Un modo migliore per programmare sessioni di tutoraggio su larga scala

sessione di tutoraggio

In passato, conseguire una laurea online o ricevere un certificato da un programma online non era percepito come legittimo come le lezioni di persona. Ma negli ultimi anni, il passaggio all'apprendimento a distanza è diventato la nostra nuova normalità. Da semplici app di pianificazione come Appuntamento per i pesi massimi del settore come Tutorbird e TutorCruncher, c'è qualcosa per ogni organizzazione. Tutto dipende da cosa ti serve.

Gli studenti K12 sono uno dei gruppi più grandi a passare all'apprendimento online. E sebbene l'apprendimento a distanza abbia molti vantaggi, per alcuni studenti può essere difficile adattarsi. Esperti consigliare sessioni di tutoraggio a distanza per colmare le lacune e mantenere i bambini a livello scolastico. Gli studenti adulti hanno anche iniziato a seguire tutoraggio online, Tutorially, tutor bird.com, mytutoring o Zoom per aumentare le proprie capacità lavorative, cambiare carriera e persino imparare un nuovo hobby o attività secondaria. 

Pronto per iniziare a prenotare lezioni di tutoraggio e prendere appunti sulle lezioni in modo più efficace? Continua a leggere per scoprire come.

La seccatura di prenotare una sessione di tutoraggio

I tutor solisti sanno quanto può essere stressante trovare un momento per incontrare gli studenti che soddisfi entrambi i programmi. Quando uno studente contatta un tutor per la prima volta, nessuna delle parti ha la più pallida idea dell'aspetto del programma degli altri, della frequenza con cui possono incontrarsi o di come pianificheranno le sessioni in futuro. Dopo un primo incontro e saluto e il tutor che raccoglie alcuni dettagli sulle esigenze dello studente, inizia la saga della programmazione. 

La conversazione di solito va in questo modo:

Tutor: "Che ne dici di questo martedì alle 4:30?"

Studente: “Hmm, di solito sono libero a quell'ora ma non il martedì. Che ne dici di giovedì?"

Tutor: “Ho un appuntamento fisso con un altro studente il giovedì alle 4:30. Le 3:30 sarebbero fattibili?"

Studente: "In realtà, non ho finito con le lezioni il giovedì fino a..."

E ancora e ancora e ancora. Questo è frustrante e fastidioso per gli studenti e i loro tutor, e non hanno ancora iniziato a studiare!

Questo potrebbe essere l'unico modo in cui alcuni tutor lo sanno come programmare loro sessioni di apprendimento. Altri potrebbero avere un sistema per organizzare la loro disponibilità, ma tenere traccia degli orari di numerosi studenti è incredibilmente difficile. Ad un certo punto, potrebbe essere impossibile per i tutor solitari o i centri di tutoraggio con pianificatori "vecchia scuola" tenere traccia senza un sistema di pianificazione aggiornato costruito per i tutor e le loro esigenze. 

Per gli studenti, la situazione è ancora più complicata. 

Quando qualcuno nel suo percorso di apprendimento ha iniziato a considerare di rivolgersi a un tutor per un aiuto in una particolare materia o abilità specifica, è probabile che fosse sulle montagne russe. È frustrante rimanere indietro in classe o non avere un'adeguata comprensione di un argomento chiave. Alcuni studenti online potrebbero sentirsi come se fossero su un'isola da soli, senza il classico supporto di persona a cui gli studenti sono abituati. 

Quando la programmazione diventa un problema, è probabile che gli studenti diventino frustrati, si sentano impotenti e forse abbiano voglia di rinunciare del tutto al loro percorso verso l'apprendimento superiore. Per questo motivo, tutti gli studenti devono avere un'esperienza di pianificazione senza attriti. Più è facile per loro programmare una lezione di tutoraggio, meno si sentono intimiditi dall'esperienza di apprendimento in generale. 

