Ooit in een vergadering geweest zonder notitieblok en aangenomen dat je alle details zou onthouden, om later belangrijke informatie te vergeten?
Misschien heb je goede aantekeningen gemaakt, maar ben je het papiertje kwijtgeraakt. Het kan gênant zijn om contact op te nemen met klanten en twee keer hetzelfde te vragen.
Daarom zijn tools voor Customer Relationship Management (CRM) zo populair geworden in het digitale tijdperk. Een AI-assistent kan helpen door vergaderingen te transcriberen, belangrijke discussies te markeren en actiepunten te beheren, zodat u nooit belangrijke details van de vergadering mist.
Het is gemakkelijker dan ooit om de klantgeschiedenis bij te houden en hun accounts in de loop van de tijd te laten groeien.
Een succesvolle bijeenkomst begint lang voor het eigenlijke evenement. Het plannen van de verloving moet een fluitje van een cent zijn. Om het heen en weer e-mailen tot een minimum te beperken, kun je het beste een online planningstool
Het versnelt niet alleen het proces, maar u kunt ook aangepaste formuliervelden gebruiken om de informatie te verzamelen die u nodig heeft en deze door te geven aan uw CRM-software naar keuze
Inleiding tot vergadernotities
Notulen zijn een cruciaal onderdeel van teamvergaderingen, omdat ze helpen bij het vastleggen van belangrijke details en actiepunten die tijdens het gesprek zijn besproken. Met behulp van een AI-gestuurde notulist kunnen teams nu automatisch vergaderingen opnemen en transcriberen, zodat alle cruciale details worden vastgelegd en gemakkelijk toegankelijk zijn.
Deze technologie heeft de manier waarop teams vergaderingen houden radicaal veranderd, waardoor het gemakkelijker is om georganiseerd en gefocust te blijven op de discussie. Door vergadernotities te gebruiken, kunnen teams vergaderingen omzetten in uitvoerbare taken en samenvattingen, waardoor ze hun vergadertijd optimaal kunnen benutten.
Wat is een CRM en hoe werkt het?
Als je CRM's voor het eerst ontdekken, maak je niet druk. Je kunt ze zien als een digitale rolodex. Elke keer dat u iemand ontmoet, kunt u notities toevoegen aan hun klantgeschiedenis.
Door deze informatie te verzamelen, wordt het voor uw team gemakkelijker om de accountgeschiedenis bij te werken en snelle, nauwkeurige ondersteuning te bieden. Effectief gegevensbeheer zorgt ervoor dat uw klantgegevens georganiseerd, veilig en gemakkelijk toegankelijk blijven binnen uw organisatie. Bovendien worden alle vergaderingen opgenomen voor toekomstig gebruik.
Zelfs als u een solo-ondernemer bent, zal een tool als deze u helpen bij het uitbreiden van uw klantenbestand. Zorg er wel voor dat u tijdens het proces voorzichtig bent om vermijd het compromitteren van de persoonlijke informatie van klanten.
AI-vergaderfuncties kunnen de functionaliteit van het CRM verbeteren door geautomatiseerde samenvattingen en inzichten te bieden, waardoor het gemakkelijker wordt om georganiseerd en geïnformeerd te blijven. Hoe ziet een CRM eruit en hoe verbindt het zich met Appointlet? Het hangt af van welke app je kiest en welke functies je nodig hebt.
In dit artikel bespreken we twee gratis CRM-oplossingen (Hubspot en Zenkit) die compatibel zijn met het gratis abonnement van Zapier, zodat je meteen kunt beginnen met experimenteren zonder extra kosten. Dit zijn er maar een paar voorbeelden van CRM-tools die beschikbaar zijn.
