Best practice per pianificare riunioni remote in modo che tutti si presentino in tempo, ogni volta

La maggior parte delle persone lo ha fatto difficoltà a rimanere concentrati durante riunioni a distanza che durano più di 30-60 minuti. Dopodiché, iniziano a spostarsi e a perdere la concentrazione. Mantenere l'attenzione di qualcuno è già abbastanza difficile, ma se hai a che fare anche con i ritardatari, c'è una finestra di attenzione ancora più piccola con cui lavorare.

Gli arrivi in ​​ritardo tendono ad accadere per alcuni motivi, che esamineremo qui a breve. Il modo migliore per mantenere le persone responsabili e presentarsi in tempo è con promemoria automatici. In questo articolo tratteremo questo argomento in dettaglio in modo che tu abbia un'idea migliore di come pianificare e strutturare i tuoi impegni.

Perché le persone non si presentano alle riunioni remote?

Di norma, è più probabile che le persone si presentino per eventi che trovano preziosi. Se i partecipanti semplicemente non si presentano affatto, è possibile che non pensassero che la riunione remota fosse molto importante per loro. Può essere che la tua proposta di valore non fosse abbastanza forte. Qualunque sia la ragione, è normale che i partecipanti evitino la responsabilità e semplicemente non si presentino agli eventi che considerano una perdita di tempo.

Gli arrivi in ​​ritardo sono un po' diversi. Di solito non sono un'indicazione di negligenza deliberata. È più comune che le persone non si presentino puntualmente perché hanno semplicemente perso la cognizione del tempo e non hanno avuto un promemoria adeguato. 

No-show e arrivi in ​​ritardo

La persona media è molto occupata mentalmente, anche quando il suo programma è vuoto! Con infiniti contenuti digitali su cui fissarsi, è normale che le persone dimentichino le cose anche quando potrebbero averle programmate giorni o settimane fa. Onestamente, i momenti di distrazione probabilmente accadono al meglio di noi.

D'altro canto, se vedi molti no show e arrivi in ​​ritardo, non è una cattiva idea iniziare a pensare a cosa puoi fare per migliorare la situazione. Se non stai automatizzando il flusso di pianificazione, stai creando più lavoro per il partecipante. Non solo devono trovare un orario nel loro calendario che funzioni, ma devono controllare quel calendario manualmente o impostare un promemoria per se stessi. 

Anche quando l'evento del calendario viene creato da entrambe le parti, la riunione potrebbe non sembrare abbastanza redditizia da occupare un posto importante nella mente dei partecipanti. In effetti, la mente umana è cablata in modo tale da dimenticare volutamente tutte le cose non importanti per poter dirigere tutta l'attenzione verso quelle importanti.

Quindi, prima di passare all'implementazione di una soluzione, è importante iniziare con un po' di compassione e non prendere la negligenza troppo sul personale. 

Configura un'app di pianificazione per assicurarti che i partecipanti si presentino

Puoi ridurre il numero di arrivi in ​​ritardo e mancate presentazioni presentando una chiara proposta di valore al partecipante. Ma l'automazione del processo li porterà al resto della strada, in modo che sia facile ricordare la data e l'ora imminenti. 

Le app di pianificazione lo rendono più facile da realizzare per le aziende di qualsiasi dimensione. Ogni volta che condividi il tuo link con qualcuno, questi possono scegliere un orario adatto a loro e compilare un modulo. Alla conferma, riceveranno un email di conferma e l'evento del calendario. Inoltre puoi programmare e-mail o SMS di promemoria che escono nei momenti chiave, come il giorno prima o un'ora prima del tuo evento.

Queste notifiche rendono più difficile per il partecipante inventare una scusa per dimenticare di annotare la riunione sul proprio calendario. La fascia oraria viene riempita automaticamente anche sul tuo calendario online, in modo da essere avvisato e poterla consultare in qualsiasi momento. Le informazioni sul cliente vengono salvate e condivise con te per un uso futuro. 

