De wrede grap van het runnen van een bedrijf is dat je het te druk hebt om je te organiseren, waardoor je het druk blijft hebben, en waardoor je je uiteindelijk nooit organiseert.
Je weet hoe dat gaat.
Je neemt je voor dat dit de week is waarin je eindelijk je agenda op orde brengt, een systeem voor klantcontact opzet of stopt met het vergeten van afspraken.
Maar dan breekt de maandag aan en ben je weer bezig met brandjes blussen, dezelfde e-mails beantwoorden als vorige week en je afvragen waar de dag gebleven is.
Je weet al dat je je moet organiseren. Je hoeft niet... ander Een artikel waarin wordt uitgelegd waarom organisatie belangrijk is.
In plaats daarvan heb je iemand nodig die erkent dat je geen tijd te verliezen hebt, en die je vervolgens een plan geeft dat daadwerkelijk binnen die beperking werkt. Wij zijn graag die persoon.
7 eenvoudige manieren om de organisatie van uw kleine bedrijf te verbeteren
Deze zeven tips zijn bedoeld voor mensen die het al druk genoeg hebben. Ze kosten minimale tijd vooraf. Je hebt er geen 'productiviteitssysteem' of een kleurenschema voor nodig. En ze leveren constant resultaat op zodra je ze toepast.
1. Stop met alles te organiseren. Kies in plaats daarvan één ding.
De snelste manier om te falen in het organiseren is door alles tegelijk te proberen te organiseren.
Je wordt op zondag vol motivatie wakker, besluit je hele bedrijf op de schop te nemen, en tegen dinsdag heb je het project alweer laten vallen omdat het te veel was en je daadwerkelijk werk te doen hebt.
De betere aanpak: Kies het gebied dat de meeste chaos veroorzaakt. Datgene wat, als je het aanpakt, ervoor zou zorgen dat al het andere een stuk beter te overzien is.
Voor de meeste dienstverlenende bedrijven is dat ene cruciale aspect de planning. Het raakt alles: de communicatie met klanten, je agenda, je werklast, je gemoedsrust. Als de planning een puinhoop is, voelt de hele bedrijfsvoering als een puinhoop. Als de planning soepel verloopt, heb je ineens weer ademruimte.
Sommigen noemen dit het 'één-domino'-principe. Je hoeft niet alle dominostenen tegelijk om te gooien. Je hoeft alleen maar die ene te vinden die, wanneer hij valt, een heleboel andere omverwerpt.
Voordat u dus probeert uw hele bedrijf te reorganiseren, moet u eerst de belangrijkste factoren identificeren. een ding Dit veroorzaakt de meeste dagelijkse wrijving.
2. Analyseer waar je tijd daadwerkelijk aan besteedt.
Je kunt niets ordenen als je het niet begrijpt.
De meeste ondernemers hebben wel een vaag idee dat ze "altijd druk zijn", maar als je ze zou vragen om precies aan te geven waar hun uren naartoe gaan, zouden ze daar moeite mee hebben. Dat is een probleem, want je kunt tijdlekken niet dichten als je ze niet hebt ontdekt.
Een korte oefeningHoud gedurende een week (of zelfs maar een dag als dat alles is wat je kunt opbrengen) bij wat je daadwerkelijk doet. Niet wat je van plan was te doen, maar wat je daadwerkelijk hebt gedaan.
Je zult waarschijnlijk een aantal patronen opmerken:
- E-mail pingpong: Eindeloze heen-en-weer-gesprekken die één bericht hadden kunnen zijn (of helemaal geen bericht).
- Verplaatsing: Klanten annuleren, jij verplaatst afspraken en iedereen is in de war over wanneer alles plaatsvindt.
- Mensen achtervolgen: Ik neem contact op met klanten over facturen, bevestigingen en documenten waar u al drie keer om hebt gevraagd.
- Het wiel opnieuw uitvinden: Elke keer dezelfde e-mail helemaal opnieuw schrijven en steeds dezelfde vragen beantwoorden.
Dit zijn je doelen. Dit zijn de dingen die het waard zijn om te organiseren. Niet je bureaulade. Niet je verzameling labelprinters. Niet je CRM-systeem. Maar de dingen die daadwerkelijk je tijd opslokken.
Als je eenmaal doorhebt waar de tijd naartoe gaat, weet je waar je je op moet concentreren.
3. Automatiseer de repetitieve taken.
De meeste ondernemers doen dingen meerdere keren per week.
Een goede vuistregelAls je iets meer dan twee keer per week doet, en het is in principe elke keer hetzelfde, automatiseer het dan.
