Criamos softwares de agendamento desde 2012. São quatorze anos observando pessoas marcando reuniões, incluindo terapeutas, consultores, equipes de vendas, professores particulares, fotógrafos, treinadores e cerca de uma centena de outras profissões que nunca imaginamos que precisassem de tantos agendamentos.
Nesse período, mais de 100,000 usuários passaram pelo Appointlet.
Algumas pessoas estão improvisando com seus horários (sem julgamentos. Todos nós já passamos por isso). Mas outras são organizadas de uma forma quase perturbadora. São o tipo de pessoa que provavelmente organiza seus temperos em ordem alfabética e usa todas as pastas do e-mail.
Qual é a diferença, então? Você pensaria que são os recursos. Os mais organizados devem usar mais recursos, certo? Mais integrações, mais automações, mais de tudo.
Não. Nem sempre.
A verdadeira diferença está na forma como pensam. Os planejadores mais organizados estruturam seus sistemas de planejamento com base em como realmente trabalham.
A diferença entre usar uma ferramenta e construir um sistema.
A maioria das pessoas trata o software de agendamento como um mero acessório. Configuram uma vez, compartilham um link de reserva e torcem para que tudo dê certo. É o equivalente digital a jogar um arquivo num canto e enfiar papéis lá dentro sempre que a mesa fica muito bagunçada.
Funciona. Mais ou menos. Até que deixa de funcionar.
Os usuários mais organizados que vimos fazem algo diferente. Eles tratam seu agendamento como infraestrutura. Antes de clicar em um único botão, eles já pensaram em tudo o que precisam.
Eis uma analogia que não envolve agendamento: todo mundo tem um arquivo. Mas nem todo mundo tem um arquivo. sistema.O armário é apenas um móvel. O sistema é o que o torna útil. O mesmo acontece com as ferramentas de agendamento. A ferramenta é apenas um software. O sistema é o que facilita a sua vida.
Como isso se parece na prática
Então, se você está tentando descobrir como organizar seu negócioVocê provavelmente está se perguntando o que esses usuários organizados de forma mítica realmente fazem. doIdentificamos quatro padrões.
1. Eles mapeiam seus tipos de agendamento.
O usuário médio cria um link de agendamento com um nome como "Agendar uma reunião" ou "Reservar um horário comigo" e pronto. É funcional. Mas também é o equivalente, no contexto de agendamento, a ter uma gaveta grande etiquetada como "Coisas".
Usuários organizados pensam nas diferentes tipos das conversas que eles têm. Em seguida, eles criam tipos de reunião distintos para cada uma.
Um terapeuta pode ter:
- Consulta inicial (60 min)
- Sessão de acompanhamento (45 min)
- Sessão de verificação de crise (20 min)
Um consultor pode ter:
- Chamada de descoberta (30 min)
- Sessão de Estratégia (90 min)
- Pergunta rápida (15 min)
Por que isso importa? Porque cada tipo de reunião pode ter disponibilidade diferente, perguntas iniciais diferentes, requisitos de preparação diferentes e acompanhamento diferente. Uma chamada de descoberta e uma sessão de estratégia não são a mesma reunião. E não devem ser tratadas como se fossem.
2. Eles reúnem o que precisam antecipadamente.
Sabe aquele e-mail que você envia antes de quase todas as reuniões? Aquele que diz "Antes de conversarmos, você pode me enviar X?"
Usuários organizados não enviam esse e-mail. Eles não precisam.
Eles usam formulários de admissão preenchidos com perguntas personalizadas que as pessoas respondem. quando eles reservamQuando a reunião começa, eles já têm tudo o que precisam. Objetivos do cliente? Já sabem. Informações relevantes? Já foram coletadas. Aquele documento que precisam revisar antes? Já foi carregado.
Pode parecer pouco, mas não é. É a diferença entre entrar numa reunião preparado e passar os primeiros dez minutos tentando se atualizar. Multiplique isso por cada reunião que você tiver e terá recuperado muito tempo e energia mental.