Voordelen van het gebruik van een CRM voor vergaderbeheer
Het gebruik van een CRM-systeem (Customer Relationship Management) voor vergaderbeheer kan een aanzienlijke impact hebben op de efficiëntie van het team en het verkoopproces. Door vergadernotities en -transcripties te integreren met CRM-systemen, kunnen teams automatisch klantgesprekken, vergaderingen en discussies registreren en vergadersamenvattingen genereren. Zo zijn alle relevante gegevens vastgelegd en gemakkelijk toegankelijk.
Dit helpt het verkoopproces te stroomlijnen, waardoor teams zich kunnen concentreren op belangrijke taken en meer deals kunnen sluiten. Bovendien bieden CRM-systemen één platform voor het beheren van vergadernotities, actiepunten en klantinteracties, waardoor teams gemakkelijker op één lijn kunnen blijven en effectief kunnen samenwerken.
Beschouw uw CRM als een plek om gegevens over uw klanten en verkoopprocessen op te slaan. Na vergaderingen kunt u CRM-notities en gegevens met betrekking tot specifieke klanten en verkoopacties rechtstreeks in uw CRM importeren.
Hulpmiddelen voor virtuele vergaderingen
Maar laten we eerst eens kijken naar een aantal hulpmiddelen waarmee u uw virtuele vergaderingen en aantekeningen nog beter kunt maken.
AI-notitiemakers
AI-notitieprogramma's, zoals Fathom en Fireflies, bieden een scala aan tools om virtuele vergaderingen te verbeteren, waaronder hoogwaardige transcriptie- en opnameservices voor vergaderingen. Met Fireflies kunnen teams bijvoorbeeld automatisch virtuele vergaderingen opnemen en transcriberen, zodat alle cruciale details worden vastgelegd.
Het platform ondersteunt integratie met populaire videoconferentietools zoals Microsoft Teams, Google Meet en Zoom, waardoor u eenvoudig vergaderingen kunt transcriberen en gedetailleerde aantekeningen kunt maken.
De AI-vergaderassistent van Fireflies kan teams ook helpen georganiseerd te blijven door automatisch actiepunten en taaktoewijzingen te genereren vanuit virtuele vergaderingen. Met Fireflies kunnen teams hun workflow voor virtuele vergaderingen stroomlijnen, knelpunten verminderen en de teamefficiëntie verhogen. Dit zorgt ervoor dat alle belangrijke details worden vastgelegd en gemakkelijk toegankelijk zijn, waardoor teams zich kunnen concentreren op belangrijke taken en hun vergadertijd optimaal kunnen benutten.
Zapier
Zapier is geen tool voor het maken van notities op zichzelf, maar het is de lijm die je virtuele vergaderingen verbindt met je CRM. Je kunt het gebruiken om:
Registreer automatisch vergadersamenvattingen of transcripties in uw CRM
Maak vervolgtaken aan op basis van de resultaten van vergaderingen
Contactgegevens bijwerken wanneer nieuwe vergaderingen worden geboekt of voltooid
Voorbeeld: Nadat een Zoom-vergadering is beëindigd, kunt u Zapier gebruiken om het transcript automatisch naar een Google Doc te sturen en het te koppelen aan de juiste contactpersoon of deal in uw CRM.
Zapier zet eenmalige handmatige stappen om in herhaalbare, onzichtbare automatiseringen, zodat u zich kunt concentreren op het gesprek en niet op de beheerder.
Software voor het plannen van afspraken (zoals Appointlet)
Tools zoals Afspraak Laat leads of klanten direct tijd inplannen bij je team, zodat er geen heen-en-weer gemaild hoeft te worden. Naast het plannen zelf, helpen ze ook met:
Automatisch CRM-records aanmaken wanneer een vergadering wordt geboekt
Vergadergegevens (datum, tijd, type) koppelen aan klanttijdlijnen
Het activeren van voorbereidingen vóór de vergadering of follow-ups na de vergadering
Het mooiste is nog dat tools zoals Appointlet naadloos integreren met zowel CRM- als agendaplatforms, waardoor alles gesynchroniseerd blijft.
