3 e-mailsjablonen voor vergaderverzoeken voor uw leads en klanten

e-mails met vergaderverzoeken
E-mails met vergaderverzoeken effectief schrijven

Wanneer u een e-mail met een vergaderverzoek stuurt naar een koude prospect of bestaande klant, is het handig om uw woorden goed te krijgen. Hoe vraag je iemand om tijd vrij te maken van hun drukke dag om je e-mail te lezen, een tijd in te plannen voor een ontmoeting en hun agenda voor je te markeren? 

In dit artikel laten we u de beste technieken voor het uitnodigen van vergaderingen zien voor prospects, leads en bestaande klanten. 

Tips voor het opstellen van een e-mail met vergaderverzoeken (die echt werken) 

Hier zijn enkele van de belangrijkste dingen om in gedachten te houden wanneer u een nieuwe e-mail met een vergaderverzoek opstelt, ongeacht wie de ontvanger is. 

  1. Schrijf een boeiende onderwerpregel e-mail voor betere open tarieven
  2. Zorg ervoor dat u contact opneemt met een beslisser met de juiste contactgegevens
  3. Spreek de genodigden altijd persoonlijk aan
  4. Verstuur uw e-mail op een geschikt moment van de dag
  5. Houd het doel van de vergadering goed gedefinieerd
  6. Communiceer duidelijke verwachtingen in de hoofdtekst van uw e-mail
  7. Stel een e-mailkalender voor jezelf in (om je beschikbaarheid beter te volgen)
  8. Gebruik een online planningstool om mogelijke vergaderdata te presenteren
  9. Verbeter uw responspercentages met een aanbod om eventuele slepende vragen te beantwoorden

Waarom online plannen zo belangrijk is 

Het eerste waar u op moet letten wanneer u een e-mail met een vergaderverzoek schrijft, is hoeveel beter het werkt als u een afspraakplanner gebruikt zoals Afspraak, Calendly of ScheduleOnce. 

Een online planningsapp zorgt ervoor dat mensen je beschikbaarheid kunnen zien en meteen de tijd kunnen boeken die ze willen. In de meeste gevallen wordt uw bericht binnen enkele minuten of zelfs seconden beantwoord! Het verkleint ook de kans dat iemand anders een vergadering plant voor overlappende tijden - een veelvoorkomend probleem met ouderwetse planningsmethoden.

Hoe voor te bereiden koude e-mails met vergaderverzoeken 

Als algemene regel geldt dat e-mails met vergaderverzoeken meer voorbereiding vereisen als u nog geen bestaande relatie heeft. Ze moeten persoonlijk, specifiek, beknopt en nuttig zijn. De beste koude berichten gaan over een evenement waar uw prospect misschien nog nooit van heeft gehoord, maar waarvan u denkt dat ze het interessant zullen vinden omdat het hen op de een of andere manier ten goede zal komen of hen zal helpen een probleem op te lossen dat ze proberen op te lossen. 

Vroege vooruitzichten kunnen overal vandaan komen. Ze zijn mogelijk op hun mobiele apparaten aan het browsen op uw website, LinkedIn of sociale media pagina's. Als je een beetje informatie over de prospect hebt, kun je die gebruiken om een ​​persoonlijker bericht te maken. In plaats van ze naar een evenement zoals een webinar te sturen, kunnen bedrijven met een behoorlijke klant-LTV investeren in high-touch verkoopdemo's. Hetzelfde geautomatiseerde e-mailplanning oplossingen kunnen helemaal worden gebruikt via post-sales, onboarding-vergaderingen met klanten. 

Reguliere vergaderverzoeken zijn een beetje anders. Voor bestaande klanten of leads die meerdere vergaderrondes moeten doorlopen, is minder personalisatie nodig. 

Soms geven mensen de voorkeur aan gewone e-mails met vergaderverzoeken waarin u kort het doel van uw bijeenkomst beschrijft en vervolgens eenvoudig vraagt ​​of ze willen deelnemen op een tijdstip dat voor beide partijen zinvol is. Je kunt ook een paar zinnen toevoegen om uit te leggen waarom dit belangrijk is (bijvoorbeeld: "Ik kijk ernaar uit je te ontmoeten en feedback te krijgen over ons nieuwe product!").

