Fuori da 55 milioni Nelle riunioni quotidiane, solo la metà ha raggiunto i propri obiettivi. Con solo il 20% di responsabili di meeting qualificati, si registra un crescente divario di responsabilità nelle riunioni, dove la maggior parte delle organizzazioni non valuta l'impatto delle proprie riunioni.
Sebbene un buon ordine del giorno ne definisca la direzione, c'è ancora molto da fare sul fronte della leadership e della gestione delle riunioni per una riunione di team efficace. Il più importante è la preparazione. Un ordine del giorno ben strutturato può aiutare a ridurre le perdite di tempo garantendo che le riunioni abbiano obiettivi e strutture chiari, consentendo ai team di concentrarsi su ciò che conta veramente ed evitare di perdersi in discussioni improduttive.
Questo post ti mostrerà preziosi suggerimenti per impostare un'agenda con esempi di agenda di riunioni. Continua a leggere per scoprire come le aziende si assicurano che le loro riunioni siano produttive, altamente mirate ed entro il limite di tempo specificato.
Introduzione agli ordini del giorno delle riunioni
L'ordine del giorno è uno strumento fondamentale per garantire riunioni produttive ed efficienti. Funge da tabella di marcia, delineando gli argomenti da discutere, il tempo dedicato a ciascun argomento e i risultati attesi.
Un ordine del giorno ben strutturato aiuta a mantenere la conversazione in carreggiata, evita divagazioni inutili e garantisce che tutti i partecipanti siano sulla stessa lunghezza d'onda. Utilizzando un ordine del giorno, i team possono massimizzare l'efficacia delle riunioni, sfruttare al meglio il tempo a disposizione e raggiungere i propri obiettivi. In questa sezione, esploreremo l'importanza dell'ordine del giorno, i suoi vantaggi e come crearne uno efficace.
Il valore di fissare un ordine del giorno
Definire l'ordine del giorno significa stabilire o dichiarare lo scopo di una riunione, i punti di discussione, la durata, l'esito previsto e la persona responsabile dei punti di discussione. Prepararsi a una riunione del consiglio di amministrazione offre ai partecipanti una panoramica generale dell'obiettivo e delle azioni da intraprendere, definendo aspettative chiare per tutti i partecipanti.
Un professionista prepara e pianifica una riunione definendone l'ordine del giorno. L'ordine del giorno della riunione di gruppo mostra ai partecipanti gli argomenti all'ordine del giorno, i risultati attesi e le tempistiche, consentendo a tutti di preparare in anticipo i punti di discussione e di attenersi all'argomento. Definire l'obiettivo della riunione è fondamentale per garantire che tutti i partecipanti comprendano i risultati attesi e le azioni necessarie per raggiungerli.
Infatti, 64% dei partecipanti alla riunione credono che il modo migliore per entusiasmarli per una riunione sia pianificarla bene. Ma la stessa ricerca ha rilevato che la generazione più giovane preferisce un pranzo libero.
Cosa dovresti includere?
Ecco le cose essenziali che dovrebbero sempre apparire nell'agenda della tua riunione:
Missione
Elenco degli argomenti e relative fasce orarie
Leader di discussione
Sede/piattaforma
Ulteriori punti all'ordine del giorno forniti dai membri del team
Componenti aggiuntivi di un buon ordine del giorno di una riunione
È inoltre possibile includere il processo per affrontare i punti di discussione suddividendo il tempo assegnato in segmenti temporali più brevi. Ad esempio, quando si discute di “come massimizziamo il nostro top strategia di vendita?” puoi scrivere un processo come:
Elenca opportunità – 5 min
Analizza le opportunità che vale la pena investire – 10 min
Elenca le sfide – 5 min
Proporre soluzioni – 5 min
Nel complesso, i tuoi punti all'ordine del giorno dipenderanno dal tipo di riunione che avrai.