Je hersenen hebben wel betere dingen te doen dan te onthouden dat je afspraakherinneringen moet versturen of bevestigingsmails moet typen. Dat is computerwerk. Laat de computer dat maar doen.
Twee voor de hand liggende kandidaten voor automatisering:
- Afspraakherinneringen: Deze berichten moeten automatisch 24 uur van tevoren (of met een andere interval die geschikt is voor uw bedrijf) worden verzonden. U hoeft klanten niet handmatig te sms'en ter bevestiging.
- Bevestigingsmails: Wanneer iemand bij u boekt, moet diegene direct een bevestiging ontvangen. Niet een bevestiging die binnenkomt wanneer u toevallig uw inbox controleert.
Dit is precies waarvoor planningstools zoals Appointlet zijn ontworpen. Het draait erom taken te automatiseren die je anders steeds handmatig zou moeten uitvoeren.
Als je nog geen planningsprogramma gebruikt, Afspraak Het systeem regelt dit allemaal automatisch: planning, herinneringen en bevestigingen. Het instellen duurt ongeveer 5-10 minuten, waarna je je niet meer met deze taken hoeft bezig te houden.
Je moet je alleen bezighouden met dingen die je daadwerkelijk nodig hebt. Al het andere moet zonder jouw tussenkomst gebeuren.
4. Maak sjablonen, geen takenlijsten.
To-do-lijsten zijn een valkuil.
Begrijp ons niet verkeerd. Ze voelen productief aan. Er is iets bevredigends aan het opschrijven van alles wat je moet doen. Maar to-do-lijsten zijn eindeloos. Je hebt er eentje af, en morgen is er alweer een nieuwe. En de dag erna. Voor altijd.
Sjablonen zijn de oplossing.Sjablonen zijn herbruikbaar. Je maakt ze één keer aan en ze blijven voor je werken.
Denk eens aan e-mails aan klanten. Je beantwoordt waarschijnlijk steeds dezelfde vijf vragen. Gebruik in plaats daarvan standaardantwoorden. Kopieer, plak, pas ze een beetje aan en verstuur. Je kunt deze sjablonen opslaan in Google Drive, Notion of een andere plek waar je ze gemakkelijk kunt terugvinden.
Hetzelfde geldt voor intakeformulieren: in plaats van klanten elke keer dezelfde vragen te stellen, maak een formulier waarmee je vooraf alle benodigde informatie verzamelt. En de voorbereiding op afspraken? Maak een checklist van wat je vóór elk type afspraak moet doen. Volg deze checklist elke keer in plaats van het te moeten onthouden.
Het doel is om te stoppen met het opnieuw uitvinden van het wiel. Elke keer dat je iets helemaal opnieuw schrijft wat je al eerder hebt geschreven, verspil je tijd die je niet hebt.
Maak de sjabloon dus één keer aan en gebruik hem voor altijd.
5. Groepeer vergelijkbare taken.
Contextwisseling is een productiviteitskiller, en er is wetenschappelijk bewijs voor. Elke keer dat je overschakelt van de ene taak naar de andere, heeft je brein tijd nodig om zich aan te passen. Onderzoek suggereert dat dit even kan duren. maximaal 23 minuten en 15 seconden om je opnieuw te concentreren Na een taak kunnen die overgangen zich opstapelen.
De oplossing is batchverwerking.Groepeer vergelijkbare taken en voer ze in afzonderlijke blokken uit.
Al je planning, facturering en administratie kun je in één keer afhandelen in plaats van verspreid over de dag. Je kunt e-mails op vaste tijden controleren en beantwoorden, in plaats van elke keer dat je telefoon trilt. Daadwerkelijke afspraken en klantcontact krijgen hun eigen gereserveerde uren.
Dit geldt ook voor de planning. In plaats van beschikbaar te zijn wanneer klanten een afspraak willen maken, kun je beter specifieke tijdvakken instellen. Misschien neem je alleen op dinsdag- en donderdagmiddag telefoontjes van klanten aan, of doe je alleen consulten in de ochtend.
Als klanten op elk moment van de dag bij je kunnen boeken, verplaats je je voortdurend naar andere situaties. Door grenzen te stellen aan je beschikbaarheid krijg je de controle over je dag terug.
6. Laat de klanten het werk doen.
Stel, een potentiële klant mailt je met de vraag naar je beschikbaarheid. Je checkt je agenda en stuurt drie opties terug. Een dag later reageren ze dat geen van die opties uitkomt. Je stuurt er drie nieuwe. Ze kiezen er één. Je stuurt een bevestiging. Ze vragen of ze de afspraak kunnen verzetten. Je begint weer van voor af aan.
