De stressvrije manier om online een vergadering te plannen

Vergadering op een webconferentie

Het is verbazingwekkend hoeveel tijd verloren kan gaan bij het plannen van een vergadering. Je wilt verbinding maken, dus je kijkt in je agenda en stuurt iemand een paar tijdvakken om uit te kiezen. Maar uw klant of collega is die dag niet beschikbaar. Ze geven je een alternatieve reeks tijden die ook niet voor jou werken ... en bam! De e-mail tafeltennis begint. 

Zou het niet fijn zijn als je gewoon elkaars gedachten kon lezen?

Heen en weer gaan om een ​​vergadering te plannen, wordt snel oud. Prospects en klanten willen instant bevrediging. Het laatste wat ze nodig hebben, is nog een laag stress in hun leven. En om eerlijk te zijn, het gedoe van heen en weer gaan is net zo vervelend voor de host van de vergadering. Door de tijdverspilling loop je kansen mis. 

Als u op zoek bent naar ideeën om een ​​vergadering efficiënter te plannen, helpt dit artikel u. We laten u zien hoe u uw workflow kunt automatiseren met vergaderplanner-apps zoals Appointlet en Doodle, zodat u tijd kunt besparen voor iedereen en vergaderingen kunt boeken als een professional. 

De basis van het online plannen van vergaderingen

Om concurrerend te blijven in het moderne zakelijke landschap, moet u snel vergaderdetails vastleggen, met zo min mogelijk inspanning voor beide partijen. Maar hoe wordt dat precies gedaan?

We raden aan om je aan te melden voor een gratis planning-app die integraties met e-mailagenda ondersteunt. U begint met het definiëren van uw beschikbaarheid en de soorten vergaderingen die u wilt hosten. Zodra u uw Microsoft Outlook- of Google-agenda verbindt, kan de app controleren op bestaande agenda-afspraken en nieuwe afspraken maken wanneer u wordt geboekt.

Als uw planningsapp correct is geconfigureerd, kunt u deze gaan delen met een publiek. In plaats van handmatig agenda-uitnodigingen voor elke persoon te maken, geeft u genodigden eenvoudig een vergaderingslink die ze op hun gemak kunnen gebruiken. Wanneer ze erop klikken, worden ze door een gestroomlijnd planningsproces geleid. U kunt de planningspagina zelfs rechtstreeks op een website insluiten om de toegankelijkheid voor sitebezoekers te verbeteren.

Uw vergaderplanner wordt geladen op elk iOS- of Android-apparaat, zodat mensen onderweg tijd voor u kunnen reserveren. Eventuele tijdzoneverschillen tussen de host en de deelnemer worden automatisch vertaald. 

Met aangepaste intakeformulieren kunt u belangrijke details over de genodigde verzamelen, zoals hun telefoonnummer. Als het een online vergadering wordt, raden we aan om te integreren met een videoconferentie-app die uw bedrijf al gebruikt, zoals Zoom Meetings en GoToMeeting. Er wordt een speciale meeting-ID gebruikt om voor elke deelnemer een unieke virtuele ruimte te genereren. Dit zorgt ervoor dat mensen niet te vroeg opdagen en elkaars vergaderingen binnendringen. 

Plan een afspraak als adviseur

Stel je voor dat je een consultant bent die opereert in een niche waar er een redelijke vraag is naar je dienst, maar ook een behoorlijke hoeveelheid concurrentie. U heeft het werk gedaan om openbaar te worden vermeld, wat betekent dat mensen uw website kunnen ontdekken met de juiste zoektermen. Maar u bent een van de vele consultants die in de zoekmachine worden vermeld, dus potentiële klanten openen meerdere tabbladen tegelijk voordat ze aan hun onderzoek beginnen. 

Op elke website van de consultant bekijkt de prospect de materialen en probeert hij een idee te krijgen van het aanbod. Uiteindelijk beperken ze hun opties tot jou en één concurrent. Uw website heeft een eenvoudig contactformulier dat vraagt ​​om e-mail, naam en eventuele notities. Zij kunnen vragen stellen en u komt zo snel mogelijk bij hen terug. Maar uw concurrent heeft een 'boek nu'-knop waarmee prospects een gratis consult van een kwartier kunnen inplannen. 

