Se prenoti molte riunioni per lavoro ma non disponi di uno strumento di pianificazione, probabilmente hai già incontrato alcuni degli inevitabili ostacoli.
Sappiamo come funziona. Le infinite catene di email avanti e indietro, i controlli incrociati del calendario e il coordinamento di gruppo possono diventare esasperanti dopo un po'. Soprattutto quando si cerca di concludere affari e attrito nella pianificazione ti costa reali opportunità di vendita.
Anche se la pianificazione sembra procedere senza intoppi, gli accordi informali via email tendono a perdersi facilmente. Questo porta a cancellazioni dell'ultimo minuto, riprogrammazioni e mancate presentazioni.
Fortunatamente, nell'ultimo decennio sono emersi potenti strumenti di pianificazione online. Ognuno di essi fa del suo meglio per risolvere il problema (fin troppo umano) di incontrare persone in un luogo e a un orario specifici. Tra queste app, troverete strumenti di pianificazione degli appuntamenti che si integrano perfettamente con le piattaforme di videoconferenza più diffuse come Zoom, Google Meet e Microsoft Teams.
Questi strumenti non solo facilitano la pianificazione delle riunioni, ma automatizzano anche la generazione di collegamenti e notifiche per le riunioni, migliorando così la produttività e riducendo gli errori di pianificazione sia per le interazioni con i clienti che collaborazioni di squadra.
Fondamentalmente, le app di pianificazione online hanno lo scopo di aiutare i partecipanti a scegliere una fascia oraria disponibile e ricevere promemoria automatici. Anche le notifiche e-mail e gli eventi del calendario vengono inviati all'organizzatore della riunione. Questo ti aiuta a garantire che tutti si presenta. Inoltre, l'automazione dei promemoria aiuta a ridurre le mancate presentazioni agli appuntamenti sincronizzandosi con i calendari e inviando notifiche, migliorando così l'efficienza complessiva e la gestione del flusso di lavoro.
Interessato a trovare lo strumento di pianificazione online giusto per te? Continua a leggere per saperne di più su alcune delle migliori opzioni e su come sfruttarle per il tuo successo.
Introduzione agli strumenti di pianificazione online
Gli strumenti di pianificazione online hanno rivoluzionato il modo in cui pianifichiamo riunioni, appuntamenti ed eventi. Questi strumenti hanno semplificato la gestione di più sedi, tipologie di riunioni e link di pianificazione. risparmiando tempo e riducendo la probabilità di doppie prenotazioni.
Con l'aumento del lavoro a distanza, gli strumenti di pianificazione online sono diventati una parte essenziale del software di gestione dei progetti, consentendo ai membri del team di prenotare incontri e collaborare senza problemi. In questa sezione, esploreremo i vantaggi degli strumenti di pianificazione online e come possono semplificare il processo di pianificazione.
Sono finiti i tempi delle infinite catene di email e dei controlli incrociati del calendario. Gli strumenti di pianificazione online semplificano l'intero processo offrendo una piattaforma centralizzata in cui è possibile gestire la propria disponibilità, inviare link di pianificazione e ricevere promemoria automatici. Questo non solo fa risparmiare tempo, ma garantisce anche che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda, riducendo il rischio di riunioni perse o doppie prenotazioni.
Che tu gestisca un team distribuito in più sedi o che ti stia coordinando con clienti con fusi orari diversi, gli strumenti di pianificazione online semplificano la ricerca di un orario di riunione adatto a tutti. Integrandosi con il tuo software di gestione progetti, questi strumenti ti aiutano a tenere traccia di tutte le riunioni programmate in un unico posto, facilitando l'organizzazione e la concentrazione.
Quali sono i migliori strumenti di pianificazione per ospitare riunioni di lavoro?
Per trovare lo strumento di pianificazione più adatto alla tua azienda, probabilmente è meglio iniziare a definire le aspettative su ciò che l'app includerà. Invece di annoiarti con un elenco di funzionalità, analizziamo l'esperienza che avrai registrando un account su un'app di pianificazione. In questo modo, potrai visualizzarti e prepararti per la situazione reale.
Nella scelta del miglior pianificatore di riunioni, considerate strumenti che semplificano il processo di pianificazione, offrono la pianificazione automatica, si integrano con i calendari e creano pagine di prenotazione. Diamo un'occhiata più da vicino ad alcune delle funzionalità chiave da considerare nella ricerca di strumenti per la pianificazione degli appuntamenti.
Cosa cercare in un pianificatore di riunioni
Quando ti registri, la prima cosa che farai sarà configurare la disponibilità per le riunioni. Tutte le principali app di pianificazione hanno la possibilità di generare link a una pagina di pianificazione dedicata. Puoi usarla per condividere la tua disponibilità con i futuri partecipanti. Potranno scegliere tra una serie di possibili orari di incontro e, una volta inviata la richiesta, entrambe le parti riceveranno notifiche via email.
