Hoe u e-mails en sms-berichten voor afspraakbevestiging kunt verzenden om no-shows te voorkomen

Afspraakbevestiging verzenden

Als iemand die gespecialiseerd is in software voor het plannen van afspraken, valt het me op hoeveel bedrijven nog steeds onhandige methoden gebruiken om hun vergaderingen te boeken. Het is eenvoudiger dan ooit om het proces te stroomlijnen. Mensen kiezen gewoon een tijdstip en vullen je intakeformulier in. Het beste van alles is dat plannings-apps zijn ontworpen om bevestigingsmails en herinneringen voor afspraken te verzenden.

Het verzenden van bevestigingsberichten voor klantafspraken helpt niet alleen het aantal no-shows te verminderen, maar zorgt er ook voor dat uw klanten zich gewaardeerd voelen, omdat ze weten dat u om hun tijd geeft en willen dat de vergadering precies volgens plan verloopt.

Lees verder om erachter te komen hoe u uw afspraakbevestigingen effectiever kunt maken met briljant samengestelde e-mails en sms-berichten.

Waarom is een afspraakbevestiging zo belangrijk? 

Het versturen van een afspraakbevestiging is om een ​​aantal redenen belangrijk. Elke vergadering die u plant, heeft een bepaalde geldelijke waarde. Of het nu gaat om de tijd die u met hen doorbrengt of de inkomsten die ze naar verwachting voor uw bedrijf zullen genereren. Wanneer u tijd vrijmaakt voor een vergadering, wordt ervan uitgegaan dat de persoon zal verschijnen. Als ze dat niet doen, krijgt u alternatieve kosten voor deze verspilde tijd.

De kosten voor een of twee gemiste vergaderingen zijn misschien niet hoog, maar als u helemaal geen bevestigingen meer stuurt, kan het aantal no-shows omhoogschieten en zullen de bijbehorende kosten ook dienovereenkomstig stijgen.

Bevestigingsberichten helpen u te beschermen tegen financiële verliezen als gevolg van no-shows. Uw klanten kunnen de details van de vergadering controleren en ervoor zorgen dat de informatie correct is. Ze krijgen ook een herinnering aan de geplande vergadering en kunnen deze toevoegen aan hun e-mailagenda, zodat ze een melding krijgen als de vergadering nadert. 

Hier zijn een paar andere manieren waarop afspraakbevestigingen kunnen helpen.

Een gedeelde ontvangst van de afgesproken tijd en locatie

Uw bevestigingsberichten vatten details samen zoals de afgesproken locatie en tijd van een afspraak. Eventuele speciale vergaderinstructies kunnen ook worden opgenomen. Misschien heb je ze nodig om iets van tevoren voor te bereiden of wil je ze naar een specifieke ruimte in het pand van je bedrijf leiden. De afspraakbevestiging bevat dat allemaal.

Een van de grootste voordelen zal zijn voor virtuele vergaderingen, waarbij de fysieke locatie wordt vervangen door een link naar uw vergaderruimte. In plaats van een statische link te gebruiken (die leidt tot problemen zoals Zoom Bombing), krijgen de klanten een unieke vergader-URL die alleen van toepassing is op hun afspraak. Ze kunnen met een enkele klik deelnemen aan de vergadering, waardoor het voor hen supergemakkelijk is om deel te nemen. 

Je hebt ook de mogelijkheid om contactgegevens op te nemen, voor het geval de deelnemer contact met je op wil nemen. Dit kan het telefoonnummer of e-mailadres zijn van een receptioniste of de host van de vergadering zelf. 

Automatische herinnerings-e-mails en sms-berichten instellen

Geautomatiseerde afspraakherinneringen zijn gemakkelijk te verzenden en ronduit krachtig als je eenmaal een werkend systeem hebt. Handmatig verzenden is een gedoe en veel secretaresses doen niet eens allebei. Ze verwachten dat de deelnemer het initiatief neemt, wat uiteindelijk ten koste gaat van het bedrijf.

Planningssoftware is ontworpen om de beschikbaarheid van de host van de vergadering te controleren en vervolgens de juiste opties te presenteren waaruit mensen kunnen kiezen. Zolang de e-mailagenda van uw host goed wordt bijgehouden, is er weinig ruimte voor menselijke fouten. In het geval dat uw deelnemer de verkeerde informatie invoert, laten apps zoals Appointlet u naar binnen gaan en hun reacties op het intakeformulier achteraf bewerken. 

Laten we eens kijken naar nog een paar manieren waarop afspraakbevestigingen nuttig kunnen zijn bij het verbeteren van het aantal deelnemers aan vergaderingen.

