A cruel ironia de administrar um negócio é que você está tão ocupado que não tem tempo para se organizar, o que te mantém ocupado, o que significa que você nunca se organiza.
Você sabe como é.
Você diz para si mesmo que esta é a semana em que finalmente vai organizar sua agenda, criar aquele sistema de cadastro de clientes ou parar de perder o controle dos compromissos.
Mas aí chega segunda-feira, e você está de volta a apagar incêndios, respondendo aos mesmos e-mails da semana passada e se perguntando para onde foi o dia.
Você já sabe que precisa se organizar. Você não precisa outra Artigo explicando por que a organização é importante.
Em vez disso, você precisa de alguém que reconheça que você não tem nenhuma hora livre e, em seguida, lhe apresente um plano que realmente funcione dentro dessa limitação. Ficaremos felizes em ser essa pessoa.
7 maneiras simples de melhorar a organização da sua pequena empresa
Estas sete dicas são para pessoas que já estão sobrecarregadas. Elas exigem pouco tempo inicial. Não requerem um "sistema de produtividade" ou uma planilha com códigos de cores. E trazem resultados constantes depois de implementadas.
1. Pare de organizar tudo. Em vez disso, escolha uma coisa.
A maneira mais rápida de fracassar na organização é tentar organizar tudo de uma vez.
Você acorda motivado no domingo, decide reformular completamente seu negócio e, na terça-feira, já abandonou o projeto porque era demais e você tem trabalho de verdade para fazer.
A melhor abordagem: Escolha a área que está causando mais caos. Aquela que, se você resolvesse, faria com que todo o resto parecesse um pouco mais administrável.
Para a maioria das empresas de serviços, esse fator crucial é o agendamento. Ele impacta tudo: a comunicação com o cliente, sua agenda, sua carga de trabalho, sua sanidade mental. Quando o agendamento está uma bagunça, toda a operação parece uma bagunça. Quando o agendamento funciona sem problemas, você de repente ganha um respiro.
Algumas pessoas chamam isso de princípio do "dominó único". Você não precisa derrubar todos os dominós de uma vez. Basta encontrar aquele que, ao cair, derruba vários outros.
Portanto, antes de tentar reorganizar toda a sua empresa, identifique o uma Coisa causando o maior atrito diário.
2. Analise como você realmente gasta seu tempo.
Não se pode organizar aquilo que não se compreende.
A maioria dos donos de empresas tem uma vaga noção de que estão "sempre ocupados", mas se você pedisse para eles detalharem exatamente como gastam suas horas, eles teriam dificuldades. Isso é um problema, porque você não pode corrigir os desperdícios de tempo que não identificou.
Um exercício rápidoDurante uma semana (ou mesmo apenas um dia, se for tudo o que você conseguir), registre o que você realmente fez. Não o que você planejou fazer. O que você de fato fez.
Você provavelmente notará alguns padrões:
- Pingue-pongue por e-mail: Intermináveis trocas de mensagens que poderiam ter sido resumidas em uma única mensagem (ou nenhuma mensagem).
- Reagendar: Clientes cancelando, você remarcando, e todo mundo confuso sobre quando as coisas vão acontecer.
- Perseguir pessoas: Já enviei três solicitações de faturas, confirmações e documentos.
- Recriando a roda: Escrever o mesmo e-mail do zero todas as vezes, respondendo às mesmas perguntas repetidamente.
Esses são os seus objetivos. Essas são as coisas que valem a pena organizar. Não a gaveta da sua mesa. Não sua coleção de etiquetas. Não seu CRM. As coisas que realmente estão consumindo seu tempo.
Quando você perceber para onde o tempo está indo, saberá onde concentrar seus esforços.
3. Automatize as tarefas repetitivas
A maioria dos donos de empresas tem tarefas que realizam várias vezes por semana.
Uma boa regra de ouroSe você faz algo mais de duas vezes por semana, e é basicamente a mesma coisa todas as vezes, automatize.