Wanneer een klant erg warm is, kan de e-mail zo simpel worden als een enkele zin. Maar onthoud dat het niet uitmaakt met wie je contact maakt, je moet altijd:

  • Vat het doel van uw bijeenkomst samen. 
  • Geef een paar locaties die ze kunnen kiezen voordat ze een vergadertijd kiezen. Dit moet worden beheerd door de planningsapp, niet in de hoofdtekst van de e-mail.
  • Optioneel: Nodig ze uit om hun beschikbaarheid terug te sturen, zodat je weet of het voor beide partijen mogelijk is voordat je verder gaat in gesprek. U kunt altijd namens hen plannen, als dat gemakkelijker voor hen is.

Hoe u uw bericht schrijft voor prospects, leads of bestaande klanten

Omdat het schrijven van een bericht aan warme klanten veel minder moeite kost, gaan we ons concentreren op het schrijven van e-mailsjablonen voor vergaderverzoeken voor koude prospects en warme leads.

Het koude vooruitzicht

Probeer uzelf in de schoenen te schuiven van potentiële klanten die uw e-mail zouden ontvangen. Als ze je niet persoonlijk kennen, moet er een sterke waardepropositie zijn om ze aan te trekken. Concentreer je op het oplossen van hun belangrijkste pijnpunten. Waarom zouden ze anders kostbare tijd opzij zetten om u te ontmoeten?

Houd bij het maken van uw sjabloon rekening met het volgende:

  • Stel jezelf voor en vertel waarom dit voor hen belangrijk is. Probeer het bericht aan te passen door op hun functietitel te wijzen, zodat ze weten dat je direct op hen afgestemd bent.
  • Bied twee opties aan: Geef ze een link om een ​​eerste ontmoeting met u te plannen. Maar als mensen nog niet overtuigd zijn, volg dan een aanbod om eerst eventuele vragen te beantwoorden. Zodra deze zijn beantwoord, stuurt u een vervolgmail.
  • Voordat u iets verstuurt, moet u de e-mail nogmaals controleren door deze hardop voor te lezen om er zeker van te zijn dat deze gemoedelijk en vriendelijk klinkt, niet als een verkooppraatje. 

Als je twijfelt over het gebruik van deze inhoud voor je site of blogpost, neem dan contact met ons op en we geven je graag meer informatie!

Wat zijn enkele van de beste manieren waarop ik een eerste ontmoeting met prospects kan vinden?

Focus op het beloven van hen waarde en het creëren van een gevoel van urgentie. Het is belangrijk om te vermelden waarom het plannen van een oproep meteen zo nuttig voor hen is. 

Om ervoor te zorgen dat het gemoedelijk en vriendelijk klinkt, en niet als een verkooppraatje, kunt u zinnen gebruiken als "Ik hoop dat we wat vrije ruimte in onze agenda's kunnen vinden" of "Kan ik langskomen?" in plaats van iets directers als "Kan ik volgende week dinsdag een afspraak met je plannen?" 

Bovendien kunt u aangeven hoe de vergadering productief en nuttig voor hen zal zijn. Bijvoorbeeld: "Ik ben verheugd om u te laten zien hoeveel tijd en geld we uw bedrijf kunnen besparen met deze oplossing."

Dit lijkt misschien voor de hand liggend, maar stel tijdens je eerste e-mailgesprek best niet te veel persoonlijke vragen. Houd een lichte aanraking, zonder in te gaan op onbelangrijke details zoals hun favoriete kleur of waar ze zijn opgegroeid. Dit kan hen ongemakkelijk maken en leiden tot ongemakkelijke gesprekken tijdens toekomstige vergaderingen. Denk eraan, professionaliteit en formele taal zijn de sleutelwoorden!

Probeer tot slot uw cold prospect-e-mails altijd positief af te sluiten. Dit is een geweldige manier om de prospect tot het laatste moment betrokken en enthousiast te houden.

E-mail voor vergaderverzoek #1: De warme leiding

Als je al eerder iemand hebt ontmoet of een paar interacties via e-mail hebt gehad, kun je de e-mail met het verzoek om een ​​zakelijke afspraak op een andere manier benaderen. Het hoeft niet zo formeel te zijn, maar de waarde van het gesprek moet toch duidelijk worden vermeld. En net als voorheen wilt u een online planningstool gebruiken om het daadwerkelijke planningsproces te versnellen. Dit helpt het registratieproces te stroomlijnen. 

