Soyons honnêtes. Le bureau traditionnel a changé par rapport à ce qu'il était il y a encore quelques années. La pandémie nous a vus déplacer nos espaces de travail de routines prévisibles de 9 h à 5 h à des réunions à distance gênantes avec des collègues qui venaient de tomber du lit. L'équilibre entre vie professionnelle et vie privée a été perturbé.
Nous avons prouvé notre créativité, mais non sans stress. Nous avons ri, pleuré et travaillé ensemble sur de grandes distances reliées par des connexions Internet encombrées. Alors que les choses commencent à se calmer avec la fin de la pandémie, il est temps d'évaluer les dégâts et de trouver une voie à suivre.
L'étrangeté initiale de travail à distance devient la nouvelle norme, avec de nombreux employés beaucoup plus heureux dans leurs nouvelles configurations plus flexibles. D'un autre côté, de nombreux employés ont vu leur vie professionnelle saigner dans leur temps de qualité car travail à distance brouillait la frontière entre le travail et le jeu.
Dans cet esprit, nous avons parlé à onze influenceurs B2B pour avoir leur point de vue sur l'équilibre de la vie dans le monde post-COVID. Beaucoup de ces réponses nous ont surpris et nous ont donné un aperçu approfondi du sujet que nous espérons partager avec vous ci-dessous.
Prêt? Plongeons-nous!
Garder les réunions à distance professionnelles
Michael Buckbee est le fondateur de Domaines doucement utilisés, une société de référencement axée sur l'acquisition de domaines de grande valeur qui arrivent à expiration.
Q : À quoi ressemblaient vos réunions avant la pandémie (à distance ou non) ?
«Avant la pandémie, nous étions déjà une équipe à distance avec un fort accent sur la vente à distance. Pour les réunions avec des personnes extérieures à l'entreprise, nous nous sommes vraiment efforcés d'avoir un aspect "professionnel" avec nos antécédents de réunion car nous craignions d'être perçus comme bas de gamme ou moins professionnels car nous travaillions tous à domicile.
Emporter:
Michael était déjà habitué à un environnement mondial en raison de la nature mondiale de son travail. Cependant, une chose qui est restée constante était son désir de rendre ses réunions aussi belles que possible. Les écrans verts ne suffisaient pas, car n'importe qui avec Zoom peut le faire. Il avait besoin d'un endroit agréable pour diffuser, comme une belle salle de réunion dans un espace de coworking que n'importe qui pouvait réserver via un application espace de coworking.
Q : Comment vos réunions ont-elles changé après la pandémie ?
"Dans l'ensemble de l'industrie, il y a eu une grande détente en termes de ce qui est considéré comme professionnel lors d'une réunion. J'ai eu de nombreuses réunions avec des dirigeants de grandes entreprises où ils portaient un t-shirt tandis que des enfants et des animaux tournoyaient en arrière-plan.
Emporter:
Avant la pandémie, les réunions professionnelles étaient uniformes dans leur adhésion aux pièges de la conduite professionnelle. Ensuite, cependant, les travailleurs ont commencé à apporter leur attitude à la maison au travail à domicile, et personne n'a fait d'histoires. Depuis, les réunions sont devenues un peu plus détendues et « fun ».
Q : Avez-vous rencontré des complications de planification en ce qui concerne les réunions à distance ?
«Avec tout le monde travaillant à distance et déménageant dans des résidences mieux adaptées au travail à domicile, il est nécessaire de verrouiller le fuseau horaire que vous désignez lors de votre réunion, puis de faire le calcul pour le mettre à l'heure locale de chacun. Sinon, quelqu'un commettra une erreur et arrivera avec une heure de retard.
Emporter:
Il n'y a pas d'habillage : les différences de fuseaux horaires peuvent être un vrai problème. Michael a résolu ce problème en verrouillantl'heure de la réunion et en s'assurant que tout le monde la connaissait en fonction de son fuseau horaire. Si même une personne se trompe, cela peut gâcher la réunion. Automatiser la traduction des fuseaux horaires avec une application comme Rendez-vous est toujours une bonne solution réalisable.
