3 modelli di email per le richieste di riunione per i tuoi lead e clienti

e-mail di richiesta di riunione
Scrivere e-mail di richiesta di riunione in modo efficace

Quando invii un'e-mail di richiesta di riunione a un potenziale cliente o a un cliente esistente, è utile usare le parole giuste. Come chiedi a qualcuno di prendersi del tempo dalla sua giornata impegnativa per leggere la tua email, programmare un orario per incontrarsi e segnare il suo calendario per te? 

In questo articolo ti mostreremo le migliori tecniche di invito a riunioni per potenziali clienti, lead e clienti esistenti. 

Suggerimenti per la composizione di un'e-mail di richiesta di riunione (che funziona davvero) 

Ecco alcune delle cose più importanti da tenere a mente quando crei una nuova email di richiesta di riunione, indipendentemente da chi sia il destinatario. 

  1. Scrivi un coinvolgente riga dell'oggetto dell'email per tassi di apertura migliori
  2. Assicurati di contattare un decisore con le giuste informazioni di contatto
  3. Rivolgiti sempre personalmente agli invitati
  4. Invia la tua e-mail in un momento della giornata conveniente
  5. Mantieni lo scopo della riunione ben definito
  6. Comunica aspettative chiare nel corpo della tua email
  7. Imposta un calendario e-mail per te stesso (per monitorare meglio la tua disponibilità)
  8. Usa un strumento di pianificazione online per presentare potenziali date di incontro
  9. Migliora i tuoi tassi di risposta con un'offerta per rispondere a qualsiasi domanda persistente

Perché la pianificazione online è così importante 

La prima cosa da tenere presente quando si scrive un'e-mail di richiesta di riunione è quanto funziona meglio quando si utilizza un pianificatore di appuntamenti come Appuntamento, Calendly o ScheduleOnce. 

Un'app di pianificazione online garantisce che le persone possano vedere la tua disponibilità e prenotare subito l'orario che desiderano. Nella maggior parte dei casi, il tuo messaggio riceverà risposta in pochi minuti o addirittura secondi! Riduce anche la possibilità che qualcun altro programmi una riunione per orari sovrapposti, un problema comune con i metodi di pianificazione della vecchia scuola.

Come preparare email di richiesta di riunione fredde 

Come regola generale, le e-mail di convocazione di riunione richiedono una maggiore preparazione quando non si è creata una relazione esistente. Dovrebbero essere personalizzati, specifici, concisi e utili. I migliori messaggi freddi riguardano un evento di cui il tuo potenziale cliente potrebbe non aver ancora sentito parlare ma che pensi che troveranno interessante perché in qualche modo li avvantaggerà o li aiuterà a risolvere un problema che stanno cercando di superare. 

Le prime prospettive possono provenire da qualsiasi luogo. Potrebbero essere sui loro dispositivi mobili mentre stanno navigando sul tuo sito web, LinkedIn o pagine di social media. Se hai qualche informazione sul potenziale cliente, puoi usarla per creare un messaggio più personalizzato. Invece di inviarli a un evento come un webinar, le aziende con un LTV decente dei clienti possono investire in demo di vendita high touch. Lo stesso pianificazione e-mail automatizzata le soluzioni possono essere utilizzate fino in fondo attraverso le riunioni post-vendita e di onboarding dei clienti. 

Le richieste di riunioni regolari sono leggermente diverse. Per i clienti esistenti o i lead che devono superare diversi cicli di riunioni, è necessaria una minore personalizzazione. 

A volte le persone preferiscono le normali e-mail di richiesta di riunione in cui descrivi brevemente lo scopo del tuo meetup e poi chiedi semplicemente se vogliono partecipare in qualsiasi momento abbia senso per entrambe le parti. Puoi anche aggiungere una o due frasi che spieghino perché questo è importante (ad esempio: "Non vedo l'ora di incontrarti e ricevere il tuo feedback sul nostro nuovo prodotto!").

