Come perfezionare l'esperienza di pianificazione automatizzata per le tue riunioni online

L'esperienza di programmazione in un salone

Le app di pianificazione hanno cambiato gli standard di professionalità, soprattutto quando si incontrano potenziali clienti. Puoi immaginare come un rappresentante di vendita possa avere difficoltà a concludere affari se i suoi lead sono irritati da un'esperienza di pianificazione sciatta.

È comune per le persone con poche riunioni al giorno per sentire gestire comodamente il coordinamento della pianificazione senza un'app di prenotazione. 

Ma man mano che il traffico aumenta e nuovi lead iniziano ad arrivare da ogni direzione, quegli stessi rappresentanti iniziano a incorrere in problemi di pianificazione. Perdono tempo in attesa di mancata presentazione, creano attriti con doppie prenotazioni e corrono il rischio di perdere preziose prospettive.

quando cavi in ​​entrata sono ostruiti da problemi di pianificazione, è più probabile che si abbandonino. Supponiamo che tu offra gli stessi tre orari di incontro a due clienti separati. Se entrambi scelgono la stessa data e ora, dovrai chiedere a uno di scegliere un orario diverso. C'è il rischio che questo porti a inviare email a ping pong e li irriti.

Non c'è una buona ragione per creare attrito così presto nel percorso del cliente. È necessario un processo completamente automatizzato e semplificato. Questa è una delle tue prime opportunità per mostrare la tua professionalità come team a contatto con il cliente. In vista delle chiamate di vendita e di supporto, un forte flusso di pianificazione può aiutare a comunicare un senso di autorità.

Quando ottieni i tuoi sistemi di pianificazione online, è più facile per il partecipante mantenere la data e raggiungerti in tempo. 

Il tuo flusso di lavoro di pianificazione online è interrotto?

Scegliere un momento per incontrarsi con qualcuno non dovrebbe essere così difficile. Ma lo sopportiamo quando scriviamo messaggi con amici e familiari. Gli affari dovrebbero essere gestiti con più attenzione. I lead non hanno la stessa tolleranza per avanti e indietro degli amici intimi. Quindi, se il flusso di lavoro di pianificazione di un team è interrotto e stanno armeggiando senza una soluzione software, l'azienda perderà molte opportunità. 

I classici problemi nel flusso di pianificazione includono prenotazioni doppie, mancate presentazioni, cancellazioni dell'ultimo minuto o richieste di riprogrammazione. L'elenco potrebbe continuare, perché senza una ricevuta del tuo accordo, entrambe le parti devono disporre di un sistema di calendario funzionante. 

Quando pianifichi alla vecchia maniera, devi anche avere fiducia che entrambe le parti faranno il passo in più per inserire quell'incontro nel loro calendario. Devono anche controllare il calendario abbastanza spesso (o ricevere notifiche via sms/e-mail) per assicurarsi che vedano e ricordino la riunione.

Calcolo del tempo perso su email ping pong 

I metodi della vecchia scuola per programmare le riunioni dovrebbero essere più umani. Più vero e personale. Ma possono anche richiedere più tempo e soggetti a errori. 

Prendi la tipica interazione via email che si verifica, solo per organizzare una riunione:

  • L'host invia un'e-mail per suggerire alcuni orari delle riunioni 
  • L'invitato non può incontrarsi in quegli orari, quindi richiede un orario diverso
  • L'host controlla ma il nuovo orario richiesto non è disponibile per loro

Come una partita a scacchi, la strategia di programmazione era sbagliata fin dall'inizio. Quindi, mentre questi due potrebbero essere in grado di arrampicarsi e riprendersi, le cose sono diventate sciatte velocemente. Questo invia un segnale sulla debolezza organizzativa dell'azienda. A seconda della natura dell'interazione, l'invitato può mettere in dubbio l'integrità della tua azienda nel suo insieme.