Ecco in quale altro modo un'app di pianificazione può fungere da facilitatore per migliorare la partecipazione alle riunioni.

  • Ospitare riunioni a distanza: Le riunioni virtuali eliminano la necessità che il team e i partecipanti si trovino fisicamente nello stesso luogo durante la riunione. Durante la pandemia di covid-19, gli incontri a distanza sono sempre più comuni.
  • Ricorda i tuoi incontri: Promemoria e follow-up regolari sia prima che dopo le riunioni assicurano che il tuo team rimanga al passo con i tempi. I dettagli dei partecipanti vengono registrati attraverso diversi canali, in modo che il personale possa accedere ai dati della riunione per prepararsi in anticipo.
  • Eliminazione delle mancate presentazioni: Quando le persone importanti non si presentano alla tua riunione, c'è il rischio che l'intero periodo di tempo vada sprecato. Se ciò accade regolarmente, diventa un costo per le aziende che potrebbe essere facilmente evitato.
  • Migliora la partecipazione: Una pagina di programmazione dedicata che mostra un riepilogo di tutti gli incontri che sono in linea aumenta notevolmente la partecipazione. Inoltre, qui è possibile programmare facilmente nuove riunioni e, se necessario, riprogrammare quelle più vecchie.
  • Semplifica le conversazioni con i clienti: Le riunioni che devono essere tenute con i clienti richiedono più pianificazione rispetto alle normali discussioni interne. Il coordinamento avanti e indietro è un punto comune di frustrazione, quindi semplificare il processo è un'ottima idea.
  • Genera URL di riunioni Zoom univoci; Zoom è una delle app di conferenza Web più utilizzate, tuttavia questa tecnica può essere utilizzata per qualsiasi strumento di riunione integrato. Appuntamento ti consente di ospitare riunioni Zoom con link univoci in pochi clic. Questo rende il processo più semplice e il flusso di lavoro più fluido. Altre opzioni di videoconferenza comuni che funzionano allo stesso modo includono Google Meet, MS Teams, Join.Me, GoToMeeting e Webex.
  • Conferma e promemoria automatici: L'invio manuale di messaggi di conferma e promemoria della riunione va bene se hai solo poche volte alla settimana o se hai a che fare con dirigenti di alto livello. Ma quando incontri persone comuni su base giornaliera, diventa un compito irragionevole con cui stare al passo. Automatizzare tutto con uno strumento di pianificazione può essere di grande aiuto. 
  • Traduci tra i fusi orari: Le riunioni che si svolgono in fusi orari diversi sono una fonte comune di confusione. Se le persone si ricordano anche solo di fare le conversioni temporali, c'è sempre spazio per l'errore umano. Gli strumenti di pianificazione online risolvono questo problema rilevando il fuso orario del browser del partecipante e utilizzandolo per tradurre la disponibilità dell'ospite della riunione. 
  • Coordinarsi con i membri del team: Le riunioni con i clienti che coinvolgono più membri del team possono essere facilmente coordinate con il giusto strumento di pianificazione online. Appointlet ha funzionalità di assegnazione degli host come il round robin per aiutare a distribuire le riunioni in un team. In alternativa, puoi anche utilizzare lo strumento per allineare i programmi di più membri del team per una singola riunione. 

Riduci al minimo le mancate presentazioni con un'app di pianificazione

Sai che uno strumento di pianificazione online funziona quando non si presenta mai in una conversazione, eppure i tuoi atti miglioreranno la qualità delle tue riunioni e indurranno i partecipanti a partecipare non perché ne hanno bisogno, ma perché lo desiderano.

Ecco come arrivarci passo dopo passo.

Ospitare riunioni virtuali

Le riunioni virtuali potrebbero non essere le migliori per prendere decisioni importanti o per costruire relazioni, ma per incontri e check-in regolari, sono decisamente più efficaci delle riunioni di persona. I partecipanti non hanno bisogno di essere lì fisicamente e quando rimuovi questo lavoro, la partecipazione aumenta automaticamente. Inoltre, funzionalità come la condivisione dello schermo, le lavagne virtuali e le sale riunioni replicano l'esperienza di persona, quindi non c'è comunque molta differenza.