Seu cérebro tem coisas melhores para fazer do que lembrar de enviar lembretes de consultas ou digitar e-mails de confirmação. Isso é trabalho de computador. Deixe que os computadores façam isso.
Dois candidatos óbvios para automação:
- Lembretes de compromissos: Essas mensagens devem ser enviadas automaticamente, 24 horas antes (ou no intervalo que fizer sentido para o seu negócio). Você não deve enviar mensagens de texto manualmente para os clientes para confirmar.
- E-mails de confirmação: Quando alguém reserva com você, essa pessoa deve receber uma confirmação imediata. Não uma confirmação que chega quando você por acaso verifica sua caixa de entrada.
É exatamente para isso que ferramentas de agendamento como o Appointlet foram criadas. O objetivo principal é automatizar as tarefas que você teria que fazer manualmente, repetidamente, indefinidamente.
Se você ainda não está usando uma ferramenta de agendamento, Agendamento O aplicativo cuida de tudo isso automaticamente: agendamento, lembretes e confirmações. Leva apenas de 5 a 10 minutos para configurar tudo, e depois você não precisa mais se preocupar com essas tarefas.
Você só deve fazer coisas que realmente exigem sua presença. Todo o resto deve acontecer sem o seu envolvimento.
4. Crie modelos, não listas de tarefas.
Listas de tarefas são uma armadilha.
Não nos interpretem mal. Elas dão uma sensação de produtividade. Há algo de satisfatório em anotar tudo o que você precisa fazer. Mas as listas de tarefas são intermináveis. Você termina uma, e já tem outra amanhã. E depois de amanhã. Para sempre.
Os modelos são a resposta.Os modelos são reutilizáveis. Você os cria uma vez e eles continuam funcionando para você.
Pense nos e-mails para clientes. Provavelmente você responde às mesmas cinco perguntas repetidamente. Em vez disso, escreva respostas padronizadas. Copie, cole, personalize um pouco e envie. Você pode armazenar esses modelos no Google Drive, Notion ou em qualquer outro lugar de fácil acesso.
O mesmo vale para os formulários de cadastro: em vez de fazer as mesmas perguntas aos clientes a cada agendamento, crie um formulário que colete as informações necessárias antecipadamente. E quanto à preparação para as consultas? Crie uma lista de verificação com tudo o que você precisa fazer antes de cada tipo de atendimento. Siga-a sempre, em vez de tentar se lembrar de tudo.
O objetivo é parar de reinventar a roda. Cada vez que você escreve algo do zero que já escreveu antes, está perdendo tempo que não tem.
Portanto, crie o modelo uma vez e use-o para sempre.
5. Agrupe tarefas semelhantes.
A troca de contexto é uma grande inimiga da produtividade, e a ciência comprova isso. Cada vez que você passa de um tipo de tarefa para outra, seu cérebro precisa de tempo para se ajustar. Pesquisas sugerem que esse tempo leva... até 23 minutos e 15 segundos para se concentrar novamente após uma tarefa, e essas transições podem se acumular.
A solução é o processamento em lotes.Agrupe tarefas semelhantes e execute-as em blocos de tempo específicos.
Todo o seu agendamento, faturamento e documentação podem ser feitos em um único período, em vez de ficarem espalhados ao longo do dia. Você pode verificar e responder a e-mails em horários definidos, e não a cada vez que seu telefone vibra. Os atendimentos e o trabalho com clientes têm seus próprios horários reservados.
Isso também se aplica ao agendamento. Em vez de estar disponível sempre que os clientes quiserem marcar uma consulta, defina horários específicos. Talvez você só atenda ligações de clientes nas tardes de terça e quinta-feira ou faça consultas apenas pela manhã.
Quando os clientes podem agendar com você a qualquer hora do dia ou da noite, você se coloca em uma situação de constante mudança de contexto. Definir limites para sua disponibilidade devolve a você o controle do seu dia.