Smetti di andare avanti e indietro con gli studenti per scegliere un orario. È inefficace, provoca attrito e può costare all'operazione in termini di fidelizzazione e nuovi iscritti. Inoltre, c'è un modo migliore. 

Che cos'è il software di gestione dei tutor?

Le organizzazioni di tutoraggio e i singoli tutor mantengono una certa flessibilità per soddisfare le esigenze dei loro studenti. Con l'aumento dell'apprendimento online, tutor e studenti hanno ancora più opzioni per incontrarsi. Il software di tutoraggio aiuta le organizzazioni a mantenere la flessibilità senza lo stress aggiuntivo di coordinare sessioni di persona, online, individuali e di gruppo. Poiché le lezioni e le sessioni di tutoraggio ora possono svolgersi di persona o in remoto, è l'ideale disporre di uno strumento di pianificazione in grado di ospitare numerose sedi. 

Molti tutor iniziano in modo indipendente prima di lavorare con un team o un'organizzazione di tutoraggio e potrebbero non vedere il valore del software di pianificazione come unico proprietario. Ma con l'aumento del numero di studenti e delle responsabilità, aumenta anche la complessità della pianificazione del tempo con loro.

D'altra parte, le organizzazioni più grandi possono già utilizzare il software di gestione dei tutor per supervisionare i programmi degli studenti (mentre gli studenti stessi possono visualizzare tutto tramite un portale studenti). Ma la tecnologia obsoleta utilizzata tra le funzionalità di pianificazione in entrata tende ad essere troppo semplicistica per le esigenze dei tutor nel mondo digitale di oggi.  

Il software di gestione del tutor semplifica il flusso di lavoro di pianificazione e riduce la frustrazione su entrambi i lati dell'equazione. Aiuta gli utenti a gestire il lato operativo del attività di tutoraggio concentrarsi sull'aiutare gli studenti a raggiungere i loro obiettivi invece di cercare di capire quando incontrarsi dopo. 

Per le aziende che desiderano ampliare la propria attività di tutoraggio, il software di gestione del tutor è essenziale. A seconda dell'input manuale e della comunicazione sincrona, programmare numerosi studenti con i tutor giusti è lento, noioso e richiede tempo. Ma il software aziendale di pianificazione realizzato per i tutor riduce il rumore in modo che studenti e tutor possano condividere orari, fornire rapporti sui progressi e impostare gli orari delle lezioni in modo comodo ed efficiente. 

Sono disponibili diversi strumenti di pianificazione online con funzionalità e vantaggi che possono aiutare a portare le grandi organizzazioni di tutoraggio al livello successivo. Soluzioni come Tutorbird e TutorCruncher sono popolari per una buona ragione. Offrono sistemi di gestione dell'apprendimento che organizzano i dati degli studenti, lezioni di tutoraggio, curriculum e strumenti di pianificazione. 

La caratteristica migliore di queste piattaforme è che sono esplicitamente costruite pensando alle attività di tutoraggio. TutorBird fornisce uno sportello unico con funzionalità adattabili come fatturazione, pagamenti online tramite strumenti come PayPal e gestione dell'apprendimento in base alle esigenze della tua organizzazione. TutorCruncher offre anche funzionalità di marketing e gestione dei clienti per aiutare a scalare le piccole imprese di tutor emergenti. 

Tuttavia, ci sono alcuni inconvenienti nei loro strumenti di pianificazione integrati. Sebbene forniscano funzionalità di pianificazione di base, mancano di componenti critici di cui molte organizzazioni di tutoraggio hanno bisogno per scalare le loro operazioni in crescita. 

Ad esempio, ci sono solo due modi in cui i clienti possono programmare una sessione di tutoraggio utilizzando TutorCruncher: attraverso il sito web dei tutor o con un portale studenti di accesso protetto da password. A prima vista, questo sembra logico. Ma per scalare a attività di tutoraggio in crescita, ulteriori attriti come un login con nome utente/password e la creazione di un account possono frustrare e dissuadere i potenziali studenti dall'ottenere l'aiuto del tutoraggio di cui hanno bisogno. 

