Een betere manier om bijlessen op schaal te plannen

bijles

In het verleden werd het online behalen van een diploma of het ontvangen van een certificaat van een online programma niet als legitiem beschouwd als persoonlijke lessen. Maar de afgelopen jaren is de verschuiving naar leren op afstand ons nieuwe normaal geworden. Van eenvoudige planningsapps zoals Afspraak voor zwaargewichten uit de industrie, zoals Tutorbird en TutorCruncher, is er voor elke organisatie iets te vinden. Het hangt allemaal af van wat je nodig hebt.

K12-leerlingen zijn een van de grootste groepen die de overstap naar online leren maken. En hoewel leren op afstand veel voordelen heeft, kan het voor sommige studenten een uitdaging zijn om zich aan te passen. Experts bijles op afstand aanbevelen om de hiaten op te vullen en kinderen op niveau te houden. Volwassen studenten zijn ook begonnen met online bijles, Tutorial, tutor bird.com, mytutoring of Zoom om hun beroepsvaardigheden te vergroten, van loopbaan te veranderen en zelfs een nieuwe hobby of bijzaak te leren. 

Klaar om bijles te boeken en effectiever lesnotities te maken? Lees verder om erachter te komen hoe.

Het gedoe van het boeken van een bijlessessie

Solo-docenten weten hoe stressvol het kan zijn om een ​​tijd te vinden om studenten te ontmoeten die aan beide schema's voldoet. Wanneer een student voor het eerst contact opneemt met een tutor, heeft geen van beide partijen een idee hoe de planning van de anderen eruit ziet, hoe vaak ze elkaar kunnen ontmoeten of hoe ze in de toekomst sessies zullen plannen. Na een eerste meet & greet en de tutor die wat details over de behoeften van de student heeft verzameld, begint de planningssaga. 

Het gesprek gaat meestal ongeveer als volgt:

Docent: "Wat dacht je van deze dinsdag om 4 uur?"

Student: “Hmm, ik ben dan meestal vrij, maar niet op dinsdag. Wat denk je van donderdag?"

Docent: “Ik heb een vaste afspraak met een andere student op donderdag om 4 uur. Zou 30:3 haalbaar zijn?”

Student: "Eigenlijk ben ik pas klaar met lessen op donderdag -"

En maar door en door. Dit is frustrerend en vervelend voor leerlingen en hun docenten, en ze zijn nog niet eens begonnen met studeren!

Dit is misschien de enige manier waarop sommige docenten het weten hoe te plannen hun leermomenten. Anderen hebben misschien een systeem om hun beschikbaarheid te organiseren, maar het bijhouden van de planning van een groot aantal studenten is ongelooflijk moeilijk. Op een bepaald moment kan het voor individuele docenten of studiecentra met "old-school" planners onmogelijk zijn om bij te houden zonder een bijgewerkt planningssysteem dat is gebouwd voor docenten en hun behoeften. 

Voor studenten is de situatie nog ingewikkelder. 

Tegen de tijd dat iemand op zijn leerreis overweegt om naar een bijlesdocent te gaan voor hulp bij een bepaald onderwerp of specifieke vaardigheid, zit hij waarschijnlijk in een achtbaan. Het is frustrerend om een ​​achterstand in de klas op te lopen of een belangrijk onderwerp niet goed te begrijpen. Sommige online studenten hebben misschien het gevoel dat ze alleen op een eiland zijn, zonder de klassieke persoonlijke ondersteuning die studenten gewend zijn. 

Wanneer planning een probleem wordt, zullen studenten waarschijnlijk gefrustreerd raken, zich hulpeloos voelen en misschien het gevoel hebben hun pad naar hoger onderwijs helemaal op te geven. Om deze reden moeten alle studenten een soepele planningservaring hebben. Hoe gemakkelijker het voor hen is om een ​​bijlesles te plannen, hoe minder geïntimideerd ze zich voelen door de leerervaring in het algemeen. 

