Se prenoti molte riunioni per lavoro ma non disponi di uno strumento di pianificazione, probabilmente hai già incontrato alcuni degli inevitabili ostacoli.
Sappiamo come va. Le infinite catene di e-mail avanti e indietro, il controllo incrociato del calendario e il coordinamento del gruppo diventano esasperanti dopo un po'. Soprattutto quando stai cercando di concludere affari e pianificare l'attrito ti costa reali opportunità di vendita. Anche se la parte relativa alla pianificazione sembra procedere senza intoppi, iGli accordi formali via e-mail sono facili da perdere di vista. Ciò porta a cancellazioni dell'ultimo minuto, riprogrammazione e mancata presentazione.
Fortunatamente, negli ultimi dieci anni è emersa una nuova serie di potenti strumenti di pianificazione online. Ognuno di loro fa del suo meglio per risolvere il problema (fin troppo umano) di incontrare persone in un luogo e in un momento specifici. Tra queste app troverai soluzioni e set di funzionalità su misura per diversi tipi di azienda.
Fondamentalmente, le app di pianificazione online hanno lo scopo di aiutare i partecipanti a scegliere una fascia oraria disponibile e ricevere promemoria automatici. Anche le notifiche e-mail e gli eventi del calendario vengono inviati all'organizzatore della riunione. Questo ti aiuta a garantire che tutti si presenta.
Interessato a trovare lo strumento di pianificazione online giusto per te? Continua a leggere per saperne di più su alcune delle migliori opzioni e su come sfruttarle per il tuo successo.
Quali sono i migliori strumenti di pianificazione per ospitare riunioni di lavoro?
Per trovare il miglior strumento di pianificazione per la tua azienda, probabilmente è meglio iniziare impostando le aspettative per ciò che l'app includerà. Piuttosto che annoiarti con un elenco di funzionalità, ti parlerò dell'esperienza che farai registrando il tuo account su un'app di pianificazione. In questo modo puoi visualizzare te stesso e prepararti per la cosa reale.
Quando ti registri, la prima cosa che farai è configurare la disponibilità per le riunioni. Tutte le principali app di pianificazione hanno la capacità di farlo generare link a una pagina di pianificazione dedicata. Puoi usarli per condividere la tua disponibilità con i loro futuri partecipanti. Sceglieranno tra una serie di potenziali orari di incontro e, dopo aver inviato la loro richiesta, entrambe le parti riceveranno notifiche via e-mail.
La maggior parte degli strumenti di pianificazione si integra con un servizio di calendario e-mail come Google o Office 365. Ciò significa che le riunioni appena pianificate genereranno un evento di calendario univoco. Un calendario integrato aiuta anche a garantire che gli host non vengano prenotati due volte. Con i loro tempi di punta vengono rimossi, la pagina di pianificazione mostra automaticamente solo gli slot veramente disponibili.
Le integrazioni di conferenze Web sono un'altra caratteristica comune che troverai. Collegando il tuo account Zoom (o fornitore di tua scelta) significa che ogni riunione di programmazione avrà un ID stanza univoco e designato. Alcuni strumenti di pianificazione si integrano persino con i CRM e software di marketing, consentendo alle aziende di inviare i dati di prenotazione negli ambienti appropriati.
Queste sono alcune cose fondamentali a cui prestare attenzione quando si decide quale strumento di pianificazione utilizzare. In definitiva, devi trovare l'app che soddisfa le tue esigenze ed è facile da usare. Nel tentativo di semplificare il processo di selezione, abbiamo annotato questo elenco dei 7 migliori strumenti di pianificazione online, inclusa una revisione dettagliata di ciascuno di essi.
- Appuntamento per programmare incontri individuali o di gruppo, online o di persona
- Setmore per una soluzione aziendale scalabile per team di grandi dimensioni
- acutezza per il suo set di funzionalità e il suo eccentrico senso dell'umorismo
- Calendly per la sua strumenti di collaborazione in team e modelli di calendario integrati
- Scarabocchio per una funzione di polling unica che altri strumenti di pianificazione non hanno
- Google Calendar per la visualizzazione del calendario e le funzioni di invito agli eventi che si collegano ai loro servizi di posta elettronica
- Riunioni Hubspot per un'esperienza di pianificazione senza interruzioni sul tuo sito Web che raccoglie lead su Hubspot CRM.
