We maken al sinds 2012 planningssoftware. Dat is veertien jaar lang hebben we mensen afspraken zien inplannen, waaronder therapeuten, consultants, verkoopteams, bijlesgevers, fotografen, coaches en zo'n honderd andere beroepen waarvan we nooit hadden gedacht dat ze zoveel afspraken nodig hadden.
In die periode hebben meer dan 100,000 gebruikers Appointlet gebruikt.
Sommigen improviseren maar wat met hun planning (geen oordeel, we kennen het allemaal). Maar anderen zijn bijna verontrustend georganiseerd. Dat zijn de mensen die waarschijnlijk hun kruidenrek op alfabetische volgorde zetten en ook daadwerkelijk alle mappen in hun e-mail gebruiken.
Wat is dan het verschil? Je zou denken dat het aan de functionaliteiten ligt. De georganiseerde systemen gebruiken immers meer functionaliteiten, toch? Meer integraties, meer automatiseringen, meer van alles.
Nee. Niet altijd.
Het echte verschil zit hem in hun denkwijze. De meest georganiseerde planners ontwerpen hun planningssysteem op basis van hun daadwerkelijke werkwijze.
Het verschil tussen het gebruiken van een tool en het bouwen van een systeem.
De meeste mensen beschouwen planningssoftware als een hulpmiddel. Ze stellen het eenmalig in, delen een boekingslink en hopen op het beste. Het is het digitale equivalent van een archiefkast in de hoek zetten en er papieren in proppen zodra het bureau te vol raakt.
Het werkt. Min of meer. Totdat het niet meer werkt.
De meest georganiseerde gebruikers die we zijn tegengekomen, doen het anders. Zij behandelen hun planning als een infrastructuur. Voordat ze ook maar één knop aanklikken, hebben ze al nagedacht over wat ze nodig hebben.
Een analogie die niets met planning te maken heeft: iedereen heeft een archiefkast. Maar niet iedereen heeft een archiefsysteem. systemDe kast is slechts een meubelstuk. Het systeem maakt hem bruikbaar. Hetzelfde geldt voor planningstools. De tool is slechts software. Het systeem maakt je leven gemakkelijker.
Hoe dit er in de praktijk daadwerkelijk uitziet
Dus, als je probeert uit te zoeken Hoe organiseer je je bedrijf?Je vraagt je waarschijnlijk af wat deze mythisch georganiseerde gebruikers nu eigenlijk doen. doWe hebben vier patronen opgemerkt.
1. Ze brengen hun afspraaktypen in kaart.
De gemiddelde gebruiker maakt één boekingslink aan met een naam als 'Een afspraak inplannen' of 'Een tijd met mij plannen' en is daarmee klaar. Het werkt. Maar het is qua planning vergelijkbaar met één grote lade met het opschrift 'Spullen'.
Georganiseerde gebruikers denken na over de verschillende types van de gesprekken die ze voeren. Vervolgens creëren ze voor elk type vergadering een eigen indeling.
Een therapeut kan bijvoorbeeld het volgende hebben:
- Eerste consult (60 min)
- Vervolgsessie (45 min)
- Crisischeck (20 min)
Een consultant kan bijvoorbeeld beschikken over:
- Kennismakingsgesprek (30 min)
- Strategiesessie (90 min)
- Korte vraag (15 min)
Waarom is dit belangrijk? Omdat elk type gesprek een andere beschikbaarheid, andere intakevragen, andere voorbereidingseisen en andere vervolgstappen kan hebben. Een kennismakingsgesprek en een strategiesessie zijn niet dezelfde bijeenkomst. Ze moeten ook niet als dezelfde bijeenkomst worden behandeld.
2. Ze verzamelen vooraf wat ze nodig hebben.
Je kent die e-mail wel die je bijna altijd voor een vergadering verstuurt? Die met de tekst: "Kun je me X sturen voordat we gaan praten?"
Georganiseerde gebruikers versturen die e-mail niet. Dat hoeft ook niet.
Ze gebruiken intakeformulieren met op maat gemaakte vragen die mensen beantwoorden. wanneer ze boekenTegen de tijd dat de vergadering begint, hebben ze al alles wat ze nodig hebben. De doelen van de klant? Die zijn ze al bekend. Relevante achtergrondinformatie? Die is al vastgelegd. Dat document dat ze van tevoren moeten bekijken? Dat staat al online.
Dit klinkt misschien onbeduidend, maar dat is het niet. Het is het verschil tussen voorbereid een vergadering binnenlopen en de eerste tien minuten besteden aan het inhalen van achterstanden. Vermenigvuldig dat met elke vergadering die je bijwoont, en je hebt een hoop tijd en mentale energie teruggewonnen.
