E-mailetiquette: wat te zeggen bij het delen van uw Appointlet-link

Een e-mail verzenden

Een tijd plannen om klanten te ontmoeten kan frustrerend zijn, vanwege het grote aantal heen en weer e-mails dat nodig is. Afspraak lost dit probleem op met een geautomatiseerde, klantvriendelijke boekingspagina. U kunt nu uw beschikbaarheid communiceren met een enkele hyperlink, dus het is belangrijk dat uw e-mail goed geschreven en gemakkelijk te begrijpen is.

Tip #1: Ken je publiek

Wanneer u contact opneemt met een klant met een boekingslink, is het belangrijk om van tevoren te weten wat hun verwachtingen zijn. Hier zijn een paar soorten klanten die extra zorg nodig hebben:

  • Low-Tech klanten: Voor klanten die moeite hebben met het gebruik van computers, is het idee van een planningstool misschien vreemd. Wees niet bang om een ​​paar zinnen toe te voegen om hen te laten weten wat ze van je boekingspagina kunnen verwachten.
  • High-touch klanten: Klanten die veel geld voor uw diensten betalen, zullen misschien verrast zijn om de geautomatiseerde planningsoplossing te zien. Voorwoord de boekingslink met een warme en vriendelijke toon. Zorg ervoor dat u communiceert dat de boekingstool hen tijd zal besparen.
  • Klantenservice: Wanneer u uw boekingslink naar een klant stuurt die ondersteuning verwacht, kan het handig zijn om een ​​paar zinnen toe te voegen met een eerste diagnose. Laat hen weten dat u tijdens uw geplande vergadering meer in detail zult treden.
  • Verkoopvooruitzichten: Deze boekingsuitnodiging vertegenwoordigt een belangrijke fase in de conversietrechter, dus uw e-mailtekst moet de prospect blijven informeren en naar uw einddoel brengen.

Tip #2: De essentiële elementen

Ongeacht met wie u spreekt, deze kernfuncties moeten altijd aanwezig zijn in uw boekings-e-mail:

  1. E-mail onderwerp: Houd het e-mail onderwerp eenvoudig en to the point, met een lengte van 2-7 woorden die het type vergadering aangeven dat moet worden gepland.
  2. Opening: Wees beleefd en professioneel. Een opening als "Geachte [naam]" is geschikt voor formele e-mails. Overweeg een op tijd gebaseerd alternatief zoals "Goedemorgen [naam]" of zelfs "Hallo [naam]" voor een informele professionele toon.
  3. Eerste paragraaf: Het bericht moet beginnen met een duidelijke waardepropositie die het doel van de afspraak aangeeft. Zelfs als je onlangs met hen hebt gesproken, kan het nooit kwaad om een ​​korte uitleg te geven.
  4. Voorwoord boekingslink (optioneel): Als u vaststelt dat de klant/ontvanger mogelijk niet bekend is met planningsautomatisering, kunt u hen laten weten hoe het werkt en waarom u Appointlet gebruikt. Houd het bij één of twee zinnen.
  5. Boekingslink: Gebruik de deelfunctie van Appointlet om ze de juiste boekingslink te geven.
  6. Sluitend: Bied een slotverklaring en slotopmerking aan. De formaliteit van de slotopmerking hangt af van uw cliënt.

E-maildemo boeken voor ontwerpbureau

Hier is een voorbeeld van een e-mailsjabloon die voor de meeste gevallen kan worden gebruikt:

Onderwerp: Boek een tijd voor ons merkadvies

Opening: Hallo Melissa,

Eerste paragraaf: Het was fijn om je vanmiddag te spreken. Ik zou graag een ontdekkingsgesprek van een uur willen voorstellen, waarna we de marketingdoelen van [Bedrijf] verder kunnen uitwerken.

Voorwoord boekingslink: Als u een tijd met mij wilt plannen, klikt u op de onderstaande link en vindt u een tijd die voor u past:

Boekingslink: http://company-name.www.appointlet.com/s/12345

Sluitend: Als je nog vragen hebt voordat je boekt, beantwoord dan deze e-mail en laat het me weten!

Hartelijke groeten,

Mark Johnson, senior merkadviseur

Bedrijfsnaam

Tip 3: Timing is van essentieel belang

Na tijd te hebben geïnvesteerd in het voorbereiden van de boekingspagina en e-mailsjablonen, zou het zonde zijn om de laatste stap in dit proces te haasten. Hier zijn een paar belangrijke overwegingen voor het timen van uw e-mail:

  • De beste tijd om een ​​boekingsmail te sturen is na een gesprek. Je zit vers in het geheugen van de klant en de boodschap zorgt voor continuïteit. Bereid de e-mail van tevoren voor om vertragingen te voorkomen.
  • Ontdek wat hun werkschema is. Als je het eenmaal weet, kun je de eindkappen vermijden. Mensen die een standaardploeg van maandag tot en met vrijdag werken, reageren meestal het meest op boekings-e-mails midweek en middag.
  • Vermijd feestdagen en vakanties. Het kan handig zijn om klanten van tevoren om hun vakantierooster te vragen. Let op hun beschikbaarheid om ervoor te zorgen dat de berichten niet verloren gaan in hun inbox.
 

Ezra Sandzer BellBe

Ezra Sandzer-Bell werkt bij Appointlet als productmarketingmanager en klantadvocaat. Hij heeft duizenden klanten geholpen hun online planningsworkflow te verbeteren. Naast zijn werk is hij docent muziektheorie en oprichter van a muziek software bedrijf.

De #1 online tool voor het plannen van vergaderingen