Hoe u de geautomatiseerde planningservaring voor uw online vergaderingen kunt perfectioneren

De planningservaring in een salon

Planningsapps hebben de normen voor professionaliteit veranderd, vooral bij het ontmoeten van verkoopvooruitzichten. Je kunt je voorstellen hoe een verkoper moeite kan hebben om deals te sluiten als hun leads geïrriteerd raken door een slordige planningservaring.

Het is gebruikelijk dat mensen met slechts een paar vergaderingen per dag om voelen comfortabel omgaan met de planningscoördinatie zonder een boekingsapp. 

Maar naarmate het verkeer toeneemt en nieuwe leads uit alle richtingen binnenkomen, krijgen diezelfde vertegenwoordigers te maken met planningsproblemen. Ze verliezen tijd met wachten op no-shows, creëren frictie met dubbele boekingen en lopen het risico waardevolle prospects te verliezen.

Wanneer inkomende leads worden belemmerd door planningsproblemen, hebben ze meer kans om te karnen. Stel dat u dezelfde drie vergadertijden aanbiedt aan twee afzonderlijke klanten. Als ze allebei dezelfde datum en tijd kiezen, moet je in plaats daarvan iemand vragen een andere tijd te kiezen. Het risico bestaat dat dit leidt tot e-mailpingpong en deze irriteert.

Er is geen goede reden om zo vroeg in de customer journey frictie te creëren. Een volledig geautomatiseerd, gestroomlijnd proces is noodzakelijk. Dit is een van uw eerste kansen om uw professionaliteit als klantgericht team te laten zien. In de aanloop naar de verkoop- en ondersteuningsgesprekken kan een sterke planningsstroom helpen om een ​​gevoel van autoriteit over te brengen.

Wanneer u uw online planningssystemen installeert, is het voor de deelnemer gemakkelijker om de datum bij te houden en op tijd bij u te zijn. 

Is uw online planningsworkflow kapot?

Een tijdstip kiezen om iemand te ontmoeten zou niet zo moeilijk moeten zijn. Maar we verdragen het als we sms'en met vrienden en familie. Er moet zorgvuldiger worden omgegaan met zakendoen. Leads hebben niet dezelfde tolerantie voor heen en weer als goede vrienden. Dus als de planningsworkflow van een team wordt verbroken en ze er doorheen worstelen zonder softwareoplossing, zal het bedrijf veel kansen verliezen. 

Klassieke problemen in de planningsstroom zijn onder meer dubbele boekingen, no-shows, last-minute annuleringen of verzoeken om een ​​nieuwe afspraak. De lijst gaat maar door, want zonder een ontvangstbewijs van uw akkoord moeten beide partijen een werkend kalendersysteem hebben. 

Wanneer je op de ouderwetse manier plant, moet je er ook op vertrouwen dat beide partijen de extra stap zetten om die afspraak in hun agenda te zetten. Ze moeten ook vaak genoeg de agenda controleren (of sms-/e-mailmeldingen ontvangen) om ervoor te zorgen dat ze de vergadering überhaupt kunnen zien en onthouden.

Berekening van de verloren tijd bij e-mailpingpong 

De ouderwetse methoden voor het plannen van vergaderingen zouden menselijker moeten zijn. Meer echt en persoonlijk. Maar ze kunnen ook tijdrovender en foutgevoeliger zijn. 

Neem de typische e-mailinteractie die plaatsvindt, alleen om een ​​vergadering op te zetten:

  • De gastheer stuurt een e-mail om een ​​aantal vergadertijden voor te stellen 
  • De genodigde kan op die tijden niet afspreken, dus vragen ze een ander tijdstip aan
  • De gastheer controleert, maar die nieuwe gevraagde tijd is niet beschikbaar voor hen

Net als bij een schaakspel was de planningsstrategie vanaf het begin verkeerd. Dus hoewel deze twee misschien kunnen klauteren en herstellen, werd het snel slordig. Dit geeft een signaal af over de organisatorische zwakte van het bedrijf. Afhankelijk van de aard van de interactie kan de genodigde de integriteit van uw bedrijf als geheel in twijfel trekken.

