à réserver des leçons de tutorat et à prendre des notes de cours plus efficacement ? Lisez la suite pour savoir comment.

Les tracas de la réservation d'une session de tutorat

Les tuteurs solo savent à quel point il peut être stressant de trouver un moment pour rencontrer les étudiants qui s'adapte aux deux horaires. Lorsqu'un étudiant contacte un tuteur pour la première fois, aucune des parties n'a la moindre idée de l'horaire des autres, de la fréquence à laquelle ils peuvent se rencontrer ou de la manière dont ils planifieront les sessions à l'avenir. Après une première rencontre et un accueil et le tuteur rassemblant quelques détails sur les besoins de l'élève, la saga des horaires commence. 

La conversation se déroule généralement comme ceci :

Tuteur : « Et ce mardi à 4 h 30 ? »

Étudiant : « Hmm, je suis généralement libre à cette heure-là, mais pas le mardi. Que dis-tu de jeudi?"

Tuteur : « J'ai un rendez-vous permanent avec un autre élève le jeudi à 4h30. Est-ce que 3h30 serait faisable ? »

Étudiant : « En fait, je n'en ai pas fini avec les cours du jeudi jusqu'à ce que... »

Et ainsi de suite. C'est frustrant et ennuyeux pour les apprenants et leurs tuteurs, et ils n'ont même pas encore commencé à étudier !

C'est peut-être la seule façon dont certains tuteurs savent comment planifier leurs séances d'apprentissage. D'autres peuvent avoir un système pour organiser leur disponibilité, mais garder une trace des horaires de nombreux étudiants est incroyablement difficile. À un certain moment, il peut être impossible pour les tuteurs en solo ou les centres de tutorat avec des planificateurs «à l'ancienne» de suivre sans un système de planification mis à jour conçu pour les tuteurs et leurs besoins. 

Pour les étudiants, la situation est encore plus compliquée. 

Au moment où quelqu'un sur son parcours d'apprentissage a commencé à envisager d'aller voir un tuteur pour obtenir de l'aide dans un sujet particulier ou une compétence spécifique, il est probable qu'il ait été sur des montagnes russes. Il est frustrant de prendre du retard en classe ou de ne pas bien comprendre un sujet clé. Certains apprenants en ligne peuvent avoir l'impression d'être seuls sur une île, sans le soutien classique en personne auquel les étudiants sont habitués. 

Lorsque l'horaire devient un problème, les étudiants sont susceptibles de devenir frustrés, de se sentir impuissants et peut-être d'abandonner complètement leur chemin vers l'enseignement supérieur. Pour cette raison, tous les étudiants doivent avoir une expérience de planification sans friction. Plus il leur est facile de planifier une leçon de tutorat, moins ils se sentent intimidés par l'expérience d'apprentissage en général. 

Arrêtez les allers-retours avec les élèves pour choisir un moment. Il est inefficace, provoque des frictions et peut coûter cher à votre entreprise en termes de rétention et de nouveaux inscrits. De plus, il existe un meilleur moyen. 

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des tuteurs ?

Les organismes de tutorat et les tuteurs individuels conservent une certaine souplesse pour répondre aux besoins de leurs élèves. Avec l'essor de l'apprentissage en ligne, les tuteurs et les apprenants ont encore plus d'options à rencontrer. Un logiciel de tutorat aide les organisations à maintenir leur flexibilité sans le stress supplémentaire lié à la coordination de sessions en personne, en ligne, individuelles et de groupe. Étant donné que les cours et les séances de tutorat peuvent désormais avoir lieu en personne ou à distance, il est idéal d'avoir un outil de planification qui peut s'adapter à de nombreux endroits. 

De nombreux tuteurs commencent de manière indépendante avant de travailler avec une équipe ou une organisation de tutorat et peuvent ne pas voir la valeur d'un logiciel de planification en tant que propriétaire unique. Mais à mesure que le nombre d'étudiants et de responsabilités augmente, la complexité de la planification du temps avec eux augmente également.

D'autre part, les grandes organisations peuvent déjà utiliser un logiciel de gestion des tuteurs pour superviser les horaires de leurs étudiants (alors que les étudiants eux-mêmes peuvent tout voir via un portail étudiant). Mais la technologie obsolète utilisée parmi les fonctionnalités de planification entrante a tendance à être trop simpliste pour les besoins des tuteurs dans le monde numérique d'aujourd'hui.  

Le logiciel de gestion des tuteurs rationalise le flux de travail de planification et réduit la frustration des deux côtés de l'équation. Il aide les utilisateurs à gérer le côté opérationnel du entreprise de tutorat se concentrer sur l'aide aux élèves pour atteindre leurs objectifs au lieu d'essayer de déterminer quand se rencontrer ensuite. 