  • L'host si scusa e invia alcuni nuovi suggerimenti
  • L'invitato non può incontrarsi in quegli orari. Si frustrano. 
  • L'host chiede all'invitato di condividere un orario che funzionerebbe invece
  • L'invitato non risponde mai a un'altra email dall'host

Sono sicuro che arriverai dove sto andando con questo. Giocare a ping pong via email è una perdita di tempo per entrambe le parti. Anche se puoi farlo in 2-3 e-mail, ci vuole tempo. Ed è facile perdere l'appuntamento perché ci si può dimenticare di annotarlo sul calendario. L'utilizzo di un programma di pianificazione automatizzato può risolvere entrambi i problemi.

Lead persi e clienti frustrati 

Hai progettato una potente strategia di marketing e un ciclo di vendita efficiente e stai iniziando a vedere i risultati. È come se avessi scoperto una miniera d'oro di piombo.

Quindi accade il peggio: il tuo sistema di pianificazione non è ottimizzato. Ci vuole troppo tempo e si traduce anche in prenotazioni doppie (o addirittura triple). I tuoi contatti si sentono frustrati e rinunciano a provare a fissare un appuntamento. E quelli che sei riuscito a farti diventare fantasma non si fanno vedere alle riunioni. Certo, puoi seguirli, ma è più tempo da dedicare a giocare a ping pong via email.

Ma indovinate un po '?

I tuoi potenziali clienti non hanno il tempo di aspettare una soluzione ai loro problemi. Lo vogliono ora e si rivolgeranno ad altre opzioni. Perderai lead e, in definitiva, le entrate che avrebbero dovuto ottenere.

Ecco perché è così importante semplificare l'esperienza di pianificazione per le persone. Aiuterà ad alleviare alcune di queste frustrazioni e a migliorare i tassi di conversione. 

come puoi fare quello? 

  • Esamina i tuoi processi: Al momento offri un'esperienza di pianificazione ottimale? 
  • Migliora le tue comunicazioni: La pianificazione semplificata dà il tono per una buona riunione. Tutte le comunicazioni sono automatizzate per tua comodità.
  • Evita gli appunti delle riunioni fuori posto: Le note di riunione perse possono danneggiare la tua reputazione e portare a opportunità perse. 
  • Ridurre le cancellazioni e mitigare la riprogrammazione: Rendi l'esperienza di pianificazione parte del percorso del tuo cliente: ottimizzala per le conversioni. 
  • Follow-up con mancata presentazione: Questo è importante per garantire che la conduttura mantenga i cavi che altrimenti potrebbero scivolare attraverso le fessure. 
  • Invia email di conferma e promemoria: Le persone sono occupate. Non vogliono essere gravati dallo sforzo cognitivo di ricordare un appuntamento. Qui è dove conferma e email di promemoria migliorare l'esperienza di pianificazione.  
  • sms: Con 92% di clienti dicendo che amano la messaggistica istantanea, gli SMS sono un ottimo modo per dare ai tuoi clienti quello che vogliono. 
  • Link unici alla conferenza web: Integra la tua piattaforma di videoconferenza preferita e crea collegamenti di conferenza unici per ogni riunione.
  • Usa uno scheduler che supporti più membri del team: La pianificazione delle riunioni per i team può essere complicata. Un programmatore online lo rende facile. 

Approfondiamo alcuni di questi nella sezione seguente.

Semplificare l'esperienza di pianificazione con un'app 

La pianificazione delle riunioni gioca un ruolo enorme nel successo del tuo motore di lead generation. Questo in definitiva ha un impatto sulle prestazioni della tua attività e sui tuoi profitti.

Ecco perché le aziende stanno migliorando l'esperienza di pianificazione con app come Appuntamento.

È spesso gratificante quando un'azienda migliora la propria esperienza di pianificazione. Tracciare il percorso dell'utente dalla visita iniziale del sito fino alla conferma della prenotazione può rivelare molto su cosa funziona e dove stai perdendo persone.