  • De gastheer verontschuldigt zich en stuurt een paar nieuwe suggesties
  • De genodigde kan op die momenten niet samenkomen. Ze raken gefrustreerd. 
  • De gastheer vraagt ​​de genodigde om een ​​tijd te delen die in plaats daarvan zou werken
  • De genodigde reageert nooit op een andere e-mail van de host

Ik weet zeker dat je hiermee begrijpt waar ik heen wil. Het spelen van e-mailpingpong is tijdverspilling voor beide partijen. Zelfs als je het in 2-3 e-mails kunt doen, kost het tijd. En het is gemakkelijk om de afspraak te missen, omdat je misschien vergeet deze in hun agenda te noteren. Het gebruik van een geautomatiseerde planner kan beide problemen voor u oplossen.

Verloren leads en gefrustreerde klanten 

Je hebt een krachtige marketingstrategie en een efficiënte verkoopcyclus ontworpen en je begint de resultaten te zien. Het is alsof je een loodgoudmijn hebt ontdekt.

Dan gebeurt het ergste: uw planningssysteem is niet geoptimaliseerd. Het duurt te lang en resulteert zelfs in dubbele (of zelfs driedubbele) boekingen. Je leads raken gefrustreerd en geven het op om een ​​afspraak te maken. En degenen die je hebt weten te ghosten - ze komen niet opdagen voor vergaderingen. Natuurlijk kun je ze opvolgen, maar dat is meer tijd die je kunt besteden aan het spelen van e-mailpingpong.

Maar Raad eens?

Uw prospects hebben geen tijd om te wachten op een oplossing voor hun problemen. Ze willen het nu en ze zullen zich tot andere opties wenden. U verliest leads en uiteindelijk inkomsten die op uw pad hadden moeten komen.

Daarom is het zo belangrijk om de planningservaring voor mensen te stroomlijnen. Het zal sommige van deze frustraties helpen verlichten en uw conversieratio's verbeteren. 

Hoe kan je dat doen? 

  • Onderzoek uw processen: Levert u momenteel de optimale planningservaring? 
  • Verbeter uw communicatie: Gestroomlijnde planning zet de toon voor een goede vergadering. Alle communicatie is geautomatiseerd voor uw gemak.
  • Vermijd misplaatste vergadernotities: Verloren vergaderstukken kunnen uw reputatie schaden en leiden tot gemiste kansen. 
  • Verminder annuleringen en verminder herschikkingen: maak de planningservaring onderdeel van uw klantreis — optimaliseer deze voor conversies. 
  • Opvolgen bij no-shows: Dit is belangrijk om ervoor te zorgen dat uw pijpleiding leidingen vasthoudt die anders door de scheuren zouden kunnen glippen. 
  • Bevestigings- en herinneringsmails verzenden: Mensen hebben het druk. Ze willen niet worden belast met de cognitieve inspanning om een ​​afspraak te onthouden. Dit is waar bevestiging en herinnering e-mails de planningservaring verbeteren.  
  • SMS: Met zegt 92% van de klanten zeggen dat ze genieten van instant messaging, sms is een geweldige manier om uw klanten te geven wat ze willen. 
  • Unieke webconferentielinks: Integreer uw videoconferentieplatform naar keuze en creëer unieke conferentielinks voor elke vergadering.
  • Gebruik een planner die meerdere teamleden ondersteunt: Het plannen van vergaderingen voor teams kan lastig zijn. Een online planner maakt dit gemakkelijk. 

Laten we in het onderstaande gedeelte dieper op enkele hiervan ingaan.

De planningservaring stroomlijnen met een app 

Het plannen van vergaderingen speelt een grote rol in het succes van uw leadgeneratiemotor. Dit heeft uiteindelijk invloed op de prestaties van uw bedrijf en uw bedrijfsresultaten.

Daarom verbeteren bedrijven de planningservaring met apps zoals Afspraak.

