Quando você tem a mesma mensagem para comunicar a um grupo de pessoas, reuniões individuais podem ser uma perda de tempo.
Não importa se você recentemente integrou novos clientes ao seu negócio, quer realizar uma demonstração de software para clientes em potencial ou é um provedor de treinamento que oferece aulas e sessões em grupo, as reuniões em grupo são uma solução conveniente.
Agendamento suporta o agendamento de reuniões de grupo com vários participantes.
Compartilhe seu calendário de compromissos e vários participantes podem reserve o mesmo horário.
Você pode gerar um link para sua página de agendamento e compartilhá-lo com as pessoas por e-mail, SMS e muito mais.
Neste guia, abordaremos como agendar reuniões de grupo com facilidade usando o Appointlet e destacaremos nossas melhores dicas para reuniões de grupo para ajudar você a ter reuniões melhores.
Como agendar uma reunião com o Apppointlet
O Appointlet torna a marcação de reuniões de grupo mais fácil do que nunca.
Agende sua primeira reunião em três etapas simples:
- Criar novo tipo de reunião – Na aba Páginas do painel da sua conta, clique no botão verde Novo tipo de reunião no canto superior direito.
- Configurar as definições da reunião em grupo – Escolha quantos membros você deseja que participem da reunião, escolha um horário, adicione lembretes e buffers.
- Gerenciar reunião de grupo – Você pode reagendar, alterar local, alterar capacidade, adicionar participantes à reunião e cancelar.
Veja nosso guia completo em criando reuniões de grupo para configurar suas reuniões de acordo com suas necessidades.
Principais recursos para melhores reuniões de grupo:
- Lembretes automatizados – Economize tempo com lembretes automatizados.
- Cancelamento e reagendamento – Altere os planos de reunião com o clique de um botão.
- Agende intervalos entre eventos – Adicionar intervalos entre as reuniões significa que todos chegam na hora certa.
- Evite reservas de última hora – Estabeleça regras sobre quando as reuniões podem ocorrer, para que todos tenham tempo de se preparar.
Dê uma olhada em Recursos do compromisso para ver a gama completa de recursos que você precisa para otimizar seu fluxo de trabalho de agendamento.
Simplificando o agendamento de grupos com o Appointlet
O Appointlet simplifica reunião de vendas e marketing agendamento integrando-se perfeitamente com seus aplicativos favoritos.
Você pode conectar o Appointlet aos seus calendários de e-mail, ferramentas de videoconferência para facilitar reuniões de grupo por videoconferência, incluindo Integrações de zoom, CRM, agendamento de call center, fornecedores de cobrança de pagamentos e muito mais.
A integração do calendário com o Google Agenda ou o Calendário do Office 365 (qualquer que seja o seu caso) garante que você nunca mais terá compromissos agendados duas vezes. O Appointlet verifica os eventos existentes no seu calendário e cria novos eventos para anfitriões e participantes quando uma reserva é feita.
Veja como se conectar aos seus aplicativos mais importantes via nossas integrações.
Definindo objetivos claros para a reunião
Compartilhar uma pauta de reunião antes de se preparar para as reuniões do grupo ajudará você e seus participantes a aproveitar ao máximo a reunião.
Definir objetivos claros para a reunião e compartilhá-los em uma agenda abrangente significa que todos estão na mesma página sobre o que será alcançado, quando cada item da reunião é agendado e quanto tempo é atribuído a cada elemento.
Objetivos do encontro:
- Brainstorming – Sessões em grupo podem adicionar elementos divertidos e interativos às aulas e sessões de treinamento para manter os participantes engajados.
- Problema resolvido – Você pode reservar algum tempo para responder perguntas coletivamente e discutir quaisquer problemas ou dúvidas que os participantes possam ter.
Para evitar mal-entendidos, é sempre recomendável incluir os objetivos da reunião nos convites para alinhar as expectativas e evitar perda de tempo. Não há nada pior do que os participantes reclamarem que a reunião não foi o que esperavam.
Escolhendo os participantes certos
Uma parte importante do sucesso de uma reunião de grupo é ter as pessoas certas presentes. Se você deseja converter leads em clientes, é importante qualificá-los antes de agendar a reunião.
