Como aperfeiçoar a experiência de agendamento automatizado para suas reuniões online

A experiência de agendamento em um salão

Os aplicativos de agendamento mudaram os padrões de profissionalismo, especialmente ao se reunir com clientes em potencial. Você pode imaginar como um representante de vendas pode ter dificuldade para fechar negócios se seus clientes potenciais ficarem irritados com uma experiência de programação desleixada.

É comum que pessoas com apenas algumas reuniões por dia para sentir confortável em lidar com a coordenação de agendamento sem um aplicativo de reserva. 

Mas, à medida que o tráfego aumenta e novos leads começam a chegar de todas as direções, esses mesmos representantes começam a ter problemas de agendamento. Eles perdem tempo esperando por faltas, criam atrito com reservas duplas e correm o risco de perder clientes em potencial valiosos.

Quando o leads de entrada são obstruídos por problemas de agendamento, eles são mais propensos a se desligarem. Digamos que você ofereça os mesmos três horários de reunião para dois clientes diferentes. Se ambos escolherem a mesma data e hora, você terá que pedir a um deles para escolher um horário diferente. Existe o risco de que isso leve a um pingue-pongue por e-mail e os irrite.

Não há nenhuma boa razão para criar atrito tão cedo na jornada do cliente. É necessário um processo totalmente automatizado e simplificado. Esta é uma de suas primeiras oportunidades de mostrar seu profissionalismo como equipe voltada para o cliente. Antes das ligações de vendas e suporte, um forte fluxo de programação pode ajudar a comunicar um senso de autoridade.

Quando você instala seus sistemas de agendamento online, é mais fácil para o participante manter a data e chegar no horário. 

O seu fluxo de trabalho de agendamento online está quebrado?

Escolher um horário para se encontrar com alguém não deve ser tão difícil. Mas toleramos isso quando estamos trocando mensagens de texto com amigos e familiares. Os negócios devem ser tratados com mais cuidado. Leads não têm a mesma tolerância para idas e vindas que amigos próximos têm. Portanto, se o fluxo de trabalho de agendamento de uma equipe for interrompido e eles estiverem se atrapalhando com nenhuma solução de software, a empresa perderá muitas oportunidades. 

Problemas clássicos no fluxo de agendamento incluem reservas duplas, não comparências, cancelamentos de última hora ou solicitações de reagendamento. A lista continua porque, sem um recibo do seu acordo, ambas as partes precisam ter um sistema de calendário de trabalho em vigor. 

Quando você agenda da maneira antiga, também precisa confiar que ambas as partes darão um passo a mais para incluir a reunião em seus calendários. Eles também precisam verificar o calendário com freqüência suficiente (ou receber notificações por sms / e-mail) para garantir que vejam e se lembrem da reunião.

Calculando o tempo perdido com pingue-pongue de e-mail 

Os métodos da velha escola de agendar reuniões deveriam ser mais humanos. Mais real e pessoal. Mas também podem consumir mais tempo e estar sujeitos a erros. 

Considere a interação típica de e-mail que acontece, apenas para marcar uma reunião:

  • O anfitrião envia um e-mail para sugerir alguns horários de reunião 
  • O convidado não pode se encontrar nesses horários, então ele solicita um horário diferente
  • O host verifica, mas o novo horário solicitado não está disponível para eles

Como em um jogo de xadrez, a estratégia de agendamento estava errada desde o início. Portanto, embora esses dois possam ser capazes de se mexer e se recuperar, as coisas ficaram complicadas rapidamente. Isso envia um sinal sobre a fraqueza organizacional da empresa. Dependendo da natureza da interação, o convidado pode questionar a integridade de sua empresa como um todo.

  • O anfitrião pede desculpas e envia algumas novas sugestões
  • O convidado não pode se encontrar nesses horários. Eles ficam frustrados. 
  • O anfitrião pede ao convidado para compartilhar um horário que funcionaria em seu lugar
  • O convidado nunca responde a outro e-mail do anfitrião

Tenho certeza de que você entendeu onde estou indo com isso. Jogar pingue-pongue por e-mail é uma perda de tempo para ambas as partes. Mesmo que você possa fazer isso em 2 ou 3 e-mails, isso leva tempo. E é fácil perder o compromisso, pois pode-se esquecer de anotar no calendário. Usar um agendador automatizado pode resolver os dois problemas para você.