Pour les entreprises qui cherchent à développer leur activité de tutorat, un logiciel de gestion des tuteurs est essentiel. En fonction de la saisie manuelle et de la communication synchrone, programmer de nombreux étudiants avec les bons tuteurs est lent, fastidieux et chronophage. Mais le logiciel de gestion de planification conçu pour les tuteurs réduit le bruit afin que les étudiants et les tuteurs puissent partager les horaires, fournir des rapports de progression et définir les heures de cours de manière pratique et efficace. 

Plusieurs outils de planification en ligne sont disponibles avec des fonctionnalités et des avantages qui peuvent aider à faire passer les grandes organisations de tutorat au niveau supérieur. Des solutions telles que Tutorbird et TutorCruncher sont populaires pour une bonne raison. Ils proposent des systèmes de gestion de l'apprentissage qui organisent les données des étudiants, les leçons de tutorat, les programmes et les outils de planification. 

La meilleure caractéristique de ces plateformes est qu'elles sont explicitement conçues pour les entreprises de tutorat. TutorBird fournit un guichet unique avec des fonctionnalités adaptables telles que la facturation, les paiements en ligne via des outils tels que PayPal et la gestion de l'apprentissage en fonction des besoins de votre organisation. TutorCruncher propose également des fonctionnalités de marketing et de gestion des clients pour aider à faire évoluer les petites entreprises de tuteurs émergentes. 

Cependant, il y a quelques inconvénients à leurs outils de planification intégrés. Bien qu'ils offrent des capacités de planification de base, ils manquent de composants essentiels dont de nombreuses organisations de tutorat ont besoin pour faire évoluer leurs opérations en pleine croissance. 

Par exemple, il n'y a que deux façons pour les clients de planifier une session de tutorat à l'aide de TutorCruncher : via le site Web des tuteurs ou avec un portail étudiant protégé par mot de passe. À première vue, cela semble logique. Mais pour mettre à l'échelle un entreprise de tutorat en pleine croissance, des frictions supplémentaires telles qu'une connexion par nom d'utilisateur/mot de passe et la création d'un compte peuvent frustrer et dissuader les étudiants potentiels d'obtenir l'aide dont ils ont besoin. 

Un autre inconvénient de ces outils de gestion des tuteurs est que leurs fonctionnalités compliquées sont trop déroutantes et manquent de conception UX efficace. Par exemple, le processus permettant aux étudiants de programmer leurs sessions est très complexe avec TutorBird. Cela place la plus grande partie de la responsabilité de la planification sur les tuteurs et n'est pas très efficace en ce qui concerne la gestion du temps. 

De plus, les étudiants ne devraient pas avoir à apprendre à utiliser des logiciels commerciaux compliqués pour obtenir un peu d'aide supplémentaire en classe, que ce soit en ligne ou en personne. 

Si vous recherchez un moyen plus simple de réserver du temps avec les étudiants, des fonctionnalités avancées toujours faciles à utiliser, d'innombrables intégrations, automatisation et configurations de paiement synchronisées avec des options courantes telles que paypal ou carte de crédit, le tout au meilleur rapport qualité-prix, alors ne cherchez pas plus loin. 

Un outil de planification moderne pour les tuteurs

Appointlet est un nouveau type de logiciel de gestion des tuteurs. Il combine toutes les fonctionnalités avancées et les intégrations de logiciels similaires dans une solution efficace, facile à utiliser et conviviale pour les étudiants. Les utilisateurs peuvent facilement planifier des sessions de tutorat, accepter des paiements et suivre les conversions. Étant donné que le trafic organique est une mesure clé pour 76% d'organisations, il est crucial pour le succès des grandes organisations de tutorat. 

En plus de cela, les tuteurs peuvent également utiliser les configurations simples de la page de planification d'Apointlet. Créez et partagez un lien pour permettre aux étudiants de programmer leurs rendez-vous sans double réservation ni choix d'heure indisponible. Mais cela ne fait que commencer. 

Appointlet offre plus de valeur aux organisations de tutorat que tout autre logiciel de gestion des tuteurs. Les autres produits coûtent au moins 15 $ par mois et par tuteur pour des fonctionnalités moins avancées que le plan gratuit pour toujours d'Apointlet. Nominations forfait le plus cher, qui inclut toutes les fonctionnalités dont les organisations de tutorat ont besoin pour réussir et se développer, ne coûte que 8 $ par mois. 

Les tuteurs peuvent désormais éliminer la coordination des e-mails aller-retour pour trouver un moment pour se rencontrer grâce aux fonctionnalités de planification conviviales d'Apointlet qui incluent la planification asynchrone, les liens de tutorat personnalisés et la gestion des cours de groupe. 