Het is vaak de moeite waard als een bedrijf hun planningservaring verbetert. Het volgen van de gebruikersreis van het eerste bezoek aan de site tot aan de boekingsbevestiging kan veel onthullen over wat werkt en waar je mensen verliest.

Hier zijn enkele dingen die leads kunnen uitschakelen:

  • Duurt te lang om een ​​tijd af te spreken. Of het nu gaat om een ​​telefoontje of een reeks e-mails, heen en weer gaan verspilt tijd die uw klanten niet willen besteden. 
  • Ingewikkelde planner-interface. Sommige planningstools hebben gecompliceerde gebruikersinterfaces die mensen die technisch niet onderlegd zijn, kunnen verbijsteren.
  • Ongemak. Laat uw klanten niet door hun agenda bladeren om vergaderingen te vinden en te bevestigen. Stuur uitnodigingen waartoe ze op hun gemak toegang hebben.

Dus hoe zorg je voor een positieve planningservaring?

Laten we ingaan op enkele aspecten van het proces voor het plannen van vergaderingen die u zullen helpen ervoor te zorgen dat u een fantastische eerste indruk maakt. 

Verbeter uw lead- en klantcommunicatievaardigheden 

Een vergadering begint lang voordat afzonderlijke partijen bij elkaar komen. In feite kunnen de grenzen van de vergadering zich zelfs vóór het vergaderverzoek uitstrekken. Uiteindelijk begint het potentieel van de vergadering wanneer iemand voor het eerst de impuls heeft om meer over uw bedrijf te weten te komen en een connectie met u te maken. 

Daarom is het belangrijk om sitebezoekers te verleiden met een sterke leadmagneet. Het is de allereerste stap om hun belang veilig te stellen. Maar zodra iemand de haak bijt, om zo te zeggen, heb je een solide vervolgspel nodig met een geautomatiseerde planningservaring. Wanneer een boeking is gemaakt, moet u de geautomatiseerde e-mail- en sms-herinneringen instellen om de vergaderingsinstructies voor de deelnemers te houden. Dit helpt om de opkomst te verbeteren en no-shows te voorkomen.

Vermijd misplaatste vergadernotities 

Misplaatste vergadernotities zijn een van de meest voorkomende redenen waarom vergaderingen mislukken. Zelfs als je een late aankomst kunt binnenhalen, loop je het risico dat je minder tijd hebt om verbinding te maken en je eerste gedeelde ervaring was meteen problematisch. Het is irritant als gastheer, maar het kan ook een beeld schetsen van incompetentie voor de deelnemer. En niemand wil werken met iemand die ongeorganiseerd is.

Nogmaals, dit is waar een planner als Appointlet in het spel komt. Alles georganiseerd houden is supereenvoudig. Geen notitieblokken of zoekgeraakte informatie meer, want u kunt al uw informatie op één plek bewaren. En dankzij eenvoudige integraties (via Zapier) met uw CRM, kunt u snel belangrijke informatie ophalen uit eerdere interacties met uw lead of klant. Dit zorgt ervoor dat je vruchtbare vergaderingen hebt, zonder de gênante misstappen onderweg.

Verminder annuleringen en verminder herschikkingen

Laten we eerlijk zijn - het leven gebeurt en soms zullen mensen moeten annuleren of opnieuw plannen. Maar mensen zullen dat veel eerder doen als ze de vergadering zijn vergeten en zichzelf dubbel hebben geboekt. In tegenstelling tot andere problemen die gemakkelijk kunnen worden weggeautomatiseerd, is de gemakkelijkste manier om annuleringen te verminderen door de genodigde te overtuigen van de waarde van de vergadering voor hen. Als ze hongerig zijn om je te ontmoeten, zal hun aanwezigheid verbeteren.  

Professioneel omgaan met no-shows

Het is misschien niet zo pijnlijk als opstaan ​​​​op een date ... maar no-shows doen nog steeds pijn. Je hebt tijd gereserveerd om iemand te ontmoeten en ze hebben er geen prioriteit van gemaakt om door te gaan. Maar afgezien van emoties betekent dit ook dat u minder verkopen en minder totale inkomsten zult zien. Het is echt belangrijk dat u de details van de vergadering voor hen houdt en de aanwezigheid aantrekkelijk maakt. 