  • Annuleringen op het laatste moment: Door bevestigingen met de juiste details te verzenden, kunnen uw klanten alle gewenste wijzigingen tijdig aanbrengen en last-minute annuleringen voorkomen.
  • Afspraakbevestiging e-mails: De meeste mensen zijn binnen gewoonte om regelmatig hun e-mail te checken. Het is altijd een goed idee om bevestigingsberichten naar hun favoriete e-mailadressen te sturen.
  • Afspraakbevestigingsteksten (SMS): SMS-berichten zijn een uitstekende manier om uw bestaande e-mailmeldingen aan te vullen. Het verzenden van afspraakbevestigingen als sms-berichten kan de klantervaring verbeteren en de details voor hen houden. 
  • Een duidelijke onderwerpregel schrijven: Het onderwerpregel van een bericht kan de beslissende factor zijn bij het al dan niet openen van een e-mail. Zorg ervoor dat uw onderwerpregels duidelijk en beknopt zijn om uw open tarieven te verbeteren.
  • Belangrijke details over de bijeenkomst: Soms kunnen boekingsformulieren voor afspraken lang zijn. De bevestigingsmail bevat meestal hun formulierreacties, zodat ze kunnen controleren of alles correct is.
  • Annuleringsvoorwaarden vooraf: Afspraakbevestigingsberichten moeten ook een duidelijk en vooraf annuleringsbeleid hebben. Dit zorgt ervoor dat de klanten van tevoren weten hoe ze de afspraak kunnen annuleren.
  • Beleid voor no-shows: Als u een restitutiebeleid heeft voor no-shows, kunt u dit in uw bevestigingsmail plaatsen om later ruzies te voorkomen. 
  • Inclusief een mobiel telefoonnummer voor ondersteuning: Het is geen slecht idee om een ​​telefoonnummer op te nemen in de bevestigingsberichten, zodat deelnemers contact kunnen opnemen met eventuele vragen.

Best practices voor e-mails en berichten voor afspraakbevestiging

Afspraakbevestigingsberichten zijn het meest effectief als ze kort en nauwkeurig zijn. Ze hoeven alleen de meest relevante informatie te bevatten. Het is gebruikelijk om uw bedrijf bovenaan uw e-mail te identificeren. Het spreekt voor zich dat u de datum, tijd en locatie van de afspraak vermeldt. De rest van de inhoud is aan jou.

Hier zijn een paar best practices die u kunt volgen voor het schrijven van goede bevestigingsberichten.

Opvang last-minute annuleringen

Het verzenden van bevestigingsberichten met de juiste instructies voor het opnieuw plannen of annuleren helpt om last-minute annuleringen te minimaliseren. Maar als uw beleid duidelijk was uiteengezet en iemand nog steeds op het laatste moment probeert te annuleren, moet u informatie verzamelen over waarom ze niet eerder contact met u hebben opgenomen. Misschien zijn ze de vergadering helemaal vergeten, of is er iets belangrijkers ter sprake gekomen. Door de juiste vragen te stellen, zult u kunnen begrijpen of de annulering hun schuld was, of dat er iets aan uw kant kan worden verbeterd. Hoe dan ook, je zult in staat zijn om de wortel ervan te doorgronden en het kan in de toekomst worden vermeden.

Afspraakbevestiging e-mails

Het versturen van bevestigingsmails op de ouderwetse manier werkt. Maar u kunt dit moment in de levenscyclus van de klant strategisch benutten om betere resultaten te behalen. Je hebt geen fancy ontwerpen of ingewikkelde oplossingen nodig. De sleutel is om uw bericht kort en eenvoudig te houden. 

Afspraakbevestigingsteksten (SMS)

De gemiddelde open tarieven voor sms'en liggen dicht bij 98%, bijna drie keer meer dan e-mail. Dit laat ons weten dat sms-bevestigingen nog effectievere e-mails zijn. 

In tegenstelling tot een e-mail is de hoeveelheid tekst die u in sms-berichten kunt delen beperkt. Zorg ervoor dat u alleen de belangrijkste informatie opneemt. Het delen van de titel van de afspraak, datum, tijd en locatie zou voldoende moeten zijn. Sommige bedrijven vragen deelnemers om te bevestigen dat ze het bericht hebben ontvangen door rechtstreeks te antwoorden.

Je zou kunnen stellen dat sms-herinneringen nog belangrijker zijn dan de bevestiging. Een sms-herinneringsbericht zorgt ervoor dat ze de vergadering in gedachten houden als deze nadert. 

