Praktische tips om vergaderingen op afstand te plannen, zodat iedereen op tijd komt, elke keer weer

De meeste mensen hebben moeite om gefocust te blijven tijdens vergaderingen op afstand die langer dan 30-60 minuten duren. Daarna beginnen ze af te drijven en de focus te verliezen. Iemands aandacht vasthouden is al moeilijk genoeg, maar als je ook met laatkomers te maken hebt, is er een nog kleiner aandachtsgebied om mee te werken.

Late aankomsten hebben de neiging om een ​​paar redenen te hebben, die we hier binnenkort zullen bespreken. De beste manier om mensen verantwoordelijk te houden en op tijd te verschijnen, is met geautomatiseerde herinneringen. In dit artikel zullen we dit onderwerp in detail behandelen, zodat u een beter idee heeft van hoe u uw afspraken kunt plannen en structureren.

Waarom komen mensen niet opdagen voor vergaderingen op afstand?

In de regel komen mensen vaker opdagen voor evenementen die ze waardevol vinden. Als deelnemers gewoon helemaal niet komen opdagen, is het mogelijk dat ze de vergadering op afstand niet erg belangrijk voor hen vonden. Het kan zijn dat uw waardepropositie niet sterk genoeg was. Wat de reden ook is, het is gebruikelijk dat bezoekers verantwoordelijkheid vermijden en simpelweg niet komen opdagen bij evenementen die zij als tijdverspilling beschouwen.

Late aankomsten zijn een beetje anders. Ze zijn meestal geen indicatie van opzettelijke verwaarlozing. Het komt vaker voor dat mensen niet op tijd komen opdagen omdat ze simpelweg de tijd uit het oog verloren en geen adequate herinnering hadden. 

No-shows en late aankomsten

De gemiddelde persoon heeft het mentaal erg druk, zelfs als zijn agenda leeg is! Met eindeloze digitale inhoud om zich op te fixeren, is het normaal dat mensen dingen vergeten, zelfs als ze het misschien dagen of weken geleden hebben gepland. Eerlijk gezegd overkomen momenten van verstrooidheid waarschijnlijk de beste van ons.

Aan de andere kant, als je veel no-shows en late aankomsten ziet, is het geen slecht idee om na te denken over wat je kunt doen om de situatie te verbeteren. Als je de planningsstroom niet automatiseert, creëer je meer werk voor de deelnemer. Ze moeten niet alleen een tijd in hun agenda vinden die werkt, maar ze moeten die agenda ook handmatig controleren of een herinnering voor zichzelf instellen. 

Zelfs wanneer de agenda-afspraak door beide partijen is gemaakt, lijkt de vergadering misschien niet lucratief genoeg om een ​​belangrijke plaats in te nemen in de hoofden van de aanwezigen. In feite is de menselijke geest zo bedraad dat hij opzettelijk alle onbelangrijke dingen vergeet om alle aandacht op de belangrijke te kunnen richten.

Dus voordat we overgaan tot het implementeren van een oplossing, is het belangrijk om te beginnen met wat medeleven en de verwaarlozing niet te persoonlijk op te vatten. 

Stel een planningsapp in om ervoor te zorgen dat deelnemers verschijnen

U kunt het aantal late aankomsten en no-shows verminderen door een duidelijk waardevoorstel te doen aan de bezoeker. Maar het automatiseren van het proces kost ze de rest van de weg, zodat het moeiteloos is om de aanstaande datum en tijd te onthouden. 

Met planningsapps is dit gemakkelijker te realiseren voor bedrijven van elke omvang. Wanneer u uw link met iemand deelt, kunnen ze een tijd kiezen die voor hen past en een formulier invullen. Na bevestiging ontvangen ze een bevestigingsmail en kalendergebeurtenis. Bovendien kun je herinnerings-e-mails of -sms'en plannen die op belangrijke momenten uitgaan, zoals de dag ervoor of een uur voor je evenement.

Deze meldingen maken het moeilijker voor de deelnemer om een ​​excuus te verzinnen om te vergeten de vergadering in hun agenda te noteren. Het tijdslot wordt ook automatisch ingevuld in uw online agenda, zodat u op de hoogte bent en er op elk moment naar kunt verwijzen. De klantgegevens worden opgeslagen en met u gedeeld voor toekomstig gebruik. 