Ecco alcune cose che possono disattivare i lead:

  • Ci vuole troppo tempo per concordare un orario. Che si tratti di una telefonata o di una serie di e-mail, andare avanti e indietro fa perdere tempo che i tuoi clienti non vogliono spendere. 
  • Interfaccia di pianificazione complicata. Alcuni strumenti di pianificazione hanno interfacce utente complicate che possono sconcertare le persone che non sono tecnicamente esperte.
  • disagio. Non costringere i tuoi clienti a setacciare i loro calendari per trovare e confermare le riunioni. Invia inviti a cui possono accedere a loro piacimento.

Quindi, come fornire un'esperienza di pianificazione positiva?

Analizziamo alcuni aspetti del processo di pianificazione delle riunioni che ti aiuteranno a fare una fantastica prima impressione. 

Migliora le tue capacità di comunicazione con i clienti e i lead 

Un incontro inizia molto prima che parti separate si uniscano. Infatti, i confini dell'assemblea possono estendersi anche prima della convocazione. In definitiva, il potenziale dell'incontro inizia quando qualcuno ha per la prima volta l'impulso di saperne di più sulla tua azienda e stabilire una connessione con te. 

Ecco perché è importante attirare i visitatori del sito con un forte magnete guida. È il primo passo per assicurarsi il loro interesse. Ma una volta che qualcuno morde il gancio, per così dire, hai bisogno di un solido gioco di follow-up che includa un'esperienza di pianificazione automatizzata. Quando viene effettuata una prenotazione, è necessario impostare i promemoria automatici via e-mail e SMS per tenere le istruzioni della riunione davanti ai partecipanti. Questo aiuta a migliorare la partecipazione e prevenire le mancate presentazioni.

Evita gli appunti delle riunioni fuori posto 

Le note di riunione fuori posto sono uno dei motivi più comuni per cui le riunioni falliscono. Anche se arrivi in ​​ritardo, corri il rischio di avere meno tempo per connetterti e la tua prima esperienza condivisa è stata immediatamente problematica. È irritante come ospite, ma può anche dipingere un'immagine di incompetenza per il partecipante. E nessuno vuole lavorare con qualcuno disorganizzato.

Ancora una volta, è qui che entra in gioco uno scheduler come Appointlet. Tenere tutto organizzato è semplicissimo. Niente più blocchi per appunti o informazioni fuori posto, perché puoi conservare tutte le tue informazioni in un unico posto. E grazie a facili integrazioni (tramite Zapier) con il tuo CRM, puoi recuperare rapidamente informazioni importanti dalle precedenti interazioni con il tuo lead o cliente. Questo ti assicura di avere incontri fruttuosi, senza gli imbarazzanti passi falsi lungo la strada.

Ridurre le cancellazioni e mitigare la riprogrammazione

Ammettiamolo: la vita accade e a volte le persone dovranno annullare o riprogrammare. Ma è molto più probabile che le persone lo facciano se si sono dimenticati dell'incontro e si sono prenotati due volte. A differenza di altri problemi che possono essere facilmente automatizzati, il modo più semplice per ridurre le cancellazioni è convincere l'invitato del valore della riunione per lui. Se hanno fame di incontrarti, la loro presenza migliorerà.  

Gestisci le mancate presentazioni in modo professionale

Potrebbe non essere doloroso come alzarsi in piedi ad un appuntamento... ma le mancate presentazioni fanno ancora male. Hai messo da parte del tempo per incontrare qualcuno e non hanno ritenuto una priorità da seguire. Ma a parte le emozioni, questo significa anche che vedrai meno vendite e meno entrate complessive. È davvero importante tenere i dettagli della riunione davanti a loro e rendere la partecipazione convincente. 

