Produciamo software di pianificazione dal 2012. Sono quattordici anni che osserviamo persone che prenotano riunioni, tra cui terapisti, consulenti, team di vendita, tutor, fotografi, coach e circa un centinaio di altre professioni che non avremmo mai pensato necessitassero di così tanti appuntamenti.
In questo periodo, oltre 100,000 utenti sono passati attraverso Appointlet.
Alcuni di loro improvvisano con la loro programmazione (senza giudicare. Ci siamo passati tutti). Ma altri sono organizzati in modo quasi inquietante. Sono il tipo di persone che probabilmente ordinano alfabeticamente i loro scaffali delle spezie e usano effettivamente tutte le cartelle della loro posta elettronica.
Quindi qual è la differenza? Si potrebbe pensare che siano le funzionalità. Quelle organizzate devono usare più funzionalità, giusto? Più integrazioni, più automazioni, più tutto.
No. Non sempre.
La vera differenza sta nel modo in cui pensano. I pianificatori più organizzati progettano il loro sistema di pianificazione in base al loro reale funzionamento.
La differenza tra usare uno strumento e costruire un sistema
La maggior parte delle persone tratta i software di pianificazione come se fossero un'utilità. Li configurano una volta, condividono un link per la prenotazione e sperano nel meglio. È l'equivalente digitale di buttare un archivio in un angolo e riempirlo di documenti ogni volta che la scrivania diventa troppo affollata.
Funziona. Più o meno. Finché non funziona più.
Gli utenti più organizzati che abbiamo visto fanno qualcosa di diverso. Trattano la loro pianificazione come un'infrastruttura. Prima ancora di cliccare un singolo pulsante, hanno già pensato a ciò di cui hanno bisogno.
Ecco un'analogia non legata alla pianificazione: tutti hanno un archivio. Ma non tutti hanno un archivio. sistemaIl mobile è solo un mobile. Il sistema è ciò che lo rende utile. Lo stesso vale per gli strumenti di pianificazione. Lo strumento è solo un software. Il sistema è ciò che ti semplifica la vita.
Come si presenta in pratica
Quindi, se stai cercando di capire come organizzare la tua attività, probabilmente ti starai chiedendo cosa fanno realmente questi utenti miticamente organizzati do? Abbiamo notato quattro modelli.
1. Mappano i loro tipi di appuntamento
L'utente medio crea un link di prenotazione chiamato "Prenota una riunione" o "Pianifica un appuntamento con me" e lo considera concluso. È funzionale. È anche l'equivalente, in termini di pianificazione, di avere un grande cassetto etichettato "Cose".
Gli utenti organizzati pensano ai diversi Tipi di delle conversazioni che hanno. Quindi creano tipologie di riunione distinte per ciascuna.
Uno psicoterapeuta potrebbe avere:
- Consulenza iniziale (60 min)
- Sessione di follow-up (45 min)
- Check-in di crisi (20 min)
Un consulente potrebbe avere:
- Chiamata di scoperta (30 min)
- Sessione strategica (90 min)
- Domanda veloce (15 min)
Perché questo è importante? Perché ogni tipologia può avere una disponibilità diversa, domande di ammissione diverse, requisiti di preparazione diversi e follow-up diversi. Una chiamata di presentazione e una sessione strategica non sono la stessa riunione. Non dovrebbero essere trattate come se fossero la stessa riunione.
2. Raccolgono in anticipo ciò di cui hanno bisogno
Hai presente quell'email che mandi quasi prima di ogni riunione? Quella che dice "Prima di parlare, puoi inviarmi X?"
Gli utenti organizzati non inviano quell'email. Non ne hanno bisogno.
Utilizzano moduli di assunzione riempiti con domande personalizzate a cui le persone rispondono quando prenotanoQuando inizia la riunione, hanno già tutto ciò di cui hanno bisogno. Gli obiettivi del cliente? Già noti. Il contesto rilevante? Già acquisito. Quel documento che devono esaminare in anticipo? Già caricato.
Sembra poca cosa, ma non lo è. È la differenza tra presentarsi a una riunione preparati e passare i primi dieci minuti a recuperare. Moltiplica questo per ogni riunione a cui partecipi e avrai un sacco di tempo ed energia mentale recuperati.