La maggior parte degli strumenti di pianificazione si integra con un servizio di calendario email come Google o Office 365. Questo significa che le nuove riunioni programmate genereranno un evento di calendario univoco. Un calendario integrato aiuta anche a evitare doppie prenotazioni per gli organizzatori.
I pianificatori di riunioni spesso consentono agli utenti di creare pagine di prenotazione per consentire a clienti e colleghi di pianificare facilmente gli appuntamenti. In genere, generano automaticamente link per le videoconferenze.
Eliminando gli orari di punta, la pagina di pianificazione mostra automaticamente solo gli slot effettivamente disponibili. Inoltre, molti strumenti offrono una funzione di buffer time per creare un intervallo tra gli appuntamenti, evitando prenotazioni consecutive e consentendo di avere tempo per la preparazione o il viaggio.
Le integrazioni per le web conference sono un'altra funzionalità comune. Collegando il tuo account Zoom (o quello del provider di tua scelta) ogni riunione pianificata avrà un ID sala univoco e designato. Alcuni strumenti di pianificazione si integrano persino con CRM e software di marketing, consentendo alle aziende di inviare i dati di prenotazione negli ambienti appropriati. Molti migliori agenzie di marketing per eventi utilizzare tali strumenti di pianificazione per gestire in modo efficiente gli appuntamenti con i clienti e la logistica degli eventi.
Una funzionalità di pianificazione delle attività è un vero toccasana che può portare armonia tra più team e reparti. Un software di automazione del flusso di lavoro come FlussoC può essere utilizzato efficacemente per pianificare e dare priorità alle attività, migliorando la produttività. Inoltre, software come Emitrr, con Pianificazione basata sull'intelligenza artificiale, sta plasmando silenziosamente il futuro delle prenotazioni e delle interazioni con i clienti.
I 7 migliori pianificatori di riunioni
Queste sono alcune cose fondamentali a cui prestare attenzione quando si decide quale strumento di pianificazione utilizzare. In definitiva, devi trovare l'app che soddisfa le tue esigenze ed è facile da usare.
Nel tentativo di semplificare il processo di selezione, abbiamo annotato questo elenco dei 7 migliori strumenti di pianificazione online, inclusa una revisione dettagliata di ciascuno di essi.
Appuntamento per programmare incontri individuali o di gruppo, online o di persona
Imposta di più per un soluzione aziendale che si adatta a team di grandi dimensioni
acutezza per il suo set di funzionalità e il suo eccentrico senso dell'umorismo
Calendly per i suoi strumenti di collaborazione di gruppo e modelli di calendario integrati
Scarabocchio per una funzione di polling unica che altri strumenti di pianificazione non hanno
Google Calendar per la visualizzazione del calendario e le funzioni di invito agli eventi che si collegano ai loro servizi di posta elettronica
Riunioni Hubspot per un'esperienza di pianificazione senza interruzioni sul tuo sito Web che raccoglie lead su Hubspot CRM.
Appointlet: il miglior strumento di pianificazione online gratuito
Appuntamento è uno strumento di pianificazione delle riunioni facile da usare che è sul mercato da oltre un decennio e viene fornito con un set completo di funzionalità.
Le aziende utilizzano Appointlet per migliorare l'esperienza di pianificazione per la loro leads e clienti esistenti. L'app aiuta anche gli organizzatori di meeting ad aumentare la capacità senza perdere tempo in continui spostamenti e coordinamenti.
A differenza di altri strumenti di pianificazione che si concentrano sulle esigenze di una singola nicchia, Appointlet offre un elevato grado di flessibilità, consentendo di adattarsi a quasi ogni scenario di riunione. È sufficiente impostare le tipologie di riunione e verrà generata automaticamente una pagina di pianificazione dedicata.
Appointlet ti consente di gestire più team sotto lo stesso tetto, migliorando la trasparenza durante il passaggio del cliente. E se hai bisogno di incontrare più partecipanti, tutto ciò che devi fare è creare gruppo tipologie di riunione.
Questo garantisce che tutti abbiano accesso allo stesso evento. E se dovessi mai dover incontrare più partecipanti, ti basterà creare tipi di riunione di gruppo, simili alle funzionalità presenti in Software Gusto HR.
Con Appointlet, i partecipanti possono prenotare le riunioni in modo più semplice. Possono farlo dal proprio dispositivo mobile o computer. Se si trovano in un fuso orario diverso, la posizione del browser verrà rilevata automaticamente e la disponibilità verrà tradotta correttamente. Questo significa che, indipendentemente da dove ci si trovi o dal dispositivo utilizzato, il processo di prenotazione rimane semplificato. La disponibilità di app mobili garantisce agli utenti la possibilità di prenotare le riunioni in mobilità, aumentando la praticità e la flessibilità.
