Come inviare e-mail e messaggi di conferma dell'appuntamento per evitare la mancata presentazione

Invio di una conferma di appuntamento

Essendo specializzato in software per la pianificazione degli appuntamenti, non posso fare a meno di notare quante aziende stanno ancora utilizzando metodi goffi per prenotare le loro riunioni. È più facile che mai semplificare il processo. Le persone scelgono semplicemente un orario e compilano il modulo di assunzione. Soprattutto, le app di pianificazione sono progettate per inviare e-mail e promemoria di conferma degli appuntamenti.

L'invio di messaggi di conferma per gli appuntamenti con i clienti non solo aiuta a ridurre le mancate presentazioni, ma fa anche sentire i tuoi clienti apprezzati poiché sanno che ti preoccupi del loro tempo e desideri che l'incontro si svolga esattamente come pianificato.

Continua a leggere per scoprire come rendere più efficaci le conferme degli appuntamenti con e-mail e messaggi di testo realizzati in modo brillante.

Perché la conferma dell'appuntamento è così importante? 

L'invio di una conferma di appuntamento è importante per una serie di motivi. Ad ogni riunione che pianifichi è associato un certo valore monetario. Che si tratti del tempo che trascorri con loro o delle entrate che dovrebbero generare per la tua attività. Quando metti da parte del tempo per una riunione, si presume che la persona si presenti. Quando non lo fanno, incorri in un costo opportunità per questo tempo sprecato.

Il costo potrebbe non essere sostanziale per uno o due incontri persi, ma se smetti del tutto di inviare conferme, il numero di no show può salire alle stelle e anche il costo associato aumenterà di conseguenza.

I messaggi di conferma aiutano a proteggerti dalle perdite finanziarie associate alle mancate presentazioni. I tuoi clienti possono ricontrollare i dettagli della riunione e assicurarsi che le informazioni siano corrette. Ricevono anche un promemoria della riunione pianificata e possono aggiungerlo al proprio calendario e-mail, in modo da ricevere una notifica all'avvicinarsi della riunione. 

Ecco alcuni altri modi in cui le conferme degli appuntamenti possono essere d'aiuto.

Una ricevuta condivisa dell'orario e del luogo concordati

I tuoi messaggi di conferma riepilogano dettagli come il luogo concordato e l'orario di un appuntamento. Possono essere incluse anche eventuali istruzioni per riunioni speciali. Potrebbe essere necessario che preparino qualcosa in anticipo o desideri guidarli verso una stanza specifica all'interno dell'edificio della tua azienda. La conferma dell'appuntamento include tutto questo.

Uno dei maggiori vantaggi sarà per le riunioni virtuali, in cui la posizione fisica viene sostituita da un collegamento alla sala conferenze. Invece di utilizzare un collegamento statico (che porta a problemi come Zoom Bombing), i clienti riceveranno un URL di riunione univoco che si applica solo al loro appuntamento. Possono partecipare alla riunione con un solo clic, rendendo la loro partecipazione estremamente semplice. 

Avrai anche la possibilità di includere i dettagli di contatto, nel caso in cui il partecipante abbia bisogno di mettersi in contatto. Potrebbe essere il numero di telefono o l'e-mail di un addetto alla reception o dell'organizzatore della riunione. 

Configurazione di e-mail e messaggi di testo di promemoria automatici

I promemoria automatici degli appuntamenti sono facili da inviare e decisamente potenti una volta che hai un sistema funzionante. Inviarli manualmente è una seccatura e molte segretarie non le fanno nemmeno entrambe. Si aspettano che il partecipante prenda l'iniziativa, che alla fine ha un costo per l'azienda.

Il software di pianificazione è progettato per verificare la disponibilità dell'organizzatore della riunione e quindi presentare le opzioni appropriate tra cui scegliere. Finché il calendario e-mail del tuo host è ben mantenuto, c'è pochissimo spazio per l'errore umano. Nel caso in cui il tuo partecipante inserisca informazioni errate, app come Appointlet ti consentiranno di entrare e modificare le risposte del modulo di assunzione dopo il fatto. 

Diamo un'occhiata ad altri modi in cui le conferme degli appuntamenti potrebbero essere utili per migliorare la partecipazione alle riunioni.