De meest georganiseerde gebruikers die we hebben gezien, bouwen hun intakeformulieren op rond één vraag: "Wat moet ik weten om deze bijeenkomst productief te laten verlopen?" Vervolgens stellen ze gewoon die vragen. Revolutionair, vinden wij.
3. Ze labelen en categoriseren
En nu wordt het een beetje technisch. Onze meest georganiseerde gebruikers doen meer dan alleen afspraken boeken. Ze categoriseren ze ook.
Vergaderlabels Hiermee kunt u afspraken markeren met labels die passen bij uw workflow: 'Nieuwe klant', 'Upsell-mogelijkheid', 'Vervolg nodig', 'VIP', of wat dan ook relevant is voor uw bedrijf.
Door consistent te taggen, kun je patronen herkennen. Welke klanttypen hebben de meeste afspraken nodig? Welke leadbronnen converteren het best? Waar besteed je je tijd aan, en is dat wel waar je je tijd wilt besteden? willen Waar besteed je je tijd aan?
Met CRM-integratie wordt het nóg nuttiger. Klantgegevens worden automatisch vanuit je planningsprogramma naar je CRM overgezet, zonder handmatige invoer of beloftes als "Ik werk dat later wel bij" die je toch nooit nakomt.
4. Ze automatiseren de boekensteunen.
De georganiseerde gebruikers die we hebben gezien, besteden geen tijd aan dingen die dat niet nodig hebben.
- Herinneringen worden automatisch verzonden.
- Bevestigingsmails worden automatisch verzonden.
- Vervolgberichten worden op basis van sjablonen verzonden en geactiveerd, afhankelijk van het type vergadering.
Het volledige proces, zowel voor als na een vergadering, verloopt zonder handmatige tussenkomst.
Dit niveau van automatisering draait er eigenlijk om dat je je persoonlijke aandacht kunt bewaren voor de dingen die het echt nodig hebben. De herinnering die 24 uur voor een vergadering wordt verstuurd? Die heeft geen persoonlijke aandacht nodig. Het gesprek tijdens de vergadering zelf? Dát wel.
Automatisering helpt jou en je team om de onderdelen van het proces te ontlasten waar je niet direct waarde toevoegt.
De mentaliteitsverandering
Kortom: de meest georganiseerde gebruikers beginnen niet met de tool, maar met hun proces.
Voordat ze iets opzetten, stellen ze zichzelf een paar vragen:
- Welke soorten afspraken maak ik eigenlijk?
- Wat moet ik weten voordat ik aan elk type begin?
- Hoe wil ik bijhouden met wie ik afspraken heb?
- Wat moet er automatisch gebeuren vóór en na?
Vervolgens stemmen ze hun planning af op die antwoorden.
Dit is waarom het niet werkt om zomaar allerlei nieuwe functies toe te voegen aan het probleem. Het gaat er niet om dat je... meerHet gaat erom dat je hebt wat je nodig hebt, geconfigureerd zoals jij het nodig hebt.
Appointlet is flexibel genoeg om zich aan te passen aan vrijwel elke workflow. Maar die flexibiliteit is alleen nuttig als je weet welke workflow je wilt ondersteunen. De tool past zich aan jou aan, maar alleen als je hebt bedacht hoe "jou" eruitziet.
Samenvatting en belangrijkste conclusie
Als je planning nog steeds chaotisch aanvoelt, bijvoorbeeld omdat je constant achter informatie aanloopt, vervolgacties vergeet of verdrinkt in een zee van identieke 'vergaderingen van 30 minuten', dan is de oplossing misschien niet een nieuwe tool.
Het kan betekenen dat je een uur gaat zitten en je proces eens goed doordenkt.
- Welke soorten afspraken neemt u aan?
- Wat moet je weten voordat je aan elk van deze begint?
- Wat moet er automatisch gebeuren?
Beantwoord eerst die vragen. Bouw vervolgens je systeem ernaar.
Dat is wat we hebben geleerd van meer dan 100,000 gebruikers. De georganiseerde gebruikers gebruiken niet per se meer functies. Ze zijn gewoon ontzettend bewust bezig met hoe ze alles instellen. En velen van hen maken wel degelijk gebruik van onze automatiseringsfuncties, zoals automatische herinneringen, intakeformulieren en vergaderlabels.
Ben je toe aan een betere organisatie van je afsprakenplanning? Overweeg dan Appointlet. Sinds 2012 hebben we al meer dan 100,000 gebruikers geholpen hun agenda te vereenvoudigen. Het is heel eenvoudig in te stellen en je kunt er helemaal gratis mee beginnen.