Il software supporta la possibilità per più membri del team di lavorare sotto lo stesso tetto, ognuno con il proprio calendario email integrato e la propria disponibilità. Possono co-organizzare riunioni o essere inseriti in un round robin per condividere la loro disponibilità. In questo modo, quando un potenziale cliente sceglie un orario, gli viene automaticamente assegnato un membro disponibile.
La tua pagina di prenotazione può essere integrata in siti web e landing page e allegata alle email. Una volta prenotato un appuntamento tramite questa pagina, questo verrà automaticamente aggiunto al tuo calendario.
Appointlet offre l'integrazione con diversi strumenti per riunioni virtuali, tra cui Zoom, WebEx, Google Meet, Microsoft Teams, GoToMeeting e Join.me. Questo rende semplice pianificare e tenere conferenze web e videochiamate, soprattutto in un ambiente di lavoro remotoAltre opzioni di integrazione includono Google Calendar, Microsoft Office 365, Stripe, PayPal e Zapier.
Prezzi:
Prova Freemium – Accesso completo a tutte le funzionalità per 15 giorni
Versione base – Gratuita
Premium – $9/membro/mese
Setmore: la migliore app di pianificazione aziendale
Setmore è un altro eccellente strumento di pianificazione online che gestisce le prenotazioni online, i promemoria automatici, processo di pagamento, e altro ancora. Il software ha una versione desktop insieme a un'app per Android e iOS, rendendolo un comodo strumento di prenotazione degli appuntamenti in movimento.
Come Appointlet, anche Setmore ti consente di creare pagine di prenotazione personalizzate e di aggiungerle a siti web, landing page, social media o email. Puoi anche accettare pagamenti tramite carta di debito/debito.carta di credito o processori di pagamento online come Square o Stripe.
Il software invia notifiche email istantanee ai potenziali clienti e gli appuntamenti vengono aggiunti immediatamente al calendario. Una volta pianificata la riunione, è possibile impostare promemoria automatici per tutti i partecipanti tramite email o SMS. È inoltre possibile personalizzare i messaggi con le informazioni del potenziale cliente per aumentarne la pertinenza e ridurre il numero di mancate presentazioni.
appuntamenti ricorrenti La funzione ti consente di specificare determinate fasce orarie per clienti abituali o VIP in modo che non debbano prenotare più volte le riunioni. Puoi anche fare lo stesso per team e gruppi di clienti per webinar o sessioni di formazione.
Setmore utilizza le API per integrarsi con software di terze parti, tra cui app di social media, software di email marketing e CRM come Salesforce. È inoltre possibile connettersi alle principali app di videoconferenza e ad altri calendari online come Google Calendar e Office 365.
Sebbene offra numerose funzionalità, può risultare difficoltoso per chi cerca una soluzione semplice da usare, quindi è più adatto agli utenti aziendali.
Prezzi:
Versione base – Gratuita
Premium: $ 9 al mese per utente fatturato annualmente
Pro: $ 5 al mese per utente fatturati annualmente
Acuity: la migliore opzione di pianificazione per Squarespace
Acuity è un assistente di pianificazione online che automatizza la prenotazione degli appuntamenti e la gestione del calendario. Acquisita da Squarespace, si è posizionata come lo strumento che i proprietari di siti web utilizzano quando desiderano un widget integrato per la pianificazione. Con Acuity, è possibile gestire la disponibilità di più persone in più sedi.
Come i tuoi concorrenti, creerai una pagina di pianificazione personalizzata e la condividerai con i clienti per consentire loro di visualizzare la tua disponibilità in tempo reale. Man mano che condivideranno le informazioni sul tuo modulo di assunzione, tali dati verranno automaticamente salvati e archiviati nei tuoi archivi, consentendo analisi avanzate per ottenere informazioni utili sulle prestazioni del progetto e sull'utilizzo delle risorse.
Il software adatta automaticamente gli appuntamenti in base ai diversi fusi orari, consentendo ai clienti di annullare e riprogrammare facilmente. Vengono inviati promemoria automatici per questi appuntamenti per tenere i clienti informati dell'evento. Tutti questi dati vengono sincronizzati automaticamente con il tuo calendario e ricevi notifiche immediate sulle nuove prenotazioni.
Il software si integra anche con altre app di calendario di terze parti. Alcune di queste includono Google Calendar, iCloud, Outlook.com, Exchange e Office 365. Puoi collegarlo a Zoom, Google Meet e GoToMeeting per riunioni virtuali e per fatturazione e contabilità, È possibile integrarsi con QuickBooks o FreshBooks per creare report per il monitoraggio finanziario.
Puoi anche accetta pagamenti online tramite Acuity poiché si integra con più fornitori di pagamento e gateway come Stripe, PayPal, Square, ecc. Oltre a utilizzare strumenti così efficienti per la gestione aziendale, puoi inviare un e-mail di richiesta di pagamento ai clienti.