Gli utenti più organizzati che abbiamo visto costruiscono i loro moduli di assunzione attorno a una domanda: "Cosa devo sapere per rendere produttiva questa riunione?". Poi... chiedono semplicemente queste cose. Rivoluzionario, lo sappiamo.
3. Etichettano e categorizzano
Ed ecco che la cosa si fa un po' più complicata. I nostri utenti più organizzati fanno molto di più che prenotare appuntamenti. Li categorizzano anche.
Tag della riunione ti consentono di contrassegnare gli appuntamenti con etichette sensate per il tuo flusso di lavoro: "Nuovo cliente", "Opportunità di upsell", "Necessita di follow-up", "VIP", qualsiasi cosa abbia senso per la tua attività.
Quando si tagga in modo coerente, è possibile individuare degli schemi. Quali tipologie di clienti richiedono più riunioni? Quali fonti di lead convertono meglio? Dove trascorri il tuo tempo e dove lo fai? volere per trascorrere il tuo tempo?
Aggiungi l'integrazione con il CRM e questa funzionalità diventa ancora più utile. Le informazioni sui clienti fluiscono automaticamente dal tuo strumento di pianificazione al CRM, senza inserimenti manuali o promesse del tipo "Aggiornerò più tardi" che non manterrai mai.
4. Automatizzano i fermalibri
Gli utenti organizzati che abbiamo visto non perdono tempo in cose di cui non hanno bisogno.
- I promemoria vengono inviati automaticamente.
- Le email di conferma si inviano da sole.
- I messaggi di follow-up sono strutturati e attivati in base al tipo di riunione.
L'intero prima e dopo di una riunione avviene senza alcun intervento manuale.
Questo livello di automazione consiste in realtà nel riservare la tua attenzione personale alle cose che ne hanno effettivamente bisogno. Il promemoria che viene inviato 24 ore prima di una riunione? Quello non richiede il tuo tocco personale. La conversazione vera e propria durante la riunione? Quella sì.
L'automazione aiuta a rimuovere te e il tuo team dalle parti del processo in cui non aggiungete valore direttamente.
Il cambiamento di mentalità
Ecco cosa significa tutto questo: gli utenti più organizzati non partono dallo strumento, ma dal processo.
Prima di organizzare qualsiasi cosa, si pongono alcune domande:
- Che tipo di appuntamenti accetto effettivamente?
- Cosa devo sapere prima di ogni tipo?
- Come posso tenere traccia delle persone con cui mi incontro?
- Cosa dovrebbe accadere automaticamente prima e dopo?
Quindi elaborano la loro programmazione in base a tali risposte.
Ecco perché lanciare funzionalità per risolvere il problema non funziona. Non si tratta di avere Scopri di piùSi tratta di avere ciò di cui hai bisogno, configurato nel modo in cui ne hai bisogno.
Appointlet è sufficientemente flessibile da adattarsi a quasi tutti i flussi di lavoro. Ma questa flessibilità è utile solo se si sa quale flusso di lavoro si intende supportare. Lo strumento si adatta a te, ma solo se hai capito che aspetto ha il tuo "io".
Il TL;DR e la conclusione
Se la tua pianificazione ti sembra ancora caotica. Ad esempio, se sei costantemente alla ricerca di informazioni, dimentichi i follow-up o affoghi in un mare di "riunioni da 30 minuti" identiche, la soluzione potrebbe non essere uno strumento nuovo.
Potrebbe essere necessario sedersi per un'ora e riflettere attentamente sul processo da seguire.
- Che tipo di appuntamenti accettate?
- Cosa devi sapere prima di ogni cosa?
- Cosa dovrebbe accadere automaticamente?
Rispondi prima a queste domande. Poi costruisci il tuo sistema di conseguenza.
Questo è ciò che ci hanno insegnato oltre 100,000 utenti. Quelli organizzati non necessariamente utilizzano più funzionalità. Sono solo incredibilmente attenti a come impostano tutto. E molti di loro sfruttano le nostre funzionalità di automazione, come promemoria automatici, moduli di assunzione e tag di riunione.
Se sei pronto a organizzare meglio la prenotazione dei tuoi appuntamenti, prendi in considerazione Appointlet. Dal 2012, abbiamo aiutato oltre 100,000 utenti a semplificare la loro pianificazione. È semplicissimo da configurare e l'utilizzo è completamente gratuito.
