Come prendere appunti sulle riunioni durante il ciclo di vita del cliente con un CRM + esempi

prendere appunti

Sei mai stato a una riunione senza un blocco note e hai pensato che avresti ricordato tutti i dettagli, solo per dimenticare alcune informazioni chiave in seguito?

Forse hai preso buoni appunti ma hai perso il foglietto. Può essere imbarazzante seguire i clienti e chiedere la stessa cosa due volte.

Ecco perché gli strumenti di Customer Relationship Management sono diventati così popolari nell'era digitale.

È più facile che mai tenere traccia della cronologia dei clienti e far crescere i loro account nel tempo.

come prendere appunti sulla riunione

Un incontro di successo inizia molto prima dell'evento vero e proprio. Pianificare il fidanzamento dovrebbe essere un gioco da ragazzi. Per ridurre al minimo le e-mail di andata e ritorno, è meglio usare un strumento di pianificazione online.

Non solo accelererà il processo, ma potrai utilizzare campi modulo personalizzati per raccogliere le informazioni di cui hai bisogno e passarle al tuo Software CRM di scelta

Che cos'è un CRM e come funziona?

Se stai scoprendo i CRM per la prima volta, non preoccuparti. Puoi pensarli come un rolodex digitale. Ogni volta che incontri qualcuno, puoi allegare note alla cronologia dei suoi clienti.

La raccolta di queste informazioni rende più facile per il tuo team essere coinvolto nella cronologia dell'account e fornire un supporto rapido e accurato. Anche se sei un imprenditore solista, uno strumento come questo ti aiuterà a far crescere la tua base di clienti.

Quindi, che aspetto ha un CRM e come si collega ad Appointlet? Dipende dall'app che scegli e dal tipo di funzionalità di cui hai bisogno.

In questo articolo esamineremo due soluzioni CRM gratuite (HubSpot e Zenkit) compatibili con il piano gratuito di Zapier, così puoi iniziare subito a sperimentare senza costi aggiuntivi.

Supportare i clienti durante l'intero ciclo di vita

volano
Hubspot's volano – Un modello del ciclo di vita del cliente

L'immagine sopra, chiamata a volano, descrive il percorso di un cliente attraverso il tuo marchio. Per leggere il grafico, inizia dall'alto e muoviti in senso orario. Puoi vedere che, quando le persone sono attratte dalla tua azienda, leggono i tuoi materiali di marketing e iniziano a impegnarsi.

Le tue vendite e assistenza clienti gli agenti lavorano con il cliente per assicurarsi che lo siano Contentissimo con la loro esperienza. Nella parte in alto a sinistra del volano, vediamo quei clienti felici che indirizzano estranei alla tua azienda. In questo modo, il volano è un modello di crescita sostenuta e a lungo termine.

Con la tua app di pianificazione online, puoi creare tipi di riunioni personalizzate che hanno come target le diverse fasi di crescita. Ad esempio, potresti offrire una demo di vendita gratuita ai nuovi arrivati.

Più avanti nel loro ciclo di vita, una consulenza o una chiamata di supporto è facoltativa. Ogni incontro che pianifichi può presentare al cliente un nuovo set di campi modulo, al fine di saperne di più su di lui e sulle sue esigenze. Tutti i dati di prenotazione possono essere aggiunti ai record dei clienti del tuo CRM.

Esempio CRM n. 1: elenco dei contatti di Hubspot

Hubspot è uno dei CRM gratuiti più popolari sul mercato. Hanno un ampio set di funzionalità, che all'inizio può essere un po' intimidatorio, ma prezioso a lungo termine se la tua azienda ha bisogno di una soluzione affidabile e scalabile.

Se hai appena iniziato e desideri un'alternativa entry level, ti consigliamo di scorrere oltre questa sezione e provare prima Zenkit.

Per iniziare con Hubspot, avrai bisogno della seguente configurazione:

  1. Crea un file Appuntamento pagina di prenotazione
  2. Registrati gratuitamente Zapier e HubSpot conto
  3. Configura Zapier per passa i tuoi dati di prenotazione all'elenco dei contatti di Hubspot
come prendere appunti sulla riunione
Collega il tuo account Zapier a Hubspot

Ogni volta che una prenotazione arriva tramite Appointlet, Zapier ascolterà e valuterà i dettagli del partecipante. Se non esiste alcun record cliente, ne verrà creato uno nuovo.

In caso contrario, i dati del contatto verranno aggiornati utilizzando i dati di risposta del modulo. Puoi visualizzare un esempio dell'elenco dei contatti di Hubspot qui:

contatti hubspot

Esempio CRM n. 2: contatti Zenkit ed elenchi di cose da fare

Si consiglia di Zenkit in alternativa a Hubspot. La loro interfaccia è pulita e facile da navigare, rendendola più accessibile per i nuovi utenti. Come puoi vedere nello screenshot qui sotto, il loro elenco di contatti è organizzato in un elenco verticale.