Hier leest u hoe een planningsapp anders kan fungeren als een facilitator bij het verbeteren van de aanwezigheid bij vergaderingen.

  • Vergaderingen op afstand hosten: Virtuele vergaderingen elimineren de noodzaak voor het team en de aanwezigen om fysiek op dezelfde plaats te zijn tijdens de vergadering. Tijdens de covid-19-pandemie is vergaderen op afstand steeds gebruikelijker.
  • Onthoud uw vergaderingen: Regelmatige herinneringen en follow-ups zowel voor als na vergaderingen zorgen ervoor dat uw eigen team op de hoogte blijft. De details van de deelnemers worden geregistreerd via verschillende kanalen, zodat uw personeel toegang heeft tot vergadergegevens om zich vooraf voor te bereiden.
  • Het elimineren van no-shows: Wanneer belangrijke mensen niet opdagen bij uw vergadering, bestaat het risico dat de hele tijd verloren gaat. Als dat regelmatig gebeurt, wordt het een kostenpost voor bedrijven die gemakkelijk kunnen worden vermeden.
  • Aanwezigheid verbeteren: Een speciale planningspagina die een samenvatting toont van alle vergaderingen die in de rij staan, verhoogt de opkomst aanzienlijk. Bovendien kunnen hier eenvoudig nieuwe vergaderingen worden gepland en kunnen de oudere indien nodig opnieuw worden gepland.
  • Stroomlijn klantgesprekken: Vergaderingen die met klanten moeten worden gehouden, vereisen meer planning dan gewone interne besprekingen. De heen en weer coördinatie is een veelvoorkomend punt van frustratie, dus het stroomlijnen van het proces is een geweldig idee.
  • Genereer unieke Zoom-vergader-URL's; Zoom is een van de meest gebruikte apps voor webconferenties, maar deze techniek kan worden gebruikt voor elke geïntegreerde vergadertool. Afspraak stelt u in staat om met een paar klikken Zoom-vergaderingen te hosten met unieke links. Dit maakt het proces eenvoudiger en de workflow soepeler. Andere veelgebruikte opties voor videoconferenties die op dezelfde manier werken, zijn Google Meet, MS Teams, Join.Me, GoToMeeting en Webex.
  • Geautomatiseerde bevestiging en herinneringen: Het handmatig verzenden van bevestigings- en herinneringsteksten voor vergaderingen is prima als je maar een paar keer per week hebt, of als je te maken hebt met topmanagers. Maar als je dagelijks gewone mensen ontmoet, wordt het een onredelijk karwei om bij te houden. Alles automatiseren met een planningstool kan een grote hulp zijn. 
  • Vertalen tussen tijdzones: Vergaderingen die plaatsvinden in verschillende tijdzones zijn een veelvoorkomende bron van verwarring. Als mensen er zelfs aan denken om de tijdconversies uit te voeren, is er altijd ruimte voor menselijke fouten. Online planningstools lossen dit op door de tijdzone van de browser van de deelnemer te detecteren en die te gebruiken om de beschikbaarheid van de host van de vergadering te vertalen. 
  • Afstemmen met teamleden: Klantvergaderingen waarbij meerdere teamleden betrokken zijn, kunnen eenvoudig worden gecoördineerd met de juiste online planningstool. Appointlet heeft functies voor hosttoewijzing, zoals round robin, om vergaderingen over een team te verdelen. Of u kunt de tool ook gebruiken om de planning van meerdere teamleden voor één vergadering op elkaar af te stemmen. 

Minimaliseer no-shows met een planningsapp

U weet dat een online planningstool werkt wanneer deze nooit ter sprake komt, en toch zullen uw handelingen de kwaliteit van uw vergaderingen verbeteren en ervoor zorgen dat de deelnemers niet aanwezig zijn omdat ze moeten, maar omdat ze dat willen.

Hier leest u hoe u er stap voor stap komt.