Hier is een e-mailsjabloon die u letterlijk kunt kopiëren en plakken, maar we raden u aan om indien nodig wijzigingen aan te brengen die passen bij uw bedrijfsmodel. 

Beste {klantnaam}, 

Het was leuk je gesproken te hebben vorige week. Na het bekijken van de {company-name}-website, ben ik ervan overtuigd dat we u kunnen helpen tijd te besparen en uw bedrijf snel te laten groeien met slechts een paar updates. 

Sterker nog, eerder dit jaar hebben we een andere klant met een soortgelijk probleem geholpen hun activiteiten te stroomlijnen en de verkoop in de eerste drie maanden met meer dan 250% te verhogen. We kunnen met u samenwerken om vergelijkbare resultaten te creëren. 

Aangezien je al een algemeen beeld hebt van hoe onze diensten werken, zou ik graag volgende week met je willen bellen om een ​​volledige productdemo te geven. 

Alstublieft klik hier om een ​​snel gesprek in te plannen en deze kans in meer detail te bespreken. 

Als je nog andere vragen hebt voordat we een gesprek aangaan, laat het me dan weten!  

E-mail voor vergaderverzoek #2: De warme klant

De gemiddelde klant weet al wie u bent en welke waarde ze van uw service zouden moeten krijgen. 

Het voorbeeld van een e-mail met verzoek om een ​​vergadering met klantenondersteuning

Meestal gaat er een e-mail met een vergaderverzoek uit wanneer de klantenondersteuning is geëscaleerd naar een succesmanager. Een korte maar professionele e-mail kan er ongeveer zo uitzien:

Voornaam,

Dat klinkt goed.

Laten we een tijd plannen om te praten, zodat we alle details van uw verzoek kunnen bekijken. Zodra we al die informatie hebben, zal ik met ons team samenwerken om dit voor elkaar te krijgen. 

Alstublieft klik hier om uw vergadering te plannen. 

Praat snel!

E-mail voor vergaderverzoek #3: Bestaande klant

U kunt ook e-mailautomatisering instellen om klanten te bereiken die het risico lopen om te karnen. Betrek ze opnieuw door functies te markeren die onderbenut zijn of u kunt een hoger niveau van functies pitchen. Het is aan uw succesteam om te beslissen wat geschikt is. Als je eenmaal een duidelijke strategie hebt, kun je een e-mail met een vergaderverzoek als deze gebruiken.  

Hallo voornaam, 

Ik hoop dat je geniet van het ____ product!

We zijn altijd op zoek naar manieren om onze klanten succesvol te maken en ik heb gemerkt dat uw account wat meer hulp kan gebruiken. Er is een upgrade beschikbaar als onderdeel van uw abonnement die mogelijk beter past bij wat u nodig heeft dan wat we al hebben. Wil je dat ik de details hierover mail?

Alstublieft klik hier om een ​​afspraak te plannen zodat we dit samen kunnen bespreken. 

Praat snel!

De cirkel rond uw geplande vergaderingen sluiten

Nadat u met succes een vergadering met uw eindgebruiker heeft geboekt, zorgt u ervoor dat de vergadering in uw agenda is ingepland. Als uw online planningsservice Google- of Microsoft-agenda-uitnodigingen voor de deelnemer bevat, kunt u controleren of ze hebben gereageerd en "ja" hebben geselecteerd. Dit laat je weten dat de kalendergebeurtenis door hen is erkend en geaccepteerd. 

Overweeg om geautomatiseerde e-mailherinneringen voor het evenement in te stellen als het ver van tevoren is. Ze hoeven niet zo gedetailleerd te zijn als uw brief met het eerste vergaderverzoek. Zorg ervoor dat de datum, tijd en locatie duidelijk zijn, zodat ze weten hoe en wanneer ze zich bij je moeten voegen. 

Ezra Sandzer BellBe

Ezra Sandzer-Bell werkt bij Appointlet als productmarketingmanager en klantadvocaat. Hij heeft duizenden klanten geholpen hun online planningsworkflow te verbeteren. Naast zijn werk is hij docent muziektheorie en oprichter van a muziek software bedrijf.

De #1 online tool voor het plannen van vergaderingen