Tegen de tijd dat u de eerste e-mail leest en een antwoord typt, heeft uw concurrent al een telefoontje gepleegd met de prospect. Ze hebben een onweerstaanbaar aanbod gedaan en tenzij ze de bal ergens langs de lijn laten vallen, heb je een klantkans verloren.

Het innen van een betaling voor een vergadering kan icky aanvoelen, dus Appointlet zorgt daarvoor met een creditcardbetalingsoptie. U kunt ervoor kiezen om een ​​betaling te vragen voordat u een afspraak bevestigt. Maak gebruik van integraties en plug-ins om verbinding maken met een bestaand CRM en u hebt alle vergadergegevens van het bedrijf gekoppeld aan klantrecords.

Een vergadering plannen als een team 

Het is gemakkelijk genoeg om als consultant een vergadering te plannen, maar als het gaat om het coördineren van vergaderingen binnen een team, kan het een beetje lastiger worden. Als elk lid van uw team bijvoorbeeld een even aantal vergaderingen moet krijgen om te hosten, hoe gebruikt u dan automatisering om ervoor te zorgen dat ze eerlijk worden verdeeld? Wat als sommige teamleden voorrang hebben en als eerste moeten worden geplukt? 

Er is veel om rekening mee te houden in dit opzicht, dus we gaan de rest van dit artikel in drie categorieën opsplitsen; de e-mailagenda, de vergaderplanner en het plannen van peilingen. 

Van alle moderne e-mailagenda's die beschikbaar zijn, denken we dat Google Agenda en Office 365's Outlook Agenda-integratie de beste zijn. Ze worden geleverd met het grootste aantal functies, kunnen een enorme hoeveelheid vergadergegevens verwerken zonder prestatieproblemen en zijn algemeen ondersteunde integraties in planningssoftware van derden.

Google Calendar 

Plan een vergadering in uw Google-agenda

Wie houdt er niet van gratis spullen? Het voor de hand liggende voordeel van Google Agenda is dat ze een krachtig gratis abonnement bieden, inclusief een volledige reeks extra apps zoals Google Drive en Google Docs, met directe integraties met de gratis Gmail-service.

Elke persoon in uw team moet zijn eigen aangewezen Gmail-agenda-account hebben. Dit zorgt ervoor dat ze gemakkelijk kunnen inloggen en hun rooster kunnen inzien. Als beheerder kunt u gebruikmaken van de deelfuncties van Google om de agenda's van uw team beschikbaar te maken voor een hoofdagenda-account. Hiermee kunt u alle boekingen in de hele organisatie bekijken, met opties om specifieke kalenders zichtbaar of onzichtbaar te maken als dat nodig is. 

Office 365 Outlook-agenda

Plan een vergadering in uw Office 365-agenda

Voor teams die al sterk verbonden zijn met Microsoft-producten, is het bedrijfsplan van Office 365 de juiste keuze. Hun Outlook-agendaservice zorgt ervoor dat u kunt integreren met planningsapps van derden. U krijgt veel van dezelfde functies die Google Agenda biedt, maar de service is niet gratis. U kunt verwachten dat u voor de service betaalt op basis van het abonnementsniveau dat u kiest, variërend van persoonlijk tot zakelijk. We raden het bedrijfsplan aan omdat het persoonlijke Office-abonnement niet met alle plannings-apps kan worden geïntegreerd.

Plan een vergadering met boekingslinks

Als u een vergadering voor uw hele team wilt plannen, wees dan niet bang om de workflow te automatiseren. U kunt dit doen door een gratis account, uw teamleden uitnodigen en de sjablonen voor het type vergadering instellen om aan uw zakelijke behoeften te voldoen. 

Een van de meest waardevolle functies voor teamplanning die u zult vinden, is: gebundelde beschikbaarheid, ook wel round robin-planning genoemd. Als u dit inschakelt, wordt al het personeel dat is toegewezen aan een vergaderingstype opgenomen in een pool. Leads of klanten die uw planningspagina bezoeken, kiezen een tijd zonder een specifiek teamlid te kiezen. Op de backend zal de round robin de mensen vinden die beschikbaar zijn en degene toewijzen die het minst recent is geboekt. 