Een duidelijke onderwerpregel schrijven

In tegenstelling tot marketing-e-mails hoeft de onderwerpregel van uw afspraakbevestiging niet flitsend te zijn. Iets als "Vergadering bevestigd: productdemo met Jane Doe" zal hen helpen te identificeren met wie ze een ontmoeting hebben en waar het over gaat. Het e-mailadres van de afzender laat hen weten van welk bedrijf het is. Als ze later hun afspraakgegevens moeten controleren, maakt dit formaat het gemakkelijk om de bevestiging te scannen en te lokaliseren. 

Inclusief belangrijke details over de vergadering

Vergeet niet om belangrijke details over de vergadering op te nemen in uw bevestigingsberichten. Dit helpt beide partijen zich voor te bereiden op de vergadering, zodat ze, wanneer ze elkaar eindelijk ontmoeten, zaken kunnen bespreken zonder elkaars tijd te verspillen. Het opnemen van deze informatie is ook belangrijk, zodat de klanten kunnen controleren of ze de juiste vergadering met de juiste mensen hebben geboekt. 

Annuleringsvoorwaarden vooraf

Door een duidelijk annuleringsbeleid te maken en te communiceren, kunnen uw klanten zich terugtrekken als dat nodig is. Met een geautomatiseerde planningstool kunt u de minimale opzegtermijn voor opzegging definiëren. Als de vergadering een bepaalde aanwezigheidsvergoeding heeft, kunt u een boete opleggen voor te late annuleringen om deze praktijk te ontmoedigen. Maak ook heel duidelijk in de bevestigingsmail hoe je wilt dat ze annuleren; het kan zijn via een sms, e-mail, telefoontje of een geautomatiseerde link.

Beleid voor no-shows

Bewaken tegen no-shows kan leiden tot een aanzienlijke stijging van de omzet. Overweeg een document met algemene voorwaarden toe te voegen aan uw planningsstroom. Ze kunnen het vakje aanvinken om te bevestigen dat ze de voorwaarden hebben gelezen en goedgekeurd. Dit kan een boete inhouden als de vergadering wordt afgebroken. Dat gezegd hebbende, als de klant contact opneemt en niet kan komen opdagen vanwege ernstige omstandigheden, overweeg dan om een ​​eenmalige uitzondering op uw regel te maken. U geeft aan dat u om hen geeft en dit kan de merkloyaliteit verbeteren.

Inclusief een telefoonnummer voor ondersteuning

Sommige klanten melden zich aan voor een vergadering, maar hebben aanvullende vragen die ze willen beantwoorden voordat de vergadering plaatsvindt. Om deze reden is het geen slecht idee om een ​​contactnummer voor uw bedrijfsvertegenwoordiger op te nemen. Als het toevoegen van een telefoonnummer niet mogelijk is, kunt u in plaats daarvan een antwoord-e-mailadres opnemen.

Afspraakbevestiging e-mailsjablonen

Veel bedrijven zijn overgestapt op het boeken van hun afspraken met een online planningsoplossing. Dit maakt het eenvoudig om de uitgaande e-mailbevestigingen die mensen ontvangen te automatiseren.

Met Appointlet kunt u aangepaste boekingspagina's maken die aan uw bestemmingspagina's kunnen worden toegevoegd of in een e-mail kunnen worden gedeeld. Wanneer mensen een tijdstip kiezen en uw intakeformulier invullen, worden de boekingsgegevens veilig opgeslagen in uw account. Alle informatie wordt aan het einde van de boekingsstroom op een zeer leesbare manier aan de bezoeker gepresenteerd, zodat de klanten alles in één oogopslag zien en niet steeds opnieuw hoeven te doorlopen. Zo zien bevestigingsberichten eruit in Appointlet.

Voorbeeld van afspraakbevestiging per e-mail

Als u besluit om vergaderingen handmatig te plannen en het afspraakbevestigingsproces wilt versnellen, probeer dan een e-mailsjabloon te maken en deze op te slaan als concept. Dit maakt het gemakkelijk om naar behoefte een nieuw bericht te bewerken en te verzenden:

Hey [Voornaam],

Uw [titel van de vergadering] op [datum en tijd van de vergadering] is gepland.

Bedankt voor het plannen van een afspraak met ons. We kijken ernaar uit om uw zorgen te bespreken en eventuele vragen te beantwoorden!

Als u voorafgaand aan de vergadering hulp nodig heeft, kunt u ons rechtstreeks een e-mail sturen of onze klantenservice bellen op [Telefoonnummer].

Als je niet kunt, kun je altijd annuleren of verzetten.