Il est également possible de réduire les absences des étudiants en utilisant Appointlet. Les notifications par e-mail et SMS telles que les confirmations de rendez-vous et les rappels sont envoyées automatiquement avec tous les détails de la session de tutorat dont les parents et les élèves ont besoin.

Les utilisateurs peuvent même rester mieux organisés grâce à un journal détaillé de toutes les sessions de tutorat passées et futures. Lorsqu'une entreprise de tutorat commence à se développer, il peut être difficile de gérer les besoins des étudiants. Appointlet permet aux tuteurs de conserver des notes internes sur les leçons et les activités avec un journal détaillé de toutes les sessions de tutorat passées et futures. 

La meilleure partie est qu'Apointlet s'intègre à plus de 2,000 XNUMX applications différentes pour les petites entreprises, notamment Zapier, les CRM, Stripe, les calendriers de messagerie, etc. 

L'équipe Appointlet développe également actuellement une version adaptée aux mobiles, à utiliser conjointement avec votre téléphone Apple ou Android. Ensuite, vous pouvez également vous faire envoyer des rappels par sms à vous-même ou à vos élèves.

Comment fonctionne la planification des tuteurs

Avec Appointlet, la planification des tuteurs est un processus simple avec tout ce dont vous avez besoin pour réussir en tant que tuteur privé solo ou organisation de tuteurs. L'interface minimaliste met en évidence les fonctionnalités essentielles telles que les types de cours, la disponibilité, les dates, les heures de rendez-vous et vos intégrations spécifiques. 

L'UX simplifiée permet également aux utilisateurs d'être opérationnels en moins de deux minutes. Tout ce que vous avez à faire est de vous connecter avec votre compte Google ou Office 365 (cela facilite l'intégration de la messagerie, mais vous pouvez créer un nouveau nom d'utilisateur et un nouveau mot de passe si vous préférez), puis suivez les instructions de configuration simples et claires pour commencer.  

La fonctionnalité la plus importante de tout logiciel de gestion des tuteurs est la planification. Fonctions de planification avancées qui incluent des options d'annulation et de replanification sans effort, des e-mails rappels, et la planification en libre-service pour les clients sont au cœur du logiciel de gestion des tuteurs Appointlet. Et contrairement à la concurrence, Appointlet facilite plus que jamais la planification des cours de tutorat. 

Étape 1 : Configurez les jours et les heures auxquels vous êtes disponible pour rencontrer les étudiants

Le tutorat implique beaucoup de plaisanteries de planification, d'annulations, de reprogrammation et même de non-présentation. Les utilisateurs saisissent les jours et les heures où vous êtes disponible pour des sessions de tutorat ou d'autres types de réunions dans l'assistant de configuration initiale.

Mais ne vous inquiétez pas, ce n'est pas figé ! Il est très facile de modifier votre disponibilité à partir de la page de planification. 

Le tableau de bord de la page de planification affiche vos types de réunion. C'est ici que vous pouvez configurer (et reconfigurer) les jours et les heures où vous êtes disponible pour diverses sessions de tutorat, y compris les cours de groupe, en personne et le tutorat en ligne. 

Cliquez simplement sur les trois points dans le coin inférieur droit de la carte de type de réunion et sélectionnez Modifier. Ensuite, un éditeur apparaîtra à l'écran avec plusieurs options avec des icônes colorées situées sur le côté gauche. Choisissez Disponibilité, marqué par une icône de calendrier verte, puis sélectionnez les jours et les heures auxquels vous êtes disponible. 

Avec les intégrations de Google Agenda, il est facile de horaires de tutorat séparés à partir d'horaires personnels, même si vous utilisez le même compte de messagerie. 

Étape 2 : Copiez votre lien Appointlet et partagez-le avec les élèves ou leurs parents

Maintenant que vous avez configuré la disponibilité de votre tutorat, il est temps de partager votre lien Appointlet avec les élèves et les parents ou même de l'intégrer sur votre site !

À partir de la page de planification, cliquez simplement sur le bouton Partager dans le coin inférieur gauche de la carte de type de réunion que vous souhaitez partager. 

À partir de là, vous pouvez partager le lien de votre page de planification vers vos comptes sociaux connectés, notamment Twitter, Facebook et LinkedIn. Vous pouvez également sélectionner Copier le lien pour copier votre lien Appointlet dans le presse-papiers et le coller dans des e-mails, des messages directs, Slack ou partout où vous communiquez avec des clients. 

Alternativement, vous pouvez également sélectionner Intégrer sur le site Web pour ajouter votre widget de planification à un site Web de tuteur existant ou à une page de destination d'entreprise. 