Het belangrijkste aspect van een dergelijk systeem is natuurlijk een planningsplatform. Ze sturen automatisch e-mail- en sms-herinneringen voor uw aanstaande vergadering. Voor de no-shows die plaatsvonden omdat iemand de vergadering was vergeten, kunnen deze herinneringen het essentiële element zijn dat hen vasthoudt.

Bovendien, met een planningsapp, als een klant een echte reden heeft om uw vergadering niet bij te wonen, is het voor hen gemakkelijk om een ​​nieuwe afspraak te maken of te annuleren. Hen deze vrijheid geven is een goede manier om empathie te tonen - een eigenschap die essentieel is om ze voor zich te winnen. Het geeft je ook de mogelijkheid om lege plekken op te vullen met nieuwe boekingen.

Appointlet geeft zijn gebruikers controle over de regels over hoeveel voorafgaande kennisgeving een deelnemer nodig heeft om te annuleren of opnieuw te plannen. Deze beperkingen kunnen helpen bij last-minute annuleringen en mensen onder druk zetten om zich aan hun oorspronkelijke verplichting te houden.

Aan het eind van de dag zorgt een solide boekingssysteem ervoor dat er minder tijd wordt verspild aan:

  • Opvolgen van klanten voor een vergadering.
  • Wachten op klanten die niet komen opdagen. 

Het gebruik van een online planner zal uw slagingspercentages verbeteren en u helpen uw bedrijf te laten groeien.

Bevestig vergaderingen en stuur herinneringen per e-mail of sms

Het is geen geheim dat we in een drukke wereld leven. Mensen besteden meer tijd aan hun telefoon, dus e-mail en sms zijn twee van de beste manieren om hun aandacht te trekken. Uiteindelijk is het doel om de details van de vergadering in gedachten te houden. Dit doe je eenvoudig door te sturen:

  • Bevestigingsmails. Het versturen van een e-mail direct nadat een vergadering is ingesteld, stelt de deelnemer gerust dat het boekingsproces een succes was. 
  • Herinneringsmails. Met zoveel dingen aan hun hoofd, is het gemakkelijk voor deelnemers aan een vergadering om een ​​aanstaande vergadering te vergeten. Stuur herinneringsmails om ervoor te zorgen dat ze het zich herinneren en zich er psychologisch op voorbereiden. 
  • SMS-herinneringen. Maak het uw klanten gemakkelijk om uw herinneringen te zien door sms-berichten te sturen. E-mailinboxen kunnen rommelig worden, dus sms kan voor sommige genodigden effectiever zijn.

Als je niet zeker weet of je iedereen wilt ontmoeten die om een ​​tijd vraagt, biedt Appointlet de mogelijkheid om: handmatig vergaderingen weigeren of accepteren eerst. Dit geeft je meer controle over met wie je tijd doorbrengt. 

Genereer unieke webconferentielinks 

Aangezien de meeste vergaderingen virtueel zijn, is het handig om een ​​systeem te hebben dat voor elke vergadering unieke webconferentiekoppelingen genereert. Of het nu Zoom, Microsoft Teams of uw andere favoriete tool voor webconferenties is, Appointlet ondersteunt het.

Wanneer de locatie van een vergadering is ingesteld op Webconferentie, biedt Appointlet een knop "deelnemen aan vergadering" met een directe link naar die unieke ruimte. Dus als het tijd is om elkaar te ontmoeten, kunnen de gastheer en de deelnemer eenvoudig deelnemen met een enkele klik. 

Ondersteuning voor meerdere teamleden 

We horen van veel Appointlet-gebruikers die op zoek gingen naar een oplossing die aan hun persoonlijke behoeften voldeed. Maar na verloop van tijd krijgen collega's lucht van de service en willen ze het zelf uitproberen. Rond deze tijd zien we dat organisaties vrij snel opschalen als een besluitvormer wordt ingeschakeld en een aantal licenties goedkeurt. 

