Hulp gevraagd: het sollicitatiegesprek van een kandidaat beheren

Een sollicitatiegesprek naar een kandidaat sturen

Wanneer kandidaten voor het eerst op een baan solliciteren en de wervingspool betreden, beoordelen managers de sollicitaties en beslissen ze met wie ze willen afspreken. Dit proces kan dagen, weken of maanden aanhouden. Gedurende die tijd worden kandidaten die gekwalificeerd lijken meestal gecontacteerd met een interviewverzoek. 

Eerste indrukken zijn alles. Het is belangrijk om een ​​duidelijk, georganiseerd wervingsproces voor uw prospects mogelijk te maken. Dit stimuleert een positieve, wrijvingsloze ervaring voor hen en kan hun kansen om goed te presteren tijdens uw interview vergroten.

Om u te helpen bij de voorbereiding, hebben we in dit artikel enkele sjablonen en leidende principes voor u samengesteld. Deze zullen u voorzien van alles wat u nodig heeft. Je leert hoe je een interviewverzoek verzendt, zodat het zich onderscheidt van de gewone e-mails die ze elke dag ontvangen. 

De basis van een interviewverzoek

Laten we beginnen met de basis van een interviewverzoek. Bij het formuleren van uw boodschap aan de kandidaat zijn er een aantal kernkwalificaties waaraan u moet voldoen. We gaan binnenkort nader op elk van deze stappen in. Hier is een snel overzicht:

  • Schrijf een aanlokkelijke e-mail onderwerpregel voor de kandidaat
  • Zorg voor een vriendelijke en gastvrije toon
  • Feliciteer ze met het feit dat ze zijn geselecteerd om verder te gaan in je sollicitatieproces
  • Geef details over wat de toekomst biedt voor de kandidaat en stel verwachtingen over het interview
  • Verduidelijk alle belangrijke details over hoe uw bedrijf in het algemeen werkt
  • Deel een planningslink om de sollicitatieregistratie van de kandidaat te automatiseren

Het is belangrijk dat kandidaten het gevoel hebben dat ze een professioneel, goed doordacht wervingsproces doorlopen dat hen naar succes zal leiden. Door een solide sjabloon in te stellen, kunt u typefouten voorkomen en consistent zijn. Wanneer u op een vriendelijke toon leidt, toekomstverwachtingen stelt en een planningslink biedt, hebben kandidaten het gevoel dat ze een duidelijk pad voorwaarts hebben.  

Zorg voor een vriendelijke en gastvrije toon

Wanneer u begint met het opstellen van een sjabloon voor een sollicitatiegesprek, is het belangrijk om vriendelijkheid in gedachten te houden. Het zoeken naar een baan kan intimiderend aanvoelen voor sollicitanten. Dus zet die emotie op zijn kop en schrijf een e-mail die warm en gastvrij aanvoelt. 

Recruiters en wervingsmanagers bemiddelen in de relatie tussen bedrijven en toekomstige werknemers. Als bemiddelaar tussen de twee partijen is het jouw taak om nieuwe relaties te faciliteren en wrijving tijdens dat wervingsproces te minimaliseren. Daarom is het zo belangrijk om een ​​vriendelijke toon te gebruiken in deze e-mailsjablonen. Wanneer de sollicitant zich door jou gekoesterd voelt, is de kans groter dat hij met zijn beste beentje voor staat.

Wees niet bang om je bericht lichter te maken met een emoji of emoticon. Houd het natuurlijk professioneel, maar onthoud altijd dat een vrolijke boodschap het beste in mensen naar boven haalt. 

Feliciteer ze in je e-mailuitnodiging

Een warme groet aan het begin van uw e-mail is altijd gepast. Als je die aanhef kunt opvolgen met wat bemoedigende woorden, is dat nog beter. We raden aan om één tot twee zinnen aan het begin van je e-mailsjabloon toe te voegen om ze te feliciteren met het doorlopen van het wervingsproces.