Afspraak

 

Met Appointlet bevat de functie voor gebundelde beschikbaarheid een optie om bepaalde teamleden voorrang te geven. Hiermee kunt u vergaderingen toewijzen aan een voorkeursgroep, voordat u ze door een secundaire pool laat circuleren.  

U kunt andere teamfuncties verwachten, zoals groepsvergaderingen waarbij meerdere leden van uw team in één vergadering zijn opgenomen. Dus als u klanten een uitnodiging voor een vergadering stuurt, geeft uw planner alleen de tijden weer als alle toegewezen leden beschikbaar zijn. Dit scheelt beheerders uiteindelijk veel tijd op de interne afstemming. 

As vergaderingen komen binnen, sturen de geïntegreerde agenda-accounts van het lid meldingen naar de bijbehorende Gmail- of Outlook-accounts. Wanneer u bent aangemeld bij Appointlet, kunt u een vergaderdashboard gebruiken om aankomende of eerdere evenementen te bekijken, inclusief belangrijke details zoals vergaderdatum en vergadertijd, deelnemersstatussen, reacties op intakeformulieren en meer.  

Doodle

Een andere manier om vergaderingen te plannen is met een poll. Elke deelnemer die is uitgenodigd voor een specifieke vergadering, stemt op de dagen en tijden die voor hem of haar het beste uitkomen. We raden aan om Doodle uit te proberen als je een dergelijke oplossing nodig hebt. Hun software wacht totdat elk uitgenodigd lid een overlappende tijd en dag heeft gekozen. Vervolgens stuurt het geautomatiseerde e-mailbevestigingen naar alle betrokkenen. Bovendien bevatten ze speciale afhandeling voor scenario's waarin de voorkeurstijden van uw deelnemers niet overeenkomen.

Dit handmatig proberen te bereiken kan een beetje lijken op het hoeden van katten. Doodle bespaart je bezoekers tijd door ze een middel te geven om te coördineren door middel van automatisering. 

HubSpot-vergaderplanner

Als je al een CRM zoals Hubspot hebt, controleer dan of deze een vergaderplanner bevat. Ze zijn meestal minder grondig ontwikkeld dan de oplossingen die worden aangeboden door speciale planningsapps, maar ze kunnen wel rechtstreeks worden geïntegreerd met al uw andere klantgegevens. Als u eenvoudige planningsbehoeften heeft, kan een tool als de Hubspot-vergaderplanner misschien genoeg zijn. 

Plan een vergadering met videoconferentiesoftware

Geautomatiseerde planning bespaart op zichzelf veel tijd, maar wacht tot u voor elk gepland tijdstip unieke virtuele vergaderruimten gaat genereren. Door te integreren met een vergaderoplossing zoals Zoom of Microsoft Teams kunt u een knop 'deelnemen aan vergadering' in elke bevestigingsmail en agenda-evenement plaatsen. Dus wanneer iemand een afspraak met u maakt, hebben ze al alles wat ze nodig hebben om uw vergadering op het geplande tijdstip bij te wonen. 

Om dit te laten werken, moet elk lid van uw team een ​​speciaal webconferentieaccount hebben. Het is niet mogelijk voor één account om meerdere virtuele vergaderingen tegelijk te hosten. Dus wanneer u uw planningssoftware installeert met iedereen in het team die is uitgenodigd, zorg er dan voor dat ze hun eigen, unieke vergaderaccount verbinden. 

Met speciale e-mailagenda's, virtuele conferentieaccounts en een app voor softwareplanning, heb je alles wat je nodig hebt om je team effectief te beheren.

Ezra Sandzer BellBe

Ezra Sandzer-Bell werkt bij Appointlet als productmarketingmanager en klantadvocaat. Hij heeft duizenden klanten geholpen hun online planningsworkflow te verbeteren. Naast zijn werk is hij docent muziektheorie en oprichter van a muziek software bedrijf.

Maak het schema eenvoudig, voor jou en je deelnemers.