(Wilt u uw boekingsproces vereenvoudigen? Probeer Appointlet gratis.)
Videoconferentieplatforms (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams)
Hoewel dit vanzelfsprekend is, vormen deze de kern van virtuele vergaderingen. De meeste platforms bieden tegenwoordig ingebouwde transcriptie, live notitiefuncties of integraties met notitie- en CRM-tools.
Met de slimme samenvattingen van Zoom kunnen automatisch belangrijke punten worden gegenereerd
Google Meet integreert met tools zoals Fireflies of tl;dv
Teams kunnen vergaderresultaten synchroniseren met Microsoft Dynamics of Notion
Deze platforms gaan niet langer alleen over zichtbaarheid; ze vormen een gegevensbron voor alles wat er tijdens uw vergaderingen gebeurt.
Hulpmiddelen voor samenwerking tijdens vergaderingen (Notion, Fellow of Hypercontext)
Deze tools helpen teams om vergaderingen op een meer gestructureerde manier voor te bereiden, te documenteren en af te ronden. U kunt:
Maak gezamenlijke agenda's
Wijs vervolgtaken toe tijdens het gesprek
Synchroniseer actiepunten terug naar uw CRM of projectmanagementtool
Als u vaak terugkerende interne of klantgerichte gesprekken voert, zorgen deze hulpmiddelen voor een meer gestandaardiseerd, samenwerkend proces voor het maken van aantekeningen.
Klanten ondersteunen tijdens de volledige levenscyclus
Hubspot's vliegwiel – Een model van de levenscyclus van de klant
De afbeelding hierboven, genaamd a vliegwiel, geeft de reis van een klant door uw merk weer. Om de afbeelding te lezen, begint u bovenaan en beweegt u met de klok mee. U kunt zien dat, als mensen zich aangetrokken voelen tot uw bedrijf, ze uw marketingmateriaal lezen en zich beginnen te engageren.
Zorgen dat alle contactpunten uw merk weerspiegelen bedrijfswaarden helpt vertrouwen op te bouwen en versterkt de verbinding met uw publiek. Om de gegevensbeveiliging gedurende de hele levenscyclus van de klant te behouden, gebruikt u betrouwbare authenticatie methoden kan helpen bij het beveiligen van klantgegevens in uw CRM.
Uw verkoop en klantenondersteuning agenten werken samen met de klant om ervoor te zorgen dat ze verrukt Met hun ervaring, en effectief prospects benaderen om ze om te zetten in loyale klanten. Linksboven in het vliegwiel zien we die tevreden klanten die vreemden naar uw bedrijf verwijzen. Zo is het vliegwiel een model voor langdurige, aanhoudende groei.
Organisaties kunnen enorm profiteren van het gebruik van een CRM om klantinteracties en -gegevens te beheren. uw online planningsapp, kunt u aangepaste vergadertypen creëren die gericht zijn op de verschillende groeifasen. U kunt bijvoorbeeld een gratis verkoopdemonstratie aanbieden aan nieuwe medewerkers.
Later in hun levenscyclus is een consult of ondersteuningsgesprek optioneel. Elke afspraak die u plant, kan de klant een nieuwe set formuliervelden presenteren om meer over hem of haar en zijn of haar behoeften te weten te komen. Al die boekingsgegevens kunnen worden toegevoegd aan de klantgegevens in uw CRM. U kunt bijvoorbeeld ook waardevolle gegevens over de verwachtingen van uw klanten van uw hostingprovider verkrijgen.
Als u een besturingssysteemgebaseerde server gebruikt, krijgt u toegang tot belangrijke klantgegevens, kunt u deze analyseren en krijgt u meer inzicht in hun behoeften.
CRM-voorbeeld #1: de contactenlijst van Hubspot
Hubspot is een van de meest populaire gratis CRM's op de markt. Ze hebben een brede reeks functies, die in het begin een beetje intimiderend kunnen zijn, maar op de lange termijn waardevol zijn als uw bedrijf een betrouwbare, schaalbare oplossing nodig heeft.