Virtuele vergaderingen hosten

Virtuele vergaderingen zijn misschien niet de beste voor belangrijke besluitvorming of het opbouwen van relaties, maar voor regelmatige inhaalgesprekken en check-ins zijn ze zeker effectiever dan persoonlijke vergaderingen. De deelnemers hoeven niet fysiek aanwezig te zijn en wanneer u deze arbeid verwijdert, neemt de opkomst automatisch toe. Bovendien repliceren functies zoals schermdeling, virtuele whiteboards en brainstormruimten de persoonlijke ervaring, dus er is toch niet veel verschil.

Als u een milieubewust persoon bent, zijn virtuele vergaderingen ook milieuvriendelijk omdat ze niet veel hulpbronnen in beslag nemen en de afvalproductie tot een minimum beperken. 

Het is te gemakkelijk om een ​​vergadering te vergeten

Maar een online planningsapp maakt het erg moeilijk. De meeste planningsapps maken verbinding met uw virtuele agenda, ongeacht welke u gebruikt, en werken de vergaderruimte daar automatisch bij. Ze informeren u ook als er botsingen zijn, zodat u een nieuwe afspraak kunt maken.

U kunt ook uw beschikbare uren vergrendelen, zodat uw externe collega's van tevoren weten dat u beschikbaar bent en een vergadertijd selecteren die past bij uw schema.

No-shows zijn slecht voor de zaken

De tijd die wordt besteed aan het wachten op iemand die nooit komt opdagen, is een kostbaar bezit dat kan worden besteed aan betere taken die de bedrijfswaarde daadwerkelijk vergroten. Als ondernemer weet u al hoeveel alternatieve kosten dit voor uw bedrijf kan zijn.

Apps voor het plannen van afspraken kunnen een belangrijke rol spelen bij het beheersen van deze kosten, omdat ze alle excuses die de no-shows zouden kunnen hebben, volledig elimineren. Bovendien, aangezien je de vergadering opzet nadat je hun beschikbaarheid via de app hebt bekeken, zou het erg onbeleefd van ze zijn om niet te komen opdagen.

Verbeter de aanwezigheid met een planningspagina

De meeste apps voor het boeken van afspraken bieden gebruikers een centrale planningspagina die fungeert als dashboard voor alle vergaderingsgerelateerde informatie. U kunt zien wat er in het verleden is gepland en wat er in de toekomst komt. U kunt belangrijke datums markeren voor productlanceringen, persberichten, klantbijeenkomsten en dergelijke.

Wanneer de medewerkers alles in één oogopslag kunnen zien, is de kans dat ze iets over het hoofd zien aanzienlijk kleiner. Ze weten precies wat ze moeten doen, wanneer. Dit resulteert in een hogere productiviteit en dus een grotere aanwezigheid bij vergaderingen.

Stroomlijn het klantgesprek

Als je ooit in de verkoop hebt gewerkt, moet je weten hoe moeilijk het is om klantbijeenkomsten te organiseren, vooral in een virtuele omgeving. Er gaan tonnen e-mails heen en weer en de vergaderingen worden een miljoen keer opnieuw ingepland. 90% hiervan gaat verloren in het proces en de klanten trekken zich uiteindelijk terug vanwege het gedoe.

Planning-apps nemen dit allemaal weg en vervangen het door een handige boekingspagina voor klanten. Deze boekingspagina kan op een website worden opgezet of via een URL worden gedeeld. De klanten kunnen op deze pagina eenvoudig een beschikbaar tijdslot kiezen, hun favoriete medewerker selecteren en hun contactgegevens invullen. De vergadering wordt automatisch geboekt en het bedrijf wordt op de hoogte gebracht.

Met sommige tools kun je zelfs extra opties toevoegen, zoals een FAQ-sectie of een chatbot op de vergaderboekingspagina. Hierdoor kunnen de klanten gemakkelijk met uw bedrijf communiceren en snelle reacties krijgen. 

Genereer unieke Zoom-vergader-URL's

Tools zoals Appointlet integreren met tal van webconferentie-apps zoals Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, enz., om gemakkelijk virtuele vergaderingen te houden. Als je eenmaal bent verbonden met Zoom, zijn er maar een paar klikken nodig om unieke URL's voor vergaderingen te genereren. 

Deze link wordt automatisch gegenereerd en gedeeld met de deelnemers zodra u een virtuele vergadering plant. Het zal ook worden toegevoegd aan de agenda-afspraak die voor deze vergaderingen is gemaakt, zodat de deelnemers geen problemen hebben om het te vinden voor het geval het verloren gaat in e-mails.