È anche importante mantenere le prestazioni dei dispositivi al top. Per gli utenti Mac, scoprire i migliori programmi gratuiti per la pulizia del Mac può fare davvero la differenza. applicazioni Aiuta a ottimizzare le prestazioni del tuo Mac, assicurando che software come Acuity funzionino in modo fluido ed efficiente.
Prezzi:
Prova gratuita – 7 giorni
Emergenti: $ 14 al mese fatturati annualmente
In crescita: $ 23 al mese fatturati annualmente
Powerhouse- $ 45/mese fatturati annualmente
Enterprise - Prezzi personalizzati
Calendly: popolare strumento di pianificazione leggero
Calendly è uno strumento completo per pianificare riunioni in modo professionale ed efficiente. È piuttosto famoso in tutto il mondo grazie alle sue numerose funzionalità.
Come i suoi concorrenti, Calendly ti permette di creare facilmente riunioni e condividere il link di invito con gli altri partecipanti. Puoi aggiungere tutti i dettagli dell'evento, come lo scopo, la sede e i partecipanti, e lasciare che gli invitati scelgano l'orario preferito per la riunione. Una volta confermato uno slot, l'evento viene automaticamente aggiunto al tuo calendario. Calendly può anche creare automaticamente eventi di calendario, semplificando il processo di pianificazione.
Il software gestisce eventuali promemoria, follow-up o riprogrammazioni successive e ti tiene aggiornato sul tuo calendario. Puoi impostare promemoria personalizzati per i partecipanti alla riunione, migliorando l'organizzazione e l'efficienza. Questo contribuisce anche a ridurre le cancellazioni e il numero di mancate presentazioni, poiché la riprogrammazione è semplicissima e tutti i partecipanti possono farlo secondo le proprie esigenze.
Con Calendly, puoi iniziare a creare riunioni di gruppo con l'aiuto di modelli. Questi modelli consentono di creare riunioni standardizzate in modo rapido e con un alto livello di uniformità e controllo.
Puoi coltivare le relazioni con i clienti gestendo le interazioni con loro tramite Calendly. Integralo con tutti i tuoi strumenti preferiti, come MailerLite o Mailchimp, per migliorare le relazioni con i clienti e gestire tutto da un unico posto.
Le numerose funzionalità di Calendly possono renderlo un po' meno facile da usare rispetto ad alcuni dei suoi concorrenti. È anche un po' più costoso, soprattutto se si desidera avere più di un membro del team.
Prezzi:
Prova gratuita – Accesso gratuito al piano professionale per 14 giorni
Versione base – Gratuita
Standard – $ 12/mese/utente fatturati mensilmente
Team: $ 20/mese/utente fatturati mensilmente
Enterprise – A partire da $ 15
Doodle: il miglior strumento di pianificazione per votare in un orario
Doodle è un'app di pianificazione e produttività online che rende la prenotazione degli appuntamenti rapida ed efficiente. Puoi creare e condividere il tuo calendario con più persone e consentire loro di prenotare un orario in pochi clic. Lo strumento funziona ugualmente bene per entrambi imprese grandi e piccole.
Ciò che rende Doodle unico è la possibilità di creare sondaggi. Questa funzione aiuta i partecipanti a coordinarsi tra loro per trovare l'orario migliore per incontrarsi. Gli utenti votano per gli orari preferiti e possono selezionare altri slot come "liberi se necessario". Doodle gestisce la logica nel backend e cerca di selezionare l'orario migliore possibile per tutti. Inoltre,
Le funzionalità dell'elenco delle attività di Doodle consentono agli utenti di suddividere, stabilire le priorità e pianificare le attività in modo dinamico, migliorando l'efficienza della gestione dei progetti.
Con Doodle puoi creare un'unica pagina di prenotazione completamente personalizzata. Questa pagina di prenotazione può essere condivisa con chiunque desideri prenotare un orario con te e può farlo facilmente in pochi minuti.
Una volta scelto un orario e bloccato un evento sul calendario, puoi impostare promemoria automatici per tutti gli invitati. Questo riduce notevolmente il numero di mancate presentazioni e ti permette di sfruttare al meglio il tuo tempo prezioso. Puoi specificare le fasce orarie in cui sei disponibile e solo quelle parti saranno visibili agli invitati che prenotano gli appuntamenti. Puoi anche scegliere di mantenere privato il resto del calendario.
Il software si connette con quasi tutti i famosi online app di calendario e sincronizza i dati tra di essi. Questo consente di individuare tutti gli slot disponibili, indipendentemente dal calendario utilizzato dall'altra parte. Non ci sono problemi di fuso orario, poiché l'app identifica automaticamente il fuso orario dell'ospite e modifica tutto di conseguenza. Doodle eccelle anche nella gestione delle attività, aiutando gli utenti a organizzare e gestire gli appuntamenti in modo efficiente all'interno dei flussi di lavoro di project management.