Un altro svantaggio di questi strumenti di gestione dei tutor è che le loro complicate funzionalità sono troppo confuse e mancano di un design UX efficace. Ad esempio, il processo di pianificazione delle sessioni da parte degli studenti è molto complesso con TutorBird. Questo mette gran parte della responsabilità della programmazione sui tutor e non è molto efficiente per quanto riguarda la gestione del tempo. 

Inoltre, gli studenti non dovrebbero dover imparare a utilizzare complicati software aziendali per ottenere un piccolo aiuto in più in classe, sia online che di persona. 

Se stai cercando un modo più semplice per prenotare il tempo con gli studenti, funzionalità avanzate ma facili da usare, innumerevoli integrazioni, automazione e configurazioni di pagamento sincronizzate con opzioni comuni come paypal o carta di credito, il tutto al miglior rapporto qualità-prezzo, allora non cercare oltre. 

Un moderno strumento di pianificazione per i tutor

Appointlet è un nuovo tipo di software per la gestione dei tutor. Combina tutte le funzionalità avanzate e le integrazioni di programmi software simili in una soluzione efficiente, facile da usare e adatta agli studenti. Gli utenti possono facilmente pianificare sessioni di tutoraggio, accettare pagamenti e monitorare le conversioni. Poiché il traffico organico è una metrica chiave per 76% di organizzazioni, è fondamentale per il successo delle grandi organizzazioni di tutoraggio. 

Inoltre, i tutor possono anche utilizzare le semplici configurazioni della pagina di pianificazione di Appointlet. Crea e condividi un link per consentire agli studenti di programmare i loro appuntamenti senza dover prenotare due volte o scegliere un orario non disponibile. Ma questo è solo l'inizio. 

Appointlet offre più valore per le organizzazioni di tutoraggio rispetto a qualsiasi altro software di gestione dei tutor. Altri prodotti costano un minimo di $ 15 al mese per tutor per funzionalità meno avanzate rispetto al piano gratuito per sempre di Appointlet. Appuntamenti piano più costoso, che includa tutte le caratteristiche di cui le organizzazioni di tutoraggio hanno bisogno per avere successo e crescere, costa solo $ 8 al mese. 

I tutor possono ora eliminare il coordinamento e-mail avanti e indietro per trovare un momento per incontrarsi con le funzionalità di pianificazione intuitive di Appointlet che includono pianificazione asincrona, collegamenti personalizzati per tutoraggio e gestione delle classi di gruppo. 

È anche possibile ridurre le mancate presentazioni degli studenti utilizzando Appointlet. Notifiche e-mail e SMS come conferme e promemoria delle riunioni vengono inviate automaticamente con tutti i dettagli della sessione di tutoraggio di cui genitori e studenti hanno bisogno.

Gli utenti possono anche rimanere meglio organizzati con un registro dettagliato di tutte le sessioni di tutoraggio passate e future. Quando un'attività di tutoraggio inizia a crescere, può essere difficile gestire le esigenze degli studenti. Appointlet consente ai tutor di tenere note interne su lezioni e attività con un registro dettagliato di tutte le sessioni di tutoraggio passate e future. 

La parte migliore è che Appointlet si integra con oltre 2,000 diverse app per le piccole imprese, tra cui Zapier, CRM, Stripe, calendari e-mail, ecc. 

Il team Appointlet sta inoltre sviluppando una versione mobile friendly, da utilizzare in combinazione con il tuo telefono Apple o Android. Quindi puoi ricevere promemoria via sms a te stesso o anche ai tuoi studenti.

Come funziona la programmazione del tutor

Con Appointlet, la pianificazione del tutor è un processo semplice con tutto ciò di cui hai bisogno per avere successo come tutor privato o organizzazione di tutor. L'interfaccia minimalista mette in evidenza caratteristiche essenziali come tipi di lezioni, disponibilità, date, orari degli appuntamenti e integrazioni specifiche. 