Concentre-se em identificar as necessidades deles e entender seu orçamento, sua autoridade decisória e seu cronograma para a tomada de decisão. Você pode coletar essas informações antes de agendar uma reunião, fazendo perguntas direcionadas. Isso ajudará você a concentrar seu tempo e esforço nos leads mais promissores.
Se os principais tomadores de decisão não puderem comparecer à reunião, você pode garantir que eles sejam informados sobre o que foi discutido gravando as reuniões realizadas em plataformas de videoconferência.
Coordenação eficaz de fuso horário
Ao adicionar várias pessoas à mesma reunião, você pode estar em um fuso horário diferente dos participantes.
Uma dificuldade de estar em fusos horários diferentes é a matemática mental necessária para descobrir quando a reunião acontecerá em seu fuso horário.
Reservar uma reunião manualmente pode levar a erros de agendamento por parte de quem a reserva ou confusão para os participantes quando os fusos horários não são sincronizados automaticamente.
A solução? Considere agendar sua reunião com o Appointlet para automatizar as conversões de fuso horário. Isso minimiza a possibilidade de erros e facilita o agendamento, liberando mais tempo para se preparar para a reunião.
Criação e compartilhamento de agendas e materiais pré-reunião
Ao definir uma pauta clara antes da reunião e perguntar se os participantes a entenderam, você gerencia as expectativas dos participantes, mantém o foco da reunião e garante que ela não ultrapasse o tempo previsto.
Ao distribuir sua agenda, verifique se ela inclui o seguinte:
- Atribuição de item – Defina quem é responsável por cada item da pauta. Isso permite que os participantes se preparem e entendam qual é o seu papel. Porque as pessoas se sentem mais engajadas nas reuniões quando têm um papel claro.
- Prazos – Cada item da pauta tem um limite de tempo claro? Caso contrário, inclua um, para que nenhum tópico se estenda e a reunião continue no caminho certo. Isso garante que a reunião flua, seja orientada a objetivos e que todos os elementos essenciais sejam abordados.
Você também pode preparar os participantes com leituras prévias para considerar antes da reunião. Pode ser um simples resumo de uma página abordando o que você deseja abordar na reunião.
Além de documentos de uma página, você pode considerar produzir:
- Vídeos Curtos – por exemplo, gravações do Loom, onde você fala com os participantes sobre um problema e compartilha sua tela.
- Documentos – PDFs, arquivos de design, vídeos de treinamento, o que quer que você esteja discutindo, leitura de contexto e outras mídias deixarão todos atualizados e envolvidos.
Usando lembretes de reuniões para reduzir ausências
Imagine todos chegando na sua reunião pontualmente, bem preparados (graças às suas leituras prévias) e prontos para encarar a pauta. Parece bom demais para ser verdade, não é? Sempre tem um atrasado, ou alguém que se esqueceu completamente da reunião.
Lembretes automatizados de reuniões podem eliminar o esquecimento pela raiz. Você pode até incluir a pauta da reunião no lembrete para alinhar as expectativas.
Principais dicas para lembretes de reuniões:
- Envie pelo menos dois lembretes de reunião, um 24 horas antes do evento e outro 30 minutos antes.
- Envie um lembrete a todos, até mesmo ao organizador da reunião.
- Inclua um link para reagendar ou cancelar a reunião – com o Apppointlet, você pode alterar seus planos de reunião com o clique de um botão.
- Automatize lembretes com o Appointlet.
Resumindo
Então, aqui está uma rápida recapitulação das melhores práticas para agendar reuniões de grupo bem-sucedidas.
Nós discutimos:
- Definindo objetivos claros para a reunião – Para que os participantes possam se preparar cuidadosamente e o tempo seja usado de forma eficiente.
- Convidando as pessoas certas – Para manter a reunião enxuta e orientada a objetivos.
- Coordenação eficaz de fuso horário – Para evitar mal-entendidos e maximizar a participação.
- Compartilhando agendas e pré-leituras – Para gerenciar expectativas e manter o foco da reunião.
Seguir as melhores práticas de agendamento de reuniões de grupo aumenta a produtividade e dá aos organizadores e participantes da reunião mais tempo para se prepararem.
O Appointlet elimina a carga administrativa de agendar reuniões de grupo, permitindo que os responsáveis pela reserva sincronizem convites em diferentes fusos horários, automatizem lembretes para evitar não comparecimentos e modifiquem ou remarquem reuniões com o clique de um botão.
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