Sette consigli rapidi per un ordine del giorno efficace per una riunione
Per creare un formato di ordine del giorno della riunione che garantisca il corretto svolgimento delle attività, segui questi sette suggerimenti:
Definire l'obiettivo della riunione: Indicate chiaramente lo scopo della riunione e gli obiettivi che intendete raggiungere. Valutate l'utilizzo di un modello di ordine del giorno che definisca in anticipo gli argomenti ricorrenti. Questo può aiutare a tenere tutto il team sullo stesso piano e a ridurre il rischio di divagare.
Stabilisci una tempistica realistica: Dedicate tempo sufficiente a ogni argomento e lasciate del tempo di riserva per discussioni impreviste. In altre parole, potreste non voler dedicare l'intera riunione a progetti di lavoro. Potrebbe invece essere utile assicurarvi di avere abbastanza tempo per affrontare tutti gli argomenti, lasciando comunque un po' di spazio per costruire un rapporto.
Assegnare ruoli e responsabilità: Designare un responsabile per ogni argomento e assicurarsi che tutti i partecipanti conoscano i propri ruoli. Può essere importante definire le aspettative su chi è responsabile di cosa. Ad esempio, i dirigenti senior si occuperanno di tutto? I team di vendita, marketing e progetto avranno tempo per parlare? Chi monitorerà il tempo del team e prenderà appunti?
Dare priorità agli elementi dell'agenda: Concentratevi sugli argomenti più critici e lasciate quelli meno importanti per dopo. Anche le riunioni orientate agli obiettivi con la migliore allocazione del tempo possono andare a monte, quindi spesso è meglio concentrarsi agenda การประชุม per eliminare prima gli argomenti più importanti.
Lasciare spazio alla discussione: Lasciare spazio a discussioni e domande aperte tra pari e incoraggiare i partecipanti a partecipare.
Utilizzare un formato standard per l'ordine del giorno della riunione: Utilizza un formato coerente per gli ordini del giorno delle tue riunioni per garantire che tutti i partecipanti sappiano cosa aspettarsi.
Condividi l'ordine del giorno in anticipo: A volte la chiave per un'agenda efficace sta nella preparazione. Usa un Generatore di diapositive AI per creare e distribuire in anticipo l'ordine del giorno della riunione a tutti i partecipanti, in modo che possano prepararsi e presentarsi pronti a discutere gli argomenti. È anche possibile arricchire questi materiali con una presentazione PowerPoint basata sull'intelligenza artificiale, che aiuta a trasformare semplici ordini del giorno in presentazioni professionali e coinvolgenti che mantengono i partecipanti concentrati e allineati.
Sette tattiche approfondite per un'agenda di riunione efficace
Se vuoi andare oltre le basi, ecco sette approcci approfonditi per migliorare l'ordine del giorno delle tue riunioni.
1. Affrontare un unico argomento rilevante
Una riunione altamente focalizzata affronta un problema specifico. Ti consigliamo di evitare di organizzare una riunione che affronti due argomenti diversi, come l'aumento delle vendite e l'ottimizzazione delle strategie di marketing all'interno della stessa riunione.
Questi incontri sono stati separati per essere più mirati e significativi per i team coinvolti in ciascun obiettivo?
Inoltre, consenti ai membri del team di scegliere se partecipare o meno alla riunione. Potrebbero decidere di non partecipare semplicemente perché non hanno nulla da aggiungere alla riunione o perché il loro programma è pieno.
By condividendo il link della riunione Grazie ad Appointlet puoi evitare il fastidio di invitare un membro del team che non sarà disponibile per la riunione. Appuntamento controlla automaticamente i programmi del tuo team per trovare il momento giusto per la riunione.
In aggiunta a ciò, la funzione di approvazione manuale protegge anche te e il calendario del tuo team da incontri indesiderati con persone non qualificate.
Avere una riunione mirata con solo i partecipanti che saranno coinvolti nel processo decisionale risolve le seguenti sfide in una riunione:
Membri del team che svolgono più attività contemporaneamente in una riunione perché le questioni di discussione non li riguardano. Questi membri staranno meglio se si occuperanno di altri compiti significativi.
