3 e-mailsjablonen voor vergaderverzoeken voor uw leads en klanten

e-mails met vergaderverzoeken
E-mails met vergaderverzoeken effectief schrijven

Wanneer u een e-mail met een vergaderverzoek stuurt naar een koude prospect of bestaande klant, is het handig om uw woorden goed te krijgen. Hoe vraag je iemand om tijd vrij te maken van hun drukke dag om je e-mail te lezen, een tijd in te plannen voor een ontmoeting en hun agenda voor je te markeren? 

In dit artikel laten we u de beste technieken voor het uitnodigen van vergaderingen zien voor prospects, leads en bestaande klanten. 

Tips voor het opstellen van een e-mail met vergaderverzoeken (die echt werken) 

Hier zijn enkele van de belangrijkste dingen om in gedachten te houden wanneer u een nieuwe e-mail met een vergaderverzoek opstelt, ongeacht wie de ontvanger is. 

  1. Schrijf een boeiende onderwerpregel e-mail voor betere open tarieven
  2. Zorg ervoor dat u contact opneemt met een beslisser met de juiste contactgegevens. Controleer hun adres met behulp van hulpmiddelen voor e-mailverificatie.
  3. Spreek de genodigden altijd persoonlijk aan
  4. Verstuur uw e-mail op een geschikt moment van de dag
  5. Houd het doel van de vergadering goed gedefinieerd
  6. Communiceer duidelijke verwachtingen in de hoofdtekst van uw e-mail
  7. Stel een e-mailkalender voor jezelf in (om je beschikbaarheid beter te volgen)
  8. Gebruik een online planningstool om mogelijke vergaderdata te presenteren
  9. Verbeter uw responspercentages met een aanbod om eventuele slepende vragen te beantwoorden

Waarom online plannen zo belangrijk is 

Het eerste waar u op moet letten wanneer u een e-mail met een vergaderverzoek schrijft, is hoeveel beter het werkt als u een afspraakplanner gebruikt zoals Afspraak, Calendly of ScheduleOnce. 

Een online planningsapp zorgt ervoor dat mensen je beschikbaarheid kunnen zien en meteen de tijd kunnen boeken die ze willen. In de meeste gevallen wordt uw bericht binnen enkele minuten of zelfs seconden beantwoord! Het verkleint ook de kans dat iemand anders een vergadering plant voor overlappende tijden - een veelvoorkomend probleem met ouderwetse planningsmethoden.

Hoe voor te bereiden koude e-mails met vergaderverzoeken 

Als algemene regel geldt dat e-mails met vergaderverzoeken meer voorbereiding vereisen als u nog geen bestaande relatie heeft. Ze moeten gepersonaliseerd, specifiek, beknopt en nuttig zijn. Dit kan tijdrovend zijn, en dit is hoe de mail merge-proces komt van pas – of u nu Google Spreadsheets, MS Excel, Office of zelfs Outlook gebruikt. De beste ongevraagde berichten gaan over een gebeurtenis waar uw potentiële klant misschien nog niet van heeft gehoord, maar waarvan u denkt dat hij of zij deze interessant zal vinden, omdat hij er op de een of andere manier baat bij zal hebben of hem zal helpen een probleem op te lossen dat hij probeert te overwinnen. 

Vroege prospects kunnen overal vandaan komen. Ze zijn mogelijk op hun mobiele apparaten aan het browsen jouw website, LinkedIn of sociale media pagina's. Als u een klein beetje informatie over de prospect heeft, kunt u dat gebruiken om een ​​persoonlijker bericht te creëren, wat tot hogere resultaten leidt responspercentages. In plaats van ze naar een evenement als een webinar te sturen, kunnen bedrijven met een goede klant-LTV investeren in high-touch verkoopdemo's. Hetzelfde geautomatiseerde e-mailplanning oplossingen kunnen worden gebruikt tijdens de hele post-sales, gebruikers onboarding user bijeenkomsten. 

Reguliere vergaderverzoeken zijn iets anders. Voor bestaande klanten of leads die meerdere vergaderrondes moeten doorlopen, minder personalisatie van e-mailmarketing nodig. 

Soms geven mensen de voorkeur aan gewone e-mails met vergaderverzoeken waarin u kort het doel van uw bijeenkomst beschrijft en vervolgens eenvoudig vraagt ​​of ze willen deelnemen op een tijdstip dat voor beide partijen zinvol is. Je kunt ook een paar zinnen toevoegen om uit te leggen waarom dit belangrijk is (bijvoorbeeld: "Ik kijk ernaar uit je te ontmoeten en feedback te krijgen over ons nieuwe product!").