Als je net begint en een alternatief op instapniveau wilt, raden we je aan voorbij dit gedeelte te scrollen en Zenkit eerst te proberen.
Om met Hubspot aan de slag te gaan, heb je de volgende instellingen nodig:
Stel een Afspraak boekingspagina
Configureer Zapier om geef je boekingsgegevens door aan Hubspot's contactenlijst
Hubspot biedt ook de mogelijkheid om vergaderingen op video op te nemen. Zo weet u zeker dat alle details worden vastgelegd. Dit helpt bij het maken van aantekeningen en biedt u eenvoudig toegang tot eerder besproken onderwerpen.
Koppel je Zapier-account aan Hubspot
Telkens wanneer een boeking via Appointlet binnenkomt, zal Zapier luisteren en de details van de deelnemer evalueren. Als er geen klantrecord bestaat, wordt er een nieuwe aangemaakt.
Anders worden de gegevens van de contactpersoon bijgewerkt met behulp van de antwoordgegevens van het formulier. U kunt hier een voorbeeld van de Hubspot-contactlijst bekijken:
CRM-voorbeeld #2: Zenkit-contacten en takenlijsten
Wij raden Zenkit als alternatief voor Hubspot. Hun interface is schoon en gemakkelijk te navigeren, waardoor het beter benaderbaar is voor nieuwe gebruikers. Zoals je kunt zien in de onderstaande schermafbeelding, is hun lijst met contactpersonen gerangschikt in een verticale lijst.
Wanneer er boekingen binnenkomen en Zapier een nieuw contactpersoon genereert, kunt u informatie toevoegen, zoals vergadernotities, een foto en videobestanden. Zo worden de contactpersonen in één oogopslag gemakkelijker te herkennen.
We vinden het geweldig dat Zenkit een brede set functies bevat die bedrijven kunnen gebruiken in combinatie met hun CRM. U kunt Zapier bijvoorbeeld vragen om uw boekingsgegevens door te geven aan een van Zenkits to-do-lijsten. Dit kan handig zijn om CRM-tips te leren, zoals die in Hoofdkantoor voor kleine bedrijven Dit kan in het begin wat intimiderend zijn, maar op de lange termijn waardevol als uw bedrijf een betrouwbare, schaalbare oplossing nodig heeft.
Het slepen en neerzetten kanban bord Dankzij het ontwerp kan uw team vergaderingen bijhouden naast hun andere taken. Zenkit vereenvoudigt het proces van het aanmaken van taken en het beheren van takenlijsten, wat de productiviteit en organisatie tijdens vergaderingen verbetert.
Als boekingen plaatsvinden en zijn voltooid, kun je aantekeningen maken en de kaarten langs je bord verplaatsen totdat ze een voltooide staat hebben bereikt.
Wilt u volledige instructies voor de volledige Zapier / Zenkit CRM-configuratie?
Je kan bezoeken https://zapier.com/apps/appointlet/integrations/zenkit om toegang te krijgen tot onze gedeelde integratiepagina. Als je nog geen Appointlet- en Zenkit-accounts hebt, moet je met deze stappen beginnen:
Stel een Afspraak boekingspagina
Maak in Zenkit een nieuwe collectie voor je contactenlijst
Stel een Afspraak "Aanwezige Gepland" trigger in
Stel een Zenkit-actie "Item maken" in om uw lijst te vinden
Trek de gegevensvelden in die u nodig heeft uit uw Appointlet-boeking
U kunt in het onderstaande voorbeeld zien dat we gegevens verzamelen zoals de naam van de deelnemer, het e-mailadres en de begin- en eindtijden van de vergadering.