Prezzi:
Prova gratuita: accesso gratuito alle funzionalità premium per 14 giorni. Nessuna carta di credito richiesta.
Versione base – Gratuita
Pro: $ 6.95 al mese per utente fatturati annualmente
Team: $ 8.95 al mese per utente fatturato annualmente
Enterprise - Prezzi personalizzati
SavvyCal
SavvyCal è un'app di pianificazione multiuso progettata per dare priorità alla collaborazione e alla ricerca di orari ottimali per le riunioni. Sebbene il piano gratuito sia limitato ai sondaggi sulle riunioni, gli utenti disposti a pagare 12 dollari al mese possono anche usufruire di link di pianificazione individuali e di gruppo, con la possibilità di creare un numero illimitato di pagine di prenotazione.
Per iniziare, registrati a SavvyCal e lascia che la configurazione guidata ti guidi attraverso la connessione dei tuoi calendari preferiti e delle app di videoconferenza. Da lì, avrai una dashboard molto intuitiva e minimalista in cui puoi accedere rapidamente ai link di pianificazione e ai sondaggi sulle riunioni, personalizzare la tua disponibilità predefinita per tutti i tipi di riunione e vedere i tuoi prossimi eventi.
Se hai già usato Doodle per creare un sondaggio, ti troverai subito a tuo agio con la funzionalità di sondaggio di SavvyCal. Crea facilmente un nuovo sondaggio per una riunione, assegnagli un nome, aggiungi tutte le informazioni pertinenti e proponi alcune fasce orarie dal tuo calendario. Quindi, invia il link a tutti i partecipanti e invitali a votare gli orari di riunione più adatti a loro, mentre lo strumento considera automaticamente il tempo di concentrazione degli utenti per ottimizzare la pianificazione.
Una cosa che ho apprezzato di SavvyCal rispetto a molte altre app di sondaggi per riunioni è che offre agli invitati la possibilità di sovrapporre automaticamente i propri calendari all'interno della pagina dei sondaggi, il che consente loro di scegliere rapidamente tra gli slot disponibili senza preoccuparsi della doppia prenotazione. Non dovrai più alternare avanti e indietro tra il sondaggio e il tuo calendario personale.
E se utilizzi un piano a pagamento, avrai anche accesso ai link di pianificazione di SavvyCal, che trasformano questa app per sondaggi in un mix minimalista di Calendly e scarabocchioPuoi facilmente creare diversi collegamenti di pianificazione con durate e sedi personalizzate per le riunioni e persino impostare orari di disponibilità unici per ogni tipo di riunione, se lo desideri.
Questi link di pianificazione possono essere multiuso (se hai una tipologia di riunione continuativa) o monouso se devi pianificare una riunione una tantum. Una volta creato un link di pianificazione, puoi condividerlo con i tuoi invitati e consentire loro di prenotare un orario che vada bene per loro.
Google Calendar: il miglior strumento di pianificazione incentrato sul calendario
Google Calendar è probabilmente lo strumento di calendario online più potente in questo elenco. Detto questo, non soddisfa molti dei criteri che abbiamo stabilito per uno strumento di pianificazione. Milioni di persone lo usano per pianificare riunioni online, quindi vale la pena menzionarlo e cercheremo di chiarire alcune delle maggiori differenze.
Con Google Calendar, puoi tenere traccia delle tue attività quotidiane utilizzando un layout di calendario tradizionale. L'app viene utilizzata per pianificare riunioni/eventi e invitare amici, familiari o colleghi a partecipare. Si sincronizza automaticamente con gli account Google Calendar di altre persone, in modo che gli aggiornamenti di una persona vengano visualizzati per tutti. Inoltre, si integra perfettamente con Google Workspace, migliorando la collaborazione e la gestione delle risorse.
Pianificare riunioni con Google Calendar richiede solo pochi clic. Puoi invitare i partecipanti a queste riunioni e, una volta confermati, l'orario verrà bloccato sul calendario. Oltre agli appuntamenti, puoi impostare promemoria per diverse festività, compleanni, eventi religiosi, uscite di programmi TV, eventi sportivi e così via.
Curiosamente, includono persino le previsioni meteo sul calendario come plug-in esterno, che può aiutarti a pianificare i prossimi eventi in presenza. Per le riunioni virtuali, è essenziale utilizzare un software di pianificazione che si integri con le piattaforme video più diffuse come Zoom, Google Meet e Microsoft Teams per semplificare il processo.
All'interno di un singolo account Google Calendar, è possibile generare più sottocalendari e condividerli con il team. I controlli delle autorizzazioni consentono di decidere chi può accedere per apportare modifiche o prenotare slot per conto dell'utente. Questo è particolarmente comune quando l'organizzatore di una riunione deve coordinarsi con una segretaria o condividere la propria disponibilità con la direzione.