Inoltre, se sei una persona attenta all'ambiente, le riunioni virtuali sono rispettose dell'ambiente in quanto non richiedono molte risorse e riducono al minimo la produzione di rifiuti. 

È troppo facile dimenticare un incontro

Ma un'app di pianificazione online lo rende molto difficile. La maggior parte delle app di pianificazione si collega al tuo calendario virtuale, indipendentemente da quello che stai utilizzando, e aggiorna automaticamente lo slot della riunione lì. Ti informano anche se ci sono scontri in modo che tu possa richiedere di riprogrammare.

Puoi anche bloccare le tue ore disponibili in modo che i tuoi colleghi remoti sappiano in anticipo della tua disponibilità e selezionino un orario di riunione adatto al tuo programma.

Le mancate presentazioni fanno male agli affari

Il tempo speso in attesa di qualcuno che non si fa mai vedere è un bene prezioso che potrebbe essere speso per compiti migliori che effettivamente guidano il valore aziendale. In qualità di imprenditore, sai già quanto può costare un'opportunità per la tua attività.

Le app per la pianificazione degli appuntamenti possono essere determinanti nel controllo di questo costo in quanto eliminano completamente tutte le scuse che i no-show potrebbero avere. Inoltre, dal momento che organizzerai l'incontro dopo aver verificato la loro disponibilità tramite l'app, sarebbe molto scortese da parte loro non presentarsi.

Migliora la partecipazione con una pagina di pianificazione

La maggior parte delle app per la prenotazione degli appuntamenti fornisce agli utenti una pagina di pianificazione centrale che funge da dashboard per tutte le informazioni relative alle riunioni. Puoi vedere cosa è stato programmato in passato e cosa succederà in futuro. Puoi segnare date importanti per lanci di prodotti, comunicati stampa, riunioni con i clienti e quant'altro.

Quando i dipendenti sono in grado di visualizzare tutto a colpo d'occhio, le possibilità di perdere qualcosa sono notevolmente ridotte. Sanno esattamente cosa fare, quando. Ciò si traduce in una maggiore produttività e quindi una maggiore partecipazione alle riunioni.

Semplifica la conversazione con i clienti

Se hai mai lavorato nelle vendite, devi sapere quanto sia difficile organizzare riunioni con i clienti, soprattutto in un ambiente virtuale. Ci sono tonnellate di email che vanno avanti e indietro e le riunioni vengono riprogrammate un milione di volte. Il 90% di questi va sprecato nel processo e i clienti alla fine si tirano indietro a causa della seccatura.

Le app di pianificazione eliminano tutto questo e lo sostituiscono con una comoda pagina di prenotazione del cliente. Questa pagina di prenotazione può essere impostata su un sito Web o può essere condivisa tramite un URL. I clienti possono facilmente scegliere una fascia oraria disponibile da questa pagina, selezionare il membro del personale preferito e inserire le informazioni di contatto. La riunione viene prenotata automaticamente e l'azienda viene informata.

Alcuni strumenti ti consentono persino di aggiungere opzioni aggiuntive, come una sezione FAQ o un chatbot nella pagina di prenotazione della riunione. Ciò consente ai clienti di comunicare facilmente con la tua attività e ottenere risposte tempestive. 

Genera URL di riunioni Zoom univoci

Strumenti come Appointlet si integrano con molte app di conferenza Web come Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, ecc., Per condurre facilmente riunioni virtuali. Una volta connesso a Zoom, bastano pochi clic per generare URL univoci per le riunioni. 

Questo collegamento verrà generato automaticamente e condiviso con i partecipanti una volta pianificato un incontro virtuale. Sarà anche allegato all'evento del calendario creato per questi incontri in modo che i partecipanti non abbiano problemi a trovarlo nel caso in cui si perda nelle e-mail.