Stop met heen en weer gaan met studenten om een ​​tijd te kiezen. Het is ineffectief, veroorzaakt wrijving en kan uw bedrijf retentie en nieuwe ingeschrevenen kosten. Bovendien is er een betere manier. 

Wat is software voor tutorbeheer?

Bijlesorganisaties en individuele docenten behouden een zekere flexibiliteit om aan de behoeften van hun studenten te voldoen. Met de opkomst van online leren, hebben docenten en leerlingen nog meer mogelijkheden om elkaar te ontmoeten. Bijlessoftware helpt organisaties flexibiliteit te behouden zonder de extra stress van het coördineren van persoonlijke, online, één-op-één en groepssessies. Aangezien lessen en bijlessen nu persoonlijk of op afstand kunnen plaatsvinden, is het ideaal om een ​​planningstool te hebben die geschikt is voor tal van locaties. 

Veel docenten beginnen zelfstandig voordat ze uiteindelijk met een team of bijlesorganisatie gaan werken en zien als eenmanszaak misschien niet de waarde van planningssoftware. Maar naarmate het aantal studenten en de verantwoordelijkheden toenemen, neemt ook de complexiteit toe om tijd met hen in te plannen.

Aan de andere kant kunnen grotere organisaties al tutorbeheersoftware gebruiken om hun studentenroosters te overzien (terwijl de studenten zelf alles kunnen bekijken via een studentenportal). Maar de verouderde technologie die wordt gebruikt voor inkomende planningsfuncties is meestal te simplistisch voor de behoeften van docenten in de digitale wereld van vandaag.  

Tutorbeheersoftware stroomlijnt de planningsworkflow en vermindert frustratie aan beide kanten van de vergelijking. Het helpt gebruikers bij het beheren van de operationele kant van de bijles bedrijf om zich te concentreren op het helpen van studenten om hun doelen te bereiken in plaats van te proberen te bedenken wanneer ze elkaar weer moeten ontmoeten. 

Voor bedrijven die hun bijlesbedrijf willen opschalen, is software voor het beheer van docenten essentieel. Afhankelijk van handmatige invoer en synchrone communicatie, is het plannen van een groot aantal studenten met de juiste docenten traag, vervelend en tijdrovend. Maar zakelijke planningssoftware voor docenten dempt het lawaai, zodat studenten en docenten schema's kunnen delen, voortgangsrapporten kunnen verstrekken en lestijden gemakkelijk en efficiënt kunnen instellen. 

Er zijn verschillende online planningstools beschikbaar met functies en voordelen die grote bijlesorganisaties naar een hoger niveau kunnen tillen. Oplossingen zoals Tutorbird en TutorCruncher zijn niet voor niets populair. Ze bieden leerbeheersystemen die studentgegevens, bijleslessen, curriculum en planningstools organiseren. 

De beste eigenschap van deze platforms is dat ze expliciet zijn gebouwd met bijlesbedrijven in het achterhoofd. TutorBird biedt een one-stop-shop met aanpasbare mogelijkheden zoals facturering, online betalingen via tools zoals PayPal en leerbeheer, afhankelijk van de behoeften van uw organisatie. TutorCruncher biedt ook functies voor marketing en klantbeheer om opkomende kleine kleine bedrijven voor tutoren te helpen schalen. 

Er zijn echter een paar nadelen aan hun ingebouwde planningstools. Hoewel ze basisplanningsmogelijkheden bieden, missen ze essentiële componenten die veel bijlesorganisaties nodig hebben om hun groeiende bedrijf op te schalen. 

Er zijn bijvoorbeeld maar twee manieren waarop klanten een bijlessessie kunnen plannen met TutorCruncher: via de website van de bijlesdocent of met een met een wachtwoord beveiligd studentenportaal. Op het eerste gezicht lijkt dit logisch. Maar om te schalen groeiend bijlesbedrijf, kan extra wrijving, zoals een gebruikersnaam/wachtwoord-login en het aanmaken van een account, potentiële studenten frustreren en ervan weerhouden om de bijleshulp te krijgen die ze nodig hebben. 