Wanneer je je trigger en actie hebt getest om te bevestigen dat ze werken, ga je gang en zet je de Zap aan. Om te testen of de integratie werkt, kunt u naar uw Appointlet-account gaan en een proefboeking maken.
Het duurt minder dan een minuut voordat het nieuwe item in de lijst met contactpersonen wordt weergegeven. Als je problemen hebt met het instellen van je Zap, bieden ze een ondersteuningsteam om specifieke configuratievragen te beantwoorden.
Vervolgstappen en vervolgstappen
Follow-ups en vervolgstappen zijn een cruciaal aspect van vergadermanagement, omdat ze ervoor zorgen dat actiepunten en taken op tijd worden voltooid. Met behulp van AI-gestuurde vergadernotities kunnen teams automatisch follow-up-e-mails en taken genereren, zodat alle belangrijke details die ertoe doen, worden vastgelegd en toegewezen aan de relevante teamleden.
Deze technologie stelt teams ook in staat de voortgang te volgen en georganiseerd te blijven, waardoor het gemakkelijker wordt om meerdere projecten en deadlines te beheren. Door gebruik te maken van AI-gestuurde vergadernotities kunnen teams afscheid nemen van saaie notities en zich concentreren op belangrijke taken, zoals strategie en besluitvorming. Bovendien kunnen AI-assistenten teams helpen bij het beantwoorden van vragen, direct antwoorden geven en ondersteunen bij hun dagelijkse werkzaamheden, waardoor het gemakkelijker wordt om overzicht te houden op taken en vergaderingen.
Toegang tot uw boekingsgegevens vanuit Appointlet
Appointlet biedt al een aantal krachtige tools voor het bekijken van uw boekingsgegevens. Als u op zoek bent naar verbeterde zichtbaarheid van klantgegevens, is het een goed idee om te beginnen met het begrijpen van wat er beschikbaar is binnen uw planningstool. Als u nog geen Appointlet-account hebt, kunt u zich gratis aanmelden om het vandaag nog te proberen. U kunt ook overwegen om een aantal van de beste tools voor klantfeedback voor aanvullende inzichten in klantgegevens.
Wanneer je deel een link naar uw boekingspaginaDe klant krijgt een reeks tijden te zien waaruit hij kan kiezen, die de geplande beschikbaarheid van het team weergeven, en kan updates ontvangen via Slack-kanalen. Om de boeking te voltooien, vult de klant de formuliervelden in die u hem voorlegt, zoals te zien is in het onderstaande eenvoudige voorbeeld van een intakeformulier:
Demo van een Appointlet boekingspagina
Elke keer dat iemand bij u boekt, worden hun formuliergegevens geregistreerd op uw boekingsdashboard. Deze gebruikersinterface is gemakkelijk door te bladeren en te navigeren, zodat u elke eerdere of toekomstige boeking kunt bekijken.
Als u een beperkte reeks boekingen wilt bekijken, kunt u het datumbereik wijzigen en zoekfilters gebruiken. Als u deze informatie liever in een spreadsheet bekijkt, bieden we ook CSV-gegevensexport aan.
Een in-app weergave van de boekingsdetails
Of u nu het ingebouwde boekingsdashboard van Appointlet blijft gebruiken of een CRM introduceert, het einddoel is hetzelfde: u wilt een beter inzicht in uw klantgegevens. Appointlet kan ook audiobestanden verwerken voor transcriptie om de zichtbaarheid van uw gegevens te verbeteren. EDW-implementatie, het consolideren van klantgegevens kan deze zichtbaarheid verder verbeteren. Naarmate uw klantenvolume groeit, is het belangrijk om individuele personen en hun reis met het bedrijf te volgen.
Door hun accountgegevens te monitoren en automatisering in te richten, bied je proactieve ondersteuning op precies de juiste momenten. Gerichte soorten vergaderingen voor de verschillende vliegwielfasen zijn de beste manier om succesvolle vergaderingen voor iedereen te garanderen.