Als je de kandidaat echt wilt enthousiasmeren, voeg dan een korte verklaring toe waarom je denkt dat hij geschikt is voor de potentiële werkgever. Deze techniek is vergelijkbaar met wat een prospect in zijn begeleidende brief zou kunnen doen om de werkgever te laten weten dat ze hun bedrijf van tevoren hebben onderzocht. Door de sterke punten van de sollicitant te benadrukken ten opzichte van de functiebeschrijving, bouwt u hun vertrouwen op in hun vermogen om een ​​sollicitatiegesprek te krijgen. Dit vergroot de kans dat ze actie ondernemen en een interview met je plannen. 

Geef aanvullende informatie over de sollicitatie

Als je werkzoekenden eenmaal hebt opgewarmd met wat bemoedigende woorden, is het tijd om ze extra informatie te geven over het proces voor het plannen van sollicitatiegesprekken. U wilt ervoor zorgen dat het bedrijfsbeleid en de procedures duidelijk worden uiteengezet. Dus als er bijvoorbeeld eisen zijn die nog niet zijn gecommuniceerd, dan is dit de juiste plek om deze toe te voegen. 

Hier zijn enkele voorbeelden van aanvullende informatie die ze mogelijk nodig hebben: 

  • Herhaal de bedrijfsnaam, functietitel en functiebeschrijving
  • Verwachtingen van de kandidaat indien de werkgever een jobaanbieding doet
  • Optioneel om enkele pre-interviewvragen op te nemen 
  • Wordt dit een webconferentie of een telefonisch interview?
  • Als het een telefoontje is, geeft u dan een telefoonnummer door of haalt u dat van hen op?

Een link voor het plannen van een sollicitatiegesprek delen

Nu komt het moment in uw interviewverzoek waarop u de kandidaat echt kunt verrassen (en uzelf veel tijd kunt besparen als personeelsmanager of recruiter). Met een link voor het plannen van een interview kun je een eenvoudige call-to-action doen, zoals "klik hier om een ​​tijd voor je interview te reserveren". Het enige dat u hoeft te doen, is die ankertekst markeren en een link toevoegen aan een speciale planningspagina.

Sommigen van jullie zijn misschien niet bekend met planningslinks en hoe ze werken, dus laten we even de tijd nemen om het concept door te nemen. 

Wanneer u kandidaten een planningslink stuurt, kunnen ze een datum en tijd kiezen die voor hen werken. Planningspagina's bevatten een intakeformulier, zodat u indien nodig aanvullende informatie kunt verzamelen. In plaats van bijvoorbeeld om hun telefoonnummer te vragen, kan de pagina voor het plannen van telefoongesprekken die gegevens verzamelen tijdens de stap van het intakeformulier. Op die manier ben je beveilig de kritieke informatie en koppel het aan hun boekingsgegevens. Als het tijd is om ze te ontmoeten, staat alle informatie over de kandidaat op één plek voor uw personeelsmanager om te beoordelen. 

Hier zijn slechts een paar voordelen die u kunt verwachten van het opzetten van een online planningstool.

  • Laat de kandidaat een interviewdatum en interviewtijd kiezen die voor uw team werken
  • Voorkom planningsconflicten 
  • Automatiseer e-mailmeldingen zoals de bevestigingsmail van het interview 
  • Verspreid sollicitatiegesprekken over een pool van personeel in human resources
  • Ga niet heen en weer via e-mailreacties en voicemails om een ​​goed moment te vinden 

Als alternatief kunt u altijd een datum voorstellen en een paar keer dat dat zou kunnen werken. Maar het risico bestaat dat ze zich in een andere tijdzone bevinden en in de war kunnen raken. Als ze akkoord gaan met de tijd, moet je hopen dat ze hun agenda markeren en niet vergeten te laten zien. Dergelijke subtiele miscommunicaties zijn precies de reden waarom we aanbevelen om het proces te automatiseren.

We hebben specifieke instructies opgesteld voor het genereren en delen van planningslinks met uw kandidaten. U kunt het gratis abonnement van Appointlet gebruiken om: werving optimaliseren en interviewprocessen zonder kosten voor uw bedrijf.