Een ander nadeel van deze tools voor tutorbeheer is dat hun gecompliceerde functies te verwarrend zijn en geen effectief UX-ontwerp hebben. Het proces voor studenten om hun sessies in te plannen is bijvoorbeeld zeer complex met TutorBird. Dit legt de meeste verantwoordelijkheid voor de planning bij de docenten en is niet erg efficiënt wat betreft tijdbeheer. 

Bovendien hoeven studenten niet te leren hoe ze ingewikkelde bedrijfssoftware moeten gebruiken om een ​​beetje extra hulp te krijgen in de klas, zowel online als persoonlijk. 

Als je op zoek bent naar een eenvoudigere manier om tijd te boeken met studenten, geavanceerde functies die nog steeds gemakkelijk te gebruiken zijn, talloze integraties, automatisering en betalingsconfiguraties die worden gesynchroniseerd met veelgebruikte opties zoals PayPal of creditcard, allemaal voor de beste prijs, zoek dan niet verder. 

Een moderne planningstool voor docenten

Appointlet is een nieuw soort beheersoftware voor docenten. Het combineert alle geavanceerde functies en integraties van vergelijkbare softwareprogramma's in een efficiënte, gebruiksvriendelijke en studentvriendelijke oplossing. Gebruikers kunnen gemakkelijk bijlessen plannen, betalingen accepteren en conversies bijhouden. Aangezien organisch verkeer een belangrijke maatstaf is voor: 76% van de organisaties, is het cruciaal voor het succes van grote bijlesorganisaties. 

Bovendien kunnen docenten ook gebruikmaken van de eenvoudige planningspaginaconfiguraties van Appointlet. Maak en deel een link zodat studenten hun afspraken kunnen plannen zonder dubbel te boeken of een onbeschikbare tijd te kiezen. Maar dat begint pas. 

Appointlet biedt meer waarde voor bijlesorganisaties dan enige andere software voor het beheer van bijles. Andere producten kosten minimaal $ 15 per maand per bijlesdocent voor minder geavanceerde functies dan het gratis abonnement van Appointlet. Afspraakjes duurste abonnement, dat alle functies bevat die bijlesorganisaties nodig hebben om te slagen en te groeien, kost slechts $ 8 per maand. 

Docenten kunnen nu de heen en weer e-mailcoördinatie elimineren om een ​​tijd te vinden om te vergaderen met de gebruiksvriendelijke planningsfuncties van Appointlet, waaronder asynchrone planning, gepersonaliseerde tutoring-koppelingen en groepsklassebeheer. 

Het is ook mogelijk om het aantal no-shows van studenten te verminderen met Appointlet. E-mail- en sms-meldingen, zoals bevestigingen en herinneringen van vergaderingen, worden automatisch verzonden met alle details van de bijlessessie die ouders en leerlingen nodig hebben.

Gebruikers kunnen zelfs beter georganiseerd blijven met een gedetailleerd logboek van alle eerdere en toekomstige bijlessessies. Wanneer een bijlesbedrijf begint op te schalen, kan het moeilijk zijn om aan de behoeften van studenten te voldoen. Appointlet stelt docenten in staat om: interne notities bewaren over lessen en activiteiten met een gedetailleerd logboek van alle eerdere en toekomstige bijlessen. 

Het beste is dat Appointlet kan worden geïntegreerd met meer dan 2,000 verschillende apps voor kleine bedrijven, waaronder Zapier, CRM's, Stripe, e-mailagenda's, enz. 

Het Appointlet-team ontwikkelt momenteel ook een mobielvriendelijke versie, om te gebruiken in combinatie met uw Apple- of Android-telefoon. Dan kun je sms-herinneringen naar jezelf of naar je leerlingen laten sturen.

Hoe tutorplanning werkt

Met Appointlet is het plannen van tutoren een eenvoudig proces met alles wat je nodig hebt om te slagen als solo privéleraar of tutororganisatie. De minimalistische interface belicht essentiële functies zoals klassentypes, beschikbaarheid, datums, tijden van afspraken en uw specifieke integraties. 