Leads perdidos e clientes frustrados 

Você projetou uma estratégia de marketing poderosa e um ciclo de vendas eficiente e está começando a ver os resultados. É como se você tivesse descoberto uma mina de ouro de chumbo.

Então o pior acontece - seu sistema de agendamento não está otimizado. Demora muito e até resulta em reservas duplas (ou mesmo triplas). Seus leads ficam frustrados e desistem de tentar marcar um encontro. E aqueles que você conseguiu fantasiar - eles não aparecem para as reuniões. Claro, você pode acompanhá-los, mas é mais tempo para jogar pingue-pongue de e-mail.

Mas adivinhem?

Seus clientes potenciais não têm tempo para esperar por uma solução para seus problemas. Eles querem isso agora e vão recorrer a outras opções. Você perderá leads e, em última análise, a receita que deveria chegar até você.

É por isso que é tão importante agilizar a experiência de agendamento para as pessoas. Isso ajudará a aliviar algumas dessas frustrações e melhorar suas taxas de conversão. 

Como você pode fazer isso? 

  • Examine seus processos: Você oferece atualmente a melhor experiência de agendamento? 
  • Melhore suas comunicações: O agendamento simplificado dá o tom para uma boa reunião. Toda a comunicação é automatizada para sua conveniência.
  • Evite notas de reunião perdidas: Anotações de reuniões perdidas podem prejudicar sua reputação e levar à perda de oportunidades. 
  • Reduza os cancelamentos e mitigue o reescalonamento: Faça da experiência de agendamento uma parte da jornada do cliente - otimize-a para conversões. 
  • Acompanhamento em caso de não comparecimento: Isso é importante para garantir que sua tubulação retenha condutores que, de outra forma, poderiam escapar pelas rachaduras. 
  • Enviar e-mails de confirmação e lembrete: As pessoas estão ocupadas. Eles não querem ser sobrecarregados com o esforço cognitivo de se lembrar de um compromisso. É aqui que a confirmação e e-mails de lembrete aprimorar a experiência de agendamento.  
  • SMS: Com 92% de clientes Dizendo que gostam de mensagens instantâneas, o SMS é uma ótima maneira de dar aos seus clientes o que eles desejam. 
  • Links exclusivos da webconferência: Integre a plataforma de videoconferência de sua escolha e crie links de conferência exclusivos para cada reunião.
  • Use um programador que ofereça suporte a vários membros da equipe: Agendar reuniões para equipes pode ser complicado. Um agendador online torna isso fácil. 

Vamos nos aprofundar em alguns deles na seção abaixo.

Simplificando a experiência de agendamento com um aplicativo 

Agendar reuniões desempenha um papel importante no sucesso de seu mecanismo de geração de leads. Em última análise, isso afeta o desempenho de sua empresa e seus resultados financeiros.

É por isso que as empresas estão melhorando a experiência de agendamento com aplicativos como Agendamento.

Muitas vezes é recompensador quando uma empresa melhora sua experiência de agendamento. Rastrear a jornada do usuário desde a visita inicial ao site até a confirmação da reserva pode revelar muito sobre o que está funcionando e onde você está perdendo pessoas.

Aqui estão algumas coisas que podem desligar os leads:

  • Demora muito para chegar a um acordo. Quer seja um telefonema ou uma série de e-mails, ir e vir é uma perda de tempo que seus clientes não querem gastar. 
  • Interface de agendador complicada. Algumas ferramentas de agendamento têm interfaces de usuário complicadas que podem confundir as pessoas que não são tecnicamente experientes.
  • Inconveniência. Não faça seus clientes vasculharem seus calendários para encontrar e confirmar reuniões. Envie convites aos quais eles possam acessar quando quiserem.

Então, como você fornece uma experiência de programação positiva?

Vamos examinar alguns aspectos do processo de agendamento de reuniões que o ajudarão a garantir uma primeira impressão fantástica. 

Melhore suas habilidades de comunicação com clientes e leads 

Uma reunião começa muito antes de as partes separadas se reunirem. Na verdade, os limites da reunião podem se estender mesmo antes da solicitação da reunião. Em última análise, o potencial da reunião começa quando alguém tem o impulso de aprender mais sobre sua empresa e fazer uma conexão com você. 