L'esperienza utente semplificata consente inoltre agli utenti di essere operativi in ​​meno di due minuti. Tutto quello che devi fare è accedere con il tuo account Google o Office 365 (questo rende l'integrazione della posta elettronica un gioco da ragazzi, ma puoi creare un nuovo nome utente e password se preferisci), quindi seguire le semplici e chiare istruzioni di configurazione per iniziare.  

La caratteristica più importante di qualsiasi software di gestione dei tutor è la pianificazione. Funzionalità di pianificazione avanzate che includono cancellazioni e opzioni di riprogrammazione senza sforzo, e-mail promemoriae la pianificazione self-service per i clienti sono il cuore del software di gestione dei tutor Appointlet. E a differenza della concorrenza, Appointlet rende più facile che mai programmare lezioni di tutoraggio. 

Passaggio 1: configura i giorni e gli orari in cui sei disponibile per incontrare gli studenti

Il tutoraggio comporta molte battute sulla pianificazione, cancellazioni, riprogrammazioni e persino alcune mancate presentazioni. Gli utenti inseriscono i giorni e gli orari in cui sei disponibile per sessioni di tutoraggio o altri tipi di riunioni nella procedura guidata di configurazione iniziale.

Ma non preoccuparti, non è scolpito nella pietra! È semplicissimo modificare la tua disponibilità dalla pagina di pianificazione. 

Il dashboard della pagina di pianificazione mostra i tipi di riunione. Qui è dove puoi configurare (e riconfigurare) i giorni e gli orari in cui sei disponibile per varie sessioni di tutoraggio, incluse lezioni di gruppo, di persona e tutoraggio online. 

Basta fare clic sui tre punti nell'angolo in basso a destra della scheda del tipo di riunione e selezionare Modifica. Quindi, sullo schermo apparirà un editor con diverse opzioni con icone colorate situate sul lato sinistro. Scegli Disponibilità, contrassegnata dall'icona di un calendario verde, quindi seleziona i giorni e gli orari in cui sei disponibile. 

Con le integrazioni del calendario di Google, è facile orari di tutoraggio separati dagli orari personali, anche se utilizzi lo stesso account di posta elettronica. 

Passaggio 2: copia il link dell'Appuntamento e condividilo con gli studenti o i loro genitori

Ora che hai configurato la tua disponibilità di tutoraggio, è il momento di condividere il tuo link Appointlet con studenti e genitori o anche incorporarlo nel tuo sito web!

Dalla pagina di pianificazione, fai semplicemente clic sul pulsante Condividi nell'angolo in basso a sinistra della scheda del tipo di riunione che desideri condividere. 

Da qui, puoi condividere il link della tua pagina di pianificazione ai tuoi account social collegati, inclusi Twitter, Facebook e LinkedIn. Puoi anche selezionare Copia collegamento per copiare il tuo collegamento Appointlet negli appunti e incollarlo in e-mail, messaggi diretti, slack o ovunque comunichi con i clienti. 

In alternativa, puoi anche selezionare Incorpora nel sito Web per aggiungere il tuo widget di pianificazione a un sito Web tutor esistente o a una pagina di destinazione dell'azienda. 

Passaggio 3: quando viene prenotata una nuova sessione di tutoraggio, ricevi una notifica automatica

Ogni volta che qualcuno prenota una sessione di tutoraggio utilizzando il tuo link Appointlet, riceverai una notifica automatica con i dettagli sulla riunione imminente. Puoi anche configurare e-mail di promemoria e notifiche SMS per ricordare a te e ai tuoi studenti le lezioni imminenti per eliminare le future mancate presentazioni.

È davvero così semplice. Appointlet è un punto di svolta per i tutor e per coloro che cercano tutoraggio perché è più facile che mai connettersi, fissare un appuntamento e andare ai libri. Il tutto senza il goffo avanti e indietro di cercare di trovare un tempo per incontrarsi. 