Andare fuori tema perché l'ordine del giorno copre un argomento ampio. Il risultato è un eccessivo spreco di tempo e una riunione improduttiva. Quindi, valuta l'idea di integrare un'app di cronometraggio che possa monitorare il tempo impiegato per svolgere un'attività e le riunioni.
Lo ha rilevato un sondaggio condotto su 182 dirigenti 71% sentivano che i loro incontri erano improduttivi. E il 65% ha affermato che avrebbe potuto fare meglio a svolgere i propri compiti.
Ti suona familiare? Ecco perché nella formazione dei dipendenti Dovrebbe includere linee guida per riunioni efficaci. Tutti gli invitati alla riunione dovrebbero avere un punto di discussione e possibili punti di azione (ovvero, soluzioni). La riunione dovrebbe essere incentrata sulla valutazione da parte dei partecipanti dei punti di discussione e dei punti di azione, piuttosto che sulla ricerca da zero.
Tutti gli invitati alla riunione dovrebbero avere un punto di discussione e possibili punti di azione (cioè soluzioni). L'incontro verte su questi partecipanti che valutano i loro punti e punti di azione, piuttosto che fare ricerche da zero.
Questo concetto ci guida al prossimo importante aspetto dell'agenda della riunione perfetta.
2. Lascia che il team elabori i punti di discussione
Invece di scegliere i punti all'ordine del giorno dal tuo punto di vista, lascia che il team sviluppi gli argomenti che ritiene importanti e degni di essere discussi. Questo permette ai membri di creare il flusso della riunione e di sentirsi più responsabili dei propri ruoli. Come responsabile della riunione, il tuo compito è definire lo scopo della riunione e facilitarla. Sollecitare il contributo dei membri del team li fa sentire apprezzati e promuove un senso di collaborazione.
Ma cosa includerai nel documento di collaborazione e come guidi i suggerimenti dei membri del team?
3. Usa il metodo 4×4 per strutturare gli argomenti di discussione
Il metodo quattro per quattro è una struttura per guidare lo scopo della riunione.
Ecco come si presenta:
Quattro cose che la squadra ha realizzato dall'ultimo incontro
Le sfide o i blocchi che il team ha dovuto affrontare durante il completamento delle attività
Quattro cose che la squadra potrebbe realizzare prima del prossimo incontro
Eventuali blocchi potenziali per queste attività future
Includere aggiornamenti di stato nel metodo 4×4 è fondamentale per tenere il team informato sui progressi e sulle attività, garantendo responsabilità e chiarezza nelle responsabilità.
Dare seguito ai risultati dell'ultima riunione rende il team responsabile per i compiti che assume da una riunione. Altrimenti, sentirebbero che nulla cambia dopo gli incontri o che sono una perdita di tempo.
Ecco un esempio pratico: supponiamo che tu abbia un Negozio di e-commerce su Shopify dove tu vendere prodotti online e vuoi aumentare le vendite di 100,000 dollari. Quindi, lo scopo della riunione è determinare come aumentare le vendite di 100,00 dollari. Ma probabilmente nell'ultima riunione avevi un obiettivo di vendita di 70,000 dollari.
Applicando il framework 4×4, avremo quanto segue:
Quattro cose che la squadra ha realizzato dall'ultimo incontro
Upsell a 1,000 clienti, che ha portato a vendite di $ 30,000
Cross-sell a 600 clienti, che ha portato a vendite di $ 20,000
Retargeting a 5,000 visitatori del sito web, che ha portato a vendite di $ 1,000
Le sfide o i blocchi che il team ha dovuto affrontare durante il completamento delle attività
Tasso di risposta del 30% dal soddisfazione del cliente sondaggi
Oltre 4,000 visitatori del sito Web con retargeting non hanno convertito, ecc.