È interessante notare che tutti gli altri strumenti di pianificazione elencati in questo articolo si integrano con Google Calendar. Questo perché il loro strumento di pianificazione non è molto robusto e non è scalabile per i team. Quindi, se stai già pianificando riunioni con Google Calendar ma desideri passare a un livello superiore, ti consigliamo di integrare con un'app di pianificazione dedicata.
Prezzi:
Versione base – Gratuita
Google Apps for Business: $ 5 al mese per utente
Hubspot Meetings – App di pianificazione semplice ma efficace
Hubspot Meetings è uno strumento di pianificazione delle riunioni fornito ai titolari di un account Hubspot. Viene generalmente utilizzato insieme a un sito Web Hubspot, in modo simile al modo in cui Acuity viene caricato come widget in Squarespace. Ciò rende il processo di prenotazione degli appuntamenti dal tuo sito web veloce e senza problemi. Si sincronizza con Google e Office 365 e altri calendari online e consente ai tuoi potenziali clienti di prenotare incontri con te nelle tue fasce orarie libere.
Lo strumento verifica automaticamente la tua disponibilità più aggiornata con il calendario collegato e rende disponibili gli slot per la prenotazione. Puoi facilmente incorpora il calendario delle prenotazioni sul tuo sito web o su altre landing pagee i potenziali clienti possono prenotare direttamente gli appuntamenti lì. Se sei già in contatto con loro via email, puoi anche condividi il calendario per eliminare qualsiasi passaggio non necessario.
Con Hubspot Meetings, puoi inviare link a riunioni di gruppo per consentire ai potenziali clienti di fissare appuntamenti con più persone della tua azienda. Puoi anche impostare un link "round-robin" che consenta ai potenziali clienti di prenotare un appuntamento con il rappresentante la cui disponibilità si adatta ai loro impegni. Questa funzionalità è particolarmente utile per gestire l'agenda del personale, garantendo che la disponibilità di tutti i membri del team venga presa in considerazione.
Poiché Hubspot Meetings fa parte dell'hub marketing completo di Hubspot, si integra perfettamente con Hubspot CRM per raccogliere i dati dei clienti e contribuire alla creazione del database. Inoltre, offre opzioni di integrazione con diverse piattaforme per meeting, tra cui GoTo Meeting, garantendo flessibilità su come e dove organizzare i tuoi eventi virtuali.
Se sei già un utente Hubspot, puoi sfruttare queste informazioni in un secondo momento per coltivare i lead e convertirli. Utilizza diverse integrazioni con strumenti di dati esterni, come Integrazione tra Hubspot e BigQuery, per conservare tutte le informazioni Hubspot in un unico posto ed eseguire analisi di marketing avanzate.
Prezzi:
Versione base – Gratuita
Hubspot Marketing Hub: a partire da $ 45 al mese fatturati annualmente
Caratteristiche principali degli strumenti di pianificazione online
Nella scelta di uno strumento di pianificazione online, ci sono diverse funzionalità chiave da considerare. Tra queste, fasce orarie personalizzabili, promemoria automatici e integrazione con app di calendario come Google Calendar e Microsoft Exchange. Un buon strumento di pianificazione online dovrebbe inoltre offrire funzionalità di reporting avanzate, funzionalità di comunicazione e la possibilità di assegnare attività e creare pagine di prenotazione.
Inoltre, funzionalità come strumenti di videoconferenza, monitoraggio integrato del tempo e promemoria degli appuntamenti possono rendere il processo di pianificazione più efficiente. Tra gli strumenti di pianificazione online più diffusi figurano Calendly, Doodle e Acuity Scheduling, che offrono una gamma di funzionalità come flussi di lavoro personalizzati, modelli predefiniti e tipologie di riunione personalizzabili.
Fasce orarie personalizzabili
Gli orari personalizzabili ti consentono di impostare la tua disponibilità in base alle tue preferenze, assicurandoti di ricevere le richieste di riunione solo negli orari da te stabiliti. I promemoria automatici aiutano a ridurre le mancate presentazioni inviando notifiche tempestive a tutti i partecipanti, mantenendo tutti informati e puntuali.
Integrazioni
L'integrazione con app di calendario come Google Calendar e Microsoft Exchange garantisce che le tue riunioni vengano aggiunte automaticamente al tuo calendario, evitando doppie prenotazioni e mantenendo il tuo programma aggiornato. Le funzionalità di reporting avanzate forniscono informazioni dettagliate sui tuoi schemi di pianificazione, aiutandoti a ottimizzare il tempo e a migliorare la produttività.
Funzionalità di comunicazione
Funzionalità di comunicazione, come la messaggistica in-app e notifiche e-mail, facilitano il coordinamento tra i partecipanti alla riunione. La possibilità di assegnare attività e creare pagine di prenotazione migliora ulteriormente il processo di pianificazione, consentendo di gestire gli appuntamenti in modo efficiente.
