Impostazione di un'agenda: 7 suggerimenti per l'agenda della riunione perfetta

agenda delle riunioni

Fuori da 55 milioni incontri quotidiani, solo la metà ha raggiunto i propri obiettivi. Con solo il 20% di leader di riunioni formati, c'è un crescente divario di responsabilità nelle riunioni in cui la maggior parte delle organizzazioni non valuta l'impatto delle proprie riunioni.

Sebbene l'agenda della riunione stabilisca la direzione della riunione, c'è ancora molto da fare sul lato della leadership e della gestione della riunione per un'efficace riunione del team, la più importante è la preparazione. 

Questo post ti mostrerà preziosi suggerimenti per impostare un'agenda con esempi di agenda di riunioni. Continua a leggere per scoprire come le aziende si assicurano che le loro riunioni siano produttive, altamente mirate ed entro il limite di tempo specificato.

Il valore di fissare un ordine del giorno

Impostazione dell'ordine del giorno significa determinare o indicare lo scopo di una riunione, i punti di discussione, la durata, l'esito previsto e la persona responsabile dei punti di discussione. La preparazione per una riunione del consiglio offre ai partecipanti una panoramica di alto livello dell'obiettivo della riunione e degli elementi di azione.

Un professionista prepara e pianifica una riunione impostando l'ordine del giorno della riunione. L'agenda della riunione del team mostra ai partecipanti gli argomenti dell'agenda, il risultato atteso e il periodo di tempo, consentendo a tutti di preparare i propri punti di discussione in anticipo e attenersi all'argomento di discussione.

Infatti, con il suo lavoro, 64% dei partecipanti alla riunione credono che il modo migliore per entusiasmarli per una riunione sia pianificarla bene. Ma la stessa ricerca ha rilevato che la generazione più giovane preferisce un pranzo libero.

Cosa dovresti includere?

Ecco le cose essenziali che dovrebbero sempre apparire nell'agenda della tua riunione:

  • Scopo
  • Elenco degli argomenti e relative fasce orarie 
  • Leader di discussione
  • Sede/piattaforma

Puoi anche includere il processo per affrontare i punti di discussione suddividendo il tempo assegnato in segmenti di tempo più brevi. Ad esempio, quando discutiamo di "come possiamo massimizzare la nostra strategia di vendita superiore?" puoi scrivere un processo come:

  • Elenca opportunità – 5 min
  • Analizza le opportunità che vale la pena investire – 10 min
  • Elenca le sfide – 5 min
  • Proporre soluzioni – 5 min

Nel complesso, i tuoi punti all'ordine del giorno dipenderanno dal tipo di riunione che avrai.

Sette consigli per un programma di riunioni efficace

1. Affrontare un unico argomento rilevante 

Un incontro altamente mirato affronta un problema specifico. Ti consigliamo di evitare di impostare una riunione che affronti due argomenti diversi, come l'aumento delle vendite e l'ottimizzazione degli sforzi di marketing all'interno della stessa riunione. 

Questi incontri sono stati separati per essere più mirati e significativi per i team coinvolti in ciascun obiettivo? 

Inoltre, consenti ai membri del team di scegliere se partecipare o meno alla riunione. Potrebbero decidere di non partecipare semplicemente perché non hanno nulla da aggiungere alla riunione o perché il loro programma è pieno.

By condividendo il link della riunione tramite Appointlet, puoi evitare il fastidio di invitare un membro del team che non sarà disponibile per la tua riunione. Appointlet controlla automaticamente i programmi del tuo team per trovare un momento appropriato per la riunione.

In aggiunta a ciò, la funzione di approvazione manuale protegge anche te e il calendario del tuo team da incontri indesiderati con persone non qualificate. 

Avere una riunione mirata con solo i partecipanti che saranno coinvolti nel processo decisionale risolve le seguenti sfide in una riunione:

  • Membri del team che svolgono più attività in una riunione perché i problemi di discussione non li riguardano. Questi membri faranno meglio a dedicarsi ad altri compiti significativi.
  • Andare fuori tema perché l'agenda copre uno scopo ampio. Il risultato è un'eccessiva perdita di tempo e un incontro improduttivo.

Lo ha rilevato un sondaggio condotto su 182 dirigenti 71% sentivano che i loro incontri erano improduttivi. E il 65% ha affermato che avrebbe potuto fare meglio a svolgere i propri compiti.