  • Cancellazioni dell'ultimo minuto: L'invio di conferme con i dettagli appropriati consente ai tuoi clienti di apportare le modifiche che desiderano tempestivamente ed evitare cancellazioni dell'ultimo minuto.
  • Email di conferma appuntamento: La maggior parte delle persone è dentro l'abitudine di controllare regolarmente la posta elettronica. L'invio di messaggi di conferma ai loro indirizzi e-mail preferiti è sempre un'ottima idea.
  • Testi di conferma appuntamento (SMS): I messaggi SMS sono un ottimo modo per aumentare le notifiche e-mail esistenti. L'invio di conferme di appuntamento come messaggi SMS può migliorare l'esperienza del cliente e mantenere i dettagli davanti a loro. 
  • Scrivere un oggetto chiaro: I riga dell'oggetto di un messaggio può essere il fattore decisivo per l'apertura o meno di un'e-mail. Assicurati che le righe dell'oggetto siano chiare e concise per migliorare i tassi di apertura.
  • Dettagli importanti sull'incontro: A volte i moduli per la prenotazione degli appuntamenti possono essere lunghi. L'e-mail di conferma in genere include le risposte del modulo in modo che possano ricontrollare che tutto sia corretto.
  • Politica di cancellazione anticipata: I messaggi di conferma dell'appuntamento dovrebbero anche avere una politica di cancellazione chiara e anticipata. Ciò garantisce che i clienti sappiano come annullare l'appuntamento in anticipo.
  • Politica per la mancata presentazione: Se disponi di una politica di rimborso per la mancata presentazione, inserirla nell'e-mail di conferma può evitare discussioni in seguito. 
  • Compreso un numero di cellulare per il supporto: Non è una cattiva idea includere un numero di telefono nei messaggi di conferma, così i partecipanti possono mettersi in contatto con qualsiasi domanda che potrebbero avere.

Best practice per e-mail e messaggi di conferma dell'appuntamento

I messaggi di conferma dell'appuntamento sono più efficaci quando sono brevi e precisi. Devono solo includere le informazioni più rilevanti. Identificare la tua azienda nella parte superiore della tua email è una pratica comune. Inutile dire che dovresti includere la data, l'ora e il luogo dell'appuntamento. Il resto del contenuto dipende da te.

Ecco alcune best practice che puoi seguire per scrivere dei buoni messaggi di conferma.

Accettare le cancellazioni dell'ultimo minuto

L'invio di messaggi di conferma con adeguate istruzioni per la riprogrammazione o l'annullamento aiuta a ridurre al minimo le cancellazioni dell'ultimo minuto. Ma se la tua politica è stata chiaramente delineata e qualcuno tenta ancora di annullare all'ultimo minuto, dovresti raccogliere dettagli sul motivo per cui non ti ha contattato prima. Forse si sono completamente dimenticati dell'incontro, o è saltato fuori qualcosa di più importante. Facendo le domande giuste, sarai in grado di capire se la cancellazione è stata colpa loro, o se qualcosa da parte tua può essere migliorato. Ad ogni modo, sarai in grado di arrivare alla radice di esso e potrebbe essere evitato in futuro.

Email di conferma dell'appuntamento

L'invio di e-mail di conferma funziona alla vecchia maniera. Ma puoi sfruttare strategicamente questo momento nel ciclo di vita del cliente per ottenere risultati migliori. Non hai bisogno di progetti fantasiosi o soluzioni complicate. La chiave è mantenere il tuo messaggio breve e semplice. 

Testi di conferma appuntamento (SMS)

I tassi medi di apertura degli SMS sono vicini a 98%, quasi tre volte di più della posta elettronica. Questo ci fa sapere che le conferme via SMS sono email ancora più efficaci. 

A differenza di un'e-mail, il volume di testo che puoi condividere nei messaggi SMS è limitato. Assicurati di includere solo le informazioni più importanti. La condivisione del titolo, della data, dell'ora e del luogo dell'appuntamento dovrebbe essere sufficiente. Alcune aziende chiedono ai partecipanti di confermare di aver ricevuto il messaggio rispondendo direttamente.

Potresti obiettare che i promemoria dei messaggi di testo sono ancora più importanti della conferma. Un messaggio di promemoria SMS farà in modo che tengano presente la riunione mentre si avvicina. 

