Vergadernotities maken over de hele klantlevenscyclus met een CRM + voorbeelden

Notities nemen

Ooit in een vergadering geweest zonder notitieblok en aangenomen dat je alle details zou onthouden, om later belangrijke informatie te vergeten?

Misschien heb je goede aantekeningen gemaakt, maar ben je het papiertje kwijtgeraakt. Het kan gênant zijn om contact op te nemen met klanten en twee keer hetzelfde te vragen.

Dat is de reden waarom Customer Relationship Management-tools zo populair zijn geworden in het digitale tijdperk.

Het is gemakkelijker dan ooit om de klantgeschiedenis bij te houden en hun accounts in de loop van de tijd te laten groeien.

hoe maak je notulen van vergaderingen?

Een succesvolle bijeenkomst begint lang voor het eigenlijke evenement. Het plannen van de verloving moet een fluitje van een cent zijn. Om het heen en weer e-mailen tot een minimum te beperken, kun je het beste een online planningstool.

Het versnelt niet alleen het proces, maar u kunt ook aangepaste formuliervelden gebruiken om de informatie te verzamelen die u nodig heeft en deze door te geven aan uw CRM-software naar keuze

Wat is een CRM en hoe werkt het?

Als u CRM's voor het eerst ontdekt, hoeft u zich geen zorgen te maken. Je kunt ze zien als een digitale rolodex. Elke keer dat u iemand ontmoet, kunt u notities toevoegen aan hun klantgeschiedenis.

Door deze informatie te verzamelen, kan uw team gemakkelijker inzicht krijgen in de accountgeschiedenis en snelle, nauwkeurige ondersteuning bieden. Zelfs als u een solo-ondernemer bent, zal een tool als deze u helpen uw klantenbestand uit te breiden.

Dus hoe ziet een CRM eruit en hoe maakt het verbinding met Appointlet? Het hangt af van welke app je kiest en wat voor soort functies je nodig hebt.

In dit artikel bespreken we twee gratis CRM-oplossingen (Hubspot en Zenkit) die compatibel zijn met het gratis abonnement van Zapier, dus je kunt meteen beginnen met experimenteren zonder extra kosten.

Klanten ondersteunen tijdens de volledige levenscyclus

vliegwiel
Hubspot's vliegwiel – Een model van de levenscyclus van de klant

De afbeelding hierboven, genaamd a vliegwiel, geeft de reis van een klant door uw merk weer. Om de afbeelding te lezen, begint u bovenaan en beweegt u met de klok mee. U kunt zien dat, als mensen zich aangetrokken voelen tot uw bedrijf, ze uw marketingmateriaal lezen en zich beginnen te engageren.

Uw verkoop en klantenondersteuning agenten werken samen met de klant om ervoor te zorgen dat ze verrukt met hun ervaring. Linksboven in het vliegwiel zien we die tevreden klanten die vreemden doorverwijzen naar uw bedrijf. Op deze manier is het vliegwiel een model van langdurige, duurzame groei.

Met uw online planningsapp kunt u aangepaste soorten vergaderingen maken die zijn gericht op de verschillende groeifasen. U kunt bijvoorbeeld een gratis verkoopdemo aanbieden aan nieuwkomers.

Later in hun levenscyclus is een consultatie- of ondersteuningsgesprek optioneel. Elke afspraak die u plant, kan de klant een nieuwe set formuliervelden presenteren om meer over hen en hun behoeften te weten te komen. Al die boekingsgegevens kunnen worden toegevoegd aan de klantrecords van uw CRM.

CRM-voorbeeld #1: Hubspot's contactenlijst

Hubspot is een van de meest populaire gratis CRM's op de markt. Ze hebben een brede reeks functies, die in het begin een beetje intimiderend kunnen zijn, maar op de lange termijn waardevol zijn als uw bedrijf een betrouwbare, schaalbare oplossing nodig heeft.

Als je net begint en een alternatief op instapniveau wilt, raden we je aan voorbij dit gedeelte te scrollen en Zenkit eerst te proberen.

Om met Hubspot aan de slag te gaan, heb je de volgende instellingen nodig:

  1. Stel een Afspraak boekingspagina
  2. Registreer gratis Zapier en Hubspot account
  3. Configureer Zapier om geef je boekingsgegevens door aan Hubspot's contactenlijst
hoe maak je notulen van vergaderingen?
Koppel je Zapier-account aan Hubspot

Telkens wanneer een boeking via Appointlet binnenkomt, zal Zapier luisteren en de details van de deelnemer evalueren. Als er geen klantrecord bestaat, wordt er een nieuwe aangemaakt.

Anders worden de gegevens van de contactpersoon bijgewerkt met behulp van de antwoordgegevens van het formulier. U kunt hier een voorbeeld van de Hubspot-contactlijst bekijken:

hubspot contacten

CRM-voorbeeld #2: Zenkit-contacten en takenlijsten

Wij raden Zenkit als alternatief voor Hubspot. Hun interface is schoon en gemakkelijk te navigeren, waardoor het beter benaderbaar is voor nieuwe gebruikers. Zoals je kunt zien in de onderstaande schermafbeelding, is hun lijst met contactpersonen gerangschikt in een verticale lijst.