Q : Avez-vous des conseils de planification pour les réunions à distance/virtuelles ?
"Parfois, les gens se sentent découragés lorsque vous leur demandez d'utiliser un outil de planification automatisé, alors je dis généralement : 'Je suis heureux de trouver un moment avec vous par e-mail, ou si c'est plus facile, vous pouvez utiliser mon lien. ' 100 % du temps, ils utilisent le lien. »
Emporter:
Parfois, les meilleures solutions sont les plus simples. Dans ce cas, c'est externalisation de la planification des réunions à des outils comme Appointlet.
Uniquement les réunions à distance essentielles
Georgi Todorov est le fondateur de ProspérerMyWay, un blog renommé axé sur la fourniture d'informations aux entrepreneurs du monde entier.
Q : À quels défis avez-vous été confronté avec les réunions à distance ?
"Je n'ai jamais travaillé dans un bureau - j'ai toujours travaillé en ligne - mais pour moi, il est important que chaque réunion à laquelle j'assiste ait un objectif clair, et qu'il ne s'agisse pas simplement d'une réunion de rattrapage ou de rapport."
"Pour les introvertis comme moi, les réunions peuvent être épuisantes, alors je réfléchis au résultat que je veux obtenir de la réunion."
Emporter:
Quand Habitudes de travail se déséquilibrer, ils peuvent commencer à peser sur notre vie quotidienne. C'est pourquoi les propriétaires d'entreprise comme Todorov refusent les vidéoconférences à moins qu'elles ne servent un objectif essentiel. Il existe d'autres moyens de communiquer des rapports de réunion, comme Métier à tisser or Clips lâches.
Logiciel de planification et agendas de réunion
James Norquay est le fondateur de Médias de prospérité, une société de référencement spécialisée au service d'une clientèle mondiale.
Q : À quoi ressemblaient vos réunions avant la pandémie (à distance ou non) ?
Nous avons eu plus de réunions en personne à notre bureau avec des clients et des partenaires. Maintenant, nous pourrions en avoir 1-2 par mois. Avant cela, nous avions peut-être 1-2 par jour.
Emporter:
Avant la pandémie, James a tenu des réunions en personne substantiellement plus souvent. Désormais, dans un monde dominé par Zoom, ces réunions en personne ne se tiennent qu'une fraction aussi souvent et sont probablement réservées aux conversations critiques.
Q : Comment vos réunions ont-elles changé après la pandémie ?
Nous avons beaucoup plus de réunions sur Google Meet et Zoom sur le marché actuel. Les sessions sont également plus courtes par rapport au passé.
Emporter:
Pour James, les réunions étaient autrefois un grand événement pour lequel tout le monde se préparait. Maintenant, ils sont beaucoup plus fréquents, impromptus et précis. Une réunion bien organisée permet aux travailleurs de être plus productif.
Q : Avez-vous des conseils de planification pour les réunions à distance/virtuelles ?
« Tout d'abord, utilisez différents outils de planification lors de l'organisation de réunions. Cela fait gagner du temps à tout le monde. Deuxièmement, avoir un ordre du jour de la réunion et demander à quelqu'un de prendre des notes pendant la réunion peut être utile. »
"Enfin, il peut également être utile d'enregistrer des réunions et de les partager avec des membres du temps dans différents fuseaux horaires."
Emporter:
Le verdict est tombé : tous ceux qui organisent des réunions à distance adorent les outils de planification. Pour Prosperity Media, l'utilisation de ces outils pour planifier et organiser des réunions soulage considérablement les pieds de ses employés. Pour ceux qui se trouvent dans un fuseau horaire éloigné, il recommande de partager les enregistrements de la session, afin qu'ils ne manquent pas d'informations importantes.
Planifier des pauses entre les réunions
Shayla Price est la fondatrice de PrimoStats, une base de données consultable de statistiques de marketing.
Q : Comment vos réunions ont-elles changé après la pandémie et quel a été leur impact sur l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée ?