Als het plannen van vergaderingen met een enkele deelnemer een kleine uitdaging is, dan is het boeken van tijd met 3 of meer mensen exponentieel moeilijker. Er zijn veel verschillende soorten planningen waarmee rekening moet worden gehouden. Als vergaderingen bijvoorbeeld gelijkmatig over een team moeten worden verdeeld, betekent dat een andere behoefte dan het plannen van meerdere hosts van vergaderingen om een ​​of meer deelnemers tegelijk te ontmoeten. 

Het beheren van boekingen met 3+ personen hoeft echter niet moeilijk te zijn. Appointlet biedt een "Round-Robin"-systeem dat de beschikbaarheid van uw hele team bundelt en zijn best doet om ze gelijkelijk toe te wijzen. U kunt bepaalde teamleden voorrang geven in de pool, als ze de meeste vergaderingen zouden krijgen. 

Het toewijzen van meerdere teamleden om samen een enkele vergadering te organiseren is ook eenvoudig met Appointlet. U voegt gewoon de betreffende personen toe en ons systeem leest hun gecombineerde beschikbaarheid voordat ze een tijdstip presenteren. Mensen die de planningspagina bekijken, zien alleen tijden die werken voor alle aanwezige hosts. 

Dit kan de coördinatie aanzienlijk verminderen. Alle e-mailbevestigings- en herinneringsfuncties werken voor groepsvergaderingen, dus ook daar profiteert u van dezelfde voordelen.

Feedback verzamelen over de planningservaring 

U heeft dus een oplossing geïmplementeerd en wilt weten hoe u ervoor staat. Een van de beste manieren om erachter te komen is ... vraag het ze rechtstreeks! Hoe doe je dit?

Met Appointlet kunt u de Zapier-integratie gebruiken om feedback van deelnemers te verzamelen zodra de vergadering voorbij is. Aan het einde van de vergadering wordt Zapier getriggerd om een ​​geautomatiseerde follow-up e-mail te sturen met een eenvoudige enquête (met behulp van Verrukt) om de benodigde feedback te verzamelen. U kunt hiervoor eenvoudig sjablonen maken die u kunt aanpassen aan naar wie u de enquête verzendt.

Het identificeren van belangrijke statistieken 

Klantervaring (CX) is de sleutel tot het behouden van uw bestaande contracten. Het is ook een integraal ingrediënt om een ​​stam van loyale klanten en merkambassadeurs te laten groeien. 

Waarom is klantervaring zo belangrijk?

  • Excellentie in CX helpt u zich te onderscheiden van uw concurrenten.
  • Tevreden klanten worden mond-tot-mondreclame.
  • Eersteklas klantenservicevaardigheden inspireren merkloyaliteit.

Uit gegevens blijkt ook dat online planning bijdraagt ​​aan de algehele klantervaring. Hier zijn een paar inzichten om te overwegen:

Het is van cruciaal belang om uw klanten een gemakkelijke manier te bieden om een ​​afspraak met u te maken. Wat nog belangrijker is, is dat de planningservaring een positieve klantervaring moet bieden. 

Veelgestelde vragen over de planningservaring 

Het creëren en implementeren van een geweldige planningservaring is essentieel voor bedrijfsgroei. Een slechte ervaring tijdens het planningsproces zorgt ervoor dat uw leads een slecht beeld van u hebben. Laten we, voordat we ons bericht afronden, kort enkele veelgestelde vragen beantwoorden over het creëren van een positieve planningservaring. 

Wat zijn de belangrijkste componenten van een goede planningservaring? 

Een planningservaring is meestal het beste als het weinig tot geen moeite kost. Als je genodigde nauwelijks merkt dat ze een app gebruiken en ze ontmoeten je op tijd, dan is dat een succes. Dit wordt bereikt door herinneringen voor vergaderingen en de mogelijkheid om indien nodig opnieuw te plannen via hetzelfde automatiseringssysteem.

