Laten we eerlijk zijn. Het traditionele kantoor is veranderd van wat het zelfs een paar jaar geleden was. De pandemie zag ons onze werkruimten verschuiven van voorspelbare 9-5-routines naar ongemakkelijke vergaderingen op afstand met collega's die net uit bed waren gevallen. De werk-privébalans van mensen is verstoord.
We hebben onze creativiteit bewezen, maar niet zonder stress. We lachten, huilden en werkten samen over grote afstanden die overbrugd werden door belemmerde internetverbindingen. Nu de zaken beginnen te stabiliseren met het einde van de pandemie, is het tijd om de schade te beoordelen en een pad voorwaarts te vinden.
De aanvankelijke gekheid van afstandswerk wordt het nieuwe normaal, met veel werknemers die veel gelukkiger zijn in hun nieuwe, flexibelere set-ups. Aan de andere kant merkten veel werknemers dat hun werk-leven doorsijpelde in hun quality time afstandswerk vervaagde de grens tussen werk en ontspanning.
In die geest spraken we met elf B2B-influencers om hun kijk op de balans tussen de wereld en het leven in de post-COVID-wereld te krijgen. Veel van deze antwoorden verrasten ons en gaven ons diepgaand inzicht in het onderwerp dat we hieronder met u hopen te delen.
Klaar? Laten we erin duiken!
Vergaderingen op afstand professioneel houden
Michael Buckbee is de oprichter van GentlyUsedDomeinen, een SEO-bedrijf dat zich richt op het verwerven van hoogwaardige domeinen die verlopen.
V: Hoe zagen uw vergaderingen er pre-pandemisch uit (op afstand of niet)?
“Pre-pandemie waren we al een team op afstand met een sterke nadruk op verkoop op afstand. Voor vergaderingen met mensen buiten het bedrijf streefden we echt naar een "professionele" uitstraling met onze vergaderachtergronden, omdat we ons zorgen maakten dat we als downmarket of minder professioneel zouden worden beschouwd omdat we allemaal vanuit huis werkten."
Afhaal:
Michael was al gewend aan een mondiale omgeving vanwege het wereldwijde karakter van zijn werk. Een ding dat echter consistent bleef, was zijn verlangen om zijn vergaderingen er zo goed mogelijk uit te laten zien. Groene schermen waren niet genoeg, want dat kan iedereen met Zoom. Hij had een prettige locatie nodig om uit te zenden, zoals een fijne vergaderruimte bij een coworking space die iedereen via een coworking space-app.
V: Hoe zijn uw vergaderingen veranderd na de pandemie?
“In de hele branche is er een geweldige ontspanning geweest in termen van wat als professioneel wordt beschouwd in een vergadering. Ik heb talloze ontmoetingen gehad met leidinggevenden van grote bedrijven waar ze een t-shirt dragen terwijl kinderen en huisdieren op de achtergrond ronddwarrelen.”
Afhaal:
Vóór de pandemie waren professionele bijeenkomsten uniform in hun naleving van de attributen van professioneel gedrag. Maar toen begonnen de arbeiders hun houding thuis te gebruiken voor het thuiswerk, en niemand maakte zich daar druk over. Sindsdien zijn vergaderingen een beetje meer ontspannen en "leuk" geworden.
V: Heeft u te maken gehad met planningscomplicaties als het gaat om vergaderingen op afstand?
“Omdat iedereen op afstand werkt – en verhuist naar woningen die beter geschikt zijn om thuis te werken – is het een noodzaak om vast te stellen welke tijdzone je aanwijst in je vergadering en vervolgens te rekenen om het in ieders lokale tijd te zetten. Anders maakt iemand een fout en komt hij een uur te laat opdagen.”
Afhaal:
Verkleden is niet nodig: verschillen in tijdzones kunnen een reëel probleem zijn. Michael loste dit probleem op door te vergrendelende vergadertijd en ervoor te zorgen dat iedereen het wist volgens hun tijdzone. Als zelfs maar één persoon het bij het verkeerde eind heeft, kan het de vergadering verpesten. Tijdzonevertaling automatiseren met een app zoals Afspraak is altijd een goede, werkbare oplossing.
Vraag: Heeft u tips voor het plannen van vergaderingen op afstand/virtuele vergaderingen?