"Mes réunions à distance ont doublé après la pandémie. Dans cette nouvelle normalité, la plupart des entreprises tentent de recréer la cadence des réunions en personne. Des happy hours Zoom aux réunions d'équipe d'une heure, mes collègues et moi avons du mal à trouver la bonne personne. Il est utile de prévoir des pauses entre les réunions, lorsque cela est possible. »
Emporter:
Pour Shayla, c'est toujours un monde de tests et d'expérimentation alors que son équipe tente de racheter l'équilibre travail-vie personnelle des lignes désormais floues entre travail et loisirs. Cependant, une chose est sûre : ces réunions ont lieu beaucoup plus souvent. Avoir des réunions fréquentes n'est pas nécessairement problématique, en supposant que vous n'en faites pas trop. Sinon, vous risquez de laisser votre équipe épuisée en pagaille. Envisagez d'ajouter des pauses ou des temps tampons entre les réunions pour vous donner (et votre équipe) une respiration.
Q : Avez-vous rencontré des complications de planification en ce qui concerne les réunions à distance ?
« Concilier vie et travail à la maison entraîne des complications d'horaire. En tant que nouveau parent, il est important d'avoir de la flexibilité dans la journée de travail. Il se peut donc que je ne sois pas en mesure de participer à une réunion à distance à 8 heures du matin ou d'assister à toutes les réunions du personnel en raison de rendez-vous chez le médecin. »
Emporter:
Il y a peu de cas où l'équilibre travail-vie est plus pertinent que la maternité. En tant que nouveau parent avec des obligations à remplir, Shayla ne peut pas assister à toutes les réunions. Dans les situations où les membres de l'équipe ne peuvent pas organiser de réunions, le logiciel d'enregistrement devient plus utile que jamais.
Q : Avez-vous des conseils de planification pour les réunions à distance/virtuelles ?
«Soyez conscient de savoir si vous avez besoin d'une réunion ou non. Ensuite, n'invitez que les principales parties prenantes et préparez un ordre du jour. Si tout le monde ne peut pas assister à la réunion, enregistrez-la.
Emporter:
Tout le monde n'a pas besoin de se présenter à chaque réunion. Avant toi envoyer des invitations, assurez-vous que chaque destinataire a une raison valable d'être là. De plus, il est de bonne pratique d'autoriser quelqu'un à partir si son objectif d'assister à la réunion est atteint.
Prendre ces mesures simples facilitera l'équilibre travail-vie personnelle pour tous puisque leurs horaires seront moins lourds. Vous n'avez pas beaucoup de temps pour les réunions et le travail ; vous ne pouvez pas tout avoir d'un coup.
Réunions vs communication asynchrone
Matt Redler est le fondateur et PDG de Panther, une nouvelle génération plateforme de recrutement.
Q : Pouvez-vous suggérer des conseils pour planifier des réunions à distance sur différents fuseaux horaires ?
« Les réunions à travers les fuseaux horaires sont plus importantes que jamais, car le travail à distance donne aux employeurs l'accès à un vivier mondial de talents. Par conséquent, les outils qui comparent plusieurs calendriers ou envoient aux personnes des liens vers des créneaux de réservation dans leur propre fuseau horaire sont pratiques.
« Une autre chose à prendre en compte lorsque vous travaillez avec des équipes distantes est la suivante : 'Faut-il vraiment que ce soit une réunion ? Peut-être pas.' C'est là que communication asynchrone entre en jeu, un terme que nous utilisons pour les cultures où les employés ne sont pas nerveux toute la journée, répondent immédiatement aux messages ou sautent sur un appel en un clin d'œil.
« Lorsqu'elle est effectuée efficacement, la communication asynchrone permet aux utilisateurs d'accomplir un travail approfondi au moment qui leur convient le mieux, ce qui se traduit par une productivité et une efficacité accrues.
« Cela fonctionne mieux lorsqu'il y a des attentes claires quant à la rapidité avec laquelle les gens doivent répondre aux messages, quels messages sont plus urgents que d'autres et, bien sûr, dans quels scénarios il est tout simplement préférable de participer à une réunion à distance. Il y a donc un temps pour les réunions à distance et un temps pour la communication asynchrone.