Scrivere un oggetto chiaro

A differenza delle e-mail di marketing, l'oggetto della conferma dell'appuntamento non deve essere appariscente. Qualcosa come "Incontro confermato: demo del prodotto con Jane Doe" li aiuterà a identificare con chi stanno incontrando e di cosa si tratta. L'indirizzo e-mail del mittente consentirà loro di sapere di quale azienda si tratta. In seguito, se hanno bisogno di controllare i dettagli dell'appuntamento, questo formato semplifica la scansione e l'individuazione della conferma. 

Compresi dettagli importanti sulla riunione

Non dimenticare di includere dettagli importanti sulla riunione nei messaggi di conferma. Questo aiuta entrambe le parti a prepararsi per l'incontro in modo che, quando finalmente si incontreranno, possano parlare di affari senza perdere tempo l'uno con l'altro. Includere queste informazioni è importante anche in modo che i clienti possano ricontrollare di aver prenotato l'incontro giusto con le persone giuste. 

Politica di cancellazione anticipata

La creazione e la comunicazione di una chiara politica di cancellazione consente ai tuoi clienti di ritirarsi se necessario. Con uno strumento di pianificazione automatizzata, puoi definire il preavviso minimo richiesto per la cancellazione. Se l'incontro prevede un certo gettone di presenza, puoi imporre una penale per cancellazioni tardive proprio per scoraggiare questa pratica. Inoltre, chiarisci molto chiaramente nell'e-mail di conferma come desideri che vengano annullati; potrebbe essere tramite un messaggio di testo, e-mail, telefonata o un collegamento automatico.

Politica per la mancata presentazione

Proteggersi dalle mancate presentazioni può portare a un aumento significativo delle entrate. Prendi in considerazione l'aggiunta di un documento Termini e condizioni al flusso di pianificazione. Possono selezionare la casella per confermare di aver letto e approvato i termini. Ciò può includere una penalità in caso di abbandono della riunione. Detto questo, se il cliente si mette in contatto e non può presentarsi a causa di circostanze gravi, considera di fare un'eccezione una tantum alla tua regola. Segnalerai che tieni a loro e questo può migliorare la fedeltà al marchio.

Compreso un numero di telefono per l'assistenza

Alcuni clienti si iscrivono a una riunione, ma hanno altre domande a cui vogliono rispondere prima che la riunione abbia luogo. Per questo motivo, non è una cattiva idea includere un numero di contatto per il rappresentante della tua azienda. Se non è possibile aggiungere un numero di telefono, puoi includere un indirizzo email di risposta.

Modelli di email di conferma dell'appuntamento

Molte aziende sono passate alla prenotazione dei propri appuntamenti con una soluzione di pianificazione online. Ciò semplifica l'automazione delle conferme e-mail in uscita che le persone ricevono.

Appointlet ti consente di creare pagine di prenotazione personalizzate che possono essere allegate alle tue pagine di destinazione o condivise in un'e-mail. Quando le persone scelgono un orario e compilano il modulo di assunzione, i dati della prenotazione vengono archiviati in modo sicuro nel tuo account. Tutte le informazioni vengono presentate al partecipante alla fine del flusso di prenotazione in modo altamente leggibile in modo che i clienti ottengano tutto a colpo d'occhio e non debbano rileggerle più e più volte. Ecco come appaiono i messaggi di conferma in Appointlet.

Esempio di email di conferma appuntamento

Se decidi di pianificare le riunioni manualmente e desideri accelerare il processo di conferma dell'appuntamento, prova a creare un modello di email e a salvarlo come bozza. Ciò semplificherà la modifica e l'invio di un nuovo messaggio secondo necessità:

Ehi [Nome],

Il tuo [Titolo riunione] a [Data e ora riunione] è stato programmato.

Grazie per aver programmato un incontro con noi. Non vediamo l'ora di discutere le tue preoccupazioni e rispondere a qualsiasi domanda tu possa avere!

Se hai bisogno di aiuto prima della riunione, inviaci un'e-mail direttamente o chiama la nostra linea di assistenza clienti al [Numero di telefono].

Se non puoi farlo, puoi sempre annullare o riprogrammare.

I migliori saluti,
[Il tuo nome]

FAQ

Abbiamo trattato tutti i fondamenti delle conferme degli appuntamenti in questo articolo, ma qui ci sono alcune domande che le persone hanno spesso sulle migliori pratiche.