Quando un cliente è molto caloroso, l'e-mail potrebbe diventare semplice come una singola frase. Ma ricorda che non importa con chi ti stai connettendo, dovresti sempre:

  • Riassumi lo scopo del tuo incontro. 
  • Fornisci alcuni luoghi che possono scegliere prima di scegliere un orario per la riunione. Questo dovrebbe essere gestito dall'app di pianificazione, non nel corpo dell'email.
  • Facoltativo: invitali a restituire la loro disponibilità, in modo da sapere se è possibile per entrambe le parti prima di continuare la conversazione. Puoi sempre programmare per loro conto, se è più facile per loro.

Come scrivere il tuo messaggio per potenziali clienti, lead o clienti esistenti

Poiché scrivere un messaggio per i clienti calorosi richiede molto meno sforzo, ci concentreremo sulla scrittura di modelli di email di richiesta di riunione per potenziali clienti freddi e lead caldi.

La fredda prospettiva

Prova a metterti nei panni dei potenziali clienti che riceverebbero la tua email. Se non ti conoscono personalmente, deve esserci una proposta di valore forte per attirarli. Concentrati sulla risoluzione dei loro punti deboli principali. Altrimenti perché dovrebbero dedicare del tempo prezioso per incontrarti?

Per creare il tuo modello, dovresti tenere a mente queste cose:

  • Presentati e spiega perché questo è importante per loro. Prova a personalizzare il messaggio indicando il titolo del loro lavoro, in modo che sappiano che sei sintonizzato direttamente su di loro.
  • Offri due opzioni: dai loro un link per programmare un incontro iniziale con te. Ma nel caso in cui le persone non siano ancora convinte, fai prima un'offerta per rispondere a qualsiasi domanda abbiano. Una volta risposto a queste domande, invierai un'email di follow-up.
  • Prima di inviare qualsiasi cosa, ricontrolla l'e-mail leggendola ad alta voce per assicurarti che suoni colloquiale e amichevole, non come un discorso di vendita. 

Se hai dei dubbi su come utilizzare questo contenuto per il tuo sito o post sul blog, contattaci e saremo lieti di fornirti maggiori informazioni!

Quali sono alcuni dei modi migliori per trovare un primo incontro con i potenziali clienti?

Concentrati sul promettere loro valore e creare un senso di urgenza. È importante menzionare perché la pianificazione di una chiamata è così utile per loro subito. 

Per assicurarti che suoni colloquiale e amichevole, non come un discorso di vendita, prova a usare frasi come "Spero che potremmo trovare un po' di spazio libero nei nostri calendari" o "Potrei passare?" invece di qualcosa di più diretto come "Posso programmare un incontro con te martedì prossimo?" 

Inoltre, puoi menzionare come l'incontro sarà produttivo e utile per loro. Ad esempio: "Sono entusiasta di mostrarti quanto tempo e denaro possiamo risparmiare alla tua azienda con questa soluzione".

Può sembrare ovvio, ma è meglio non porre troppe domande personali durante la tua prima conversazione via email. Mantieni un tocco leggero, senza entrare in dettagli non importanti come il loro colore preferito o dove sono cresciuti. Questo potrebbe metterli a disagio e portare a conversazioni imbarazzanti su incontri futuri. Ricorda, la professionalità e il linguaggio formale sono fondamentali!

Infine, cerca sempre di concludere le tue fredde e-mail di potenziali clienti con una nota positiva. Questo è un ottimo modo per mantenere il potenziale cliente coinvolto ed eccitato fino all'ultimo momento.

E-mail di richiesta di riunione #1: Il piombo caldo

Se hai già incontrato qualcuno in precedenza o hai avuto alcune interazioni via e-mail, puoi adottare un approccio diverso all'e-mail di richiesta di riunione di lavoro. Non è necessario che sia altrettanto formale, ma il valore della chiamata dovrebbe comunque essere chiaramente affermato. E proprio come prima, ti consigliamo di utilizzare uno strumento di pianificazione online per accelerare il processo di pianificazione effettivo. Questo aiuta a semplificare il processo di registrazione. 