Geautomatiseerde bevestiging en herinneringen

Dit is gemakkelijk de beste functie die online planningsapps te bieden hebben. U hoeft niet langer te bellen of te e-mailen om de vergadertijd met de deelnemers te bevestigen. Het enige wat u hoeft te doen is de deelnemers aan de vergadering toe te voegen, en ze zullen automatisch worden gevraagd om te bevestigen.

U kunt ook geautomatiseerde herinneringen en follow-ups instellen voor vergaderingen die zijn afgerond. De app stuurt met bepaalde tussenpozen automatisch e-mail- en sms-herinneringen naar de deelnemers aan de vergadering. Mogelijk moet u de frequentie en de afstand tussen deze herinneringen specificeren, en de app zorgt voor de rest.

Vertaalt tussen tijdzones

Bedrijven die in een mondiale omgeving opereren, hebben voortdurend behoefte aan ontmoetingen met mensen in het buitenland. Het opzetten van dergelijke vergaderingen in verschillende tijdzones kan erg verwarrend zijn, omdat je een behoorlijke hoeveelheid wiskunde moet doen om ervoor te zorgen dat je geen fouten maakt.

Apps zoals Appointlet vertalen vergadertijden volgens de lokale tijdzone, zowel voor hosts als voor deelnemers. U kunt ook een andere tijdzone dan uw lokale tijdzone specificeren, maar de software kiest automatisch de tijdzone waarin u zich bevindt als standaardinstelling. Als u niet wilt dat dit gebeurt, kunt u de tijdzone vergrendelen zodat de vergadertijden aan alle deelnemers worden getoond volgens uw tijdzone.

Coördineren met teamleden

Alle planningskwesties die we tot nu toe hebben besproken, groeien exponentieel naarmate het aantal deelnemers toeneemt. Het probleem wordt nog erger wanneer u meerdere leden van uw team nodig heeft voor een klantvergadering. 

Gelukkig heeft Appointlet ook hier een oplossing voor. Met de teamplanningsfuncties kunt u vergaderingen met meerdere leden plannen en ook de host specificeren. De host krijgt beheerdersrechten in de geïntegreerde conferentie-app die u gebruikt en de rest van het team wordt uitgenodigd als deelnemers.

Teamvergaderingen op afstand plannen

Virtuele groepsvergaderingen zijn misschien geen goed idee als er voortdurend heen en weer moet worden gecommuniceerd tussen de deelnemers. Je wilt niet de marteling ondergaan om 50 mensen hun microfoons uit te laten zetten terwijl iedereen tegelijk wil inspringen en praten. Bovendien zou deze communicatie bij gebrek aan duidelijke lichaamstaal nog meer in de war raken. Doe jezelf een plezier en houd zulke ontmoetingen persoonlijk.

Als het doel echter simpelweg is om iets te presenteren of een trainingssessie te houden, kunnen virtuele teamvergaderingen de ideale keuze zijn. Naast de duidelijke kostenbesparing die u krijgt doordat u geen grote vergaderruimte hoeft te regelen, is het planningsproces veel handiger.

Het enige dat u hoeft te doen, is een type groepsvergadering in Appointlet maken en de planningsregels naar wens instellen. U kunt het maximale aantal deelnemers opgeven dat op een bepaald tijdstip de vergadering mag bijwonen om overbevolking van de virtuele ruimte te voorkomen. 

Voor virtuele vergaderingen moet u Appointlet integreren met een online videoconferentiesoftware naar keuze. U kunt deze software op de vergaderlocatie selecteren en vervolgens gewoon doorgaan met de rest.

FAQ

Als virtuele vergaderingen en planningen nieuw voor u zijn, is dit misschien een beetje te veel om mee om te gaan. Als u bij geen enkele stap iets kon begrijpen, kunnen deze veelgestelde vragen u misschien helpen. 

Hoe kun je vergaderen met een team op afstand?

Externe teams kunnen virtuele vergaderingen houden die kunnen worden uitgevoerd via online video-oproepsoftware zoals Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, enz. U kunt vergaderingen met meerdere teamleden plannen via een planningsapp zoals Appointlet en vervolgens doorgaan met de sessie via een van de eerder genoemde apps.

