Een agenda instellen: 7 tips voor de perfecte vergaderagenda

vergadering agenda

Uit 55 miljoen dagelijkse vergaderingen, bereikte slechts de helft hun doelstellingen. Met slechts 20% van de opgeleide leiders van vergaderingen, is er een toenemende verantwoordelijkheidskloof in vergaderingen waar de meeste organisaties de impact van hun vergaderingen niet beoordelen.

Terwijl een vergaderagenda de richting van de vergadering bepaalt, moet er nog meer worden gedaan aan de kant van de leiding en het vergaderingsmanagement voor een effectieve teamvergadering - de grootste daarvan is de voorbereiding. 

Dit bericht toont u waardevolle tips voor het opstellen van een agenda met voorbeelden van vergaderagenda's. Blijf lezen om te ontdekken hoe bedrijven ervoor zorgen dat hun vergaderingen productief, zeer gefocust en binnen de gespecificeerde tijdslimiet zijn.

De waarde van het opstellen van een agenda

Agenda-setting betekent het bepalen of vermelden van het doel van een vergadering, discussiepunten, lengte, verwachte uitkomst en de persoon die verantwoordelijk is voor de discussiepunten. Voorbereiding op een bestuursvergadering geeft de aanwezigen een overzicht op hoog niveau van het doel en de actiepunten van de vergadering.

Een professional bereidt en plant een vergadering voor door de agenda van de vergadering vast te stellen. De agenda van de teamvergadering toont de deelnemers de agendaonderwerpen, de verwachte uitkomst en het tijdsbestek, zodat iedereen zijn discussiepunten van tevoren kan voorbereiden en zich aan het discussieonderwerp kan houden.

Eigenlijk, 64% van de deelnemers aan de vergadering is van mening dat de beste manier om ze enthousiast te maken voor een vergadering is om deze goed te plannen. Maar uit hetzelfde onderzoek bleek dat de jongere generatie de voorkeur geeft aan een gratis lunch.

Wat moet u opnemen?

Hier zijn essentiële dingen die altijd op uw vergaderagenda moeten staan:

  • Doel
  • Lijst met onderwerpen en hun tijdvakken 
  • Discussieleiders
  • Locatie/platform

U kunt ook het proces voor het behandelen van de discussiepunten opnemen door de toegewezen tijd op te splitsen in kortere tijdsegmenten. Bijvoorbeeld bij het bespreken van "hoe maximaliseren we onze topverkoopstrategie?" je kunt een proces opschrijven zoals:

  • Lijst kansen – 5 min
  • Analyseer de kansen die het waard zijn om te investeren – 10 min
  • Lijst uitdagingen – 5 min
  • Oplossingen voorstellen – 5 min

Over het algemeen zijn uw agenda-items afhankelijk van het type vergadering dat u zult hebben.

Zeven tips voor een effectieve vergaderagenda

1. Behandel één enkel relevant onderwerp 

Een zeer gerichte vergadering behandelt één specifiek probleem. U wilt voorkomen dat u een vergadering organiseert die twee verschillende onderwerpen behandelt, zoals het verhogen van de verkoop en het optimaliseren van marketinginspanningen binnen dezelfde vergadering. 

Zijn die vergaderingen gescheiden om meer gericht en zinvoller te zijn voor de relevante teams die bij elke doelstelling betrokken zijn? 

Laat de teamleden bovendien kiezen of ze de vergadering willen bijwonen of niet. Ze kunnen besluiten niet aanwezig te zijn, simpelweg omdat ze niets toe te voegen hebben aan de vergadering of omdat hun agenda vol is.

By uw vergaderingslink delen via Appointlet kunt u de moeite vermijden om een ​​teamlid uit te nodigen dat niet beschikbaar is voor uw vergadering. Appointlet controleert automatisch de planning van uw team om een ​​geschikt tijdstip voor de vergadering te vinden.

Daarnaast beschermt de handmatige goedkeuringsfunctie u en de agenda van uw team tegen ongewenste ontmoetingen met mensen die niet gekwalificeerd zijn. 

Het hebben van een gerichte vergadering met alleen deelnemers die bij het besluitvormingsproces worden betrokken, lost de volgende uitdagingen in een vergadering op:

  • Teamleden die multitasken in een vergadering omdat discussieproblemen hen niet raken. Deze leden kunnen zich beter bezighouden met andere zinvolle taken.
  • Off-topic omdat de agenda een breed doel bestrijkt. Het resultaat is buitensporig tijdverlies en een onproductieve vergadering.

Uit een onderzoek onder 182 senior managers bleek dat: 71% vonden dat hun bijeenkomsten onproductief waren. En 65% zei dat ze beter hun eigen taken hadden kunnen doen.

