Pianificazione di riunioni tramite un sistema di ticketing CRM come Zendesk

Zendesk - Appointlet - Integrazione con Zapier

Utilizzi Zendesk Support e cerchi una soluzione per la pianificazione?

Nella soluzione qui delineata, sarai in grado di offrire un supporto intensificato e tenere traccia della relazione tra ticket e riunioni. Ogni volta che condividi un link di pianificazione, la risposta del partecipante verrà reinviata al suo biglietto Zendesk iniziale come commento privato, con l'aiuto di Zapier.

Zendesk è un multiforme CRM (Customer Relationship Manager) utilizzato da molte aziende SaaS. Offre una suite di assistenza clienti, strumenti per la creazione di una base di conoscenza (Guida) e dispone di un'interfaccia intuitiva e di facile utilizzo.

Sebbene la loro suite di supporto offra una varietà di servizi, una cosa che manca è un pianificatore di riunioni nativo. Per risolvere questo problema, ti suggeriamo di utilizzare i collegamenti Appointlet in modo colloquiale con i tuoi utenti finali. Il widget Chat di Zendesk fungerà da primo punto di contatto per le persone che non hanno trovato le risposte nella Guida.

Appointlet semplifica l'invio di collegamenti di pianificazione e la prenotazione di una riunione in pochi minuti. Inoltre, con i moduli di assunzione personalizzati, puoi raccogliere ulteriori informazioni sul partecipante, in modo da essere preparato al momento dell'incontro.

Per iniziare dovrai fare quanto segue:

  1. Crea un file Appuntamento pagina di prenotazione
  2. Registrati a Zapier conto
  3. Imposta la tua dashboard di supporto in Zendesk

Abilita il widget Zendesk Chat su una guida

Una volta registrati gli account con Appointlet, Zendesk e Zapier, saremo pronti per iniziare a configurare la tua soluzione di pianificazione.

In Zendesk, vai alle impostazioni dell'amministratore e individua il canale etichettato Web Widget (classico). Questa pagina offre opzioni di personalizzazione, inclusa una funzione chiamata Chat.

Ottieni widget chat in Zendesk Support
Abilita widget Chat in Zendesk Guide (Centro assistenza)

Grande! Ora i visitatori dei tuoi articoli della knowledge base saranno in grado di porre domande se il loro argomento specifico non è stato affrontato. Questi messaggi verranno visualizzati in Zendesk Support come nuovi ticket.

Nell'immagine qui sotto, puoi vedere come verrà visualizzata una finestra di Zendesk Support Chat per i tuoi clienti. In questo esempio, abbiamo creare una base di conoscenza utilizzando Blogger, una piattaforma di blogging gratuita e intuitiva. 

Fare una domanda nel widget Chat di Blogger

Richiesta ricevuta nella dashboard di Zendesk Support

Ogni biglietto ha un # univoco, come mostrato di seguito. Nella documentazione API di Zendesk questo # è chiamato 'chat-id'. Prendi nota di questo numero di biglietto, poiché lo utilizzeremo nel passaggio successivo.

Creare un Campo di pianificazione dell'appuntamento per il tuo ID chat di Zendesk

Ora che il tuo widget Zendesk Chat è installato, rivolgiamo la nostra attenzione al flusso di pianificazione.

Inizia navigando su Appointlet, effettuando il login e accedendo al modulo di ammissione di un tipo di riunione. Per raccogliere le risposte di cui abbiamo bisogno dai partecipanti, creeremo prima una serie di campi modulo come nome, numero di telefono, posizione lavorativa e una domanda prima della riunione.

Oltre a questi campi, dovremo crearne uno aggiuntivo nascosto campo. Questo sarà chiamato ID chat e lo useremo per acquisire l'ID in entrata da Zendesk. Ecco le istruzioni passo passo:

  1. Crea un nuovo campo di testo chiamato "ID chat nella scheda Modulo di assunzione di un tipo di riunione".

      2. Fai clic su "Scopri come precompilare le risposte" nella parte inferiore dell'editor.

        3. Seleziona la casella in basso per nascondere il campo del modulo.

        4. Copia l'URL di precompilazione e seleziona "Aggiorna campo modulo".

Incolla questo URL in una nuova scheda del browser e aggiungi quella pagina ai segnalibri. In alternativa, puoi aggiungere l'URL al blocco note del tuo computer o in un luogo a cui hai facile accesso.

Successivamente, verificheremo che il tuo campo nascosto funzioni.

In questo esempio, miriamo a un ID Zendesk specifico che corrisponde a un ticket cliente, quindi dovremo sostituire la variabile generica "VALUE" con qualcosa che sappiamo si riferisce al dato che stiamo raccogliendo. In questo esempio, l'URL aggiornato dovrebbe essere:


https://appt.link/chris-gruchacz-composition/1-hour-guitar-lesson?field__oefcs=3

Abbiamo sostituito "VALUE" con "3", quindi sappiamo che corrisponde al ticket n. 3 in Zendesk.