Wanneer een klant erg warm is, kan de e-mail zo simpel worden als een enkele zin. Maar onthoud dat het niet uitmaakt met wie je contact maakt, je moet altijd:

  • Vat het doel van uw bijeenkomst samen. 
  • Geef een paar locaties die ze kunnen kiezen voordat ze een vergadertijd kiezen. Dit moet worden beheerd door de planningsapp, niet in de hoofdtekst van de e-mail.
  • Optioneel: Nodig ze uit om hun beschikbaarheid terug te sturen, zodat je weet of het voor beide partijen mogelijk is voordat je verder gaat in gesprek. U kunt altijd namens hen plannen, als dat gemakkelijker voor hen is.

Hoe u uw bericht schrijft voor prospects, leads of bestaande klanten

Sinds een bericht schrijven voor warme klanten kost veel minder moeite, we gaan ons concentreren op het schrijven van e-mailsjablonen voor vergaderverzoeken voor koude prospects en warme leads.

Het koude vooruitzicht

Probeer uzelf in de schoenen te plaatsen van potentiële klanten die uw e-mail zouden ontvangen. Als ze je niet persoonlijk kennen, moet er een sterke waardepropositie zijn om ze aan te trekken. Concentreer je op het oplossen van hun belangrijkste pijnpunten. Waarom zouden ze anders kostbare tijd vrijmaken om u te ontmoeten? Het is belangrijk dat je het begrijpt principes voor copywriting voor beginners.

Houd bij het maken van uw sjabloon rekening met het volgende:

  • Stel jezelf voor en vertel waarom dit voor hen belangrijk is. Probeer het bericht aan te passen door op hun functietitel te wijzen, zodat ze weten dat je direct op hen afgestemd bent.
  • Bied twee opties aan: Geef ze een link om een ​​eerste ontmoeting met u te plannen. Maar als mensen nog niet overtuigd zijn, volg dan een aanbod om eerst eventuele vragen te beantwoorden. Zodra deze zijn beantwoord, stuurt u een vervolgmail.
  • Voordat u iets verstuurt, moet u de e-mail nogmaals controleren door deze hardop voor te lezen om er zeker van te zijn dat deze gemoedelijk en vriendelijk klinkt, niet als een verkooppraatje. 

Als je twijfelt over het gebruik van deze inhoud voor je site of blogpost, neem dan contact met ons op en we geven je graag meer informatie!

Wat zijn enkele van de beste manieren waarop ik een eerste ontmoeting met prospects kan vinden?

Focus op het beloven van hen waarde en het creëren van een gevoel van urgentie. Het is belangrijk om te vermelden waarom het plannen van een oproep meteen zo nuttig voor hen is. 

Om ervoor te zorgen dat het gemoedelijk en vriendelijk klinkt, en niet als een verkooppraatje, kunt u zinnen gebruiken als "Ik hoop dat we wat vrije ruimte in onze agenda's kunnen vinden" of "Kan ik langskomen?" in plaats van iets directers als "Kan ik volgende week dinsdag een afspraak met je plannen?" 

Bovendien kunt u aangeven hoe de vergadering productief en nuttig voor hen zal zijn. Bijvoorbeeld: "Ik ben verheugd om u te laten zien hoeveel tijd en geld we uw bedrijf kunnen besparen met deze oplossing."

Dit lijkt misschien voor de hand liggend, maar stel tijdens je eerste e-mailgesprek best niet te veel persoonlijke vragen. Houd een lichte aanraking, zonder in te gaan op onbelangrijke details zoals hun favoriete kleur of waar ze zijn opgegroeid. Dit kan hen ongemakkelijk maken en leiden tot ongemakkelijke gesprekken tijdens toekomstige vergaderingen. Denk eraan, professionaliteit en formele taal zijn de sleutelwoorden!

Probeer ten slotte uw koude prospect-e-mails altijd met een positieve noot af te sluiten. Dit is een geweldige manier om de prospect tot het laatste moment betrokken en enthousiast te houden. wat zal helpen uw leads om te zetten in klanten, wat resulteert in verhoogde verkoop.

E-mail voor vergaderverzoek #1: De warme leiding

Als je al eerder iemand hebt ontmoet of een paar interacties via e-mail hebt gehad, kun je de e-mail met het verzoek om een ​​zakelijke afspraak op een andere manier benaderen. Het hoeft niet zo formeel te zijn, maar de waarde van het gesprek moet toch duidelijk worden vermeld. En net als voorheen wilt u een online planningstool gebruiken om het daadwerkelijke planningsproces te versnellen. Dit helpt het registratieproces te stroomlijnen. 