Appointlet: il miglior strumento di pianificazione online gratuito
Appointlet è uno strumento di pianificazione delle riunioni facile da usare che è sul mercato da quasi un decennio e viene fornito con un set completo di funzionalità. Le aziende utilizzano Appointlet per migliorare l'esperienza di pianificazione per i propri leads e clienti esistenti. L'app aiuta anche gli host delle riunioni a ridimensionare la propria capacità senza perdere tempo nel coordinamento avanti e indietro.
A differenza di altri strumenti di pianificazione che si concentrano sul soddisfare le esigenze di una singola nicchia, Appointlet offre un alto grado di flessibilità, in modo da poter soddisfare quasi tutti gli scenari di riunione. Tutto quello che devi fare è impostare i tuoi tipi di riunione e una pagina di pianificazione dedicata verrà generata automaticamente.
Appointlet ti consente di gestire più team sotto lo stesso tetto, migliorando la trasparenza durante il passaggio del cliente. E se hai bisogno di incontrare più partecipanti, tutto ciò che devi fare è creare gruppo tipi di riunione. Ciò garantisce che tutti abbiano accesso allo stesso evento.
I partecipanti hanno un tempo più facile con Appointlet. Possono prenotare riunioni dal proprio dispositivo mobile o computer. Se si trovano in un fuso orario diverso, la posizione del browser verrà rilevata automaticamente e quindi la disponibilità viene tradotta correttamente. Ciò significa che non importa dove ti trovi o quale dispositivo stai utilizzando, il processo di prenotazione rimane snello.
Il software supporta l'opzione per più membri del team di vivere sotto lo stesso tetto, ognuno con il proprio calendario e-mail integrato e disponibilità. Possono ospitare riunioni insieme o essere inseriti in un round robin per mettere in comune la loro disponibilità. In questo modo, quando i potenziali clienti scelgono un orario, viene automaticamente assegnato loro un membro disponibile.
La tua pagina di prenotazione può essere incorporata su siti Web e pagine di destinazione e allegata a e-mail. Una volta prenotato un appuntamento tramite questa pagina, viene automaticamente aggiunto al tuo calendario.
Appointlet offre l'integrazione con una serie di strumenti per riunioni virtuali tra cui Zoom, WebEx, Google Meet, Microsoft Teams, GoToMeeting e Join.me. Ciò semplifica la pianificazione e lo svolgimento di conferenze Web, soprattutto in un ambiente di lavoro remoto. Altre opzioni di integrazione includono Google Calendar, Microsoft Office 365, Stripe, Paypal e Zapier.
Prezzi:
Prova Freemium – Accesso completo a tutte le funzionalità per 15 giorni
Versione base – Gratuita
Premium – $8/membro/mese
Setmore: la migliore app di pianificazione aziendale
Setmore è un altro eccellente strumento di pianificazione online che gestisce prenotazioni online, promemoria automatici, elaborazione dei pagamenti e altro ancora. Il software ha una versione desktop insieme a un'app per Android e iOS, che lo rende un comodo strumento per la prenotazione di appuntamenti in movimento.
Come Appointlet, Setmore ti consente anche di creare pagine di prenotazione personalizzate e aggiungerle a siti Web, landing page, social media o e-mail. Puoi anche riscuotere i pagamenti tramite addebito/carta di credito o processori di pagamento online come Square o Stripe.
Il software invia notifiche e-mail istantanee ai potenziali clienti e gli appuntamenti vengono aggiunti immediatamente al tuo calendario. Una volta pianificata la riunione, è possibile impostare promemoria automatici per tutti i partecipanti alla riunione tramite e-mail o messaggi SMS. Puoi anche personalizzare i messaggi con informazioni sui potenziali clienti per aumentare la pertinenza e ridurre il numero di mancate presentazioni.
L' appuntamenti ricorrenti La funzione ti consente di specificare determinate fasce orarie per clienti abituali o VIP in modo che non debbano prenotare più volte le riunioni. Puoi anche fare lo stesso per team e gruppi di clienti per webinar o sessioni di formazione.