Os usuários mais organizados que vimos estruturam seus formulários de contato em torno de uma pergunta: "O que preciso saber para que esta reunião seja produtiva?" E então eles simplesmente... fazem essas perguntas. Revolucionário, não é?
3. Eles etiquetam e categorizam.
É aqui que a coisa fica um pouco técnica. Nossos usuários mais organizados fazem mais do que apenas agendar compromissos. Eles também os categorizam.
Etiquetas de reunião Permite marcar compromissos com etiquetas que façam sentido para o seu fluxo de trabalho: “Novo cliente”, “Oportunidade de venda adicional”, “Necessita de acompanhamento”, “VIP”, ou qualquer outra coisa que faça sentido para o seu negócio.
Ao usar tags de forma consistente, você consegue identificar padrões. Quais tipos de clientes agendam mais reuniões? Quais fontes de leads têm melhor desempenho? Onde você está investindo seu tempo e está investindo onde você está investindo seu tempo? queremos Como você pretende gastar seu tempo?
Adicione a integração com o CRM e isso se torna ainda mais útil. As informações do cliente fluem automaticamente da sua ferramenta de agendamento para o seu CRM, sem necessidade de entrada manual ou promessas de "atualizarei isso mais tarde" que você nunca cumpre.
4. Eles automatizam os suportes de livros.
Os usuários organizados que observamos não perdem tempo com coisas desnecessárias.
- Os lembretes são enviados automaticamente.
- Os e-mails de confirmação são enviados automaticamente.
- As mensagens de acompanhamento são padronizadas e acionadas com base no tipo de reunião.
Todo o processo de antes e depois de uma reunião ocorre sem intervenção manual.
Esse nível de automação tem como objetivo principal reservar sua atenção pessoal para as coisas que realmente precisam dela. O lembrete que chega 24 horas antes de uma reunião? Isso não precisa do seu toque pessoal. A conversa em si durante a reunião? Essa sim, precisa.
A automação ajuda a liberar você e sua equipe das partes do processo em que vocês não agregam valor diretamente.
A mudança de mentalidade
Em resumo: os usuários mais organizados não começam pela ferramenta. Eles começam pelo processo.
Antes de começarem a configurar qualquer coisa, eles se fazem algumas perguntas:
- Que tipos de consultas eu realmente atendo?
- O que preciso saber antes de cada tipo?
- Como posso manter um registro de com quem estou me reunindo?
- O que deve acontecer automaticamente antes e depois?
Em seguida, eles elaboram seu cronograma para corresponder a essas respostas.
É por isso que simplesmente adicionar funcionalidades ao problema não funciona. Não se trata de ter maisTrata-se de ter o que você precisa, configurado da maneira que você precisa.
O Appointlet é flexível o suficiente para se adaptar a praticamente qualquer fluxo de trabalho. Mas essa flexibilidade só é útil se você souber qual fluxo de trabalho está tentando implementar. A ferramenta se adapta a você, mas somente se você tiver definido quem é "você".
Resumo e principais conclusões
Se sua agenda ainda parece caótica, por exemplo, se você está constantemente correndo atrás de informações, esquecendo-se de compromissos de acompanhamento ou se afogando em um mar de "reuniões de 30 minutos" idênticas, a solução pode não ser uma nova ferramenta.
Pode ser o processo de sentar por uma hora e refletir sobre ele.
- Que tipos de consultas você realiza?
- O que você precisa saber antes de cada um deles?
- O que deve acontecer automaticamente?
Responda primeiro a essas perguntas. Depois, construa seu sistema de acordo com elas.
Foi isso que mais de 100,000 usuários nos ensinaram. Os mais organizados não necessariamente usam mais recursos. Eles são simplesmente muito criteriosos na forma como configuram tudo. E muitos deles aproveitam nossos recursos de automação, como lembretes automáticos, formulários de cadastro e etiquetas de reuniões.
Se você está pronto para organizar melhor o agendamento de suas consultas, considere o Appointlet. Desde 2012, ajudamos mais de 100,000 usuários a simplificar seus agendamentos. É super fácil de configurar e totalmente gratuito para começar.
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