Emporter:
Les périodes de contrainte sont susceptibles de provoquer des accès de créativité, et la pandémie n'a pas fait exception. Réunions à distance s'est avéré extrêmement utile pour combler les distances provoquées par la quarantaine, ce qui n'aurait pas été possible il y a 20 ans.
Cependant, cela laissait encore à désirer. Le changement radical des horaires a rendu les réunions de planification mouvementées et souvent impossibles. "Est-il même possible de planifier cette réunion, et est-ce même nécessaire?" Ainsi est né logiciel de réunion asynchrone, un cadeau massif pour la gestion du temps.
Combattre la fatigue du zoom
Brian Casel est le fondateur de Message Zip, une plateforme de messagerie vidéo asynchrone.
Q : Avez-vous rencontré des complications de planification en ce qui concerne les réunions à distance ?
"La fatigue du zoom est un vrai problème pour de nombreuses équipes distantes de nos jours. Les coéquipiers et les clients constatent qu'ils ne travaillent pas de manière productive alors qu'une grande partie de leur temps est occupée par des appels Zoom.
Emporter:
Ces derniers temps, les professionnels ont constaté une désillusion collective face au phénomène de « Zoom fatigue ». Managers du monde : juste parce que vous vous tenir une réunion ne signifie pas que vous devrait. Garder les obligations au minimum est la clé du bien-être au travail.
Socialiser lors de réunions : la règle des 8 %
Michael Alexis est le PDG de Teambuilding, un cabinet renommé axé sur l'amélioration de la dynamique de groupe dans le monde entier.
Q : Avez-vous des conseils de planification pour les réunions à distance/virtuelles ?
"Mon conseil n°1 pour les réunions à distance est d'ajouter un tampon de cinq minutes à votre horaire programmé. Ces cinq minutes permettent de suivre la règle des 8%, qui stipule que 8% du temps de toute réunion doit être consacré à des activités amusantes et sociales.
« Par exemple, vous pouvez poser une série rapide de questions brise-glace ou quelques questions-réponses. Cette période est si importante, surtout après la pandémie, car elle favorise les liens, une meilleure communication, l'engagement, etc. Vous aurez des réunions plus efficaces et des équipes plus efficaces !
Emporter:
Fort de son expérience en team building, Michael offre un conseil unique et précieux aux managers : consacrez certaines de vos réunions au plaisir ! Il soutient que les réunions amusantes créent des équipes meilleures et plus productives à tous les niveaux.
Avoir l'air professionnel lors des vidéoconférences
Ben Walker est le fondateur et PDG de Idem Transcriptions, une entreprise au service des organisations du monde entier avec des services de transcription stellaires.
Q : Quelles informations souhaitez-vous partager concernant les réunions à distance ?
"Je vous suggère fortement de vous habiller pour l'occasion, de prendre une douche et de vous peigner les cheveux. Je pense que cela peut donner une mauvaise image si vous ou quelqu'un d'autre dans la réunion n'êtes pas complètement préparé et habillé pour le travail.
«Je me rends compte qu'il s'agit d'un appel à distance et que de nombreuses personnes travailleront à domicile; Je pense toujours que cela montre que vous êtes prêt à partir et pleinement investi dans la réunion. Même si cela signifie un t-shirt et un jean, assurez-vous que le t-shirt est propre et qu'il n'a pas de trous ou de taches dessus.
Emporter:
Alors que certaines entreprises ont accepté la « précarisation » des réunions à distance, Ben s'oppose à ce sentiment. Au lieu de cela, il pense que même si un participant se joint depuis le confort de sa maison, il reste un professionnel et doit agir comme tel.
Si quelqu'un donne l'impression qu'il ne prend pas son travail au sérieux, cela peut avoir un impact négatif sur le moral des employés et sur les impressions des clients.
Ordres du jour de réunion avec rappels automatisés
David Bitton est le co-fondateur et CMO de Boucle de porte, une solution complète de gestion immobilière.
Q : Avez-vous des conseils de planification pour les réunions à distance/virtuelles ?