Étape 3 : Lorsqu'une nouvelle session de tutorat est réservée, vous recevez une notification automatisée

Chaque fois que quelqu'un réserve une session de tutorat en utilisant votre lien Appointlet, vous recevrez une notification automatique avec les détails de la réunion à venir. Vous pouvez également configurer des e-mails de rappel et des notifications par SMS pour vous rappeler, ainsi qu'à vos élèves, les cours à venir afin d'éliminer les futures absences.

C'est vraiment aussi simple que cela. Appointlet change la donne pour les tuteurs et ceux qui recherchent un tutorat, car il est plus facile que jamais de se connecter, de fixer un rendez-vous et de consulter les livres. Tout cela sans les allers-retours gênants d'essayer de trouver un moment pour se rencontrer. 

Ne nous croyez pas sur parole

"Nos absences ont considérablement diminué grâce aux e-mails de rappel automatisés d'Apointlet."

Charvi Goyal, fondatrice de Tutorscope, est allée avec Appointlet pour développer son réseau de tuteurs, augmenter les réservations et toucher plus d'étudiants. Ils ont dit:

« Tenir compte de la disponibilité des étudiants, de la disponibilité des tuteurs, des fuseaux horaires et de diverses matières était une tâche ardue, mais Appointlet nous a simplifié la tâche. Avec un système convivial que même nos élèves du primaire peuvent utiliser pour réserver des sessions, Appointlet nous a permis de donner la priorité à la fois à l'évolutivité et à la flexibilité de nos services. Le logiciel s'occupe de notre planification afin que nos tuteurs et nos étudiants puissent arrêter de passer du temps à envoyer des e-mails 2 à 3 fois pour chaque session et revenir à ce qui compte le plus : apprendre ensemble, sans interruption.

Avec Appointlet, ils ont connu une croissance rapide. TutorScope maintenant connecte plus de 1,500 XNUMX étudiants avec un réseau de plus de 60 tuteurs pour aider les étudiants de tous âges à atteindre leurs objectifs d'éducation. Et ils ont réservé plus de 2,100 XNUMX séances de tutorat au cours de la première année seulement. 

Prêt à faire évoluer votre entreprise de tutorat ?

Appointlet facilite la gestion des réservations pour tous vos tuteurs à mesure que vous développez votre activité de tutorat au fil du temps. 

Au fur et à mesure que les réservations arrivent, votre tableau de bord de réunion facilite le filtrage des sessions programmées. Vous aurez toujours une visibilité complète sur votre programme de tutorat, les participants, les heures et d'autres notes pour gérer l'apprentissage des élèves. 

Utilisez le menu déroulant en haut à droite du tableau de bord des réunions pour filtrer les résultats par date. Ensuite, vous pouvez réduire davantage vos résultats avec la barre de recherche. Recherchez par nom de tuteur, nom d'étudiant, date, e-mail et plus encore !

Un autre aspect essentiel de la croissance des organisations de tutorat est la réduction des annulations et la rétention des étudiants existants. Il est facile de perdre la notion du temps et de manquer une séance de tutorat. Pour aider à réduire les absences, Appointlet envoie un e-mail de confirmation chaque fois que les étudiants réservent une session avec vous. Activez les messages de rappel et planifiez leur envoi automatique à l'approche de la réunion. Il peut également être utile d'envoyer un message de rappel personnalisé à l'aide de l'automatisation. Cela permet de garder les détails devant eux et il a été démontré qu'ils améliorent la fréquentation.

Mettre le tout ensemble

La planification typique d'un tuteur est un va-et-vient ennuyeux qui ne précipite pas toujours un rendez-vous. Les e-mails, Excel et CRM n'offrent pas aux organisations de tutorat les outils de planification dont elles ont besoin pour évoluer. 

Les organisations de tuteurs modernes utilisant un logiciel de planification manquent de fonctionnalités clés spécifiques à l'activité de tutorat, telles que outils de planification avancés, de nombreuses intégrations et de l'automatisation. La planification des tuteurs avec d'autres applications est compliquée et s'accompagne d'une courbe d'apprentissage abrupte pour ceux qui découvrent l'utilisation des outils numériques. 

Mais Appointlet fonctionne différemment. Créez un compte Appointlet gratuit pour commencer à partager le lien de planification de votre tuteur en quelques minutes.

Nahla Davies

Nahla Davies

Nahla Davies est un développeur de logiciels et un rédacteur technique. Avant de consacrer son travail à plein temps à la rédaction technique, elle a réussi, entre autres choses intrigantes, à servir de programmeuse principale dans une organisation de marque expérientielle Inc. 5,000 XNUMX dont les clients incluent Samsung, Time Warner, Netflix et Sony.

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