Quattro cose che il team potrebbe realizzare prima della riunione successiva (vale a dire, dopo la riunione che stai pianificando). Qui è dove esponi gli obiettivi di cui parlerai durante la riunione.
Upsell a 2,000 clienti per ottenere $ 60,000 di vendita
Cross-sell a 1,200 per ottenere $ 40,000 di vendita
Retarget 10,000 visitatori del sito Web per ottenere $ 2,000 di vendita
Stabilire un strategia di email marketing semplificato con strumenti di marketing per Shopify
Ottimizza il negozio per ottenere più vendite in modo organico utilizzando App di ottimizzazione della velocità di Shopify.
Eventuali blocchi potenziali per queste attività future
Mancanza di esperienza nelle campagne di email retargeting
Un database clienti limitato.
Puoi annotare i quattro risultati precedenti e i quattro obiettivi nel tuo documento condiviso. Quindi lascia che la squadra compili le sfide e i possibili punti d'azione.
Questo mi porta a come dovresti strutturare queste domande nella tua agenda.
4. Progetta domande specifiche e stimolanti
A studio sugli incontri settimanali di una società ha scoperto che le squadre ritenevano che i vaghi ordini del giorno facessero perdere tempo alle riunioni. Gli ordini del giorno vaghi sono cose come "riunioni settimanali del reparto marketing" in cui la riunione potrebbe portare a cento discussioni diverse, senza un risultato chiaro.
Confrontatelo con un programma del tipo “come possiamo aumentare la nostra campagna SMS”. tasso di conversione del 30%?”
Un'agenda chiara specifica i punti di discussione e suggerisce il risultato atteso. Ecco altri esempi di domande/argomenti dell'agenda specifici e stimolanti:
Come possiamo ottenere $ 2,000 dal retargeting di 10,000 visitatori del sito web?
Come possiamo vendere $ 60,000 dall'upselling a 2,000 clienti?
Che strategie di link building possiamo implementare per aumentare la Domain Authority del nostro sito web?
Cosa possiamo fare per migliorare del 50% il nostro tasso di completamento del sondaggio sulla soddisfazione?
Concentrarsi su un progetto specifico durante le riunioni aiuta ad allineare gli obiettivi e a gettare le basi per un'esecuzione di successo del progetto.
5. Assegnare tempo sufficiente per ciascun punto dell'ordine del giorno
Quando assegni il tempo a ciascun punto dell'agenda, fai affidamento sulla quantità di tempo che in genere trascorri nelle riunioni precedenti e considera il numero di relatori per ciascun punto. Quindi limita ogni punto all'ordine del giorno al tempo minimo necessario per affrontarlo. Potresti trovare utile la pausa tra gli argomenti di discussione perché le persone hanno naturalmente bisogno di pause.
Soprattutto, lasciate che sia il responsabile della riunione a gestirla. Idealmente, ogni membro discuterà il proprio punto di discussione. Ricordatevi di dare priorità ai punti più importanti all'ordine del giorno, perché alcuni membri potrebbero andarsene a metà riunione.
È possibile organizzare e assegnare il tempo necessario agli argomenti della riunione, dal più importante al meno significativo, oppure sperimentare partendo dai punti all'ordine del giorno più rapidi e semplici. Inoltre, è importante lasciare spazio a domande o questioni irrisolte per garantire che tutti gli argomenti vengano affrontati in modo approfondito.
6. Aggiungi una sezione "parcheggio" alla tua agenda
Un "parcheggio" è una sezione in cui registrare eventuali argomenti fuori tema sollevati da un membro del team. Questo spazio dovrebbe essere disponibile nel documento di collaborazione (ad esempio, Google Docs). Gli invitati alla riunione possono rivedere questi elementi, lasciare commenti e persino risolverne alcuni prima della riunione. Includere argomenti ad hoc nella sezione "parcheggio" può favorire il team building, il processo decisionale e il brainstorming, lasciando spazio a spunti di discussione spontanei. Inoltre, l'utilizzo di strumenti come un "digital" annuncio blocker durante la condivisione dello schermo può ridurre le distrazioni e mantenere la concentrazione durante la riunione.