Suona familiare?

Tutti gli invitati alla riunione dovrebbero avere un punto di discussione e possibili punti di azione (cioè soluzioni). L'incontro verte su questi partecipanti che valutano i loro punti e punti di azione, piuttosto che fare ricerche da zero.

Questo concetto ci guida al prossimo importante aspetto dell'agenda della riunione perfetta.

2. Lascia che il team elabori i punti di discussione

Invece di scegliere i punti dell'agenda dal tuo punto di vista, lascia che il team sviluppi argomenti che ritiene importanti e che valga la pena discutere. Ciò consente ai membri di creare il flusso della riunione e di sentirsi più responsabili dei propri ruoli. In qualità di leader di una riunione, il tuo compito è determinare lo scopo della riunione e facilitare la riunione.

Un modo efficace per sviluppare i punti dell'agenda sarebbe condividere un documento di collaborazione come Google Docs o Microsoft OneNote. Tutti dovrebbero essere in grado di modificare, rivedere e lasciare commenti. Dopo aver inviato un'e-mail al team in cui si terrà una riunione tra una settimana e il suo scopo, includerai il collegamento al documento nell'e-mail. 

Ma cosa includerai nel documento di collaborazione e come guidi i suggerimenti dei membri del team?

Esaminiamolo nelle sezioni seguenti.

3. Usa il metodo 4×4 per strutturare gli argomenti di discussione

Il metodo quattro per quattro è una struttura per guidare lo scopo della riunione. 

Ecco come si presenta:

  • Quattro cose che la squadra ha realizzato dall'ultimo incontro
  • Le sfide o i blocchi che il team ha dovuto affrontare durante il completamento delle attività
  • Quattro cose che la squadra potrebbe realizzare prima del prossimo incontro
  • Eventuali blocchi potenziali per queste attività future

Dare seguito ai risultati dell'ultima riunione rende il team responsabile per i compiti che assume da una riunione. Altrimenti, sentirebbero che nulla cambia dopo gli incontri o che sono una perdita di tempo.

Lo metterò in un esempio pratico: supponi di avere un negozio eCommerce su Shopify e di volerlo aumentare le vendite di $ 100,000. Quindi, lo scopo dell'incontro è determinare come aumentare le vendite di $ 100,00. Ma probabilmente avevi un obiettivo di vendita di $ 70,000 nell'ultimo incontro.

Applicando il framework 4×4, avremo quanto segue:

  1. Quattro cose che la squadra ha realizzato dall'ultimo incontro
    1. Upsell a 1,000 clienti, che ha portato a vendite di $ 30,000
    2. Cross-sell a 600 clienti, che ha portato a vendite di $ 20,000
    3. Retargeting a 5,000 visitatori del sito web, che ha portato a vendite di $ 1,000
    4. Ha inviato sondaggi sulla soddisfazione dei clienti
  2. Le sfide o i blocchi che il team ha dovuto affrontare durante il completamento delle attività
    1. Tasso di risposta del 30% dai sondaggi sulla soddisfazione dei clienti
    2. Oltre 4,000 visitatori del sito Web con retargeting non hanno convertito, ecc.
  3. Quattro cose che il team potrebbe realizzare prima della riunione successiva (vale a dire, dopo la riunione che stai pianificando). Qui è dove esponi gli obiettivi di cui parlerai durante la riunione.
    1. Upsell a 2,000 clienti per ottenere $ 60,000 di vendita
    2. Cross-sell a 1,200 per ottenere $ 40,000 di vendita
    3. Retarget 10,000 visitatori del sito Web per ottenere $ 2,000 di vendita
    4. Stabilire una strategia di email marketing semplificata strumenti di marketing per Shopify
  4. Eventuali blocchi potenziali per queste attività future
    1. Mancanza di esperienza nelle campagne di email retargeting
    2. Un database clienti limitato.

Puoi annotare i quattro risultati precedenti e i quattro obiettivi nel tuo documento condiviso. Quindi lascia che la squadra compili le sfide e i possibili punti d'azione.

Questo mi porta a come dovresti strutturare queste domande nella tua agenda.