Voorbeeld e-mailsjabloon voor een sollicitatiegesprek

Nu we de belangrijkste elementen hebben bekeken waarmee u rekening moet houden bij het schrijven van uw e-mail met sollicitatieverzoeken, is hier een voorbeeld van een e-mail die een recruiter zou kunnen schrijven. U kunt ze aanspreken met hun volledige naam of met een formele aanhef. We hebben de richtlijnen in dit artikel gevolgd om de concepten te verbinden met iets tastbaars. 

Geachte heer Jackson, Hartelijk dank dat u deze week contact met ons heeft opgenomen op LinkedIn. We hebben je sollicitatie voor de functie ontvangen bij en willen deze mogelijkheid graag verder met je bespreken. 

Op basis van je cv lijkt het erop dat je al enkele jaren ervaring hebt in deze hoedanigheid. Dat is echt geweldig om te zien. Als je volgende week beschikbaar bent om de functie in detail te bespreken, plannen we graag een tijd met je in!

We ontmoeten elkaar meestal per telefoon of webconferentie, op basis van uw voorkeur. Het eerste gesprek duurt ongeveer 30 minuten en geeft ons de kans om elkaar beter te leren kennen. Als dat goed gaat, ga je ook door een technische en teaminterviewfase. 

is op zoek om deze positie binnen 60 dagen te vervullen, dus als u besluit door te gaan met dit proces, vragen we u binnen die tijd beschikbaar te zijn.  

Voor telefoontjes verzamelen we uw nummer op het intakeformulier. Als je een Skype- of Zoom-gesprek met ons boekt, verwacht dan een link 'deelnemen aan vergadering' in de bevestigingsmail van je sollicitatiegesprek. Als dat goed klinkt, kun je hier tijd bij ons boeken.

We kijken ernaar uit om binnenkort met u te spreken!

Met vriendelijke groet, 

<aanwervingsmanager / recruiter naam>

Follow-ups plannen na het eerste interviewverzoek

Zodra u het eerste interviewverzoek hebt verzonden, kunt u verwachten dat kandidaten zich beginnen te registreren voor de ontmoetingstijden. Het faciliteren van interviews is een andere vaardigheden die buiten het bestek van dit artikel vallen. Als recruiter of wervingsmanager moet u al getraind zijn in best practices voor de interviewsessies zelf. We kunnen u hier echter mogelijk helpen met enkele laatste gedachten over hoe u na het eerste gesprek contact kunt opnemen met kandidaten. 

Aangezien u al een geautomatiseerde planningsoplossing heeft, raden we u aan speciale planningspagina's te genereren voor elke stap van het interviewproces. Als u bijvoorbeeld een tweede technische interviewfase heeft, kan het handig zijn om daarvoor een aparte sjabloon voor vergaderingen te maken. De locatie, duur en gastheren van de vergadering kunnen veranderen. Het opzetten van afzonderlijke koppelingen is dus een geweldige manier om een ​​gevoel van continuïteit te behouden tijdens het volledige onboardingproces van human resources.

Als het tijd is om een ​​baanaanbieding te doen, kunt u ook een speciale ontmoetingslink voor dat gesprek maken. Dat moment zal de voltooiing vertegenwoordigen van hun eerste grote fase in onboarding van medewerkers

Er zijn nog andere dingen die u kunt doen, naast de eerste interviews, om een ​​verstandhouding op te bouwen en het vertrouwen van uw nieuwe medewerkers op te bouwen. Sommige bedrijven zullen bijvoorbeeld posten aankondigingen nieuwe aanstelling op hun sociale media-accounts. Als uw website een Teams-pagina heeft, kunt u een korte byline over de nieuwe medewerker verzamelen en een foto van hen plaatsen. 

Door net dat beetje extra te doen om uw medewerkers zich al in de vroegste stadia van hun sollicitatieproces thuis te laten voelen, zet u de toon voor succes op de lange termijn.  

 

Ezra Sandzer BellBe

Ezra Sandzer-Bell werkt bij Appointlet als productmarketingmanager en klantadvocaat. Hij heeft duizenden klanten geholpen hun online planningsworkflow te verbeteren. Naast zijn werk is hij docent muziektheorie en oprichter van a muziek software bedrijf.

De #1 online tool voor het plannen van vergaderingen