Non crederci sulla parola

"Le nostre mancate presentazioni sono diminuite drasticamente con le e-mail di promemoria automatizzate di Appointlet."

Charvi Goyal, fondatore di Tutorscope, ha collaborato con Appointlet per far crescere la propria rete di tutor, aumentare le prenotazioni e raggiungere più studenti. Loro hanno detto:

“Soddisfare la disponibilità degli studenti, la disponibilità dei tutor, i fusi orari e le varie materie è stato un compito arduo, ma Appointlet lo ha reso semplice per noi. Con un sistema intuitivo che anche i nostri studenti delle scuole elementari possono utilizzare per prenotare le sessioni, Appointlet ci ha permesso di dare priorità sia alla scalabilità che alla flessibilità nei nostri servizi. Il software si occupa della nostra programmazione in modo che i nostri tutor e studenti possano smettere di passare il tempo a inviare e-mail 2-3 volte per ogni sessione e tornare a ciò che conta di più: imparare insieme, ininterrottamente".

Con Appointlet, hanno visto una rapida crescita. TutorScope ora collega oltre 1,500 studenti con una rete di oltre 60 tutor per aiutare gli studenti di tutte le età a raggiungere i loro obiettivi educativi. E hanno prenotato oltre 2,100 sessioni di tutoraggio solo nel primo anno. 

Pronto a scalare la tua attività di tutoraggio?

Appointlet semplifica la gestione delle prenotazioni di tutti i tuoi tutor man mano che fai crescere la tua attività di tutoraggio nel tempo. 

Man mano che arrivano le prenotazioni, la dashboard della tua riunione ti consente di filtrare facilmente le sessioni che sono state pianificate. Avrai sempre visibilità completa sul tuo programma di tutoraggio, partecipanti, orari e altre note per gestire l'apprendimento degli studenti. 

Utilizza il menu a discesa in alto a destra nella dashboard delle riunioni per filtrare i risultati in base alla data. Quindi puoi ridurre ulteriormente i risultati con la barra di ricerca. Cerca per nome del tutor, nome dello studente, data, e-mail e altro!

Un altro aspetto critico della crescita per le organizzazioni di tutoraggio è la riduzione delle cancellazioni e il mantenimento degli studenti esistenti. È facile perdere la cognizione del tempo e perdere una sessione di tutoraggio. Per ridurre le mancate presentazioni, Appointlet invia un'e-mail di conferma ogni volta che gli studenti prenotano una sessione con te. Attiva i messaggi di promemoria e programmali in modo che si spengano automaticamente all'avvicinarsi della riunione. Può anche essere utile inviare un messaggio di promemoria personalizzato utilizzando l'automazione. Ciò mantiene i dettagli davanti a loro e ha dimostrato di migliorare la partecipazione.

Mettere tutto insieme

La tipica programmazione del tutor è un fastidioso avanti e indietro che non sempre fa precipitare un appuntamento. Email, Excel e CRM non offrono alle organizzazioni di tutoraggio gli strumenti di pianificazione di cui hanno bisogno per scalare in futuro. 

Le moderne organizzazioni di tutoraggio che utilizzano software di pianificazione mancano di funzionalità chiave specifiche per l'attività di tutoraggio, ad esempio strumenti di pianificazione avanzati, numerose integrazioni e automazione. La pianificazione del tutor con altre app è complicata e presenta una curva di apprendimento ripida per chi non conosce l'utilizzo degli strumenti digitali. 

Ma Appointlet funziona in modo diverso. Registrati per un account Appointlet gratuito per iniziare a condividere il tuo link di pianificazione del tutor in pochi minuti.

Nahla Davis

Nahla Davis

Nahla Davis è uno sviluppatore di software e scrittore di tecnologia. Prima di dedicare il suo lavoro a tempo pieno alla scrittura tecnica, è riuscita, tra le altre cose interessanti, a servire come programmatore capo in un'organizzazione di branding esperienziale Inc. 5,000 i cui clienti includono Samsung, Time Warner, Netflix e Sony

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