É por isso que é importante atrair os visitantes do site com um forte ímã de leads. É o primeiro passo para garantir o interesse deles. Mas, uma vez que alguém morde o anzol, por assim dizer, você precisa de um jogo de acompanhamento sólido que inclua uma experiência de programação automatizada. Quando uma reserva é feita, você deve configurar o e-mail automático e lembretes por SMS para manter as instruções da reunião na frente dos participantes. Isso ajuda a melhorar o atendimento e evitar faltas.

Evite notas de reunião perdidas 

Anotações de reuniões mal colocadas são um dos motivos mais comuns para o fracasso nas reuniões. Mesmo que você consiga chegar atrasado, corre o risco de ter menos tempo para se conectar e sua primeira experiência compartilhada será imediatamente problemática. É irritante para o anfitrião, mas também pode pintar um quadro de incompetência para o participante. E ninguém quer trabalhar com alguém desorganizado.

Novamente, é aqui que um agendador como o Appointlet entra em ação. Manter tudo organizado é muito fácil. Chega de blocos de notas ou informações perdidas, pois você pode manter todas as suas informações em um só lugar. E graças às integrações fáceis (via Zapier) com seu CRM, você pode obter rapidamente informações importantes de interações anteriores com seu cliente potencial ou cliente. Isso garante que você tenha reuniões frutíferas, sem erros embaraçosos ao longo do caminho.

Reduza os cancelamentos e mitigue o reescalonamento

Vamos enfrentá-lo - a vida acontece e às vezes as pessoas terão que cancelar ou reagendar. Mas é muito mais provável que as pessoas o façam se se esquecerem da reunião e fizerem uma reserva dupla. Ao contrário de outros problemas que podem ser facilmente automatizados, a maneira mais fácil de reduzir os cancelamentos é convencer o convidado do valor da reunião para ele. Se eles estão ansiosos para se encontrar com você, a frequência deles vai melhorar.  

Lide com não comparecimentos profissionalmente

Pode não ser tão doloroso quanto ficar preso em um encontro ... mas não comparecimentos ainda dói. Você reservou um tempo para se encontrar com alguém e essa pessoa não fez disso uma prioridade. Mas emoções à parte, isso também significa que você verá menos vendas e menos receita geral. É muito importante que você mantenha os detalhes da reunião à frente deles e torne o comparecimento atraente. 

O aspecto mais importante de tal sistema é, obviamente, uma plataforma de agendamento. Eles enviarão automaticamente e-mail e lembretes de texto para a sua próxima reunião. Para os não comparecimentos que aconteceram simplesmente porque alguém se esqueceu da reunião, esses lembretes podem ser o elemento essencial para bloqueá-los.

Além disso, com um aplicativo de agendamento, se um cliente tiver um motivo genuíno para não comparecer à sua reunião, é fácil para ele reagendar ou cancelar. Dar a eles essa liberdade é uma boa maneira de mostrar empatia - uma característica essencial para conquistá-los. Também lhe dá a oportunidade de preencher vagas vagas com novas reservas.

O Appointlet dá a seus usuários controle sobre as regras sobre quanto aviso prévio será necessário para um participante cancelar ou reprogramar. Essas limitações podem ajudar nos cancelamentos de última hora e pressionar as pessoas a cumprir seu compromisso original.

No final do dia, ter um sistema de reservas sólido resulta em menos tempo perdido em:

  • Acompanhamento dos clientes antes de uma reunião.
  • À espera de clientes que não vão aparecer. 

Usar um agendador online irá melhorar suas taxas de sucesso e ajudá-lo a expandir seus negócios.

Confirme reuniões e envie lembretes por e-mail ou SMS

Não é nenhum segredo que vivemos em um mundo agitado. As pessoas estão gastando mais tempo em seus telefones, então e-mail e SMS são duas das melhores maneiras de chamar sua atenção. Em última análise, o objetivo é manter os detalhes da reunião em mente. Você pode fazer isso facilmente enviando:

  • E-mails de confirmação. O envio de um e-mail imediatamente após a reunião ter sido marcada garante ao participante que o processo de reserva foi um sucesso. 
  • Emails de lembrete. Com tantas coisas em mente, é fácil para os participantes se esquecerem de uma reunião futura. Envie e-mails de lembrete para garantir que eles se lembrem e se preparem psicologicamente para isso. 
  • Lembretes SMS. Torne mais fácil para seus clientes verem seus lembretes enviando mensagens de texto. As caixas de entrada de e-mail podem ficar desordenadas, então o SMS pode ser mais eficaz para alguns convidados.