L'aspetto più importante di un tale sistema è, ovviamente, una piattaforma di pianificazione. Invieranno automaticamente e-mail e promemoria di testo per la tua prossima riunione. Per i no-show che si sono verificati semplicemente perché qualcuno si è dimenticato dell'incontro, questi promemoria possono essere l'elemento essenziale che li blocca.

Inoltre, con un'app di pianificazione, se un cliente ha un motivo valido per non partecipare alla riunione, è facile per lui riprogrammare o annullare. Dare loro questa libertà è un buon modo per mostrare empatia, un tratto essenziale per conquistarli. Ti dà anche l'opportunità di riempire gli slot liberi con nuove prenotazioni.

Appointlet offre ai suoi utenti il ​​controllo sulle regole su quanto preavviso sarà richiesto a un partecipante per annullare o riprogrammare. Queste limitazioni possono aiutare con le cancellazioni dell'ultimo minuto e spingere le persone a rispettare il loro impegno originale.

Alla fine della giornata, avere un solido sistema di prenotazione si traduce in meno tempo sprecato su:

  • Seguire i clienti prima di un incontro.
  • In attesa di clienti che non si presenteranno. 

L'utilizzo di un programma di pianificazione online migliorerà le tue percentuali di successo e ti aiuterà a far crescere la tua attività.

Conferma le riunioni e invia promemoria via e-mail o SMS

Non è un segreto che viviamo in un mondo frenetico. Le persone trascorrono più tempo al telefono, quindi e-mail e SMS sono due dei modi migliori per catturare la loro attenzione. In definitiva, l'obiettivo è tenere a mente i dettagli della riunione. Puoi farlo facilmente inviando:

  • E-mail di conferma. L'invio di un'e-mail subito dopo l'impostazione di una riunione rassicura il partecipante che il processo di prenotazione è stato un successo. 
  • Email di promemoria. Con così tante cose in mente, è facile per i partecipanti alla riunione dimenticare una riunione imminente. Invia e-mail di promemoria per assicurarti che ricordino e si preparino psicologicamente per questo. 
  • Promemoria SMS. Rendi più facile per i tuoi clienti vedere i tuoi promemoria inviando messaggi di testo. Le caselle di posta elettronica possono essere ingombranti, quindi gli SMS possono essere più efficaci per alcuni invitati.

Se non sei sicuro di voler incontrare ogni persona che richiede un orario, Appointlet include l'opzione per rifiutare o accettare manualmente le riunioni primo. Questo ti dà un maggiore controllo su chi trascorri del tempo. 

Genera collegamenti unici per conferenze web 

Poiché la maggior parte delle riunioni è virtuale, è utile disporre di un sistema che generi collegamenti a conferenze Web univoci per ogni riunione. Che si tratti di Zoom, Microsoft Teams o del tuo altro strumento di conferenza Web preferito, Appointlet lo supporta.

Quando la posizione di una riunione è impostata su Conferenza Web, Appointlet fornisce un pulsante "partecipa alla riunione" con un collegamento diretto a quella stanza univoca. Quindi, quando arriva il momento di incontrarsi, l'ospite e il partecipante possono unirsi facilmente con un solo clic. 

Supporto per più membri del team 

Abbiamo notizie di molti utenti di Appointlet che hanno iniziato alla ricerca di una soluzione che soddisfacesse le loro esigenze personali. Ma nel corso del tempo, i colleghi scoprono il servizio e vogliono provarlo da soli. In questo periodo, tendiamo a vedere le organizzazioni crescere abbastanza rapidamente quando un decisore viene coinvolto e approva una quantità di licenze. 

Se la pianificazione di riunioni con un singolo partecipante è una piccola sfida, prenotare il tempo con 3 o più persone è esponenzialmente più difficile. Ci sono molti diversi tipi di necessità di pianificazione da tenere in considerazione. Ad esempio, se le riunioni devono essere distribuite uniformemente in un team, ciò rappresenta un'esigenza diversa rispetto alla pianificazione di più organizzatori di riunioni per incontrare uno o più partecipanti contemporaneamente. 