Telkens wanneer boekingen binnenkomen en Zapier een nieuw contact genereert, kunt u informatie zoals vergadernotities en een foto toevoegen om de contacten in één oogopslag gemakkelijker herkenbaar te maken.

Zenkit-contactlijst
Schermafbeelding van CRM van Zenkit voor het organiseren van uw contactenlijst

We houden ervan hoe Zenkit een brede functieset bevat die bedrijven kunnen gebruiken in combinatie met hun CRM. Je kunt Zapier bijvoorbeeld vragen om je boekingsgegevens door te geven op een van de takenlijsten van Zenkit.

Het slepen en neerzetten kanban bord design stelt uw team in staat vergaderingen bij te houden naast hun andere taken.

Als boekingen plaatsvinden en zijn voltooid, kun je aantekeningen maken en de kaarten langs je bord verplaatsen totdat ze een voltooide staat hebben bereikt.

vergadernotities vastleggen in een crm

Wilt u volledige instructies voor de volledige Zapier / Zenkit CRM-configuratie?

Je kan bezoeken https://zapier.com/apps/appointlet/integrations/zenkit om toegang te krijgen tot onze gedeelde integratiepagina. Als je nog geen Appointlet- en Zenkit-accounts hebt, moet je met deze stappen beginnen:

  1. Stel een Afspraak boekingspagina
  2. Registreer gratis Zapier en Zenkit account
  3. Maak in Zenkit een nieuwe collectie voor je contactenlijst
  4. Stel een Afspraak "Aanwezige Gepland" trigger in
  5. Stel een Zenkit-actie "Item maken" in om uw lijst te vinden
  6. Trek de gegevensvelden in die u nodig heeft uit uw Appointlet-boeking
  7. U kunt in het onderstaande voorbeeld zien dat we gegevens verzamelen zoals de naam van de deelnemer, het e-mailadres en de begin- en eindtijden van de vergadering.
hoe maak je notulen van vergaderingen?

Wanneer je je trigger en actie hebt getest om te bevestigen dat ze werken, ga je gang en zet je de Zap aan. Om te testen of de integratie werkt, kunt u naar uw Appointlet-account gaan en een proefboeking maken.

Het duurt minder dan een minuut voordat het nieuwe item in de lijst met contactpersonen wordt weergegeven. Als je problemen hebt met het instellen van je Zap, bieden ze een ondersteuningsteam om specifieke configuratievragen te beantwoorden.

Toegang tot uw boekingsgegevens vanuit Appointlet

Appointlet biedt al een aantal krachtige tools voor het bekijken van uw boekingsgegevens. Als u op zoek bent naar een betere zichtbaarheid van klantgegevens, is het een goed idee om eerst te begrijpen wat er beschikbaar is in uw planningstool. Als je nog geen Appointlet-account hebt, kun je je gratis aanmelden om het vandaag nog te proberen.

Wanneer u een link naar uw boekingspagina deelt, krijgt de klant een reeks tijden te zien waaruit hij kan kiezen, die de geplande beschikbaarheid van het team vertegenwoordigen. Om de boeking te voltooien, vullen ze de formuliervelden in die u aan hen presenteert, zoals weergegeven in het eenvoudige voorbeeld van het intakeformulier hieronder:

hoe maak je notulen van vergaderingen?
Demo van een Appointlet boekingspagina

Elke keer dat iemand bij u boekt, worden hun formuliergegevens geregistreerd op uw boekingsdashboard. Deze gebruikersinterface is gemakkelijk door te bladeren en te navigeren, zodat u elke eerdere of toekomstige boeking kunt bekijken.

Als u een beperkte reeks boekingen wilt bekijken, kunt u het datumbereik wijzigen en zoekfilters gebruiken. Als u deze informatie liever in een spreadsheet bekijkt, bieden we ook CSV-gegevensexport aan.

hoe maak je notulen van vergaderingen?
Een in-app weergave van de boekingsdetails

Of u nu bij het ingebouwde boekingsdashboard van Appointlet blijft of een CRM introduceert, het einddoel is hetzelfde; u een betere zichtbaarheid van klantgegevens wilt. Naarmate uw klantvolume groeit, is het belangrijk om individuele mensen en hun reis met het bedrijf te volgen.

Door hun accountgegevens te monitoren en automatisering in te richten, bied je proactieve ondersteuning op precies de juiste momenten. Gerichte soorten vergaderingen voor de verschillende vliegwielfasen zijn de beste manier om succesvolle vergaderingen voor iedereen te garanderen.

Ezra Sandzer BellBe

Ezra Sandzer-Bell werkt bij Appointlet als productmarketingmanager en klantadvocaat. Hij heeft duizenden klanten geholpen hun online planningsworkflow te verbeteren. Naast zijn werk is hij docent muziektheorie en oprichter van a muziek software bedrijf.

De #1 online tool voor het plannen van vergaderingen