Ouder-leraarconferenties zijn een hoeksteen van de k12-ervaring die doorgaans 2-4 keer per jaar wordt gehouden. Voor een korte periode ontmoeten ouders elkaar één-op-één met instructeurs om de prestaties van hun kind te bespreken. De twee partijen worden aangemoedigd om deze tijd te gebruiken om oplossingen te coördineren voor eventuele problemen die de student ondervindt.
Toen covid toesloeg, werd het ineens veel moeilijker om afspraken met ouders te coördineren. In plaats van op een bepaald moment naar een klaslokaal te gaan, organiseerden leraren videoconferenties op afstand, met diensten zoals Zoom, om ouders op afstand te ontmoeten.
Het plannen van ouderleraarconferenties in dit nieuwe klimaat hoeft niet moeilijk te zijn. Veel docenten gebruiken hun e-mailagenda met een spreadsheet, maar stuiten onvermijdelijk op een aantal verkeersdrempels. Alles kan gebeuren; onbedoelde dubbele boekingen, tijdverspilling door heen en weer te gaan met ouders om een tijd te kiezen, of ouders die hun vergaderinstructies kwijtraken.
Conflicten tussen ouders en leerkrachten voorkomen
Om het gedoe van gemiste vergaderingen en verspilde tijd te omzeilen, raden we aan een planningstool zoals Appointlet te gebruiken. Dit zorgt ervoor dat ouders een eenvoudige, gestroomlijnde manier hebben om conferenties te boeken met de juiste leraar, op het juiste moment. Geen e-mailpingpong meer. Gewoon een eenvoudige planningslink.
Het beste is dat u de vergaderlocatie kunt instellen op een fysieke locatie, telefoonnummer of een webconferentie-app zoals Zoom, MS Teams en Google Meet. Wanneer je integreert met een telefonische vergadering, krijgt elke vergadering zijn eigen unieke ID, zodat ouders niet te vroeg komen opdagen en per ongeluk een onvoltooide vergadering onderbreken.
Lincoln middelbare school begon zijn Appointlet-reis in november 2021. Binnen 30 dagen hebben ze met succes meer dan 3,400 ouder-leraarconferenties gepland en afgerond bij 98 leraren - allemaal met het gratis abonnement. We waren opgetogen toen we de opmerkingen van Christopher hoorden:
“Het gratis abonnement van Appointlet gaf ons onbeperkte soorten vergaderingen, dus we konden er voor elke leraar een hebben. Vergaderingen waren eenvoudig te maken, maar het beste was elke keer een unieke Google Meet-link. We zijn dol op Appointlet en hoe gemakkelijk het voor ons was om het in te stellen, hoe beheersbaar het was voor ons personeel en hoeveel ouders de gebruikerservaring op prijs stelden.”
Lincoln gebruikte Appointlet om de vermoeiende planningsroutine te elimineren en ouders in staat te stellen snel conferenties te regelen om belangrijke vragen over hun jonge leerlingen te stellen.
PTC-planning eenvoudig gemaakt
Laten we de motorkap openen en een glimp opvangen van de Appointlet-ervaring. In dit gedeelte wordt besproken wat u kunt verwachten bij het plannen van uw eerste ouder-leraar conferentie op het platform. Aan het einde zult u een goed begrip hebben van de Appointlet-workflow en waardering hebben voor de eenvoud ervan.
Je kunt ga gratis aan de slag op elk moment en volg onze walkthrough hier.
Uw eerste conferentie maken
Als u zich net voor de eerste keer aanmeldt, wordt u door een installatiewizard geleid en wordt u gevraagd uw eerste type vergadering te definiëren. Anders, als u al een account heeft, laten we u zien hoe u een geheel nieuw PTC-vergaderingstype kunt maken.
Navigeer om te beginnen naar de bovenkant van de pagina en selecteer Pagina's plannen. Selecteer vervolgens Nieuw type vergadering. Hier zullen we onze conferentie een naam geven. Het kan alles zijn wat je wilt, maar ik noem het "Ouder-leraar conferentie") Daarna moet je aangeven of dit type vergadering groep of 1:1 zal zijn. Beide opties zijn prima, maar we geven 1:1 aan door de groepsselectie hier niet aan te vinken.
U kunt uw link hier ook naar eigen inzicht aanpassen. Zorg ervoor dat u het goed doet - toekomstige wijzigingen zullen de oude link verbreken!
Nu is het tijd om onze vergadering naar eigen inzicht aan te passen. Terwijl we dit doen, zult u snel begrijpen hoe uitgebreid een planningsplatform Appointlet is en waarom onze klanten zich geen leven zonder kunnen voorstellen.
We gaan verder, laten we beginnen met het kiezen van onze locatie van de vergadering. Dit kan op een fysieke locatie, een telefoongesprek, een webconferentie of niet-gespecificeerd zijn.
Hieronder kiezen we een webconferentie en laten we onze zes externe integraties zien, waaronder Zoom, Teams en Google Meet.
Laten we vervolgens maken instructies voor vergaderingen, zodat onze ouders weten wat ze moeten doen. Ze zien deze telkens wanneer ze de afspraak bevestigen en in volgende herinneringen.
Je moet de naam en het e-mailadres van elke ouder weten; laten we dat configureren in onze Intakeformulier instellingen.
Nu we klaar zijn om te beginnen, laten we de aangepaste link van uw vergadering delen en het feest beginnen. Onder Pagina's plannen, zoek het type ouder-leraar-vergadering en klik op Delen.
Hoewel u de traditionele route kunt volgen en uw link per e-mail kunt delen, kunt u deze ook rechtstreeks in uw website insluiten of deel het op sociale media.
Gefeliciteerd, je hebt je ouder-leraarconferentie gemaakt en gedeeld met ouders! We hopen dat je hebt gemerkt hoe gemakkelijk, intuïtief en opmerkelijk aanpasbaar het planningsplatform van Appointlet is.
Ouders zijn ook dol op Appointlet
Appointlet is niet alleen populair bij docenten; ouders zijn er ook dol op. Ons platform vereist slechts een paar klikken om ze face-to-face met de juiste leraar te krijgen. Dit maakt hun leven gemakkelijker en houdt het gesprek gericht op hun kind in plaats van logistieke rompslomp.
Vergelijk dit met traditionele methoden waarbij ouders gedwongen werden om op een door de school gekozen tijdstip naar de school te gaan. Tijdens de piek van covid moesten leraren oplossingen bedenken om virtuele vergaderingen met tientallen ouders tegelijk te coördineren.
Met Appointlet kunnen leerkrachten ouders nu een veilige planningspagina bieden die toegankelijk is op desktop, tablet en mobiel. In minder dan een minuut ontvangen ze een bevestigingsmail met vergaderinstructies en een link met één klik om toegang te krijgen tot een webconferentie (voor virtuele vergaderingen).
Het beste is dat ouders hun afspraaktijden niet meer vergeten. Met Appointlet kunt u geautomatiseerde herinneringsmails sturen die op geplande tijden uitgaan, voorafgaand aan de conferentie.
Door de planningsbeproeving om te zetten in een proces van 30 seconden, hebben beide partijen de tijd om zich te concentreren op wat er echt toe doet: de student!