Tuttavia, gestire le prenotazioni con 3+ persone non deve essere difficile. Appointlet fornisce un sistema "Round-Robin" che unisce la disponibilità di tutto il tuo team e fa del suo meglio per assegnarli equamente. Puoi dare la priorità a determinati membri del team nel pool, se dovrebbero ottenere la maggior parte delle riunioni. 

Anche l'assegnazione di più membri del team per co-ospitare una singola riunione è facile con Appointlet. Basta aggiungere le persone in questione e il nostro sistema legge la loro disponibilità combinata prima di presentare qualsiasi momento. Le persone che visualizzano la pagina di pianificazione vedranno solo gli orari che funzionano per tutti gli host partecipanti. 

Questo può ridurre significativamente il coordinamento. Tutte le funzionalità di conferma e promemoria e-mail funzionano per le riunioni di gruppo, quindi ottieni gli stessi vantaggi anche lì.

Raccogliere feedback sull'esperienza di pianificazione 

Quindi hai implementato una soluzione e vuoi sapere come stai. Uno dei modi migliori per scoprirlo è… chiedi direttamente a loro! Come fai a fare questo?

Con Appointlet, puoi utilizzare l'integrazione di Zapier per raccogliere feedback dai partecipanti al termine della riunione. Alla fine della riunione, Zapier viene attivato per inviare un'e-mail di follow-up automatizzata con un semplice sondaggio (utilizzando Ammirato) per raccogliere il feedback richiesto. Puoi facilmente creare modelli per questo che puoi modificare in base a chi stai inviando il sondaggio.

Identificazione delle metriche chiave 

L'esperienza del cliente (CX) è la chiave per mantenere i contratti esistenti. È anche un ingrediente fondamentale per far crescere una tribù di clienti fedeli e ambasciatori del marchio. 

Perché l'esperienza del cliente è così importante?

  • L'eccellenza nella CX ti aiuterà a differenziarti dai tuoi concorrenti.
  • I clienti soddisfatti diventano promotori del passaparola.
  • Le eccellenti capacità del servizio clienti ispirano la fedeltà al marchio.

I dati mostrano anche che la pianificazione online migliora l'esperienza complessiva del cliente. Ecco alcuni spunti da considerare:

  • 81% dei marketers credo che la maggior parte della concorrenza si svolga a livello di esperienza del cliente.
  • 32% delle persone lasciare un marchio dopo una brutta esperienza, inclusa l'esperienza di pianificazione.
  • 40% di consumatori sono a conoscenza della pianificazione degli appuntamenti self-service.

Fornire ai tuoi clienti un modo semplice per prenotare un appuntamento con te è fondamentale. Ancora più importante, l'esperienza di pianificazione deve offrire un'esperienza positiva per il cliente. 

Domande frequenti comuni sull'esperienza di pianificazione 

Creare e implementare un'esperienza di pianificazione straordinaria è essenziale per la crescita del business. Una brutta esperienza durante il processo di pianificazione fa sì che i tuoi lead abbiano una scarsa percezione di te. Prima di concludere il nostro post, rispondiamo brevemente ad alcune domande comuni poste sulla creazione di un'esperienza di pianificazione positiva. 

Quali sono le componenti chiave di una buona esperienza di pianificazione? 

Un'esperienza di pianificazione di solito è la migliore quando richiede uno sforzo minimo o nullo. Se il tuo invitato si accorge a malapena di aver utilizzato un'app e si incontra con te in tempo, sarebbe considerato un successo. Ciò si ottiene attraverso i promemoria delle riunioni e l'opzione di riprogrammare attraverso lo stesso sistema di automazione, se necessario.

Dove inizia e dove finisce l'esperienza di pianificazione? 