Klinkt bekend?

Iedereen die voor de vergadering wordt uitgenodigd, moet een discussiepunt en mogelijke actiepunten (dwz oplossingen) hebben. De bijeenkomst zou gaan over deze deelnemers die hun punten en actiepunten evalueren, in plaats van helemaal opnieuw onderzoek te doen.

Dat concept drijft ons naar het volgende belangrijke aspect van de perfecte vergaderagenda.

2. Laat het team de discussiepunten bedenken

In plaats van de agendapunten vanuit uw perspectief te kiezen, laat u het team items ontwikkelen waarvan zij denken dat ze belangrijk en de moeite waard zijn om te bespreken. Hierdoor kunnen leden de vergaderstroom creëren en zich meer eigenaar voelen van hun rollen. Als meeting leader is het jouw taak om het doel van de meeting te bepalen en de meeting te faciliteren.

Een effectieve manier om de agendapunten te ontwikkelen zou zijn om een ​​samenwerkingsdocument zoals Google Docs of Microsoft OneNote te delen. Iedereen moet opmerkingen kunnen bewerken, beoordelen en achterlaten. Zodra u het team een ​​e-mail heeft gestuurd dat u over een week een vergadering zult hebben en het doel ervan, neemt u de link naar het document op in de e-mail. 

Maar wat ga je opnemen in het samenwerkingsdocument en hoe begeleid je de suggesties van de teamleden?

Laten we daar in de volgende secties naar kijken.

3. Gebruik de 4×4-methode om de discussieonderwerpen te structureren

De vier-bij-vier-methode is een raamwerk om het doel van de vergadering te sturen. 

Hier is hoe het eruit ziet:

  • Vier dingen die het team heeft bereikt sinds de laatste vergadering
  • De uitdagingen of blokkades waarmee het team te maken kreeg bij het voltooien van de taken
  • Vier dingen die het team kan bereiken voor de volgende vergadering
  • Eventuele blokkades voor deze toekomstige taken

Door de resultaten van de laatste vergadering op te volgen, blijft het team verantwoordelijk voor de taken die ze uit een vergadering opnemen. Anders zouden ze het gevoel hebben dat er niets verandert na de vergaderingen of dat ze tijdverspilling zijn.

Ik zal dit in een praktisch voorbeeld brengen: zeg dat je een e -commerce winkel hebt op Shopify waar je bent verkoop producten online en wil Verhoog Sales met $ 100,000. Het doel van de bijeenkomst is dus om te bepalen hoe de verkoop met $100,00 kan worden verhoogd. Maar u had waarschijnlijk een verkoopdoel van $ 70,000 tijdens de laatste vergadering.

Als we het 4 × 4-raamwerk toepassen, hebben we het volgende:

  1. Vier dingen die het team heeft bereikt sinds de laatste vergadering
    1. Upsell aan 1,000 klanten, wat resulteerde in een omzet van $ 30,000
    2. Cross-sell aan 600 klanten, wat resulteerde in een omzet van $ 20,000
    3. 5,000 websitebezoekers opnieuw getarget, wat resulteerde in $ 1,000 verkopen
    4. Verzonden klanttevredenheidsonderzoeken
  2. De uitdagingen of blokkades waarmee het team te maken kreeg bij het voltooien van de taken
    1. 30% respons van de klanttevredenheidsonderzoeken
    2. Meer dan 4,000 retargeted websitebezoekers hebben niet geconverteerd, enz.
  3. Vier dingen die het team vóór de volgende vergadering zou kunnen bereiken (dwz na de vergadering die u plant). Hier legt u de doelen vast die u in de vergadering zult bespreken.
    1. Upsell aan 2,000 klanten om $ 60,000 te verkopen
    2. Cross-sell naar 1,200 om $ 40,000 te verkopen
    3. Retarget 10,000 websitebezoekers om $ 2,000 te verkopen
    4. Stel een e-mailmarketingstrategie op gestroomlijnd met: marketingtools voor Shopify
  4. Eventuele blokkades voor deze toekomstige taken
    1. Gebrek aan expertise in e-mailretargetingcampagnes
    2. Een beperkte klantendatabase.

U kunt de vier eerdere prestaties en de vier doelen opschrijven in uw gedeelde document. Laat het team vervolgens de uitdagingen en mogelijke actiepunten invullen.

Dit brengt me bij hoe je deze vragen in je agenda moet structureren.

4. Ontwerp specifieke en uitdagende vragen

A studie over de wekelijkse vergaderingen van een bedrijf ontdekten dat de teams vonden dat vage agenda's de vergaderingen tijdverspilling maakten. Vage agenda's zijn zaken als 'wekelijkse vergaderingen van de marketingafdeling' waarbij de vergadering tot honderd verschillende discussies kan leiden, zonder duidelijk resultaat.