Ogni volta che arrivano le prenotazioni e Zapier genera un nuovo contatto, puoi aggiungere informazioni come note di una riunione e una foto per rendere i contatti più facilmente riconoscibili a colpo d'occhio.

Elenco contatti Zenkit
Screenshot di Il CRM di Zenkit per organizzare la tua lista di contatti

Adoriamo il modo in cui Zenkit include un ampio set di funzionalità che le aziende possono utilizzare in tandem con il loro CRM. Ad esempio, puoi chiedere a Zapier di trasferire i dati della tua prenotazione in una delle liste di cose da fare di Zenkit.

Il trascinamento della selezione bacheca kanban il design consente al tuo team di tenere traccia delle riunioni insieme alle altre attività.

Quando le prenotazioni vengono effettuate e completate, puoi prendere appunti e far avanzare le carte lungo il tabellone fino a quando non hanno raggiunto lo stato finale.

acquisire le note della riunione in un crm

Vuoi istruzioni complete per la configurazione completa di Zapier / Zenkit CRM?

Puoi visitare https://zapier.com/apps/appointlet/integrations/zenkit per accedere alla nostra pagina di integrazione condivisa. Se non disponi già di account Appointlet e Zenkit, dovrai iniziare con questi passaggi:

  1. Crea un file Appuntamento pagina di prenotazione
  2. Registrati gratuitamente Zapier e Zenkit conto
  3. In Zenkit, crea una nuova collezione dedicata alla tua lista di contatti
  4. Imposta un trigger "Partecipante programmato" per l'appuntamento
  5. Imposta un'azione Zenkit "Crea elemento" per individuare il tuo elenco
  6. Inserisci i campi dati di cui hai bisogno dalla tua prenotazione di Appointlet
  7. Puoi vedere nell'esempio seguente che estraiamo dati come il nome del partecipante, l'indirizzo e-mail e l'ora di inizio e fine della riunione.
come prendere appunti sulla riunione

Dopo aver testato il trigger e l'azione per confermare che funzionano, vai avanti e attiva Zap. Per verificare che l'integrazione funzioni, puoi accedere al tuo account Appointlet e creare una prenotazione di prova.

La visualizzazione del nuovo elemento dell'elenco dei contatti dovrebbe richiedere meno di un minuto. Se riscontri problemi con la configurazione di Zap, offrono un team di supporto per rispondere a domande di configurazione specifiche.

Accedi ai dati della tua prenotazione da Appointlet

Appointlet fornisce già alcuni potenti strumenti per la revisione dei dati di prenotazione. Se stai cercando una migliore visibilità dei dati dei clienti, è una buona idea iniziare comprendendo cosa è disponibile all'interno del tuo strumento di pianificazione. Se non hai già un account Appointlet, puoi registrarti gratuitamente per provarlo oggi.

Quando condividi un link alla tua pagina di prenotazione, al cliente viene presentata una serie di orari tra cui scegliere, che rappresentano la disponibilità programmata del team. Per completare la prenotazione, compileranno i campi del modulo che presenti loro, come mostrato nell'esempio di semplice modulo di assunzione di seguito:

come prendere appunti sulla riunione
Demo di una pagina di prenotazione dell'appuntamento

Ogni volta che qualcuno prenota con te, i dati del suo modulo vengono registrati nella tua dashboard di prenotazione. Questa interfaccia utente è facile da scorrere e navigare, così puoi guardare qualsiasi prenotazione passata o futura.

Se desideri esaminare un numero limitato di prenotazioni, puoi modificare l'intervallo di date e utilizzare i filtri di ricerca. Se preferisci esaminare queste informazioni in un foglio di lavoro, offriamo anche l'esportazione di dati CSV.

come prendere appunti sulla riunione
Una visualizzazione in-app dei dettagli della prenotazione

Sia che tu rimanga con il dashboard di prenotazione integrato di Appointlet o introduca un CRM, l'obiettivo finale è lo stesso; vuoi una migliore visibilità dei dati dei clienti. Man mano che il volume dei tuoi clienti cresce, è importante tenere traccia delle singole persone e del loro percorso con l'azienda.

Monitorando i dettagli del loro account e impostando l'automazione, puoi offrire supporto proattivo nei momenti giusti. Tipi di incontro mirati per le diverse fasi del volano saranno il modo migliore per garantire incontri di successo per tutti.

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell lavora presso Appointlet come responsabile del marketing di prodotto e difensore dei clienti. Ha aiutato migliaia di clienti a migliorare il flusso di lavoro di pianificazione online. Al di fuori del lavoro, è un insegnante di teoria musicale e fondatore di a società di software musicale.

Lo strumento online n. 1 per la pianificazione delle riunioni