Setmore utilizza le API per integrarsi con software di terze parti, tra cui app di social media, software di email marketing e CRM come Salesforce. Hai anche la possibilità di connetterti con le principali app di videoconferenza e altri calendari online come Google Calendar e Office 365.
Prezzi:
Versione base – Gratuita
Premium: $ 9 al mese per utente fatturato annualmente
Pro: $ 5 al mese per utente fatturati annualmente
Acuity: la migliore opzione di pianificazione per Squarespace
Acuity è un assistente di pianificazione online che automatizza la prenotazione degli appuntamenti e la gestione del calendario. Sono stati acquisiti da SquareSpace e posizionati come lo strumento utilizzato dai proprietari di siti Web quando desiderano un widget integrato per la pianificazione. Con Acuity puoi gestire la disponibilità di più persone in più sedi.
Come i loro concorrenti, creerai una pagina di pianificazione personalizzata e la condividerai con i clienti per consentire loro di visualizzare la tua disponibilità in tempo reale. Poiché condividono le informazioni sul modulo di assunzione, tali dati vengono automaticamente salvati e archiviati nei tuoi record.
Il software regola automaticamente gli appuntamenti in base a diversi fusi orari, consentendo ai clienti di annullare e riprogrammare facilmente. I promemoria automatici per questi appuntamenti vengono inviati per informare i clienti della riunione. Tutti questi dati vengono sincronizzati automaticamente con il tuo calendario e ricevi immediatamente una notifica sulle nuove prenotazioni.
Il software si integra anche con altre app di calendario di terze parti. Alcuni di questi includono Google Calendar, iCloud, Outlook.com, Exchange e Office 365. Puoi collegarlo a Zoom, Google Meet e GoToMeeting per riunioni virtuali e, per la fatturazione e la contabilità, puoi integrarlo con QuickBooks o Freshbooks.
Puoi anche accettare pagamenti online tramite Acuity poiché si integra con più fornitori di pagamenti e gateway come Stripe, PayPal, Square, ecc.
Prezzi:
Prova gratuita – 7 giorni
Emergenti: $ 14 al mese fatturati annualmente
In crescita: $ 23 al mese fatturati annualmente
Powerhouse- $ 45/mese fatturati annualmente
Enterprise - Prezzi personalizzati
Calendly: popolare strumento di pianificazione leggero
Calendly è uno strumento all-in-one per programmare le riunioni in modo professionale ed efficiente. Questo è piuttosto famoso in tutto il mondo grazie alla sua interfaccia intuitiva e a un ampio elenco di funzionalità.
Come i suoi concorrenti, Calendly ti consente di creare facilmente riunioni e condividere il link di invito con altri partecipanti. Puoi aggiungere tutti i dettagli dell'evento, come lo scopo, il luogo e i partecipanti e lasciare che gli invitati scelgano il loro orario preferito per la riunione. Una volta confermato uno slot, l'evento viene automaticamente aggiunto al tuo calendario.
Il software si occupa di eventuali promemoria, follow-up o operazioni di riprogrammazione successive e ti tiene aggiornato sul calendario. Ciò aiuta anche a ridurre le cancellazioni delle riunioni e il numero di mancate presentazioni poiché la riprogrammazione è semplicissima e tutti i partecipanti possono farlo alle loro condizioni.
Con Calendly, puoi iniziare a creare riunioni di gruppo con l'aiuto di modelli. Questi modelli consentono di creare riunioni standardizzate in modo rapido e con un alto livello di uniformità e controllo.
Puoi coltivare le relazioni con i clienti gestendo le interazioni con loro tramite Calendly. Integralo con tutti i tuoi strumenti preferiti per migliorare le relazioni con i clienti e gestire tutto da un'unica posizione.
Prezzi:
Prova gratuita – Accesso gratuito al piano professionale per 14 giorni
Versione base – Gratuita
Premium: $ 8 al mese fatturati annualmente
Pro: $ 12 al mese fatturati annualmente
Enterprise - Prezzi personalizzati
Doodle: il miglior strumento di pianificazione per votare in un orario
Doodle è un'app di pianificazione e produttività online che rende la prenotazione degli appuntamenti rapida ed efficiente. Puoi creare e condividere il tuo calendario con più parti e consentire loro di prenotare un orario in pochi clic. Lo strumento funziona ugualmente bene sia per le grandi che per le piccole imprese.