Waar begint en eindigt de planningservaring? 

Een goede planningservaring begint wanneer iemand geïnteresseerd is in een ontmoeting met uw bedrijf. Vanaf dat moment is het gemak of de moeilijkheid om met jou in te plannen het belevingsgedeelte. Je zou kunnen stellen dat de planningservaring eindigt wanneer de vergadering is voltooid. Als u een verzoek om feedback op een vergadering verzendt, kunt u de grenzen verder verleggen naar de toekomst.

Heeft de planningservaring invloed op de verkoop en het behoud van klanten? 

Ja, een planningservaring van lage kwaliteit zorgt ervoor dat bedrijven het risico lopen leads te verliezen, wat gevolgen heeft voor de verkoop. Een goede planningservaring heeft een positieve invloed op de perceptie van uw klant van uw merk, wat leidt tot een betere retentie.

Wat is de beste planningssoftware voor een goede ervaring? 

Met een superschone gebruikersinterface, gebruiksgemak en vele andere functies die zijn ontworpen om het plannen van een vergadering eenvoudig te maken, Afspraak pakt zeker de beker. Of u nu vergaderingen met individuen of teams organiseert, het proces is een fluitje van een cent voor zowel de gastheer als de genodigden — Appointlet doet het meeste werk voor u. 

Hoe automatiseer ik de gegevensinname voor onze planningservaring? 

Een planningsproces omvat meestal een intakeformulier. Als u de ervaring automatiseert met een app als Appointlet, hoeft u uw formulier slechts één keer aan te passen. Alle toekomstige deelnemers zien dezelfde velden en worden gevraagd deze in te vullen voordat ze hun vergaderverzoek bevestigen. 

Met welke online planningsapp kan ik mijn dagelijkse planning bekijken? 

Met Appointlet kunt u uw dagelijkse planning in één oogopslag bekijken. Wanneer iemand een vergadering met u boekt, bevat uw dashboard al die informatie. Je hebt ook controle over het annuleren, opnieuw plannen en deelnemen aan vergaderingen. Met zoekfilters vind je elke meeting snel terug.

Welke CX-statistieken zijn relevant voor het evalueren van een planningservaring? 

Klantervaring (CX) vormt de kern van elk succesvol bedrijf. En het begint met de planningservaring. Enkele CX-statistieken die u kunt gebruiken om een ​​planningservaring te evalueren, zijn de afspraakgeschiedenis van een klant, het aantal voltooide afspraken en no-shows in een bepaalde periode.

Houd deze bij om de effectiviteit van uw planningsproces te meten.

Het leveren van een geweldige planningservaring — het begin van solide klantrelaties

Online planningsapps hebben het voor bedrijven gemakkelijker gemaakt om automatisch afspraken te plannen met hun leads en klanten. Hierdoor wordt tijd en geld bespaard. Het zorgt er ook voor dat uw leads of klanten een positieve ervaring krijgen, waardoor u meer verkopen sluit.

Je hebt veel geïnvesteerd in het ontwikkelen van een geoptimaliseerde leadgeneratiestrategie. Zorg ervoor dat u systemen installeert om de kans te maximaliseren dat die leads klanten worden. 

En u kunt dat doen door een geweldige planningservaring te creëren. Dus ga je gang en ga gratis aan de slag met Appointlet.

Ongeacht uw branche, van gezondheidszorg tot technologie tot detailhandel tot callcenters en alles daartussenin, een online planner is een investering die u niet mag negeren.

Wat is jouw ervaring met online planningsapps? Laat hieronder gerust een reactie achter!

Ezra Sandzer BellBe

Ezra Sandzer-Bell werkt bij Appointlet als productmarketingmanager en klantadvocaat. Hij heeft duizenden klanten geholpen hun online planningsworkflow te verbeteren. Naast zijn werk is hij docent muziektheorie en oprichter van a muziek software bedrijf.

Maak het schema eenvoudig, voor jou en je deelnemers.