De gestroomlijnde UX stelt gebruikers ook in staat om in minder dan twee minuten aan de slag te gaan. Het enige dat u hoeft te doen, is inloggen met uw Google- of Office 365-account (dit maakt e-mailintegratie een fluitje van een cent, maar u kunt desgewenst een nieuwe gebruikersnaam en wachtwoord maken), en volg de eenvoudige, duidelijke installatie-instructies om aan de slag te gaan.  

Het belangrijkste kenmerk van alle software voor tutorbeheer is planning. Geavanceerde planningsfuncties, waaronder moeiteloze annuleringen en herschikkingsopties, e-mail herinneringen, en zelfbedieningsplanning voor klanten vormen de kern van Appointlet-software voor tutorbeheer. En in tegenstelling tot de concurrentie, maakt Appointlet het gemakkelijker dan ooit om bijles in te plannen. 

Stap 1: Configureer de dagen en tijden waarop je beschikbaar bent om studenten te ontmoeten

Bijles gaat gepaard met veel geklets, annuleringen, herschikkingen en zelfs een aantal no-shows. Gebruikers voeren de dagen en tijden in waarop u beschikbaar bent voor bijles of andere soorten vergaderingen in de wizard voor de eerste configuratie.

Maar maak je geen zorgen, het is niet in steen gebeiteld! Het is super eenvoudig om je beschikbaarheid te wijzigen vanaf de planningspagina. 

Op het dashboard van de planningspagina worden uw soorten vergaderingen weergegeven. Hier kun je de dagen en tijden waarop je beschikbaar bent configureren (en opnieuw configureren) voor verschillende bijlessessies, waaronder groepslessen, persoonlijke en online bijles. 

Klik eenvoudig op de drie stippen in de rechterbenedenhoek van de kaart met het type vergadering en selecteer Bewerken. Vervolgens verschijnt er een editor op het scherm met verschillende opties met kleurrijke pictogrammen aan de linkerkant. Kies Beschikbaarheid, gemarkeerd door een groen kalenderpictogram, en selecteer vervolgens de dagen en tijden waarop u beschikbaar bent. 

Met Google Agenda-integraties is het gemakkelijk om aparte lesroosters van persoonlijke schema's, zelfs als u hetzelfde e-mailaccount gebruikt. 

Stap 2: Kopieer uw Appointlet-link en deel deze met leerlingen of hun ouders

Nu je de beschikbaarheid van je bijles hebt geconfigureerd, is het tijd om je Appointlet-link te delen met studenten en ouders of deze zelfs in te sluiten op je website!

Klik op de planningspagina op de knop Delen in de linkerbenedenhoek van de kaart van het type vergadering die u wilt delen. 

Vanaf hier kunt u de koppeling van uw planningspagina delen met uw verbonden sociale accounts, waaronder Twitter, Facebook en LinkedIn. U kunt ook Koppeling kopiëren selecteren om uw Appointlet-link naar het klembord te kopiëren en deze in e-mails, directe berichten, speling of overal waar u met klanten communiceert, te plakken. 

Als alternatief kunt u ook Insluiten op website selecteren om uw planningswidget toe te voegen aan een bestaande docentenwebsite of bedrijfsbestemmingspagina. 

Stap 3: Wanneer een nieuwe bijlessessie is geboekt, krijg je een automatische melding

Wanneer iemand een bijlessessie boekt met behulp van uw Appointlet-link, ontvangt u een automatische melding met de details over de aanstaande vergadering. U kunt ook herinnerings-e-mails en sms-meldingen configureren om u en uw studenten te herinneren aan komende lessen om toekomstige no-shows te voorkomen.

Het is echt zo simpel. Appointlet is een game-changer voor docenten en mensen die bijles zoeken, omdat het gemakkelijker dan ooit is om verbinding te maken, een afspraak te maken en de boeken te lezen. Allemaal zonder het ongemakkelijke heen en weer proberen een tijd te vinden om elkaar te ontmoeten. 