4. Progetta domande specifiche e stimolanti

A studio sugli incontri settimanali di una società ha scoperto che le squadre ritenevano che i vaghi ordini del giorno facessero perdere tempo alle riunioni. Gli ordini del giorno vaghi sono cose come "riunioni settimanali del reparto marketing" in cui la riunione potrebbe portare a cento discussioni diverse, senza un risultato chiaro.

Confrontalo con un'agenda del tipo "come possiamo aumentare del 30% il tasso di conversione della nostra campagna SMS?"

Un'agenda chiara specifica i punti di discussione e suggerisce il risultato atteso. Ecco altri esempi di domande/argomenti dell'agenda specifici e stimolanti:

  • Come possiamo ottenere $ 2,000 dal retargeting di 10,000 visitatori del sito web?
  • Come possiamo vendere $ 60,000 dall'upselling a 2,000 clienti?
  • Quali strategie di link building possiamo implementare per aumentare la Domain Authority del nostro sito web?
  • Cosa possiamo fare per migliorare del 50% il nostro tasso di completamento del sondaggio sulla soddisfazione?

5. Assegnare tempo sufficiente per ciascun punto dell'ordine del giorno

Quando assegni il tempo a ciascun punto dell'agenda, fai affidamento sulla quantità di tempo che in genere trascorri nelle riunioni precedenti e considera il numero di relatori per ciascun punto. Quindi limita ogni punto all'ordine del giorno al tempo minimo necessario per affrontarlo. Potresti trovare utile la pausa tra gli argomenti di discussione perché le persone hanno naturalmente bisogno di pause. 

Soprattutto, lascia che sia il proprietario della riunione a guidare la riunione. Idealmente, ogni membro discuterà il proprio punto di discussione. Ricorda di dare la priorità ai punti più critici dell'agenda perché alcuni membri potrebbero partire a metà della riunione. Puoi organizzare e assegnare il tempo per gli argomenti della riunione dal più importante al meno significativo o sperimentare iniziando con gli argomenti dell'agenda più veloci e semplici.

6. Avere una sezione "parcheggio" nella tua agenda 

Un parcheggio è una sezione in cui registri tutti gli argomenti fuori tema che un membro del team solleverà. Dovresti avere questo spazio nel documento di collaborazione (ad es. Google Docs). Gli invitati alla riunione possono esaminare questi elementi, lasciare commenti e persino risolverne alcuni prima della riunione.

Ignorare il parcheggio è simile a trascurare le pause per le riunioni. Queste sono cose naturali che accadranno anche se non le pianifichi. Una volta che hai la tua agenda con tutte le sezioni discusse, è il momento della fase finale di definizione dell'agenda.

7. Condividere l'agenda in anticipo e includere i risultati attesi

Dovresti sempre condividere l'agenda finale con il team con 48 ore di anticipo. L'ordine del giorno dovrebbe includere argomenti di discussione, relatori, fasce orarie e argomenti "parcheggio". 

Consenti agli invitati alla riunione di aggiungere all'ordine del giorno se sembra opportuno. Quindi rivedi le modifiche e condividi la copia completata con 24 ore di anticipo affinché tutti siano sulla stessa pagina. Ora sei pronto per l'incontro! Ricordarsi di impostare un promemoria per avvisare i membri del team della riunione.

Pensieri finali

Quando si imposta un'agenda, non è necessario l'intero team, sono necessari solo i decisori. Tieni a mente questi suggerimenti:

  • Lascia che i decisori determinino gli argomenti all'ordine del giorno e li presentino durante la riunione.
  • Designare un leader che sarà responsabile della gestione del tempo e garantire che il team raggiunga l'obiettivo della riunione.
  • Assegna il tempo minimo per la riunione, ma fai spazio alle pause.
  • Progetta domande di discussione specifiche e stimolanti e chiedi ai partecipanti alla riunione di condividere possibili punti di azione.

Ancora più importante, avere un processo di feedback per ciascuna delle tue riunioni. Seguire le fasi di azione suggerite durante la riunione per mantenere i membri responsabili.

Infine, scopri come Appuntamento può aiutarti a semplificare le riunioni del tuo team oggi!

 

 

jessica la

Jessica La è una consulente AI con oltre sei anni nel settore delle start-up, dei dati e dei contenuti. Nel suo blog ByJessicaLa.com, esplora tutte le cose AI ed è appassionato dei modi unici in cui individui e aziende possono migliorare, innovare e crescere. Puoi contattarla a jessica@byjessicala.com

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