Ciò che rende Doodle unico è la possibilità di creare sondaggi. Questa funzione aiuta i partecipanti a coordinarsi tra loro per trovare il momento migliore per incontrarsi. Gli utenti votano per i loro orari preferiti e possono selezionare altri slot come "gratuiti se necessario". Doodle gestisce la logica sul backend e cerca di selezionare il miglior tempo possibile per tutti.
Con Doodle puoi creare un'unica pagina di prenotazione completamente personalizzata. Questa pagina di prenotazione può essere condivisa con chiunque desideri prenotare un orario con te e può farlo facilmente in pochi minuti.
Una volta che scelgono un orario e un evento è bloccato sul calendario, puoi impostare promemoria automatici per tutte le parti. Ciò riduce notevolmente il numero di mancate presentazioni e sei in grado di sfruttare al massimo il tuo tempo prezioso. Puoi specificare le fasce orarie in cui sei disponibile, e solo quella parte sarà visibile alle parti che prenotano gli appuntamenti. Puoi scegliere il resto del calendario per rimanere privato.
Il software si connette con quasi tutti i famosi online app di calendario e sincronizza i dati su di essi. Ciò gli consente di scoprire tutti gli slot disponibili, indipendentemente dal calendario utilizzato dall'altra parte. Non ci sono problemi di fuso orario poiché l'app identifica automaticamente il fuso orario dell'ospite e cambia tutto di conseguenza.
Prezzi:
Prova gratuita: accesso gratuito alle funzionalità premium per 14 giorni. Nessuna carta di credito richiesta.
Versione base – Gratuita
Pro: $ 6.95 al mese per utente fatturati annualmente
Team: $ 8.95 al mese per utente fatturato annualmente
Enterprise - Prezzi personalizzati
SavvyCal
SavvyCal è un'app di pianificazione multiuso progettata per dare priorità alla collaborazione facile e trovare orari ottimali per incontrarsi. Sebbene il piano gratuito sia limitato ai sondaggi delle riunioni, gli utenti disposti a pagare $ 12 al mese possono anche usufruire dei collegamenti di pianificazione individuali e di gruppo.
Per iniziare, registrati a SavvyCal e lascia che la configurazione guidata ti guidi attraverso la connessione dei tuoi calendari preferiti e delle app di videoconferenza. Da lì, avrai una dashboard molto intuitiva e minimalista in cui puoi accedere rapidamente ai link di pianificazione e ai sondaggi sulle riunioni, personalizzare la tua disponibilità predefinita per tutti i tipi di riunione e vedere i tuoi prossimi eventi.
Se hai mai usato Doodle per creare un sondaggio, ti sentirai come a casa con la funzionalità di sondaggio di SavvyCal. Crea facilmente un nuovo sondaggio sulla riunione, assegnagli un nome e aggiungi tutte le informazioni pertinenti e proponi alcune fasce orarie dal tuo calendario. Quindi, invia il link a tutti i partecipanti e invitali a votare gli orari delle riunioni che funzionano per loro.
Una cosa che ho apprezzato di SavvyCal rispetto a molte altre app di sondaggi per riunioni è che offre agli invitati la possibilità di sovrapporre automaticamente i propri calendari all'interno della pagina dei sondaggi, il che consente loro di scegliere rapidamente tra gli slot disponibili senza preoccuparsi della doppia prenotazione. Non dovrai più alternare avanti e indietro tra il sondaggio e il tuo calendario personale.
E se utilizzi un piano a pagamento, avrai anche accesso ai link di pianificazione di SavvyCal, che trasformano questa app per sondaggi in un mix minimalista di Calendly e scarabocchio. È possibile creare facilmente collegamenti di pianificazione diversi con durata e luogo delle riunioni personalizzati e persino impostare orari di disponibilità unici per ogni tipo di riunione, se lo si desidera. Questi collegamenti di pianificazione possono essere multiuso (se si dispone di un tipo di riunione in corso) o monouso se è necessario pianificare una riunione una tantum. Dopo aver creato un collegamento per la pianificazione, puoi condividerlo con i tuoi invitati e consentire loro di prenotare un orario con te adatto a loro.