“Soms voelen mensen zich afgeschrikt als je hen vraagt een geautomatiseerde planningstool te gebruiken, dus ik zeg meestal: 'Ik wil graag een tijd met je afspreken via e-mail, of als het makkelijker is, kun je mijn link gebruiken. ' 100% van de tijd gebruiken ze de link.”
Afhaal:
Soms zijn de beste oplossingen de eenvoudigste. In dit geval is het vergaderplanning uitbesteden naar tools zoals Appointlet.
Alleen de essentiële vergaderingen op afstand
Georgi Todorov is de oprichter van ThriveMyWay, een gerenommeerde blog gericht op het verstrekken van inzicht aan ondernemers over de hele wereld.
V: Met welke uitdagingen werd u geconfronteerd bij vergaderingen op afstand?
"Ik heb nog nooit op een kantoor gewerkt - ik heb altijd online gewerkt - maar voor mij is het belangrijk dat elke vergadering die ik bijwoon een duidelijk doel heeft, en het is niet alleen een inhaal- of rapportagevergadering."
"Voor introverte mensen zoals ik kunnen vergaderingen energieverslindend zijn, dus ik denk na over het resultaat dat ik uit de vergadering wil halen."
Afhaal:
. Werk gewoonten uit balans raken, kunnen ze hun tol gaan eisen van ons dagelijks leven. Dat is de reden waarom bedrijfseigenaren zoals Todorov zich afmelden voor videoconferenties, tenzij ze een essentieel doel dienen. Er zijn andere manieren om vergaderverslagen te communiceren, zoals Loom or Slappe clips.
Planningssoftware en vergaderagenda's
James Norquay is de oprichter van Welvaart Media, een gespecialiseerd SEO-bedrijf dat een wereldwijde klantenkring bedient.
V: Hoe zagen uw vergaderingen er pre-pandemisch uit (op afstand of niet)?
We hadden meer persoonlijke ontmoetingen op ons kantoor met klanten en partners. Nu hebben we misschien 1-2 per maand. Daarvoor hadden we misschien 1-2 per dag.
Afhaal:
Voor de pandemie hield James persoonlijke ontmoetingen wezenlijk vaker. Nu - in een door Zoom gedomineerde wereld - worden die persoonlijke vergaderingen slechts een fractie zo vaak en waarschijnlijk gereserveerd voor kritische gesprekken.
V: Hoe zijn uw vergaderingen veranderd na de pandemie?
We hebben veel meer vergaderingen via Google Meet en Zoom in de huidige markt. Sessies zijn ook korter dan in het verleden.
Afhaal:
Voor James waren vergaderingen een groot evenement waar iedereen voor had gepland. Nu komen ze veel vaker voor, geïmproviseerd en to the point. Een goed georganiseerde vergadering stelt werknemers in staat om: productiever zijn.
Vraag: Heeft u tips voor het plannen van vergaderingen op afstand/virtuele vergaderingen?
“Maak eerst gebruik van verschillende planningstools bij het organiseren van vergaderingen. Het bespaart iedereen tijd. Ten tweede kan het nuttig zijn om een vergaderagenda te hebben en iemand aantekeningen te laten maken in de vergadering.”
“Ten slotte kan het ook goed zijn om vergaderingen op te nemen en te delen met tijdgenoten in verschillende tijdzones.”
Afhaal:
Het verdict is binnen: iedereen die op afstand vergadert, houdt van planningstools. Voor Prosperity Media neemt het gebruik van die tools om vergaderingen te plannen en te organiseren een enorme last van de voeten van zijn werknemers. Voor degenen die zich in een verre tijdzone bevinden, raadt hij aan om opnames van de sessie te delen, zodat ze geen belangrijke informatie missen.
Pauzes tussen vergaderingen plannen
Shayla Price is de oprichter van PrimoStats, een doorzoekbare database van samengestelde marketingstatistieken.
V: Hoe zijn uw vergaderingen na de pandemie veranderd en wat is hun impact op de balans tussen werk en privéleven?
“Mijn vergaderingen op afstand zijn verdubbeld na de pandemie. In deze nieuwe norm proberen de meeste bedrijven de cadans van persoonlijke ontmoetingen na te bootsen. Van Zoom-happy hours tot de urenlange personeelsvergaderingen, mijn collega's en ik hebben moeite om de juiste match te vinden. Het is handig om, indien mogelijk, pauzes in te stellen tussen vergaderingen.”