Conferma e promemoria automatici

Questa è facilmente la migliore funzionalità che le app di pianificazione online hanno da offrire. Non è più necessario effettuare telefonate o inviare e-mail per confermare l'orario della riunione con i partecipanti. Tutto quello che devi fare è aggiungere i partecipanti alla riunione e verrà automaticamente chiesto loro di confermare.

Puoi anche impostare promemoria automatici e follow-up per le riunioni che sono state finalizzate. L'app invierà automaticamente promemoria via e-mail e SMS ai partecipanti alla riunione a determinati intervalli. Potrebbe essere necessario specificare la frequenza e il divario tra questi promemoria e l'app si occuperà del resto.

Traduce tra fusi orari

Le aziende che operano in un ambiente globale hanno costantemente bisogno di incontrare persone all'estero. L'organizzazione di tali riunioni in diversi fusi orari può essere molto confusa poiché dovrai fare una buona quantità di matematica solo per assicurarti di non commettere errori.

App come Appointlet traducono gli orari delle riunioni in base al fuso orario locale, sia per gli ospitanti che per i partecipanti. Puoi anche specificare un fuso orario diverso da quello locale, ma il software sceglierà automaticamente quello in cui ti trovi come impostazione predefinita. Se non si desidera che ciò accada, è possibile bloccare il fuso orario in modo che gli orari della riunione vengano mostrati a tutti i partecipanti in base al proprio fuso orario.

Coordinarsi con i membri del team

Tutti i problemi di programmazione che abbiamo discusso fino ad ora crescono in modo esponenziale all'aumentare del numero dei partecipanti. Il problema diventa ancora peggiore quando hai bisogno di più membri del tuo team presenti per una riunione con un cliente. 

Fortunatamente, Appointlet ha una soluzione anche per questo. Con le sue funzionalità di pianificazione del team, puoi pianificare riunioni con più membri e specificare anche l'host. L'organizzatore otterrà i diritti amministrativi nell'app di conferenza integrata che stai utilizzando e il resto del team sarà invitato come partecipante.

Come pianificare riunioni di team a distanza

Le riunioni virtuali di gruppo potrebbero non essere una buona idea se è necessario che ci sia una costante comunicazione avanti e indietro tra i partecipanti. Non vuoi passare attraverso la tortura di convincere 50 persone a spegnere i loro microfoni quando tutti vogliono saltare e parlare contemporaneamente. Inoltre, in assenza di un linguaggio del corpo chiaro, questa comunicazione sarebbe ancora più incasinata. Fatti un favore e tieni questi incontri faccia a faccia.

Tuttavia, se lo scopo è semplicemente presentare qualcosa o condurre una sessione di formazione, le riunioni di team virtuali potrebbero essere la scelta ideale. Oltre all'ovvio risparmio sui costi che si ottiene non dovendo organizzare una grande sala conferenze, il processo di pianificazione è molto più conveniente.

Tutto quello che devi fare è creare un tipo di riunione di gruppo in Appointlet e impostare le regole di pianificazione come preferisci. È possibile specificare il numero massimo di partecipanti autorizzati a partecipare alla riunione in un determinato momento per evitare il sovraffollamento dello spazio virtuale. 

Per le riunioni virtuali, dovrai integrare Appointlet con un software di videoconferenza online a tua scelta. Puoi selezionare questo software nel luogo della riunione e poi procedere con il resto lo stesso.

FAQ

Se non conosci le riunioni virtuali e la pianificazione, potrebbe essere stato un po' troppo da gestire. Se non sei riuscito a capire nulla in nessun momento, queste domande frequenti potrebbero esserti d'aiuto. 

Come puoi avere riunioni con un team remoto?

I team remoti possono avere riunioni virtuali che possono essere condotte tramite un software di videochiamata online come Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, ecc. È possibile pianificare riunioni con più membri del team tramite un'app di pianificazione come Appointlet e quindi continuare a svolgere la sessione una delle app menzionate in precedenza.