 

Premi invio per caricare la pagina e seguirai il normale flusso di pianificazione. Noterai che il campo 'chat id' è nascosto.

Esempio della pagina del campo del modulo Appointlet

Quando completi la prenotazione del test, il tuo ID chat verrà passato a Zapier. Ciò consentirà di rintracciare il biglietto originale e aggiungere un commento privato con tutti i dettagli della riunione e le risposte del modulo.

Connetti la pianificazione di Appointlet ai ticket Zendesk Support con Zapier

Integrazione con Zapier Appointlet

Ora che Appointlet è pronto, dovremo andare da Zapier. Per iniziare, vai alla pagina di creazione di Zap:

Scegli Appointlet come Trigger e completa i passaggi di autenticazione:

Seleziona "Partecipante programmato" dal menu a discesa Attiva evento e inserisci la prenotazione più recente. Cerca la proprietà 'chat-id' per assicurarti che il tuo valore nascosto sia stato passato correttamente:

Imposta "Aggiungi commento al biglietto in Zendesk" la tua azione:

Per autenticare il tuo account Zendesk con Zapier, avrai bisogno del tuo token di accesso API. Puoi abilitare e quindi creare il tuo token nella scheda Zendesk Admin qui:

Man mano che procedi con la connessione Zendesk, ti ​​verrà richiesto di utilizzare il token di accesso API per autenticare il tuo account Zendesk con Zapier:

Quando inizi a configurare i dettagli del passaggio dell'azione, seleziona "ID chat" nel menu a discesa Biglietto e quindi personalizza il tuo commento selezionando i campi del modulo pertinenti che vorremmo ricevere nei nostri biglietti Zendesk corrispondenti. Infine, seleziona "No" quando ti viene chiesto se il commento deve essere pubblico:

Il nostro ultimo passo qui è inviare i dati e testare il nostro Zap. Verrà creato un commento di prova nel ticket corrispondente per garantire che questo Zap sia funzionante. Una volta confermato il successo, accendi semplicemente il tuo nuovo Zap!

Metti alla prova la tua integrazione con Zapier

Con tutto pronto, è il momento di vedere come funziona questa integrazione in tempo reale. Vai avanti e apri un ticket con un utente. Quindi prendi il tuo collegamento di pianificazione con i parametri di campo speciali alla fine. Ecco un promemoria su come appare:

Una volta ottenuto il collegamento, incollalo nella casella di chat del biglietto e aggiorna VALORE in base al numero del biglietto. Ricorderai che il ticket in questo esempio è n. 3, quindi anche qui abbiamo sostituito "VALUE" alla fine dell'URL della nostra pagina di pianificazione con "3".

Quando l'utente finale pianifica un incontro con questo link, Zapier rileverà la conferma della prenotazione e utilizzerà il proprio chat-id per pubblicare un commento privato con le risposte del modulo nello stesso ticket di supporto. Questo può essere utile per te e per gli altri della tua squadra se vengono coinvolti nella conversazione.

Organizza i tuoi ticket Zendesk Support con i tag

Ora che hai impostato l'integrazione, il mio ultimo suggerimento è di esplorare il sistema di tagging del supporto. Quando ricevi una risposta significativa del modulo, puoi taggare i biglietti con parole chiave e filtrarli. Ciò semplifica l'arrotondamento degli utenti finali che rientrano in categorie simili, in modo da poter seguire i gruppi secondo necessità.

Questo può essere utile per i team di vendita che desiderano organizzare potenziali clienti e lead in base ai loro livelli di qualifica. Il successo del cliente può contrassegnare i ticket per gli utenti che avevano bisogno di una soluzione che non era disponibile. Successivamente, quando la funzionalità verrà implementata, il filtraggio dei tag è un modo conveniente per trovare e informare le parti interessate.

Vuoi saperne di più su alcune alternative CRM di Appointlet? Abbiamo delineato le integrazioni con Hubspot e Zenkit che seguono protocolli diversi.

Autore Bio: Questo è un articolo del blog degli ospiti. Casey Burge è uno sviluppatore web e stagista presso Appointlet. Puoi leggere di più sul suo lavoro per saperne di più, clicca qui.

Ezra Sandzer-Bell

Ezra Sandzer-Bell lavora presso Appointlet come responsabile del marketing di prodotto e difensore dei clienti. Ha aiutato migliaia di clienti a migliorare il flusso di lavoro di pianificazione online. Al di fuori del lavoro, è un insegnante di teoria musicale e fondatore di a società di software musicale.

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