Afhaal:
Voor Shayla is het nog steeds een wereld van testen en experimenteren terwijl haar team probeert de balans tussen werk en privé te verlossen van de nu vage lijnen tussen werk en vrije tijd. Eén ding is echter zeker: deze bijeenkomsten vinden plaats veel vaker. Regelmatig vergaderen is niet per se problematisch, ervan uitgaande dat u het niet overdrijft. Anders loopt u het risico uw uitgeputte team in puin achter te laten. Overweeg pauzes of buffertijden toe te voegen tussen vergaderingen om jezelf (en je team) een adempauze.
V: Heeft u te maken gehad met planningscomplicaties als het gaat om vergaderingen op afstand?
"Het balanceren van leven en werk terwijl je thuis bent, brengt planningscomplicaties met zich mee. Als nieuwe ouder is het belangrijk om flexibel te zijn in de werkdag. Het kan dus zijn dat ik niet kan deelnemen aan een vergadering op afstand om 8 uur of elke personeelsvergadering kan bijwonen vanwege doktersafspraken.”
Afhaal:
Er zijn maar weinig gevallen waarin werk leven balans relevanter is dan moederschap. Als kersverse ouder met verplichtingen die moeten worden nagekomen, kan Shayla niet elke vergadering bijwonen. In situaties waarin teamleden niet kunnen vergaderen, wordt opnamesoftware nuttiger dan ooit.
Vraag: Heeft u tips voor het plannen van vergaderingen op afstand/virtuele vergaderingen?
“Houd er rekening mee of je een vergadering nodig hebt of niet. Nodig vervolgens alleen de belangrijkste stakeholders uit en houd een agenda klaar. Als niet iedereen de vergadering kan bijwonen, neem het dan op."
Afhaal:
Niet iedereen hoeft op elke vergadering te verschijnen. Voor jou uitnodigingen versturen, zorg ervoor dat elke ontvanger een geldige reden heeft om daar te zijn. Bovendien is het een goede gewoonte om iemand toe te staan te vertrekken als het doel van het bijwonen van de vergadering volledig is.
Door deze eenvoudige maatregelen te nemen, wordt de balans tussen werk en privé voor iedereen gemakkelijker, omdat hun schema's niet zo belastend zijn. Je hebt alleen zoveel tijd voor vergaderingen en werk; je kunt niet alles tegelijk hebben.
Vergaderingen versus asynchrone communicatie
Matt Redler is de oprichter en CEO van Panter, een volgende generatie wervingsplatform.
V: Kunt u tips geven voor het plannen van vergaderingen op afstand in verschillende tijdzones?
“Vergaderingen in verschillende tijdzones zijn belangrijker dan ooit, aangezien werken op afstand werkgevers toegang geeft tot een wereldwijde talentenpool. Daarom zijn tools die meerdere kalenders vergelijken of mensen links sturen naar boekingsslots in hun eigen tijdzone handig.
"Een ander ding om te overwegen bij het werken met teams op afstand is: 'Moet dit echt een vergadering zijn? Misschien niet.' Dat is waar asynchrone communicatie komt om de hoek kijken, een term die we gebruiken voor culturen waar medewerkers niet de hele dag gespannen zijn, niet meteen reageren op berichten of in een mum van tijd op een telefoontje springen.
“Als het effectief wordt uitgevoerd, betekent asynchrone communicatie dat mensen diepgaand werk kunnen doen wanneer het voor hen het beste werkt, wat leidt tot een hogere productiviteit en efficiëntie.
“Dit werkt het beste als er duidelijke verwachtingen zijn over hoe snel mensen moeten reageren op berichten, welke berichten urgenter zijn dan andere, en natuurlijk in welke scenario's je gewoon het beste in een vergadering op afstand kunt stappen. Er is dus een tijd voor vergaderingen op afstand en een tijd voor asynchrone communicatie.”
Afhaal:
Tijden van dwang zijn vatbaar voor het uitlokken van aanvallen van creativiteit, en de pandemie was geen uitzondering. Vergaderingen op afstand bleek enorm nuttig bij het overbruggen van de afstanden veroorzaakt door quarantaine - iets dat 20 jaar geleden niet mogelijk zou zijn geweest.