Hier is een e-mailsjabloon die u letterlijk kunt kopiëren en plakken, maar we raden u aan om indien nodig wijzigingen aan te brengen die passen bij uw bedrijfsmodel. 

Beste {klantnaam}, 

Het was leuk je gesproken te hebben vorige week. Na het bekijken van de {company-name}-website, ben ik ervan overtuigd dat we u kunnen helpen tijd te besparen en uw bedrijf snel te laten groeien met slechts een paar updates. 

Sterker nog, eerder dit jaar hebben we een andere klant met een soortgelijk probleem geholpen hun activiteiten te stroomlijnen en de verkoop in de eerste drie maanden met meer dan 250% te verhogen. We kunnen met u samenwerken om vergelijkbare resultaten te creëren. 

Aangezien je al een algemeen beeld hebt van hoe onze diensten werken, zou ik graag volgende week met je willen bellen om een ​​volledige productdemo te geven. 

Alstublieft klik hier om een ​​snel gesprek in te plannen en deze kans in meer detail te bespreken. 

Als je nog andere vragen hebt voordat we een gesprek aangaan, laat het me dan weten!  

E-mail voor vergaderverzoek #2: De warme klant

De gemiddelde klant weet al wie u bent en welke waarde ze van uw service zouden moeten krijgen. 

Het voorbeeld van een e-mail met verzoek om een ​​vergadering met klantenondersteuning

Meestal gaat er een e-mail met een vergaderverzoek uit wanneer de klantenondersteuning is geëscaleerd naar een succesmanager. Een korte maar professionele e-mail zou er ongeveer zo uit kunnen zien:

Voornaam,

Dat klinkt goed.

Laten we een tijd plannen om te praten, zodat we alle details van uw verzoek kunnen bekijken. Zodra we al die informatie hebben, zal ik met ons team samenwerken om dit voor elkaar te krijgen. 

Alstublieft klik hier om uw vergadering te plannen. 

Praat snel!

E-mail voor vergaderverzoek #3: Bestaande klant

Je kunt ook instellen e-mail automatisering om klanten te bereiken die het risico lopen te karnen. Betrek ze opnieuw door functies te markeren die te weinig worden gebruikt of door een hoger niveau van functies aan te bieden. Het is aan uw succesteam om te beslissen wat gepast is. Zodra u een duidelijke strategie heeft, kunt u een e-mail met vergaderverzoeken zoals deze gebruiken.  

Hallo voornaam, 

Ik hoop dat je geniet van het ____ product!

We zijn altijd op zoek naar manieren om onze klanten succesvol te maken en ik heb gemerkt dat uw account wat meer hulp kan gebruiken. Er is een upgrade beschikbaar als onderdeel van uw abonnement die mogelijk beter past bij wat u nodig heeft dan wat we al hebben. Wil je dat ik de details hierover mail?

Alstublieft klik hier om een ​​afspraak te plannen zodat we dit samen kunnen bespreken. 

Praat snel!

De cirkel rond uw geplande vergaderingen sluiten

Nadat u met succes een vergadering met uw eindgebruiker heeft geboekt, zorgt u ervoor dat de vergadering in uw agenda is ingepland. Als uw online planningsservice Google- of Microsoft-agenda-uitnodigingen voor de deelnemer bevat, kunt u controleren of ze hebben gereageerd en "ja" hebben geselecteerd. Dit laat je weten dat de kalendergebeurtenis door hen is erkend en geaccepteerd. 

Overweeg om geautomatiseerde e-mailherinneringen voor het evenement in te stellen als het ver van tevoren is. Ze hoeven niet zo gedetailleerd te zijn als uw brief met het eerste vergaderverzoek. Zorg ervoor dat de datum, tijd en locatie duidelijk zijn, zodat ze weten hoe en wanneer ze zich bij je moeten voegen. 

Ezra Sandzer BellBe

Ezra Sandzer BellBe

Ezra is een SaaS-productmarketingmanager en de oprichter van AudioCijfer, een muzieksoftwarebedrijf. Hij werkte eerder bij Appointlet als customer success manager en marketeer, waar hij bedrijfsmanagers hielp bij het optimaliseren van hun online planningsworkflows.

De #1 online tool voor het plannen van vergaderingen