Geloof ons niet op ons woord

"Onze no-shows zijn drastisch afgenomen met de geautomatiseerde herinneringsmails van Appointlet."

Charvi Goyal, oprichter van Tutorscope, ging samen met Appointlet om hun netwerk van docenten uit te breiden, het aantal boekingen te vergroten en meer studenten te bereiken. Ze zeiden:

“De beschikbaarheid van studenten, de beschikbaarheid van docenten, tijdzones en verschillende onderwerpen was een ontmoedigende taak, maar Appointlet maakte het ons eenvoudig. Met een gebruiksvriendelijk systeem dat zelfs onze basisschoolleerlingen kunnen gebruiken om sessies te boeken, heeft Appointlet ons in staat gesteld om prioriteit te geven aan zowel schaalbaarheid als flexibiliteit in onze diensten. De software zorgt voor onze planning, zodat onze docenten en studenten kunnen stoppen met het e-mailen van 2-3 keer per sessie en terug kunnen gaan naar wat het belangrijkst is: samen leren, ononderbroken.”

Met Appointlet zagen ze een snelle groei. TutorScope nu verbindt meer dan 1,500 studenten met een netwerk van 60+ docenten om studenten van alle leeftijden te helpen hun onderwijsdoelen te bereiken. En ze boekten in het eerste jaar meer dan 2,100 bijles. 

Klaar om je bijlesbedrijf op te schalen?

Appointlet maakt het gemakkelijk om boekingen van al je docenten te beheren terwijl je je studiebegeleidingsbedrijf in de loop van de tijd laat groeien. 

Naarmate de boekingen binnenkomen, maakt uw vergaderdashboard het gemakkelijk om te filteren door sessies die zijn gepland. Je hebt altijd volledig inzicht in je bijlesschema, deelnemers, tijden en andere notities om het leren van studenten te beheren. 

Gebruik de vervolgkeuzelijst rechtsboven op het vergaderingendashboard om resultaten op datum te filteren. Vervolgens kunt u uw resultaten verder verfijnen met de zoekbalk. Zoek op tutornaam, studentnaam, datum, e-mail en meer!

Een ander cruciaal aspect van groei voor bijlesorganisaties is het verminderen van annuleringen en het behouden van bestaande studenten. Het is gemakkelijk om de tijd uit het oog te verliezen en een bijlessessie te missen. Om het aantal no-shows te verminderen, stuurt Appointlet elke keer dat studenten een sessie bij u boeken een bevestigingsmail. Schakel herinneringsberichten in en plan ze om automatisch uit te gaan als de vergadering nadert. Het kan ook handig zijn om via automatisering een aangepast herinneringsbericht te sturen. Dit houdt de details voor hen en het is aangetoond dat het de opkomst verbetert.

Putting het allemaal samen

Typische tutor-planning is een vervelend heen en weer dat niet altijd een afspraak bespoedigt. E-mail, Excel en CRM's bieden bijlesorganisaties niet de planningstools die ze nodig hebben om vooruit te schalen. 

Moderne bijlesorganisaties die planningssoftware gebruiken, missen belangrijke functies die specifiek zijn voor het bijlesbedrijf, zoals: geavanceerde planningstools, talrijke integraties en automatisering. Tutorplanning met andere apps is ingewikkeld en heeft een steile leercurve voor degenen die nieuw zijn in het gebruik van digitale tools. 

Maar Appointlet werkt anders. Meld u aan voor een gratis Appointlet-account om binnen enkele minuten de link voor het plannen van uw tutor te delen.

Nahla Davies

Nahla Davies

Nahla Davies is een softwareontwikkelaar en technisch schrijver. Voordat ze haar werk fulltime aan technisch schrijven wijdde, slaagde ze erin - onder andere intrigerende dingen - om als hoofdprogrammeur te dienen bij een Inc. 5,000 ervaringsgerichte merkorganisatie met klanten als Samsung, Time Warner, Netflix en Sony

De #1 online tool voor het plannen van vergaderingen