Wat is de beste app voor webconferenties voor online vergaderingen?

Er zijn veel apps voor webconferenties die worden gebruikt door toonaangevende bedrijven over de hele wereld. De beste zijn Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Skype, Slack, GoToMeeting, ClickMeeting, Cisco Webex en ezTalks Meetings.

Hoe stel ik herinneringen voor deelnemers in voor een geplande externe vergadering?

Herinneringen voor deelnemers hebben bewezen een grote hulp te zijn bij het minimaliseren van no-shows en het verbeteren van het aantal deelnemers. Met planningstools zoals Appointlet kunt u geautomatiseerde herinneringen verzenden voor geplande vergaderingen. Deze herinneringen kunnen worden verzonden via e-mail, sms of andere vormen van berichten. 

Hoe organiseer ik internationale vergaderingen op afstand?

Internationale vergaderingen op afstand kunnen eenvoudig worden gepland via online planningsapps zoals Appointlet. Met Appointlet kunt u gemakkelijk vergaderingen in verschillende tijdzones instellen. De vergadertijd wordt automatisch vertaald volgens de lokale tijdzone voor zowel de deelnemers aan de vergadering als de gastheer.

Hoe organiseer ik zakelijke bijeenkomsten op afstand?

U kunt zakelijke vergaderingen op afstand virtueel hosten via telefonische vergaderingen. Virtuele vergaderingen zijn gemakkelijker te plannen en uit te voeren, aangezien het meeste handmatige werk met software wordt geautomatiseerd. U kunt planningstools zoals Appointlet gebruiken om de vergadering op te zetten en een videoconferentietool zoals Zoom om de vergadering te leiden.

Waar vergaderen externe werknemers doorgaans?

Externe medewerkers houden normaal gesproken vergaderingen via online plannings- en conferentie-apps. Online planningsapps maken teamcoördinatie eenvoudig en vergaderingen worden met minimale inspanning opgezet. Zodra ze zijn ingesteld, kunnen ze worden uitgevoerd op virtuele vergadersoftware zoals Zoom of Google Meet.

Hoe verminder ik de stress van vergaderingen op afstand?

Werken op afstand en vergaderingen kunnen stressvol zijn, maar u kunt de stress verminderen door de deelnemers zoveel mogelijk flexibiliteit te geven. Houd kortere vergaderingen met duidelijke agendapunten en probeer buffers tussen de vergaderingen te houden om ze aandachtig te houden. Gebruik ook zoveel mogelijk samenwerkingstools en -functies (scherm delen, whiteboards, google docs, etc.) om het nog gemakkelijker te maken.

Wat is de beste tijd van de dag om vergaderingen op afstand te houden?

Modern onderzoek suggereert dat de beste tijd om vergaderingen op afstand te houden de middelste drie dagen van de week is, tussen 2 en 2 uur. De reden hierachter is dat deze tijd niet te vroeg of te laat is, en het is al een dag of twee geleden sinds het begin van de week. Werkteams hebben zich opgefrist en zijn klaar om te vergaderen om nieuwe doelen te stellen.

Het geheim van productief vergaderen op afstand: hoe korter hoe beter.

Vergaderen op afstand op Zoom

Je kunt alle technologie van de wereld gebruiken en toch geen vergaderingen houden die productief genoeg zijn. Uiteindelijk heb je nog steeds met mensen te maken en als ze geen waarde vinden in je vergaderingen, komen ze niet opdagen. 

De sleutel tot effectieve vergaderingen op afstand is om de vergadertijd te beperken en een duidelijke agenda te hebben. Het verkorten van de tijd zal maximale aandacht van uw team krijgen en als gevolg daarvan zullen ze uiteindelijk productiever zijn.

Ezra Sandzer BellBe

Ezra Sandzer-Bell werkt bij Appointlet als productmarketingmanager en klantadvocaat. Hij heeft duizenden klanten geholpen hun online planningsworkflow te verbeteren. Naast zijn werk is hij docent muziektheorie en oprichter van a muziek software bedrijf.

Maak het schema eenvoudig, voor jou en je deelnemers.