Il modo senza stress per programmare una riunione online

Incontro in una conferenza web

È incredibile quanto tempo si possa perdere cercando di programmare un incontro. Vuoi connetterti, quindi controlli il tuo calendario e invii a qualcuno alcune fasce orarie tra cui scegliere. Ma il tuo cliente o collega non è disponibile quel giorno. Ti propongono una serie di orari alternativi che non funzioneranno neanche per te... e bam! L'email ping-pong comincia. 

Non sarebbe bello se poteste semplicemente leggervi nella mente l'un l'altro?

Andare avanti e indietro per pianificare un incontro diventa vecchio, veloce. I potenziali clienti e i clienti desiderano una gratificazione immediata. L'ultima cosa di cui hanno bisogno è un altro strato di stress nella loro vita. E ad essere onesti, il fastidio di andare avanti e indietro è altrettanto fastidioso per l'ospite della riunione. Finisci per perdere opportunità a causa del tempo perso. 

Se stai cercando idee su come pianificare una riunione in modo più efficiente, questo articolo ti sarà d'aiuto. Ti mostreremo come automatizzare il tuo flusso di lavoro con app per la pianificazione delle riunioni come Appointlet e Doodle, così puoi risparmiare tempo per tutti e prenotare riunioni come un professionista. 

Le basi della pianificazione delle riunioni online

Per rimanere competitivi nel panorama aziendale moderno, è necessario fissare rapidamente i dettagli della riunione, con il minimo sforzo possibile per entrambe le parti. Ma come si fa esattamente?

Ti consigliamo di iscriverti a un app di pianificazione gratuita che supporta le integrazioni del calendario e-mail. Inizierai definendo la tua disponibilità e i tipi di riunioni che desideri ospitare. Dopo aver collegato il tuo calendario di Microsoft Outlook o Google, l'app sarà in grado di controllare gli eventi del calendario esistenti e creare nuovi eventi al momento della prenotazione.

Con la tua app di pianificazione configurata correttamente, sarai in grado di iniziare a condividerla con un pubblico. Invece di creare manualmente inviti di calendario per ogni persona, fornisci semplicemente agli invitati un collegamento alla riunione da utilizzare a loro piacimento. Quando fanno clic su di esso, vengono portati attraverso un processo di pianificazione semplificato. Puoi anche incorporare la pagina di pianificazione direttamente in un sito Web per migliorare l'accessibilità per i visitatori del sito.

Il tuo pianificatore di riunioni verrà caricato su qualsiasi dispositivo iOS o Android, così le persone possono prenotare del tempo con te mentre sono in movimento. Eventuali differenze di fuso orario tra l'organizzatore e il partecipante vengono tradotte automaticamente. 

I moduli di assunzione personalizzati ti permetteranno di raccogliere dettagli importanti sull'invitato, come il suo numero di telefono. Se si tratta di una riunione online, ti consigliamo di eseguire l'integrazione con un'app di videoconferenza già utilizzata dalla tua azienda, come Zoom Meetings e GoToMeeting. Verrà utilizzato un ID riunione speciale per generare una stanza virtuale univoca per ogni partecipante. Ciò garantisce che le persone non si presentino in anticipo e si intromettano nelle riunioni reciproche. 

Pianifica un incontro come consulente

Immaginiamo che tu sia un consulente che opera in una nicchia in cui c'è una domanda ragionevole per il tuo servizio, ma anche una discreta quantità di concorrenza. Hai fatto il lavoro per essere elencato pubblicamente, il che significa che le persone possono scoprire il tuo sito web con i termini di ricerca giusti. Ma tu sei uno dei tanti consulenti elencati nel motore di ricerca, quindi i potenziali clienti aprono diverse schede contemporaneamente prima di iniziare la loro ricerca. 