Ecco un modello di email che puoi letteralmente copiare e incollare, anche se ti consigliamo di apportare le modifiche necessarie per adattarlo al tuo modello di business. 

Gentile {nome-cliente}, 

È stato bello parlare con te la scorsa settimana. Dopo aver esaminato il sito web di {company-name}, sono certo che possiamo aiutarti a risparmiare tempo e far crescere rapidamente la tua attività con pochi aggiornamenti. 

Infatti, all'inizio di quest'anno abbiamo aiutato un altro cliente con un problema simile a semplificare le proprie operazioni e ad aumentare le vendite di oltre il 250% nei primi tre mesi. Possiamo lavorare con te per creare risultati simili. 

Dal momento che hai già un'idea generale di come funzionano i nostri servizi, mi piacerebbe chiamarti la prossima settimana per fornirti una demo completa del prodotto. 

Fatti un favore: clicca qui per programmare una rapida chiacchierata e discutere questa opportunità in modo più dettagliato. 

Se hai altre domande prima di iniziare una chiamata, fammelo sapere!  

E-mail di richiesta di riunione #2: Il caldo cliente

Il cliente medio sa già chi sei e il valore che dovrebbe ottenere dal tuo servizio. 

L'esempio di e-mail di richiesta di riunione dell'assistenza clienti

In genere, un'e-mail di richiesta di riunione viene inviata quando l'assistenza clienti è stata inoltrata a un responsabile del successo. Un'e-mail breve ma professionale potrebbe essere simile a questa:

nome di battesimo,

Suona bene.

Prenotiamo un momento per parlare in modo da poter rivedere tutti i dettagli della tua richiesta. Una volta che avremo tutte queste informazioni, lavorerò con il nostro team per risolvere il problema. 

Fatti un favore: clicca qui per programmare il tuo incontro. 

Ci sentiamo presto!

E-mail di richiesta di riunione #3: Cliente esistente

Puoi anche impostare l'automazione della posta elettronica per raggiungere i clienti a rischio di abbandono. Coinvolgili nuovamente evidenziando le funzionalità sottoutilizzate oppure puoi proporre un livello superiore di funzionalità. Sta al tuo team di successo decidere cosa è appropriato. Una volta che hai una strategia chiara, puoi utilizzare un'e-mail di richiesta di riunione come questa.  

Ciao nome, 

Spero che il prodotto ____ ti stia piacendo!

Siamo sempre alla ricerca di modi per garantire il successo dei nostri clienti e ho notato che il tuo account potrebbe aver bisogno di ulteriore aiuto. C'è un aggiornamento disponibile come parte del tuo piano che potrebbe soddisfare ciò di cui hai bisogno meglio di quello che abbiamo già in atto. Vuoi che ti mandi un'e-mail con i dettagli a riguardo?

Fatti un favore: clicca qui per programmare un incontro in modo da poterne parlare insieme. 

Ci sentiamo presto!

Chiudere il ciclo sulle riunioni programmate

Una volta che hai prenotato con successo una riunione con il tuo utente finale, assicurati che la riunione sia stata programmata sul tuo calendario. Se il tuo servizio di pianificazione online include gli inviti del calendario di Google o Microsoft per il partecipante, puoi verificare se hanno RSVP e selezionato "sì". Ciò ti consente di sapere che l'evento del calendario è stato riconosciuto e accettato da loro. 

Considera la possibilità di impostare promemoria automatici via e-mail per l'evento se è molto in anticipo. Non è necessario che siano dettagliati come la lettera di richiesta di incontro iniziale. Assicurati solo che la data, l'ora e il luogo siano chiari in modo che sappiano come e quando unirsi a te. 

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell lavora presso Appointlet come responsabile del marketing di prodotto e difensore dei clienti. Ha aiutato migliaia di clienti a migliorare il flusso di lavoro di pianificazione online. Al di fuori del lavoro, è un insegnante di teoria musicale e fondatore di a società di software musicale.

Lo strumento online n. 1 per la pianificazione delle riunioni