Se você não tem certeza de que deseja se encontrar com cada pessoa que solicita um horário, o Appointlet inclui a opção de rejeitar manualmente ou aceitar reuniões primeiro. Isso dá a você mais controle sobre com quem você passa o tempo. 

Gere links exclusivos de webconferência 

Como a maioria das reuniões é virtual, é útil ter um sistema que gere links de webconferência exclusivos para cada reunião. Seja o Zoom, o Microsoft Teams ou sua outra ferramenta de webconferência favorita, o Appointlet oferece suporte.

Quando o local de uma reunião é definido como Conferência na Web, o Appointlet fornece um botão “ingressar na reunião” com um link direto para aquela sala exclusiva. Então, quando chega a hora de se reunir, o anfitrião e o participante podem se juntar facilmente com um único clique. 

Suporte para vários membros da equipe 

Ouvimos muitos usuários do Appointlet que começaram à procura de uma solução que atendesse às suas necessidades pessoais. Mas, com o tempo, os colegas de trabalho descobrem o serviço e querem testá-lo por conta própria. Por volta dessa época, tendemos a ver as organizações aumentarem rapidamente à medida que um tomador de decisões é acionado e aprova uma quantidade de licenças. 

Se agendar reuniões com um único participante é um pequeno desafio, reservar um horário com 3 ou mais pessoas é exponencialmente mais difícil. Existem muitos tipos diferentes de necessidades de agendamento a serem levados em consideração. Por exemplo, se as reuniões devem ser distribuídas uniformemente por uma equipe, isso representa uma necessidade diferente do que agendar vários hosts de reunião para se reunir com um ou mais participantes ao mesmo tempo. 

No entanto, gerenciar reservas com mais de 3 pessoas não precisa ser difícil. O Appointlet fornece um sistema “Round-Robin” que agrupa a disponibilidade de toda a sua equipe e faz o possível para atribuí-los igualmente. Você pode dar prioridade a determinados membros da equipe no pool, se eles receberem a maioria das reuniões. 

Designar vários membros da equipe para co-hospedar uma única reunião também é fácil com o Appointlet. Basta adicionar as pessoas em questão e nosso sistema lê sua disponibilidade combinada antes de apresentar a qualquer momento. As pessoas que visualizam a página de agendamento verão apenas horários que funcionam para todos os hosts participantes. 

Isso pode reduzir significativamente a coordenação. Todos os recursos de confirmação e lembrete por e-mail funcionam para reuniões de grupo, portanto, você também obtém os mesmos benefícios.

Coletando feedback sobre a experiência de agendamento 

Então você implementou uma solução e quer saber como está se saindo. Uma das melhores maneiras de descobrir é ... pergunte a eles diretamente! Como você faz isso?

Com o Appointlet, você pode usar a integração do Zapier para coletar feedback dos participantes assim que a reunião terminar. No final da reunião, Zapier é acionado para enviar um e-mail de acompanhamento automatizado com uma pesquisa simples (usando Encantado) para coletar o feedback necessário. Você pode criar facilmente modelos para isso que você pode ajustar de acordo com para quem está enviando a pesquisa.

Identificando as principais métricas 

A experiência do cliente (CX) é a chave para manter seus contratos existentes. É também um ingrediente essencial para o crescimento de uma tribo de clientes leais e embaixadores da marca. 

Por que a experiência do cliente é tão importante?

  • Excelência em CX o ajudará a se diferenciar de seus concorrentes.
  • Clientes satisfeitos tornam-se promotores de propaganda boca a boca.
  • Habilidades de primeira linha no atendimento ao cliente inspiram a lealdade à marca.

Os dados também mostram que a programação online aumenta a experiência geral do cliente. Aqui estão alguns insights a considerar:

  • 81% dos comerciantes acredito que a maior parte da competição ocorre no nível de experiência do cliente.
  • 32% das pessoas deixar uma marca após uma experiência ruim - isso inclui a experiência de agendamento.
  • 40% de consumidores estão cientes do agendamento de consultas de autoatendimento.

Fornecer aos seus clientes uma maneira fácil de marcar uma consulta com você é fundamental. Mais importante ainda, a experiência de agendamento deve oferecer uma experiência positiva ao cliente. 