Google Calendar: il miglior strumento di pianificazione incentrato sul calendario
Google Calendar è probabilmente lo strumento di calendario online più potente in questo elenco. Detto questo, non soddisfa molti dei criteri che abbiamo stabilito per uno strumento di pianificazione. Milioni di persone lo usano per pianificare riunioni online, quindi vale la pena menzionarlo e cercheremo di chiarire alcune delle maggiori differenze.
Con Google Calendar, puoi tenere traccia delle tue attività quotidiane utilizzando un layout di calendario tradizionale. Le persone usano l'app per pianificare riunioni/eventi e invitare amici, familiari o colleghi a partecipare. Si sincronizza automaticamente con gli account Google Calendar di altre persone, in modo che gli aggiornamenti per una persona vengano visualizzati per tutti.
La pianificazione delle riunioni con Google Calendar richiede solo pochi clic. Puoi invitare i partecipanti a queste riunioni e, una volta confermato, la fascia oraria viene bloccata sul calendario. Oltre agli appuntamenti, puoi impostare promemoria per diverse festività, compleanni, eventi religiosi, uscite di programmi TV, eventi sportivi e così via. Abbastanza divertente, includono anche una previsione del tempo sul calendario come plug-in esterno, che può aiutarti a pianificare eventi imminenti di persona.
All'interno di un singolo account Google Calendar, c'è un'opzione per generare più sotto-calendari e condividerli con il tuo team. I controlli delle autorizzazioni ti consentono di decidere chi ha accesso per apportare modifiche o prenotare spazi per tuo conto. Questo è più comune quando l'organizzatore di una riunione ha bisogno di coordinarsi con una segretaria o condividere la propria disponibilità con la direzione.
È interessante notare che tutti gli altri strumenti di pianificazione elencati in questo articolo si integrano con Google Calendar. Questo perché il loro strumento di pianificazione non è molto robusto e si adatta male ai team. Quindi, se stai già pianificando riunioni con il calendario di Google ma vuoi portarlo al livello successivo, ti consigliamo di integrare con un'app di pianificazione dedicata.
Prezzi:
Versione base – Gratuita
Google Apps for Business: $ 5 al mese per utente
Hubspot Meetings – App di pianificazione semplice ma efficace
Hubspot Meetings è uno strumento di pianificazione delle riunioni fornito ai titolari di account Hubspot. In genere viene utilizzato in tandem con un sito Web Hubspot, in modo simile al modo in cui Acuity viene caricato come widget in Squarespace. Questo rende il processo di prenotazione degli appuntamenti dal tuo sito web veloce e senza problemi. Si sincronizza con i calendari di Google e Office 365 e consente ai tuoi potenziali clienti di prenotare riunioni con te nelle tue fasce orarie libere.
Lo strumento verifica automaticamente la tua disponibilità più aggiornata con il calendario collegato e rende tali slot disponibili per la prenotazione. Puoi facilmente incorporare il calendario delle prenotazioni sul tuo sito Web o su altre pagine di destinazione e i potenziali clienti possono prenotare direttamente gli appuntamenti lì. Se sei già in contatto con loro via e-mail, puoi anche condividere il calendario lì per eliminare eventuali passaggi non necessari nel mezzo.
Con Hubspot Meetings, puoi inviare collegamenti a riunioni di gruppo per consentire ai potenziali clienti di pianificare appuntamenti con più di una persona nella tua azienda. Puoi anche impostare un collegamento round-robin che consente ai potenziali clienti di prenotare un orario con il rappresentante la cui disponibilità si adatta al loro programma.
Poiché Hubspot Meetings fa parte dell'hub di marketing completo di Hubspot, si integra bene con Hubspot CRM per raccogliere i dati dei clienti e aiutarti a costruire il tuo database. Se sei già un utente Hubspot, puoi sfruttare queste informazioni in un secondo momento per coltivare i lead e farli convertire.