Met vriendelijke groet,
[Jouw Naam]

Veelgestelde vragen

We hebben alle basisprincipes van afspraakbevestigingen in dit artikel behandeld, maar hier zijn een paar vragen die mensen vaak hebben over best practices.

Hoe automatiseer ik mijn afspraakbevestigingsmails?

U kunt uw bevestigingsmails voor afspraken automatiseren met een tool voor het plannen van afspraken zoals: Afspraak. Tijdens het instellen voegt u eventuele vergaderingsinstructies toe aan de vergaderingssjabloon. Vervolgens deel je die planningspagina met je klanten en wanneer ze een afspraak boeken, gaat er automatisch een gepersonaliseerde bevestigingsmail uit. 

Wat is de beste tool om afspraakbevestigingen te automatiseren?

Het hangt af van uw behoeften. Appointlet is verkozen tot de beste gratis online app voor het plannen van afspraken, met de optie voor premiumfuncties zoals geautomatiseerde herinneringsmeldingen. Als u een HIPAA-gecertificeerde oplossing nodig heeft, overweeg dan een bedrijfsoplossing zoals Setmore.

Wat zijn de belangrijkste zaken om in een afspraakbevestiging te vermelden?

Afspraakbevestigingsberichten moeten duidelijk en to the point zijn. Vermijd het gebruik van verkooptaal en vermeld belangrijke vergaderdetails zoals datum, tijd en locatie. Misschien wilt u ook de optie 'Toevoegen aan agenda' opnemen, zodat ze de vergadering gemakkelijk in hun agenda kunnen opnemen. Appointlet biedt een Agenda-uitnodiging functie die de gebeurtenis automatisch toevoegt aan de e-mailagenda van de deelnemers.

Hoe stop ik no-shows en last-minute annuleringen?

De beste manier om no-shows en last-minute annuleringen te voorkomen, is door vooraf een duidelijk beleid te hebben. U wilt ook afspraakbevestigingen en herinneringsmeldingen naar de deelnemer sturen. Alleen al deze twee verbeteringen kunnen een grote impact hebben.

Kunnen verhuurders ook een afspraakbevestiging ontvangen?

Ja, het is belangrijk dat zowel de gastheren als de gasten een afspraakbevestiging ontvangen zodra deze is geboekt. Tools zoals Appointlet sturen bevestigingsberichten naar beide partijen. Gastheren kunnen die meldingen gebruiken om zich beter voor te bereiden op de vergadering en de nodige voorbereidingen te treffen.

Wat moet ik vermijden bij het schrijven van een afspraakbevestiging?

Afspraakbevestigingsberichten mogen geen verkooppraatje bevatten. Vermijd het toevoegen van onnodige details die afleiden van de vergaderdetails. Blijf bij de kern van je e-mail en je zou goed moeten zijn om te gaan.

Moet ik een nieuwe afspraakbevestiging sturen als we een nieuwe afspraak moeten maken?

Ja, u dient altijd een nieuwe afspraakbevestiging te sturen wanneer een afspraak wordt verzet. Deze moet de bijgewerkte details bevatten, samen met uw contactgegevens. Appointlet verstuurt automatisch de bevestiging van de herschikking, dus u heeft er geen omkijken naar. 

Wat is de beste sms-service voor afspraakbevestigingen?

ClickSend is een van de beste tools om sms-berichten naar uw klanten te sturen. Je kunt integreren Klik opVerzenden met Afspraak om volledig aangepaste bevestigingen, herinneringen en follow-ups voor aanstaande afspraken te verzenden. Met de tool kunt u ook antwoorden ontvangen en het responspercentage volgen. Houd er rekening mee dat voor sms-berichten extra kosten kunnen worden gerekend. Ze zijn meestal goedkoop als ze in bulk worden gekocht.

Tijd is uw meest waardevolle bezit; laat het niet verloren gaan.

Het grootste dilemma van de eenentwintigste eeuw is dat er zoveel te doen is, maar zo weinig tijd om het te doen. Laat mensen uw tijd niet verspillen met no-shows en gemiste afspraken. Door de juiste bevestigingsberichten te sturen, kunt u deze waardevolle minuten besparen, dus gebruik ze in uw voordeel en haal er het maximale uit.

Ezra Sandzer BellBe

Ezra Sandzer-Bell werkt bij Appointlet als productmarketingmanager en klantadvocaat. Hij heeft duizenden klanten geholpen hun online planningsworkflow te verbeteren. Naast zijn werk is hij docent muziektheorie en oprichter van a muziek software bedrijf.

Maak het schema eenvoudig, voor jou en je deelnemers.