Su ogni sito web del consulente, il potenziale cliente esamina i materiali e cerca di farsi un'idea dell'offerta. Alla fine restringono le loro opzioni a te e a un concorrente. Il tuo sito web ha un semplice modulo di contatto che richiede email, nome ed eventuali note. Possono inviare domande e sarai ricontattato il prima possibile. Ma il tuo concorrente ha un pulsante "prenota ora" che consente ai potenziali clienti di programmare una consulenza gratuita di quindici minuti. 

Nel momento in cui inizi a leggere la prima e-mail e a scrivere una risposta, la concorrenza ha già fatto una telefonata con il potenziale cliente. Hanno fatto un'offerta irresistibile e, a meno che non lascino cadere la palla da qualche parte lungo la linea, hai perso un'opportunità di cliente.

Riscuotere il pagamento per una riunione può sembrare fastidioso, quindi Appointlet se ne occupa con un'opzione di pagamento con carta di credito. Puoi scegliere di richiedere un pagamento prima di confermare una riunione. Sfrutta le integrazioni e i plugin per connettersi con un CRM esistente e avrai tutti i dati delle riunioni dell'azienda collegati ai record dei clienti.

Come pianificare una riunione in team 

È abbastanza facile pianificare una riunione come consulente, ma quando si tratta di coordinare le riunioni all'interno di un team, le cose possono diventare un po' più complicate. Ad esempio, se a ciascun membro del tuo team deve essere assegnato un numero pari di riunioni da ospitare, come usi l'automazione per assicurarti che siano distribuite in modo equo? Cosa succede se alcuni membri del team hanno la priorità e dovrebbero ottenere i primi guadagni? 

C'è molto da considerare a questo proposito, quindi suddivideremo il resto di questo articolo in tre categorie; il calendario e-mail, l'utilità di pianificazione delle riunioni e la pianificazione dei sondaggi. 

Di tutti i moderni calendari e-mail disponibili, riteniamo che l'integrazione di Google Calendar e Outlook Calendar di Office 365 sia la migliore. Sono dotati del maggior numero di funzionalità, possono gestire un enorme volume di dati sulle riunioni senza problemi di prestazioni e sono integrazioni comunemente supportate in software di pianificazione di terze parti.

Google Calendar 

Pianifica una riunione nel tuo calendario di Google

Chi non ama le cose gratis? L'ovvio vantaggio di Google Calendar è che offre un potente piano gratuito, inclusa una suite completa di app aggiuntive come Google Drive e Google Docs, con integrazioni dirette al servizio Gmail gratuito.

Ogni persona del tuo team dovrebbe avere il proprio account di calendario Gmail designato. Ciò garantisce che possano accedere e visualizzare facilmente la loro pianificazione. In qualità di amministratore, puoi sfruttare le funzionalità di condivisione di Google per esporre i calendari del tuo team a un account di calendario principale. Ciò ti consente di visualizzare tutte le prenotazioni nell'organizzazione, con opzioni per rendere visibili o invisibili calendari specifici, se necessario. 

Calendario di Office 365 Outlook

Pianifica una riunione nel tuo calendario di Office 365

Per i team che sono già fortemente legati al prodotto Microsoft, il piano aziendale di Office 365 è la strada da percorrere. Il loro servizio di calendario di Outlook ti garantisce la possibilità di integrarti con app di pianificazione di terze parti. Avrai molte delle stesse funzionalità fornite da Google Calendar, tuttavia il servizio non è gratuito. Puoi aspettarti di pagare per il servizio in base al livello di abbonamento che scegli, da personale a aziendale. Consigliamo il piano aziendale perché il piano personale di Office non si integra con tutte le app di pianificazione.

Pianifica un incontro con i link di prenotazione

Se desideri pianificare una riunione per l'intero team, non aver paura di automatizzare il flusso di lavoro. Puoi farlo impostando un account gratuito, invitando i membri del tuo team e configurando i modelli del tipo di riunione per soddisfare le tue esigenze aziendali. 