Qual è la migliore app per conferenze Web per riunioni online?

Esistono molte app per conferenze Web utilizzate da aziende leader in tutto il mondo. I migliori includono Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Skype, Slack, GoToMeeting, ClickMeeting, Cisco Webex ed ezTalks Meetings.

Come posso impostare i promemoria dei partecipanti per una riunione remota pianificata?

I promemoria per i partecipanti si sono dimostrati di grande aiuto per ridurre al minimo le mancate presentazioni e migliorare la partecipazione alle riunioni. Gli strumenti di pianificazione come Appointlet consentono di inviare promemoria automatici per le riunioni pianificate. Questi promemoria possono essere inviati tramite e-mail, SMS o altre forme di messaggi. 

Come posso ospitare riunioni a distanza a livello internazionale?

Le riunioni remote internazionali possono essere facilmente programmate tramite app di pianificazione online come Appointlet. Appointlet ti consente di organizzare facilmente riunioni in diversi fusi orari. L'orario della riunione viene tradotto automaticamente in base al fuso orario locale sia per i partecipanti alla riunione che per l'ospite.

Come dovrei ospitare riunioni di lavoro a distanza?

È possibile ospitare virtualmente riunioni di lavoro a distanza tramite chiamate in conferenza. Le riunioni virtuali sono più facili da pianificare ed eseguire poiché la maggior parte del lavoro manuale è automatizzato con il software. È possibile utilizzare strumenti di pianificazione come Appointlet per organizzare la riunione e uno strumento di videoconferenza come Zoom per condurre la riunione.

Dove tengono in genere le riunioni i lavoratori remoti?

I lavoratori remoti normalmente tengono riunioni tramite app di pianificazione e conferenza online. Le app di pianificazione online facilitano il coordinamento del team e le riunioni vengono organizzate con il minimo sforzo. Una volta configurati, possono essere condotti su un software di conferenza virtuale come Zoom o Google Meet.

Come posso ridurre lo stress delle riunioni a distanza?

Il lavoro e le riunioni a distanza possono essere stressanti, ma puoi ridurre lo stress consentendo ai partecipanti la massima flessibilità possibile. Tieni riunioni più brevi con argomenti chiari all'ordine del giorno e cerca di mantenere dei buffer tra di loro per tenerli attenti. Inoltre, utilizza tutti gli strumenti e le funzionalità di collaborazione (condivisione dello schermo, lavagne, documenti Google, ecc.) che puoi per rendere le cose ancora più semplici.

Qual è il momento migliore della giornata per condurre riunioni a distanza?

La ricerca moderna suggerisce che il momento migliore per condurre riunioni a distanza è nei tre giorni centrali della settimana, tra le 2 e le 2:30. Il motivo è che questa volta non è né troppo presto né troppo tardi, ed è già passato un giorno o due dall'inizio della settimana. I team di lavoro si sono rinfrescati e sono pronti a fare incontri per fissare nuovi obiettivi.

Il segreto per organizzare riunioni a distanza produttive: più brevi sono, meglio è.

Riunioni a distanza su Zoom

Puoi utilizzare tutta la tecnologia del mondo e non avere ancora riunioni sufficientemente produttive. Alla fine della giornata, hai ancora a che fare con gli umani e se non trovano alcun valore nei tuoi incontri, non si presenteranno. 

La chiave per avere riunioni a distanza efficaci è limitare il tempo della riunione e avere un'agenda chiara. Ridurre la quantità di tempo otterrà la massima attenzione dal tuo team e, di conseguenza, finirà per essere più produttivo.

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell lavora presso Appointlet come responsabile del marketing di prodotto e difensore dei clienti. Ha aiutato migliaia di clienti a migliorare il flusso di lavoro di pianificazione online. Al di fuori del lavoro, è un insegnante di teoria musicale e fondatore di a società di software musicale.

Semplifica la pianificazione, per te e i tuoi partecipanti.