6. Deixe que os clientes façam o trabalho.
Digamos que um cliente em potencial lhe envie um e-mail perguntando sobre sua disponibilidade. Você consulta sua agenda e envia três opções. Um dia depois, ele responde dizendo que nenhuma delas funciona. Você envia mais três. Ele escolhe uma. Você envia uma confirmação. Ele pede para remarcar. E você recomeça o processo.
Que desperdício de tempo... especialmente quando ele já é tão escasso. E, no entanto, a maioria das empresas de serviços faz isso constantemente.
A solução é simplesPare de ser o intermediário na sua própria agenda. Envie um link para os clientes ou deixe que eles reservem diretamente pelo seu site ou página de reservas. Permita que eles escolham um horário que funcione para ambos.
E isso é realmente melhor para seus clientes. Em vez de esperar que você responda ao e-mail deles (o que pode levar horas ou dias), eles podem reservar instantaneamente. Eles veem sua disponibilidade em tempo real, escolhem o que funciona para eles e recebem uma confirmação imediatamente.
Isto é exatamente o que Agendamento Sim. Você compartilha seu link ou página de agendamento, os clientes escolhem um horário e o agendamento aparece automaticamente em seu calendário, com formulários de cadastro, pagamentos, instruções para a reunião e lembretes do evento, tudo gerenciado para você.
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Se você ainda está coordenando manualmente cada compromisso por e-mail, essa simples mudança lhe dará horas de volta toda semana.
7. Crie um sistema uma vez e depois esqueça-o.
A verdadeira diferença entre pessoas organizadas e desorganizadas não é a força de vontade ou acordar às 5 da manhã.
O segredo está nos sistemas.Sistemas e processos estabelecidos permitem delegar decisões, automatizar atividades e obter suporte da sua equipe.
Pessoas desorganizadas confiam na memória e na motivação para manter as coisas funcionando. "Vou me lembrar de enviar aquele lembrete." "Vou verificar amanhã." "Vou reservar um tempo para tarefas administrativas... eventualmente."
Pessoas organizadas criam sistemas que funcionam sem a sua intervenção. O lembrete é enviado automaticamente. O acompanhamento é acionado pelo calendário. O tempo administrativo é reservado com antecedência, todas as semanas, sem necessidade de tomar decisões.
Especificamente para o agendamento, isso significa configurar tudo uma vez e depois não precisar mais se preocupar com o assunto:
- Defina sua disponibilidade: Defina quando você realmente está disponível para agendamentos. Apenas uma vez.
- Crie seus tipos de reunião: Decida que tipos de consultas você aceita e quanto tempo elas duram. Decida se elas exigem pagamento. E então, agende-as.
- Ative os lembretes: É automático todas as vezes, sem necessidade de intervenção manual.
- Deixe rodar: Pare de controlar cada detalhe da sua agenda. O sistema cuida disso.
O objetivo não é se tornar alguém que está constantemente organizando. O objetivo é organizar uma vez, de forma cuidadosa e intencional, e depois seguir em frente. Seu planejamento deve exigir tanta atenção diária quanto sua conta de luz. Ele simplesmente funciona em segundo plano.
Se você ainda precisa tomar decisões sobre sua agenda todos os dias, algo está errado com o seu sistema. Corrija o sistema, não a sua força de vontade.
Conclusão
Organizar-se não exige uma reforma radical nem um fim de semana livre que você não tem. Exige estratégia na hora de focar seus esforços.
Comece com uma coisa. Automatize tudo o que você faz repetidamente. Crie modelos para parar de reinventar a roda. Organize seu tempo em lotes para não ficar mudando de foco constantemente. Deixe que os clientes agendem sozinhos, em vez de ficar trocando e-mails sem parar. E construa um sistema que funcione sem você, para que possa parar de pensar nessas coisas e voltar ao trabalho que realmente importa.
E lembre-se, o objetivo não é a perfeição. É menos caos. É uma agenda que não te estresse e um negócio que não exija que você se lembre de tudo o tempo todo.
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