Una delle funzionalità di pianificazione del team più preziose che troverai è disponibilità in comune, noto anche come programmazione round robin. Quando attivi questa opzione, tutto il personale assegnato a un tipo di riunione verrà incluso in un pool. I lead o i clienti che visitano la tua pagina di pianificazione sceglieranno un orario senza scegliere un membro specifico del team. Sul backend, il round robin troverà le persone disponibili e assegnerà quella che è stata prenotata meno di recente. 

Appuntamento

 

Con Appointlet, la funzionalità di disponibilità in pool include un'opzione per dare la priorità ad alcuni membri del team. Ciò consente di assegnare le riunioni a un gruppo preferito, prima di farle circolare attraverso un pool secondario.  

Puoi aspettarti di trovare altre funzionalità del team, come riunioni di gruppo in cui più membri del tuo team sono inclusi in una singola riunione. Quindi, se invii ai clienti un invito alla riunione, il tuo pianificatore mostrerà gli orari solo se tutti i membri assegnati sono disponibili. Questo finisce per risparmiare molto tempo agli amministratori sul coordinamento interno. 

As arrivano gli incontri, gli account di calendario integrati del membro invieranno notifiche agli account Gmail o Outlook corrispondenti. Una volta effettuato l'accesso ad Appointlet, è possibile utilizzare una dashboard della riunione per rivedere gli eventi imminenti o passati, inclusi dettagli importanti come la data e l'ora della riunione, lo stato dei partecipanti, le risposte al modulo di assunzione e altro ancora.  

Scarabocchio

Un altro modo per pianificare le riunioni è con un sondaggio. Ogni partecipante che è stato invitato a una riunione specifica voterà per i giorni e gli orari che funzionano meglio per loro. Ti consigliamo di provare Doodle se hai bisogno di una soluzione di questo tipo. Il loro software attenderà che ogni membro invitato abbia scelto un'ora e un giorno sovrapposti. Quindi invierà conferme e-mail automatiche a tutti i soggetti coinvolti. Inoltre, includono una gestione speciale per gli scenari in cui gli orari preferiti dei partecipanti non sono allineati.

Cercare di farlo manualmente può essere un po' come allevare i gatti. Doodle fa risparmiare tempo ai tuoi partecipanti offrendo loro un mezzo di coordinamento attraverso l'automazione. 

HubSpot Meeting Scheduler

Se hai già un CRM come Hubspot, controlla se include un pianificatore di riunioni. Tendono ad essere meno sviluppati rispetto alle soluzioni offerte da app di pianificazione dedicate, ma si integrano direttamente con tutti gli altri dati dei clienti. Se hai semplici esigenze di pianificazione, uno strumento come il Hubspot Meeting Scheduler potrebbe essere abbondante. 

Pianifica una riunione con il software di videoconferenza

La pianificazione automatizzata consente di risparmiare molto tempo da sola, ma attendi fino a quando non inizi a generare sale riunioni virtuali univoche per ogni orario pianificato. L'integrazione con una soluzione di conferenza come Zoom o Microsoft Teams ti consentirà di inserire un pulsante "partecipa alla riunione" in ogni e-mail di conferma e evento del calendario. Quindi, quando qualcuno pianifica con te, ha già tutto ciò di cui ha bisogno per partecipare alla tua riunione all'orario programmato. 

Per farlo funzionare, ogni membro del tuo team dovrà disporre di un account di conferenza Web dedicato. Non è possibile per un singolo account ospitare più riunioni virtuali contemporaneamente. Quindi, quando ottieni il tuo software di pianificazione con tutti i membri del team invitati, assicurati che colleghino il proprio account di conferenza unico. 

Con calendari e-mail dedicati, account per conferenze virtuali e un'app di pianificazione software, avrai tutto il necessario per gestire efficacemente il tuo team.

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell lavora presso Appointlet come responsabile del marketing di prodotto e difensore dei clienti. Ha aiutato migliaia di clienti a migliorare il flusso di lavoro di pianificazione online. Al di fuori del lavoro, è un insegnante di teoria musicale e fondatore di a società di software musicale.

Semplifica la pianificazione, per te e i tuoi partecipanti.