Videoconferenza
Gli strumenti di videoconferenza integrati nel tuo software di pianificazione ti consentono di condurre riunioni da remoto senza sforzo. Il monitoraggio integrato del tempo ti aiuta a monitorare il tempo dedicato a ogni riunione, fornendo dati preziosi per la fatturazione e l'analisi della produttività. I promemoria degli appuntamenti assicurano che tutti i partecipanti siano a conoscenza delle riunioni imminenti, riducendo il rischio di mancati appuntamenti.
Tipi di riunioni
Esistono diversi tipi di riunioni che possono essere pianificate utilizzando strumenti di pianificazione online, tra cui riunioni individuali, riunioni di gruppo e riunioni con i clienti. Ogni tipo di riunione richiede un approccio diverso alla pianificazione e gli strumenti di pianificazione online possono facilitare questo processo. Ad esempio, uno strumento di pianificazione riunioni può essere utilizzato per pianificare riunioni ricorrenti, mentre uno strumento di videoconferenza può essere utilizzato per facilitare le riunioni da remoto. Gli strumenti di pianificazione online possono anche essere utilizzati per pianificare riunioni con più sedi, semplificando la gestione delle riunioni in fusi orari diversi.
Riunioni individuali
Gli incontri individuali sono ideali per interazioni personali, come valutazioni delle prestazioni, sessioni di mentoring o consulenze con i clienti. Gli strumenti di pianificazione online semplificano la ricerca di un orario conveniente per entrambi, l'invio di inviti e l'impostazione di promemoria automatici.
Riunioni di gruppo
Le riunioni di gruppo, d'altra parte, spesso comportano il coordinamento degli impegni di più membri. Gli strumenti di pianificazione possono essere d'aiuto, offrendo una piattaforma centralizzata in cui tutti possono visualizzare gli orari disponibili e selezionare un orario di riunione adatto a tutti i partecipanti. Questo è particolarmente utile per i team distribuiti in sedi e fusi orari diversi.
riunioni con i clienti
Gli incontri con i clienti richiedono un processo di pianificazione professionale ed efficiente per fare una buona impressione. Gli strumenti di pianificazione online consentono ai clienti di prenotare le riunioni direttamente dal tuo sito web o tramite un link di pianificazione, semplificando il processo e riducendo il rischio di incomprensioni.
Sessioni di gruppo
Particolarmente apprezzate da allenatori e insegnanti, le sessioni di gruppo consentono a più persone di iscriversi allo stesso intervallo di tempo sulla tua app di pianificazione degli appuntamenti.
Scegliere lo strumento di pianificazione online giusto
Scegliere lo strumento di pianificazione online giusto può essere complicato, data la vasta gamma di opzioni disponibili. Quando si seleziona uno strumento, è importante considerare le esigenze specifiche del team o dell'azienda, come il numero di utenti, il tipo di riunioni da pianificare e il livello di personalizzazione richiesto. Alcuni popolari strumenti di pianificazione online offrono una prova gratuita o un piano gratuito, consentendo di testare lo strumento prima di sottoscrivere un abbonamento a pagamento.
Inoltre, considerate il livello di integrazione con altri strumenti, come software di gestione progetti, app di calendario e strumenti per videoconferenze. Scegliendo il giusto strumento di pianificazione online, potete semplificare il processo di pianificazione, risparmiare tempo e aumentare la produttività. Alcuni fattori chiave da considerare nella scelta di uno strumento di pianificazione online includono la facilità d'uso, il livello di personalizzazione e la disponibilità di funzionalità avanzate come l'intelligenza artificiale e i promemoria automatici.
La facilità d'uso è fondamentale, poiché un'interfaccia intuitiva garantisce che tutti i membri del team possano adattarsi rapidamente al nuovo strumento. Il livello di personalizzazione consente di adattare lo strumento alle proprie esigenze specifiche, che si tratti di impostare flussi di lavoro personalizzati, creare pagine di prenotazione o configurare promemoria automatici.
L'integrazione con altri strumenti, come software di gestione progetti e app di calendario, garantisce un flusso di lavoro fluido e riduce la necessità di inserimento manuale dei dati. Funzionalità avanzate come l'intelligenza artificiale possono migliorare ulteriormente il processo di pianificazione fornendo suggerimenti intelligenti e automatizzando le attività di routine.
Valutando attentamente le tue esigenze e testando diverse opzioni, puoi trovare lo strumento di pianificazione online più adatto alle tue esigenze e che ti aiuta a raggiungere i tuoi obiettivi di produttività.
Domande frequenti
Ora che abbiamo delineato i principali attori del strumento di pianificazione arena, sta a te decidere quale si adatta meglio a te. Come probabilmente avrai notato, tendono ad essere simili tra loro. Uno dei modi migliori per trovare la soluzione migliore è iscriversi a uno dei loro prove libereIn genere puoi usufruire di 15 giorni di servizio premium gratuito per provare tutto e vedere cosa ti piace.