"Les réunions à distance nous ont d'abord jetés dans une boucle, mais nous avons pu le faire sans effort. Voilà ce que nous avons fait:
"Créer une chronologiee : Personne ne veut assister à une réunion sans en connaître les objectifs ou la raison pour laquelle elle se tient. Les participants doivent recevoir un plan détaillé qui comprend les sujets essentiels, les heures de début et de fin, les participants et toute lecture requise.
"Avec un ordre du jour bien planifié, chacun a le temps de se préparer à l'avance et d'avoir une idée de la durée de la réunion afin de pouvoir organiser ses journées en conséquence. Cela garantit que tout le monde commence sur la même page.
"Configurez un rappel : les invitations à des réunions peuvent facilement disparaître dans le flux d'e-mails, de messages et d'autres notifications que les employés reçoivent au cours d'une journée de travail. Pour éviter cela, nous programmons des rappels automatiques de réunion au moins 15 minutes à une heure à l'avance pour nous assurer que personne ne perd la trace des réunions.
Emporter:
Pour David, ceux qui viennent sans préparation aux réunions se préparent au désastre. Tout d'abord, clarifiez les objectifs de votre réunion avec un itinéraire complet. Une approche aléatoire des réunions est une mauvaise pratique de la gestion du temps et l'un des principaux contributeurs à l'épuisement professionnel de Zoom.
Deuxièmement, utilisez un outil de planification comme Appointlet pour envoyer rappels automatisés aux participants. Cela rapportera des dividendes en termes de prévenir les absences et retard. Les outils automatisés réduisent également vos responsabilités personnelles, aidant à donner le cadeau de l'équilibre dans votre vie.
Applications de planification pour les volumes de réunions élevés
Alastair McDermott anime le Autorité reconnue podcast, où il aide les entreprises à générer de nouveaux prospects avec les dernières informations.
Q : Comment vos réunions ont-elles changé après la pandémie ?
« Je suis passé aux réunions 100 % à distance. J'ai eu une post-pandémie 2020 très chargée, j'ai exporté mon calendrier et découvert que j'avais plus de 400 réunions et appels en 2020, je n'aurais jamais pu faire cela sans liens de calendrier.
"Après avoir failli m'épuiser en 2020, j'ai réduit le nombre d'appels que je fais d'environ 50 % en changeant le type de travail que je fais et les clients pour lesquels je le fais."
Emporter:
Toutes les réunions d'Alastair se sont déroulées à distance en 2020, ce qui n'aurait pas été possible sans les liens de calendrier. Cependant, même avec cette commodité, la fatigue du zoom s'est installée. C'est alors qu'Alastair a changé son travail afin qu'il n'ait pas à répondre à autant d'appels.
Q : Avez-vous des conseils de planification pour les réunions à distance/virtuelles ?
"Encore une fois, j'aime utiliser des liens de calendrier. Je sais que certaines personnes pensent qu'elles sont impersonnelles, mais mon point de vue concerne la façon dont vous en parlez. Si vous demandez à l'autre personne si elle a un lien et que vous proposez en même temps le vôtre, je pense que c'est très bien.
Emporter:
Même si certains les considèrent comme impersonnels, les liens de calendrier facilitent la planification. Si vous croulez sous le poids de votre emploi du temps, ils peuvent faire une grande différence. Tirer parti de commodités comme celles-ci peut faire une grande différence dans votre vie personnelle.
Faites des réunions à distance un succès
Le travail à domicile a rendu les frontières entre le travail et les temps libres un peu moins claires. La planification et l'organisation de réunions à distance sont devenues beaucoup plus lourdes que prévu. Il s'avère que la planification, l'organisation, l'hébergement et le partage de sessions à distance demandent beaucoup de travail, surtout si cela se produit plusieurs fois par jour.
Grâce aux leaders de l'industrie ci-dessus, nous avons une bonne idée de la façon de réagir. Team building les exercices peuvent rendre les réunions plus amusantes, le logiciel de réunion asynchrone permet de s'adapter aux horaires et le logiciel de réunion à distance relie le tout. Utiliser les meilleurs outils disponibles tels que Rendez-vous est la meilleure façon d'investir dans votre équilibre travail-vie personnelle.
