Quando si vuole comunicare lo stesso messaggio a un gruppo di persone, le riunioni individuali possono rivelarsi una perdita di tempo.
Che tu abbia di recente acquisito nuovi clienti nella tua attività, voglia tenere una demo del software per potenziali clienti o sia un fornitore di formazione che organizza lezioni e sessioni di gruppo, le riunioni di gruppo rappresentano una soluzione comoda.
Appuntamento supporta la pianificazione di riunioni di gruppo con più partecipanti.
Condividi il tuo calendario Appointlet e più partecipanti possono prenotare la stessa fascia oraria.
Puoi generare un collegamento alla tua pagina di pianificazione e condividerlo con altre persone tramite e-mail, SMS e altro ancora.
In questa guida, spiegheremo come pianificare riunioni di gruppo con facilità utilizzando Appointlet e illustreremo i nostri migliori consigli per aiutarti a organizzare riunioni di gruppo migliori.
Come prenotare un incontro con Apppointlet
Appointlet rende la prenotazione di riunioni di gruppo più semplice che mai.
Prenota il tuo primo incontro in tre semplici passaggi:
- Crea nuovo tipo di riunione – Nella scheda Pagine della dashboard del tuo account, fai clic sul pulsante verde Nuovo tipo di riunione nell'angolo in alto a destra.
- Configurare le impostazioni della riunione di gruppo – Scegli quanti membri vuoi che partecipino alla riunione, seleziona un orario, aggiungi promemoria e buffer.
- Gestisci riunione di gruppo – Hai la possibilità di riprogrammare, cambiare sede, modificare la capienza, aggiungere partecipanti alla riunione e annullarla.
Consulta la nostra guida completa su creare riunioni di gruppo per configurare le tue riunioni in base alle tue esigenze.
Caratteristiche principali per riunioni di gruppo migliori:
- Promemoria automatici – Risparmia tempo con i promemoria automatici.
- Annullamento e riprogrammazione – Cambia i piani delle riunioni con un clic.
- Pianifica le pause tra gli eventi – Aggiungere dei buffer tra le riunioni fa sì che tutti si presentino puntuali.
- Previeni le prenotazioni dell'ultimo minuto – Stabilisci delle regole su quanto presto potranno svolgersi le riunioni, in modo che tutti abbiano il tempo di prepararsi.
Check out Caratteristiche dell'appuntamento per scoprire la gamma completa di funzionalità di cui hai bisogno per semplificare il flusso di lavoro della tua pianificazione.
Semplificare la pianificazione di gruppo con Appointlet
Appointlet semplifica riunione di vendita e marketing pianificazione integrandosi perfettamente con le tue app preferite.
Puoi collegare Appointlet ai tuoi calendari e-mail, strumenti di videoconferenza per facilitare riunioni di gruppo in videoconferenza, di cui Integrazioni Zoom, CRM, pianificazione del call center, fornitori di servizi di riscossione dei pagamenti e molto altro ancora.
L'integrazione del calendario con Google Calendar o Office 365 Calendar (a seconda di quale utilizzi) ti garantisce di non avere più doppie prenotazioni. Appointlet verifica gli eventi esistenti nel tuo calendario e crea nuovi eventi per host e partecipanti quando viene effettuata una prenotazione.
Scopri come connetterti alle tue app più importanti tramite le nostre integrazioni.
Definire obiettivi chiari per le riunioni
Condividere l'ordine del giorno della riunione in anticipo, in preparazione delle riunioni di gruppo, aiuterà te e i partecipanti a trarne il massimo vantaggio.
Definire obiettivi chiari per la riunione e condividerli in un ordine del giorno completo significa che tutti saranno sulla stessa lunghezza d'onda su cosa verrà realizzato, quando sarà programmato ogni punto della riunione e quanto tempo sarà assegnato a ciascun elemento.
Raggiungere gli obiettivi:
- Brainstorming – Le sessioni di gruppo possono aggiungere elementi divertenti e interattivi alle lezioni e alle sessioni di formazione per mantenere coinvolti i partecipanti.
- Risoluzione di problemi – Potreste riservare del tempo per rispondere collettivamente alle domande e discutere eventuali problemi o dubbi che i partecipanti potrebbero avere.
Per evitare malintesi, è sempre consigliabile includere gli obiettivi della riunione negli inviti, per allineare le aspettative ed evitare perdite di tempo. Non c'è niente di peggio che i partecipanti rispondano che la riunione non è stata come si aspettavano.
Scegliere i partecipanti giusti
Un aspetto fondamentale per il successo di una riunione di gruppo è la presenza delle persone giuste. Se vuoi convertire i lead in clienti, dovrai qualificare i lead prima di prenotare la riunione.
Concentratevi sull'identificazione delle loro esigenze e sulla comprensione del loro budget, della loro autorità decisionale e delle tempistiche per prendere una decisione. Potete raccogliere queste informazioni prima di prenotare un incontro ponendo domande mirate. Questo vi aiuterà a concentrare tempo e sforzi sui lead più promettenti.