Ignorare il parcheggio è simile a trascurare le pause per le riunioni. Queste sono cose naturali che accadranno anche se non le pianifichi. Una volta che hai la tua agenda con tutte le sezioni discusse, è il momento della fase finale di definizione dell'agenda.
7. Condividere l'agenda in anticipo e includere i risultati attesi
Dovresti sempre condividere l'agenda finale con il team con 48 ore di anticipo. L'ordine del giorno dovrebbe includere argomenti di discussione, relatori, fasce orarie e argomenti "parcheggio".
Assaf Cohen, che gestisce la società di gioco Solitaire Beatitudine, include la lettura richiesta come parte dell'ordine del giorno della sua riunione. “Vogliamo che il nostro team sia preparato e competente per le nostre riunioni. Spesso includiamo un promemoria o una panoramica nell'agenda in modo che il nostro team possa aggiornarsi e contribuire maggiormente alle nostre riunioni".
Consenti agli invitati alla riunione di aggiungere all'ordine del giorno se lo ritengono opportuno. Quindi, rivedi le modifiche e condividi la copia completa con 24 ore di anticipo, in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. L'utilizzo di un'agenda online condivisa può migliorare la comunicazione e l'interazione, soprattutto nelle riunioni individuali a distanza, mantenendo tutti i partecipanti allineati e facilitando la discussione dei punti critici. Ora sei pronto per la riunione! Ricorda di impostare un promemoria per avvisare i membri del team della riunione e di impostare Software per verbali di riunioni in anticipo per registrare le discussioni in modo da potervi accedere per un utilizzo futuro.
Formato e modello dell'ordine del giorno della riunione
Il formato dell'ordine del giorno di una riunione in genere include i seguenti elementi:
Introduzione: Una breve panoramica dello scopo e dell'obiettivo della riunione.
Punti all'ordine del giorno: Elenco degli argomenti da discutere, con indicazione del tempo dedicato a ciascun punto.
Punti di discussione: Elenco dei punti chiave da trattare durante la discussione di ciascun punto all'ordine del giorno.
Oggetti d'azione: Elenco delle attività che i partecipanti devono svolgere dopo la riunione.
Prossimi passi: Riepilogo delle azioni da intraprendere dopo la riunione e dei risultati previsti.
Puoi utilizzare un modello di ordine del giorno per creare un ordine del giorno efficace. Molti modelli sono disponibili online, oppure puoi crearne uno tuo utilizzando uno strumento come Google Docs.
Assegnazione di ruoli e responsabilità
L'assegnazione di ruoli e responsabilità è fondamentale per una riunione efficace. Questo include:
Designare un responsabile della riunione: Nominare un leader che faciliti la riunione e mantenga il dibattito in carreggiata.
Assegnazione dei responsabili degli argomenti: Designare un responsabile per ogni punto all'ordine del giorno per garantire che la discussione resti focalizzata.
Definizione dei ruoli dei partecipanti: Comunicare chiaramente il ruolo previsto di ciascun partecipante, che si tratti di fornire input, porre domande o semplicemente ascoltare.
Assegnando ruoli e responsabilità, puoi garantire che tutti i partecipanti sappiano cosa ci si aspetta da loro e possano contribuire al successo della riunione.
Definire l'obiettivo della riunione
Definire l'obiettivo della riunione è il primo passo per creare un ordine del giorno efficace. Questo include:
Dichiarare chiaramente lo scopo: Spiega il motivo dell'incontro e cosa speri di ottenere.
Stabilire obiettivi specifici: Identifica i risultati specifici che vuoi raggiungere durante la riunione.
Stabilire indicatori chiave di prestazione: Definisci come misurerai il successo della riunione.
Definendo l'obiettivo della riunione, è possibile creare un incontro mirato e produttivo che raggiunga gli obiettivi prefissati. Questo contribuirà a garantire che tutti i partecipanti siano sulla stessa lunghezza d'onda e che la riunione sia efficiente ed efficace.
