Agendar um horário para se encontrar com os clientes pode ser frustrante, devido ao alto volume de e-mails necessários. Agendamento resolve esse problema com uma página de reservas automatizada e fácil de usar. Agora você pode comunicar sua disponibilidade com um único hiperlink, por isso é importante que seu e-mail seja bem escrito e fácil de entender.
Dica nº 1: conheça seu público
Ao entrar em contato com um cliente com um link de reserva, é importante ter uma noção de suas expectativas com antecedência. Aqui estão alguns tipos de clientes que requerem cuidado extra:
- Clientes de baixa tecnologia: Para clientes que têm dificuldade em usar computadores, a ideia de uma ferramenta de agendamento pode ser estranha. Não tenha medo de adicionar uma frase ou duas para informá-los sobre o que esperar de sua página de reserva.
- Clientes de alto contato: Os clientes que pagam caro por seus serviços podem se surpreender ao ver a solução de agendamento automatizada. Prefácio o link de reserva com um tom de voz caloroso e amigável. Certifique-se de comunicar que a ferramenta de reserva economizará tempo para eles.
- Suporte ao Cliente: Ao enviar seu link de reserva para um cliente que espera suporte, pode ser útil adicionar algumas frases com um diagnóstico inicial. Diga a eles que você entrará em maiores detalhes durante a reunião agendada.
- Perspectivas de vendas: Este convite de reserva representa um estágio importante no funil de conversão, portanto, sua cópia do e-mail deve continuar a educar e conduzir o cliente em potencial em direção ao seu objetivo final.
Dica 2: os elementos essenciais
Independentemente de com quem você está falando, estes recursos principais devem sempre estar presentes em seu e-mail de reserva:
- Assunto do email: Mantenha o assunto do email simples e direto ao ponto, com um comprimento de 2 a 7 palavras indicando o tipo de reunião a ser agendada.
- abertura: Seja educado e profissional. Uma abertura como “Prezado [nome]” é apropriada para e-mails formais. Considere uma alternativa baseada no tempo, como “Bom dia [nome]” ou até mesmo “Oi [nome]” para um tom profissional casual.
- Parágrafo de abertura: A mensagem deve ser aberta com uma proposta de valor clara, identificando o propósito do compromisso. Mesmo que você tenha falado com eles recentemente, nunca é demais oferecer uma explicação breve.
- Prefácio do link de reserva (opcional): Se você determinar que o cliente / destinatário pode não estar familiarizado com a automação de agendamento, você pode informá-los como funciona e por que você usa o Appointlet. Limite-se a uma ou duas frases.
- Link de reserva: Use o recurso de compartilhamento do Appointlet para fornecer a eles o link de reserva apropriado.
- Encerramento: Faça uma declaração final e uma observação final. A formalidade da observação final depende do seu cliente.
Reserva de demonstração por e-mail para agência de design
Aqui está um exemplo de um modelo de e-mail que pode ser usado para a maioria dos casos de uso:
Assunto: Reserve um horário para nossa consultoria de marca
abertura: Oi Melissa
Parágrafo de abertura: Foi ótimo falar com você esta tarde. Eu gostaria de propor uma chamada de descoberta de uma hora, na qual podemos desvendar ainda mais os objetivos de marketing da [Empresa].
Prefácio do link de reserva: Para agendar um horário comigo, clique no link abaixo e encontre um horário adequado para você:
Link de reserva: http://company-name.www.appointlet.com/s/12345
Encerramento: Se você tiver alguma dúvida antes de fazer a reserva, basta responder a este e-mail e me avisar!
Atenciosamente,
Mark Johnson, consultor sênior de marca
Nome da empresa
Dica nº 3: o tempo é essencial
Depois de investir tempo na preparação da página de reserva e dos modelos de e-mail, seria uma pena acelerar a etapa final desse processo. Aqui estão algumas considerações importantes para cronometrar seu e-mail:
- A melhor hora para enviar um e-mail de reserva é após uma conversa. Você está fresco na mente do cliente e a mensagem dará continuidade. Prepare o e-mail com antecedência para evitar atrasos.
- Descubra qual é o seu horário de trabalho. Depois de saber, você pode evitar as extremidades. Pessoas que trabalham no turno padrão de segunda a sexta-feira tendem a ser mais responsivas a reservar e-mails no meio da semana e meio dia.
- Evite feriados e férias. Pode ser útil pedir aos clientes a programação de férias com antecedência. Observe sua disponibilidade para garantir que as mensagens não se percam na caixa de entrada.