Se i principali decisori non possono partecipare alla riunione, è possibile assicurarsi che siano informati su quanto discusso registrando le riunioni tenute su piattaforme di videoconferenza.
Coordinamento efficace del fuso orario
Quando aggiungi più persone alla stessa riunione, potresti trovarti in un fuso orario diverso da quello dei tuoi partecipanti.
Una delle difficoltà derivanti dal trovarsi in fusi orari diversi è la necessità di fare calcoli mentali per stabilire quando si terrà la riunione nel loro fuso orario.
Prenotare manualmente una riunione può comportare errori di pianificazione da parte di chi effettua la prenotazione o confusione per i partecipanti quando i fusi orari non vengono sincronizzati automaticamente.
La soluzione? Valuta la possibilità di pianificare la tua riunione con Appointlet per automatizzare le conversioni di fuso orario. Questo riduce al minimo il rischio di errori e semplifica la pianificazione, restituendoti più tempo per preparare la riunione.
Creazione e condivisione di ordini del giorno e materiali pre-riunione
Definendo un ordine del giorno chiaro prima della riunione e chiedendo ai partecipanti se lo hanno compreso, puoi gestire le loro aspettative, mantenere l'attenzione sulla riunione e assicurarti che non si protragga troppo.
Quando distribuisci l'ordine del giorno, controlla che includa quanto segue:
- Assegnazione dell'articolo – Definisci chi è responsabile di ogni punto all'ordine del giorno. Questo permette ai partecipanti di prepararsi e di capire qual è il loro ruolo. Perché le persone si sentono più coinvolte nelle riunioni quando hanno un ruolo chiaro.
- Limiti di tempo – Ogni punto all'ordine del giorno ha un limite di tempo chiaro? In caso contrario, includetene uno, in modo che non si superi un argomento e la riunione proceda secondo i piani. Questo garantisce che la riunione scorra fluida, sia orientata agli obiettivi e che tutti gli elementi essenziali siano trattati.
Puoi anche preparare i partecipanti con delle letture preliminari da tenere a mente prima della riunione. Può trattarsi di una semplice pagina che illustra gli argomenti che vuoi trattare durante la riunione.
Oltre ai documenti di una sola pagina, potresti prendere in considerazione la produzione di:
- Brevi video – ad esempio, le registrazioni di Loom in cui spieghi ai partecipanti un problema e condividi lo schermo.
- Documenti – PDF, file di progettazione, video di formazione, qualsiasi cosa di cui si stia parlando, letture di approfondimento e altri media consentiranno a tutti di essere aggiornati e di partecipare.
Utilizzo dei promemoria delle riunioni per ridurre le mancate presentazioni
Immagina che tutti si presentino puntuali alla tua riunione, ben preparati (grazie alle tue letture preliminari) e pronti ad affrontare l'ordine del giorno. Sembra troppo bello per essere vero, vero? C'è sempre un ritardatario, o qualcuno che si è completamente dimenticato della riunione.
I promemoria automatici per le riunioni possono stroncare sul nascere la dimenticanza. Puoi persino includere l'ordine del giorno della riunione nel promemoria per allineare le aspettative.
I migliori suggerimenti per i promemoria delle riunioni:
- Invia almeno due promemoria per la riunione, uno 24 ore prima dell'evento e uno 30 minuti prima.
- Invia un promemoria a tutti, anche all'organizzatore della riunione.
- Includi un collegamento per riprogrammare o annullare la riunione: con Apppointlet puoi modificare i piani delle tue riunioni con un clic.
- Promemoria automatici con Appointlet.
Riassumendo
Ecco quindi un breve riepilogo delle best practice per pianificare riunioni di gruppo di successo.
Abbiamo discusso:
- Definire obiettivi chiari per le riunioni – In questo modo i partecipanti possono prepararsi in modo approfondito e il tempo viene utilizzato in modo efficiente.
- Invitare le persone giuste – Per mantenere la riunione snella e orientata agli obiettivi.
- Coordinamento efficace del fuso orario – Per evitare malintesi e massimizzare la partecipazione.
- Condivisione di agende e pre-letture – Per gestire le aspettative e mantenere l’attenzione sulla riunione.
Seguire le migliori pratiche di pianificazione delle riunioni di gruppo aumenta la produttività e dà a chi organizza e ai partecipanti più tempo per prepararsi.
Appointlet elimina l'onere amministrativo della prenotazione di riunioni di gruppo, consentendo a chi organizza le riunioni di sincronizzare gli inviti in tutti i fusi orari, automatizzare i promemoria per evitare mancate presentazioni e modificare o riprogrammare le riunioni con un semplice clic.
Pronti a semplificare i processi di pianificazione delle vostre riunioni? Pronti a organizzare riunioni più efficienti?
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