Het liet echter nog te wensen over. De radicale verschuiving van schema's maakte het plannen van vergaderingen hectisch en vaak onmogelijk. “Is het überhaupt mogelijk om deze meeting te plannen, en is het zelfs nodig?” Zo werd geboren asynchrone vergadersoftware, een enorm geschenk aan time-management.
Zoomvermoeidheid bestrijden
Brian Casel is de oprichter van ZipBericht, een asynchroon platform voor videoberichten.
V: Heeft u te maken gehad met planningscomplicaties als het gaat om vergaderingen op afstand?
"Zoom Vermoeidheid is een echt probleem voor veel teams op afstand tegenwoordig. Zowel teamgenoten als klanten merken dat ze niet productief werken wanneer zoveel van hun tijd wordt opgevuld met Zoom-gesprekken.”
Afhaal:
De afgelopen tijd hebben professionals een collectieve ontgoocheling ontdekt over het fenomeen 'Zoommoeheid'. Managers van de wereld: gewoon omdat jij wel een vergadering houden betekent niet dat jij moet. Het tot een minimum beperken van verplichtingen is de sleutel tot welzijn op de werkplek.
Socialiseren tijdens vergaderingen: de 8%-regel
Michael Alexis is de CEO van Teambuilding, een gerenommeerd bedrijf dat zich richt op het verbeteren van de groepsdynamiek over de hele wereld.
Vraag: Heeft u tips voor het plannen van vergaderingen op afstand/virtuele vergaderingen?
“Mijn #1 tip voor vergaderingen op afstand is om een buffer van vijf minuten toe te voegen aan je geplande tijd. Deze vijf minuten maken het mogelijk om de 8%-regel te volgen, die stelt dat 8% van de tijd in een vergadering moet worden besteed aan leuke en sociale activiteiten.
“Je zou bijvoorbeeld een korte ronde ijsbrekervragen kunnen stellen, of een paar trivia-prompts. Deze tijd is zo belangrijk, vooral na de pandemie, omdat het binding, betere communicatie, betrokkenheid en meer bevordert. Je hebt efficiëntere vergaderingen en effectievere teams!”
Afhaal:
Vanuit zijn ervaring in teambuilding biedt Michael een uniek en waardevol advies aan managers: wijd sommige van uw vergaderingen aan plezier! Hij stelt dat leuke vergaderingen zorgen voor betere, productievere teams over de hele linie.
Er professioneel uitzien op videoconferenties
Ben Walker is de oprichter en CEO van Idem transcripties, een bedrijf dat organisaties over de hele wereld bedient met uitstekende transcriptieservices.
V: Welk inzicht zou u willen delen met betrekking tot vergaderingen op afstand?
"Ik zou je ten zeerste aanraden om je voor de gelegenheid te kleden, te douchen en je haar te kammen. Ik denk dat het er slecht uit kan zien als jij of iemand anders in de vergadering niet helemaal voorbereid en gekleed op het werk is.
“Ik realiseer me dat dit een oproep op afstand is en dat veel mensen thuis zullen werken; Ik denk nog steeds dat het laat zien dat je klaar bent om te gaan en volledig hebt geïnvesteerd in de vergadering. Zelfs als dat een t-shirt en een spijkerbroek betekent, zorg er dan voor dat het t-shirt schoon is en geen gaten of vlekken heeft.”
Afhaal:
Hoewel sommige bedrijven de 'casualisering' van vergaderingen op afstand hebben geaccepteerd, verzet Ben zich daartegen. In plaats daarvan is hij van mening dat zelfs als een deelnemer vanuit het comfort van thuis meedoet, ze nog steeds een professional zijn en dat ze zich ook zo moeten gedragen.
Als iemand de indruk wekt dat hij zijn werk niet serieus neemt, kan dit een negatieve invloed hebben op het moreel van de werknemer en op de indruk van de klant.
Vergaderagenda's met geautomatiseerde herinneringen
David Bitton is de mede-oprichter en CMO bij Deurlus, een uitgebreide oplossing voor vastgoedbeheer.
Vraag: Heeft u tips voor het plannen van vergaderingen op afstand/virtuele vergaderingen?
“Vergaderingen op afstand brachten ons eerst in een lus, maar we waren in staat om het vrij moeiteloos voor elkaar te krijgen. Dit is wat we deden:
"Maak een tijdlijne: Niemand wil een vergadering bijwonen zonder te weten wat de doelstellingen zijn of waarom deze wordt gehouden. Deelnemers moeten een gedetailleerd plan krijgen met essentiële onderwerpen, begin- en eindtijden, aanwezigen en alle vereiste lectuur.