Perguntas frequentes comuns sobre a experiência de agendamento 

Criar e implementar uma experiência incrível de agendamento é essencial para o crescimento dos negócios. Uma experiência ruim durante o processo de agendamento faz com que seus leads tenham uma percepção ruim de você. Antes de encerrar nossa postagem, vamos responder brevemente a algumas perguntas comuns feitas sobre a criação de uma experiência de programação positiva. 

Quais são os principais componentes de uma boa experiência de agendamento? 

Uma experiência de agendamento é geralmente melhor quando exige pouco ou nenhum esforço. Se o seu convidado mal percebe que usou um aplicativo e se encontra com você na hora certa, isso seria considerado um sucesso. Isso é obtido por meio de lembretes de reuniões e a opção de reagendar por meio do mesmo sistema de automação, se necessário.

Onde a experiência de agendamento começa e termina? 

Uma boa experiência de agendamento começa quando alguém está interessado em se reunir com sua empresa. A partir desse momento, a facilidade ou dificuldade de agendar com você é a parte da experiência. Você pode argumentar que a experiência de agendamento termina quando a reunião é concluída. Se você enviar uma solicitação de feedback da reunião, poderá estender os limites ainda mais no futuro.

A experiência de agendamento afeta as vendas e a retenção de clientes? 

Sim, uma experiência de agendamento de baixa qualidade coloca as empresas em risco de perder leads, o que afeta as vendas. Uma boa experiência de agendamento impacta positivamente a percepção do cliente sobre sua marca, levando a uma melhor retenção.

Qual é o melhor software de agendamento para oferecer uma boa experiência? 

Com uma interface de usuário super limpa, fácil de usar e muitos outros recursos projetados para facilitar o agendamento de uma reunião, Agendamento definitivamente leva a xícara. Esteja você configurando reuniões com indivíduos ou equipes, o processo é muito fácil tanto para o anfitrião quanto para os convidados - o Appointlet faz a maior parte do trabalho para você. 

Como automatizo a entrada de dados para nossa experiência de agendamento? 

Um processo de agendamento geralmente inclui um formulário de recebimento. Se você estiver automatizando a experiência com um aplicativo como o Appointlet, tudo o que você precisa fazer é personalizar seu formulário uma vez. Todos os futuros participantes verão os mesmos campos e serão solicitados a preenchê-los antes de confirmar sua solicitação de reunião. 

Qual aplicativo de agendamento online me permite ver minha agenda diária? 

Ver sua programação diária de relance é mais fácil com o Appointlet. Sempre que alguém marcar uma reunião com você, seu painel incluirá todas essas informações. Você também terá controle sobre o cancelamento, reagendamento e participação em reuniões. Com filtros de pesquisa, você pode encontrar qualquer reunião rapidamente.

Quais métricas CX são relevantes para avaliar uma experiência de agendamento? 

A experiência do cliente (CX) está no centro de todo negócio de sucesso. E tudo começa com a experiência de agendamento. Algumas métricas CX que você pode usar para avaliar uma experiência de agendamento incluem o histórico de compromissos de um cliente, o número de compromissos concluídos e não comparecimentos em um determinado período.

Acompanhe-os para avaliar a eficácia de seu processo de agendamento.

Oferecendo uma experiência incrível de agendamento - o início de relacionamentos sólidos com o cliente

Os aplicativos de agendamento online tornaram mais fácil para as empresas agendar compromissos automaticamente com seus clientes potenciais. Isso resulta em economia de tempo e dinheiro. Isso também garante que seus leads ou clientes tenham uma experiência positiva, resultando no fechamento de mais vendas.

Você investiu muito no desenvolvimento de um estratégia de geração de leads. Certifique-se de implementar sistemas para maximizar as chances desses leads se transformarem em clientes. 

E você pode fazer isso criando uma experiência incrível de agendamento. Então vá em frente e comece gratuitamente com o Appointlet.

Não importa o seu setor, de saúde a tecnologia, varejo, call centers e tudo mais, um agendador online é um investimento que você não deve ignorar.

Qual é a sua experiência com aplicativos de agendamento online? Fique à vontade para deixar um comentário abaixo!

Ezra Sandzer Bell

Ezra Sandzer-Bell trabalha na Appointlet como gerente de marketing de produto e defensora do cliente. Ele ajudou milhares de clientes a melhorar seu fluxo de trabalho de agendamento online. Fora do trabalho, ele é instrutor de teoria musical e fundador de uma empresa de software de música.

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