Vergelijk dat met een agenda als "hoe kunnen we de conversieratio van onze sms-campagne met 30% verhogen?"

Een duidelijke agenda specificeert de discussiepunten en hints naar de verwachte uitkomst. Hier zijn meer voorbeelden van specifieke en uitdagende agendavragen/onderwerpen:

  • Hoe kunnen we $ 2,000 krijgen door 10,000 websitebezoekers opnieuw te targeten?
  • Hoe kunnen we $ 60,000 verkopen via upselling aan 2,000 klanten?
  • Welke strategieën voor linkbuilding kunnen we implementeren om de domeinautoriteit van onze website te vergroten?
  • Wat kunnen we doen om het voltooiingspercentage van ons tevredenheidsonderzoek met 50% te verbeteren?

5. Plan voldoende tijd in voor elk agendapunt

Wanneer u tijd toewijst aan elk agendapunt, vertrouw dan op de hoeveelheid tijd die u gewoonlijk besteedt aan eerdere vergaderingen en houd rekening met het aantal presentatoren voor elk item. Beperk vervolgens elk agendapunt tot de minimale tijd die nodig is om het te behandelen. Het kan nuttig zijn om te pauzeren tussen discussieonderwerpen, omdat mensen van nature pauzes nodig hebben. 

Het belangrijkste is dat de eigenaar van de vergadering de vergadering bestuurt. Idealiter bespreekt elk lid zijn of haar discussiepunt. Vergeet niet om prioriteit te geven aan de meest kritieke agendapunten, omdat sommige leden halverwege de vergadering kunnen vertrekken. U kunt de vergaderonderwerpen organiseren en toewijzen van de meest belangrijke tot de minst belangrijke - of experimenteren door te beginnen met de snelste en gemakkelijkste agenda-items.

6. Zet een rubriek 'parkeerplaats' in je agenda 

Een parkeerplaats is een gedeelte waar u alle off-topic onderwerpen opneemt die een teamlid ter sprake brengt. U zou deze ruimte moeten hebben in het samenwerkingsdocument (bijv. Google Docs). De genodigden voor de vergadering kunnen deze items bekijken, opmerkingen achterlaten en sommige zelfs vóór de vergadering oplossen.

Het negeren van de parkeerplaats is vergelijkbaar met het negeren van vergaderpauzes. Dit zijn natuurlijke dingen die zullen gebeuren, ook al plan je ze niet. Zodra u uw agenda met alle besproken onderdelen hebt, is het tijd voor de laatste fase van het bepalen van de agenda.

7. Deel de agenda van tevoren en vermeld de verwachte resultaten

De definitieve agenda dient u altijd 48 uur van tevoren met het team te delen. De agenda moet discussieonderwerpen, presentatoren, tijdvakken en 'parkeerplaats'-items bevatten. 

Sta de genodigden toe om aan de agenda toe te voegen als dit passend lijkt. Bekijk vervolgens de wijzigingen en deel de voltooide kopie 24 uur van tevoren zodat iedereen op één lijn zit. U bent nu klaar om de vergadering te houden! Vergeet niet om een ​​herinnering in te stellen om de teamleden op de hoogte te stellen van de vergadering.

Laatste gedachten

Bij het opstellen van een agenda heb je niet het hele team nodig – je hebt alleen de besluitvormers nodig. Houd deze tips in gedachten:

  • Laat de besluitvormers de agendapunten bepalen en presenteren tijdens de vergadering.
  • Wijs een leider aan die verantwoordelijk is voor het tijdbeheer en ervoor zorgt dat het team het doel van de vergadering bereikt.
  • Wijs de minimale vergadertijd toe, maar houd ruimte voor pauzes.
  • Ontwerp specifieke en uitdagende discussievragen en vraag de deelnemers aan de vergadering om mogelijke actiepunten te delen.

Het belangrijkste is dat u voor elk van uw vergaderingen een feedbackproces heeft. Volg de actiestappen die in de vergadering zijn voorgesteld om de leden verantwoordelijk te houden.

Ontdek ten slotte hoe Afspraak kan vandaag nog helpen bij het stroomlijnen van uw teamvergaderingen!

 

Jessica La

Jessica La is een AI-consultant met meer dan zes jaar in de start-up-, data- en contentindustrie. In haar blog ByJessicaLa.com onderzoekt ze alle dingen AI en is gepassioneerd door de unieke manieren waarop individuen en bedrijven kunnen verbeteren, innoveren en groeien. Je kunt haar bereiken op jessica@byjessicala.com

De #1 online tool voor het plannen van vergaderingen