Wat een tijdverspilling... vooral als je er al zo weinig van hebt. En toch doen de meeste dienstverlenende bedrijven het voortdurend.
De oplossing is simpel.Stop met de tussenpersoon te zijn bij je eigen planning. Stuur klanten een link of laat ze direct boeken via je website of boekingspagina. Laat ze een tijdstip kiezen dat voor jullie beiden uitkomt.
En dit is eigenlijk beter voor uw klanten. In plaats van te wachten op een antwoord op hun e-mail (wat uren of zelfs dagen kan duren), kunnen ze direct boeken. Ze zien uw realtime beschikbaarheid, kiezen wat hen uitkomt en ontvangen meteen een bevestiging.
Dit is precies wat Afspraak Ja. Je deelt je boekingslink of boekingspagina, klanten kiezen een tijdstip en de afspraak verschijnt automatisch in je agenda, waarbij intakeformulieren, betalingen, instructies voor de afspraak en herinneringen voor de gebeurtenis allemaal voor je worden afgehandeld.
Als je nog steeds elke afspraak handmatig via e-mail coördineert, zal deze ene verandering je wekelijks uren besparen.
7. Bouw een systeem één keer en vergeet het daarna.
Het echte verschil tussen georganiseerde en ongeorganiseerde mensen zit hem niet in wilskracht of om 5 uur 's ochtends opstaan.
Het geheim zit hem in de systemen.Systemen en vastgestelde processen stellen je in staat om beslissingen uit te besteden, activiteiten te automatiseren en steun van je team te krijgen.
Mensen met weinig organisatie vertrouwen op hun geheugen en motivatie om de boel draaiende te houden. "Ik zal eraan denken om die herinnering te sturen." "Ik neem er morgen wel contact mee op." "Ik zal tijd vrijmaken voor administratie... uiteindelijk."
Georganiseerde mensen bouwen systemen die zonder hun hulp functioneren. De herinnering wordt automatisch verstuurd. De opvolging wordt geactiveerd door de agenda. De beheertijd wordt wekelijks van tevoren geblokkeerd, er zijn geen beslissingen meer nodig.
Wat de planning betreft, betekent dit specifiek dat je alles één keer instelt en er vervolgens niet meer aan hoeft te denken:
- Stel uw beschikbaarheid in: Geef aan wanneer je daadwerkelijk beschikbaar bent voor afspraken. Eén keer.
- Maak uw vergadertypen aan: Bepaal welke soorten afspraken je wilt maken en hoe lang ze duren. Bepaal of er kosten aan verbonden zijn. En plan ze vervolgens in.
- Schakel herinneringen in: Volledig automatisch, dus geen handmatige handelingen nodig.
- Laat het draaien: Stop met het tot in detail beheren van je agenda. Het systeem regelt het.
Het doel is niet om iemand te worden die constant aan het organiseren is. Het doel is om één keer, doordacht en bewust te organiseren, en dan verder te gaan. Je planning zou ongeveer evenveel dagelijkse aandacht moeten vergen als je energierekening. Het werkt gewoon op de achtergrond.
Als je nog steeds elke dag beslissingen moet nemen over je planning, dan is er iets mis met je systeem. Repareer het systeem, niet je wilskracht.
De bottom line
Om georganiseerd te raken, heb je geen enorme verbouwing of een vrij weekend nodig dat je toch niet hebt. Het vereist een strategische aanpak bij het bepalen waar je je op richt.
Begin met één ding. Automatiseer alles wat je regelmatig doet. Maak sjablonen zodat je niet steeds opnieuw het wiel hoeft uit te vinden. Bundel je tijd zodat je niet constant hoeft te schakelen. Laat klanten zelf afspraken maken in plaats van heen en weer te mailen. En bouw een systeem dat zonder jou draait, zodat je niet meer over dit soort dingen hoeft na te denken en je weer kunt richten op het werk dat er echt toe doet.
En vergeet niet, het doel is niet perfectie. Het doel is minder chaos. Het doel is een agenda die je geen stress bezorgt en een bedrijf waar je niet constant alles hoeft te onthouden.
Klaar om je planning te organiseren?
Appointlet regelt de boekingen, de herinneringen en de communicatie, zodat u zich daar geen zorgen over hoeft te maken. De installatie is eenvoudig en u kunt gratis beginnen.