Come posso automatizzare le e-mail di conferma dell'appuntamento?

Puoi automatizzare le e-mail di conferma degli appuntamenti con uno strumento di pianificazione degli appuntamenti come Appuntamento. Durante la configurazione, aggiungerai tutte le istruzioni della riunione al modello della riunione. Quindi condividerai quella pagina di pianificazione con i tuoi clienti e quando prenoteranno un appuntamento, l'e-mail di conferma personalizzata verrà inviata automaticamente. 

Qual è lo strumento migliore per automatizzare le conferme degli appuntamenti?

Dipende dai tuoi bisogni. Appointlet è stata votata come la migliore app gratuita per la pianificazione degli appuntamenti online, con l'opzione per funzionalità premium come le notifiche automatiche di promemoria. Se hai bisogno di una soluzione certificata HIPAA, prendi in considerazione una soluzione aziendale come Setmore.

Quali sono le cose più importanti da coprire nella conferma di un appuntamento?

I messaggi di conferma dell'appuntamento devono essere chiari e precisi. Evita di usare un linguaggio commerciale e includi dettagli importanti della riunione come data, ora e luogo. Potresti anche voler includere un'opzione "Aggiungi al calendario" in modo che possano includere facilmente la riunione nel loro programma. Appuntamento offre a Invito del calendario funzione che aggiunge automaticamente l'evento al calendario e-mail dei partecipanti.

Come posso bloccare le mancate presentazioni e le cancellazioni dell'ultimo minuto?

Il modo migliore per evitare la mancata presentazione e le cancellazioni dell'ultimo minuto è con una politica chiara in anticipo. Dovrai anche inviare la conferma dell'appuntamento e le notifiche di promemoria al partecipante. Questi due miglioramenti da soli possono avere un grande impatto.

Anche gli host possono ricevere una conferma dell'appuntamento?

Sì, è importante che sia i padroni di casa che gli ospiti ricevano un messaggio di conferma dell'appuntamento una volta prenotato. Strumenti come Appointlet inviano messaggi di conferma a entrambe le parti. Gli ospitanti possono utilizzare tali notifiche per prepararsi meglio alla riunione e fare in anticipo i preparativi necessari.

Cosa devo evitare quando scrivo una conferma di appuntamento?

I messaggi di conferma dell'appuntamento non devono includere una presentazione di vendita. Evita di aggiungere dettagli non necessari che distraggono dai dettagli della riunione. Attieniti all'obiettivo principale della tua e-mail e dovresti essere a posto.

Devo inviare una nuova conferma di appuntamento se dobbiamo riprogrammare?

Sì, dovresti sempre inviare una nuova conferma di appuntamento quando una riunione viene riprogrammata. Questo dovrebbe includere i dettagli aggiornati insieme alle informazioni di contatto. Appointlet invia automaticamente le conferme di riprogrammazione, quindi non devi preoccuparti. 

Qual è il miglior servizio SMS per la conferma degli appuntamenti?

ClickSend è uno dei migliori strumenti per inviare messaggi SMS ai tuoi clienti. Puoi integrare Fare clic su Invia con Appuntamento per inviare conferme, promemoria e follow-up completamente personalizzati per i prossimi appuntamenti. Lo strumento consente inoltre di ricevere risposte e monitorare il tasso di risposta. Tieni presente che i messaggi SMS possono avere un costo aggiuntivo. Tendono ad essere poco costosi se acquistati all'ingrosso.

Il tempo è il tuo bene più prezioso; non lasciarlo andare sprecato.

Il più grande dilemma del ventunesimo secolo è che c'è così tanto da fare, ma così poco tempo per farlo. Non lasciare che le persone perdano tempo con mancate presentazioni e appuntamenti mancati. Inviare i messaggi di conferma corretti ti aiuterà a risparmiare questi minuti preziosi, quindi usali a tuo vantaggio e sfruttali al meglio.

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell lavora presso Appointlet come responsabile del marketing di prodotto e difensore dei clienti. Ha aiutato migliaia di clienti a migliorare il flusso di lavoro di pianificazione online. Al di fuori del lavoro, è un insegnante di teoria musicale e fondatore di a società di software musicale.

Semplifica la pianificazione, per te e i tuoi partecipanti.