Una buona esperienza di pianificazione inizia quando qualcuno è interessato a incontrare la tua azienda. Da quel momento in poi, la facilità o la difficoltà di programmare con te è la parte dell'esperienza. Si potrebbe obiettare che l'esperienza di pianificazione termina al termine della riunione. Se invii una richiesta di feedback sulla riunione, puoi estendere ulteriormente i confini in futuro.

L'esperienza di pianificazione influisce sulle vendite e sulla fidelizzazione dei clienti? 

Sì, un'esperienza di pianificazione di bassa qualità mette le aziende a rischio di perdere lead, il che ha un impatto sulle vendite. Una buona esperienza di pianificazione ha un impatto positivo sulla percezione del tuo marchio da parte del cliente, portando a una migliore fidelizzazione.

Qual è il miglior software di pianificazione per offrire una buona esperienza? 

Con un'interfaccia utente super pulita, facilità d'uso e molte altre funzionalità progettate per semplificare la pianificazione di una riunione, Appuntamento prende decisamente la coppa. Sia che tu stia organizzando riunioni con individui o team, il processo è un gioco da ragazzi sia per l'ospite che per gli invitati: Appointlet fa la maggior parte del lavoro per te. 

Come posso automatizzare l'acquisizione dei dati per la nostra esperienza di pianificazione? 

Un processo di pianificazione include in genere un modulo di assunzione. Se stai automatizzando l'esperienza con un'app come Appointlet, tutto ciò che devi fare è personalizzare il modulo una volta. Tutti i futuri partecipanti vedranno gli stessi campi e gli verrà chiesto di compilarli prima di confermare la richiesta di riunione. 

Quale app di pianificazione online mi consente di visualizzare la mia pianificazione giornaliera? 

Visualizzare il tuo programma giornaliero a colpo d'occhio è più semplice con Appointlet. Ogni volta che qualcuno prenota un incontro con te, la tua dashboard includerà tutte queste informazioni. Avrai anche il controllo sulla cancellazione, la riprogrammazione e la partecipazione alle riunioni. Con i filtri di ricerca, puoi trovare rapidamente qualsiasi riunione.

Quali metriche CX sono rilevanti per valutare un'esperienza di pianificazione? 

L'esperienza del cliente (CX) è al centro di ogni azienda di successo. E inizia con l'esperienza di pianificazione. Alcune metriche CX che puoi utilizzare per valutare un'esperienza di pianificazione includono la cronologia degli appuntamenti di un cliente, il numero di appuntamenti completati e le mancate presentazioni in un determinato periodo.

Tienine traccia per valutare l'efficacia del tuo processo di pianificazione.

Offrire un'esperienza di pianificazione straordinaria: l'inizio di solide relazioni con i clienti

Le app di pianificazione online hanno reso più facile per le aziende pianificare automaticamente gli appuntamenti con i propri lead e clienti. Ciò si traduce in tempo e denaro risparmiati. Garantisce inoltre che i tuoi lead o clienti ottengano un'esperienza positiva, con la conseguente chiusura di più vendite.

Hai investito molto nello sviluppo di una strategia di lead generation ottimizzata. Assicurati di mettere in atto sistemi per massimizzare le possibilità che quei lead si trasformino in clienti. 

E puoi farlo creando un'esperienza di pianificazione straordinaria. Quindi vai avanti e inizia gratuitamente con Appointlet.

Indipendentemente dal tuo settore, dall'assistenza sanitaria alla tecnologia, dalla vendita al dettaglio ai call center e tutto il resto, uno scheduler online è un investimento che non dovresti ignorare.

Qual è la tua esperienza con le app di pianificazione online? Sentiti libero di lasciare un commento qui sotto!

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell lavora presso Appointlet come responsabile del marketing di prodotto e difensore dei clienti. Ha aiutato migliaia di clienti a migliorare il flusso di lavoro di pianificazione online. Al di fuori del lavoro, è un insegnante di teoria musicale e fondatore di a società di software musicale.

Semplifica la pianificazione, per te e i tuoi partecipanti.