5 esempi di ordine del giorno di una riunione
Di seguito sono riportati alcuni semplici modelli che puoi utilizzare o adattare in base al tipo di riunione che stai organizzando.
Ordine del giorno della riunione di brainstorming di gruppo
Benvenuto e obiettivo dell'incontro (5 min)
Vittorie rapide o aggiornamenti recenti (10 min)
Brainstorming aperto e discussione (30 min)
Prossimi passi e compiti (10 min)
Questo formato mantiene la struttura senza soffocare la creatività. Assicurati di definire il problema che stai risolvendo in modo che il team rimanga concentrato.
Formato dell'ordine del giorno della riunione settimanale in piedi
Aggiornamenti sulla squadra a girone unico (15 min)
Blocchi e ostacoli (10 min)
Le principali priorità per la settimana a venire (5 min)
Gli standup devono essere brevi e mirati. Rispettate i limiti di tempo ed evitate di approfondire troppo la risoluzione dei problemi, riservando questa fase ai follow-up. L'ordine del giorno delle riunioni scrum giornaliere in genere include i blocchi, un riepilogo del lavoro precedente e gli obiettivi per la giornata in corso.
Check-in del cliente esempio di agenda
Le riunioni con i clienti traggono vantaggio da una struttura professionale che lascia spazio alla collaborazione. [LINK 1] per dimostrare di essere organizzati e preparati. Gli ordini del giorno delle riunioni del team dirigenziale spesso includono aggiornamenti personali, revisione di parametri chiave e discussione di questioni urgenti.
Gli incontri con i clienti traggono vantaggio da una struttura professionale che lascia spazio alla collaborazione. Inviare l'ordine del giorno in anticipo per dimostrare che sei organizzato e preparato.
Azioni da intraprendere durante un incontro individuale
Gli incontri individuali dovrebbero essere di supporto, non di performance. Usate l'ordine del giorno come guida, ma lasciate spazio a una conversazione sincera. L'ordine del giorno degli incontri individuali dovrebbe bilanciare argomenti come motivazione, comunicazione e sviluppo di carriera.
Le riunioni individuali dovrebbero essere di supporto, non performative. Usate l'ordine del giorno come guida, ma lasciate spazio a una conversazione sincera. Gli ordini del giorno delle riunioni a più livelli sono ideali per discutere di sviluppi di carriera più ampi e fornire feedback ai dirigenti senior.
Modello di agenda per l'avvio del progetto
Presentazioni e ruoli (5 min)
Panoramica e obiettivi del progetto (10 min)
Cronologia, traguardi e risultati (15 min)
Piano e strumenti di comunicazione (10 min)
Domande e risposte e passaggi successivi (5 min)
Le riunioni di avvio danno il tono all'intero progetto. Un'agenda ben strutturata può fare la differenza tra caos e chiarezza.
Conclusioni
Quando si imposta un'agenda, non è necessario l'intero team, sono necessari solo i decisori. Tieni a mente questi suggerimenti:
Lascia che i decisori determinino gli argomenti all'ordine del giorno e li presentino durante la riunione.
Designare un leader che sarà responsabile della gestione del tempo e garantire che il team raggiunga l'obiettivo della riunione.
Assegna il tempo minimo per la riunione, ma fai spazio alle pause.
Progetta domande di discussione specifiche e stimolanti e chiedi ai partecipanti alla riunione di condividere possibili punti di azione.
Soprattutto, è fondamentale predisporre un processo di feedback per ogni riunione. È fondamentale dare seguito alle azioni suggerite durante la riunione per responsabilizzare i partecipanti. Un'agenda ben strutturata e un contributo collaborativo sono fondamentali per riunioni produttive, poiché garantiscono che tutti i membri del team si sentano valorizzati e coinvolti.
Infine, scopri come Appuntamento può aiutarti a semplificare le riunioni del tuo team oggi!