Quando si valutano diversi strumenti software per la pianificazione dei progetti, è importante considerare le funzionalità distintive che ciascuno offre. Queste funzionalità uniche possono migliorare l'esperienza utente, semplificare i processi o aumentare l'efficienza, rendendo il software più attraente per i potenziali utenti.
Se sei ancora confuso sulla scelta della giusta app di pianificazione online, ecco alcune domande frequenti che potrebbero esserti di aiuto.
Quali sono le cose più importanti che fa uno strumento di pianificazione?
Uno strumento di pianificazione aiuta a creare e gestire i calendari in modo più efficiente grazie all'automazione. Permette a più utenti di collaborare su un calendario, prenotare appuntamenti, pianificare riunioni, inviare promemoria per eventi e gestire la propria giornata in modo da migliorare la produttività. Rispetto ad altri servizi, uno strumento di pianificazione offre funzionalità uniche, come la possibilità di condividere il calendario con i clienti e consentire loro di prenotare appuntamenti direttamente con voi. Questo confronto aiuta gli utenti a comprendere il panorama competitivo e a scegliere lo strumento più adatto alle proprie esigenze.
Quali sono i vantaggi aziendali derivanti dall'utilizzo di uno strumento di pianificazione?
Gli strumenti di pianificazione eliminano la difficoltà di impostare e gestire manualmente le riunioni. Con un'app dedicata, è possibile coordinare le riunioni senza dover inviare e ricevere email di conferma. I piani a pagamento offrono funzionalità avanzate come il supporto per le riunioni di gruppo, il branding white-label, opzioni di pianificazione avanzate e una maggiore personalizzazione, non disponibili nelle versioni gratuite. Inoltre, semplifica il tuo flusso di lavoro quotidiano, aiutare con priorità dei compitie dare ai manager maggiore controllo.
Posso utilizzare uno strumento di pianificazione dal mio iPhone o Android?
Sì, i partecipanti possono utilizzare una pagina di prenotazione dal proprio dispositivo iPhone o Android. Tuttavia, data la complessità dell'interfaccia, di solito è preferibile che l'organizzatore configuri le proprie pagine da un computer desktop. Alcuni strumenti di prenotazione dispongono di un'app mobile che consente di accedere rapidamente ai link di prenotazione, in modo da poterli condividere tramite e-mail e SMS. Inoltre, questi strumenti offrono spesso opzioni di personalizzazione, come il caricamento di un'immagine di sfondo, per migliorare l'aspetto visivo dell'interfaccia di prenotazione.
In che modo i clienti prenotano il tempo con uno strumento di pianificazione?
Puoi condividere un link alla pagina di pianificazione via e-mail e SMS o incorporarla nel tuo sito web. L'incorporamento è in genere semplice perché l'app fornirà un frammento di codice HTML che puoi semplicemente trascinare nella pagina appropriata. I clienti potranno quindi selezionare una fascia oraria disponibile e prenotare un appuntamento, gestendo efficacemente la loro disponibilità tramite la funzione di pianificazione delle persone. Questo evento verrà aggiunto automaticamente al tuo calendario e le informazioni del cliente verranno salvate.
Gli strumenti di pianificazione aiutano a ridurre le mancate presentazioni?
Gli strumenti di pianificazione possono essere di grande aiuto per ridurre le assenze alle riunioni importanti. Integrando le funzionalità di gestione delle attività, questi strumenti consentono di organizzare gli appuntamenti in modo efficiente all'interno dei flussi di lavoro di project management. È possibile impostare promemoria automatici in modo che ogni partecipante venga informato dell'imminente riunione. Se qualcuno non è disponibile e desidera riprogrammare la riunione, può farlo facilmente con lo strumento di pianificazione.
Va bene non essere sempre iperproduttivi.
Ora che hai lo scoop interno, abbiamo solo un'ultima cosa da aggiungere. Chiamalo annuncio di servizio pubblico.
Alcuni di noi diventano dipendenti dalla frenesia a scapito della vera produttività. Con uno strumento di pianificazione, potresti scoprire di avere più tempo libero. Quindi assicurati di sfruttarlo al meglio. Concediti un momento di riposo tra un impegno lavorativo e l'altro e le tue riunioni potrebbero andare meglio.
Utilizzare uno strumento di pianificazione può essere parte di un percorso più ampio per trovare il giusto equilibrio tra lavoro e vita privata. Assicuratevi di testare attentamente l'app di pianificazione prima di inviarla al vostro pubblico. Se ne avete trovata una che ha tutto ciò di cui avete bisogno e rientra nel vostro budget, potreste ritrovarvi a utilizzarla per anni a venire, come fanno molti dei nostri clienti.
Facci sapere quale scegli nei commenti qui sotto!