Prezzi:
Versione base – Gratuita
Hubspot Marketing Hub: a partire da $ 45 al mese fatturati annualmente
FAQ
Ora che abbiamo delineato i principali attori del strumento di pianificazione arena sta a te decidere quale ti si addice meglio. Come probabilmente avrai notato, tendono ad essere simili tra loro. Uno dei modi migliori per trovare la soluzione migliore è iscriverti a uno dei loro prove libere. In genere puoi ottenere 15 giorni di servizio premium gratuito, per testare tutto e vedere cosa ti piace.
Se sei ancora confuso sulla scelta della giusta app di pianificazione online, ecco alcune domande frequenti che potrebbero esserti di aiuto.
Quali sono le cose più importanti che fa uno strumento di pianificazione?
Uno strumento di pianificazione aiuta a creare e gestire le pianificazioni in modo più efficiente con l'aiuto dell'automazione. Consente a più parti di collaborare su un calendario, prenotare appuntamenti, pianificare riunioni, inviare promemoria di eventi e gestire la propria giornata in modo da migliorare la produttività. Puoi anche condividere il tuo calendario con i tuoi clienti e consentire loro di prenotare appuntamenti con te tramite uno strumento di pianificazione.
Quali sono i vantaggi aziendali derivanti dall'utilizzo di uno strumento di pianificazione?
Gli strumenti di pianificazione eliminano il fastidio di impostare e gestire manualmente le riunioni. Con un'app dedicata, puoi coordinarti senza tutte le e-mail di conferma avanti e indietro. Semplificherà anche il flusso di lavoro quotidiano, aiuterà a stabilire le priorità delle attività e offrirà ai manager una maggiore supervisione.
Posso utilizzare uno strumento di pianificazione dal mio iPhone o Android?
Sì, i partecipanti possono utilizzare una pagina di pianificazione dal proprio iPhone o dispositivo Android. Tuttavia, poiché l'interfaccia è complessa, di solito è meglio che l'host configuri le proprie pagine da un computer desktop. Alcuni strumenti di pianificazione che dispongono di un'app mobile che ti consente di accedere rapidamente ai tuoi collegamenti di pianificazione, in modo da poter condividere tramite e-mail e messaggi di testo.
In che modo i clienti prenotano il tempo con uno strumento di pianificazione?
Puoi condividere un link alla pagina di pianificazione tramite e-mail e SMS o incorporare la pagina di pianificazione sul tuo sito web. L'incorporamento è in genere facile da eseguire perché l'app fornirà uno snippet di codice HTML che verrà semplicemente rilasciato nella pagina appropriata. I clienti vedranno quindi poter selezionare una fascia oraria disponibile e prenotare un orario con te. Questo evento viene aggiunto automaticamente al tuo calendario e le informazioni sui clienti verranno salvate.
Gli strumenti di pianificazione aiutano a ridurre le mancate presentazioni?
Gli strumenti di pianificazione possono essere di grande aiuto per ridurre le mancate presentazioni alle riunioni importanti. Puoi impostare promemoria automatici in modo che ogni partecipante venga informato dell'imminente riunione. Se qualcuno non è disponibile e desidera riprogrammare la riunione, può farlo facilmente anche con lo strumento di pianificazione.
Va bene non essere sempre iperproduttivi.
Ora che hai lo scoop interno, abbiamo solo un'ultima cosa da aggiungere. Chiamalo annuncio di servizio pubblico.
Alcuni di noi diventano dipendenti dal lavoro a scapito della produttività genuina. Con uno strumento di pianificazione in atto, potresti scoprire di avere più tempo libero. Quindi assicurati di sfruttarlo al meglio. Goditi un momento di riposo tra le attività lavorative e le tue riunioni potrebbero andare meglio di conseguenza.
L'utilizzo di uno strumento di pianificazione può essere parte di uno sforzo maggiore per trovare il giusto equilibrio tra lavoro e vita privata. essere solo assicurati di testare a fondo l'app di pianificazione prima di inviarla al tuo pubblico. Se ne hai trovato uno che ha tutto ciò di cui hai bisogno e si adatta al tuo budget, potresti trovarti ad usarlo per anni a venire, come fanno molti dei nostri clienti.
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