“Met een goed geplande agenda heeft iedereen de tijd om zich van tevoren voor te bereiden en een idee te krijgen van hoe lang de vergadering zal duren, zodat ze hun dagen dienovereenkomstig kunnen indelen. Dit garandeert dat iedereen op dezelfde pagina begint.
"Stel een herinnering in: uitnodigingen voor vergaderingen kunnen gemakkelijk verdwijnen in de stroom van e-mails, berichten en andere meldingen die werknemers tijdens een werkdag krijgen. Om dit te voorkomen, plannen we automatische herinneringen voor vergaderingen ten minste 15 minuten tot een uur van tevoren om ervoor te zorgen dat niemand de vergaderingen uit het oog verliest.”
Afhaal:
Voor David bereiden degenen die onvoorbereid naar de vergaderingen komen zich voor op een ramp. Maak eerst de doelen van uw vergadering duidelijk met een volledig reisschema. Een lukrake benadering van vergaderingen is een slechte gewoonte in timemanagement en een primaire oorzaak van Zoom-burn-out.
Ten tweede, gebruik een planningstool zoals Appointlet om te verzenden geautomatiseerde herinneringen aan deelnemers. Dit levert dividend op in termen van afwezigheden voorkomen en traagheid. Geautomatiseerde hulpmiddelen verminderen ook uw persoonlijke verantwoordelijkheden, waardoor u evenwicht in uw leven krijgt.
Apps plannen voor hoge vergadervolumes
Alastair McDermott gastheer van de Erkende Autoriteit podcast, waar hij bedrijven helpt nieuwe leads te genereren met de nieuwste inzichten.
V: Hoe zijn uw vergaderingen veranderd na de pandemie?
“Ik ben overgestapt op 100% vergaderen op afstand. Ik had een superdruk 2020 na de pandemie, ik exporteerde mijn agenda en ontdekte dat ik in 400 meer dan 2020 vergaderingen en telefoontjes had, dat had ik nooit kunnen doen zonder kalenderlinks.
"Na bijna een burn-out in 2020, heb ik het aantal telefoontjes dat ik doe met ~50% verminderd door het soort werk dat ik doe en de klanten waarvoor ik het doe te veranderen."
Afhaal:
Alle vergaderingen van Alastair gingen in 2020 op afstand, iets dat niet mogelijk zou zijn geweest zonder kalenderlinks. Maar zelfs met dat gemak begon de Zoom-vermoeidheid. Dat was het moment waarop Alastair zijn werk veranderde, zodat hij niet zoveel telefoontjes hoefde te verwerken.
Vraag: Heeft u tips voor het plannen van vergaderingen op afstand/virtuele vergaderingen?
“Nogmaals, ik gebruik graag kalenderlinks. Ik weet dat sommige mensen denken dat ze onpersoonlijk zijn, maar mijn perspectief is hoe je over ze praat. Als je de ander vraagt of ze een link hebben en tegelijkertijd een aanbieding doet als die van jou, vind ik dat helemaal prima.”
Afhaal:
Zelfs als sommigen ze onpersoonlijk vinden, maken kalenderlinks het plannen gemakkelijk. Als je bezwijkt onder het gewicht van je schema, kunnen ze een groot verschil maken. Het gebruik van dergelijke gemakken kan een groot verschil maken in uw persoonlijke leven.
Maak van vergaderingen op afstand een succes
Thuiswerken maakte de scheidslijn tussen werk en vrije tijd wat minder duidelijk. Het plannen en organiseren van vergaderingen op afstand werd veel lastiger dan aanvankelijk werd verwacht. Het blijkt dat het plannen, organiseren, hosten en delen van sessies op afstand veel werk vergen, vooral als het meerdere keren per dag gebeurt.
Dankzij de bovengenoemde brancheleiders hebben we een goed idee hoe we moeten reageren. teambuilding oefeningen kunnen vergaderingen leuker maken, asynchrone vergadersoftware helpt om schema's aan te passen en software voor vergaderingen op afstand verbindt alles met elkaar. Met behulp van de beste beschikbare tools zoals: Afspraak is de beste manier om te investeren in je werk-privébalans.
