Melhores práticas para agendar reuniões remotas para que todos apareçam na hora, sempre

A maioria das pessoas tem dificuldade em manter o foco durante reuniões remotas que duram mais de 30-60 minutos. Depois disso, eles começam a se desviar e perder o foco. Manter a atenção de alguém é difícil o suficiente, mas se você também estiver lidando com retardatários, há uma janela de atenção ainda menor para trabalhar.

As chegadas tardias tendem a acontecer por alguns motivos, que revisaremos aqui em breve. A melhor maneira de manter as pessoas responsáveis ​​e pontuais é com lembretes automáticos. Neste artigo, abordaremos esse tópico em detalhes para que você tenha uma noção melhor de como agendar e estruturar seus compromissos.

Por que as pessoas não comparecem às reuniões remotas?

Como regra, as pessoas são mais propensas a comparecer a eventos que consideram valiosos. Se os participantes simplesmente não estiverem aparecendo, é possível que eles não achem que a reunião remota seja muito importante para eles. Pode ser que sua proposta de valor não fosse forte o suficiente. Seja qual for o motivo, é comum que os participantes evitem a responsabilização e simplesmente não compareçam a eventos que consideram uma perda de tempo.

As chegadas tardias são um pouco diferentes. Geralmente não são uma indicação de negligência deliberada. É mais comum que as pessoas não apareçam pontualmente porque simplesmente perderam a noção do tempo e não tinham um lembrete adequado. 

Não comparecimentos e chegadas tardias

A pessoa média está muito ocupada mentalmente, mesmo quando sua agenda está vazia! Com um conteúdo digital infinito para se fixar, é normal que as pessoas se esqueçam das coisas, mesmo que tenham agendado para dias ou semanas atrás. Honestamente, os momentos de distração provavelmente acontecem com os melhores de nós.

Por outro lado, se você está vendo muitas faltas e atrasos, não é uma má ideia começar a pensar no que você pode fazer para melhorar a situação. Se você não está automatizando o fluxo de agendamento, está criando mais trabalho para o participante. Eles não só precisam encontrar um horário em seu calendário que funcione, mas também verificá-lo manualmente ou definir um lembrete para si mesmos. 

Mesmo quando o evento da agenda é criado por ambas as partes, a reunião pode não parecer lucrativa o suficiente para ocupar um lugar importante na mente dos participantes. Na verdade, a mente humana está programada de tal maneira que se esquece propositalmente de todas as coisas sem importância para ser capaz de direcionar toda a atenção para as importantes.

Portanto, antes de prosseguirmos com a implementação de uma solução, é importante começar por ter um pouco de compaixão e não levar a negligência para o lado pessoal. 

Configure um aplicativo de agendamento para garantir que os participantes apareçam

Você pode reduzir o número de atrasos e não comparecimentos fazendo uma proposta de valor clara para o participante. Mas automatizar o processo os levará para o resto do caminho, de modo que é fácil lembrar a data e a hora que estão por vir. 

Os aplicativos de agendamento tornam isso mais fácil para empresas de qualquer tamanho. Sempre que você compartilha seu link com alguém, essa pessoa pode escolher um horário adequado para ela e preencher um formulário. Após a confirmação, eles receberão um e-mail de confirmação e evento de calendário. Além disso, você pode agendar lembretes por e-mail ou SMS que são enviados em momentos importantes, como um dia antes ou uma hora antes do seu evento.

Essas notificações tornam mais difícil para o participante dar uma desculpa para esquecer de anotar o reunião em seu calendário. O intervalo de tempo também é preenchido automaticamente em seu calendário online, para que você seja notificado e possa consultá-lo a qualquer momento. As informações do cliente são salvas e compartilhadas com você para uso futuro. 

Veja de que outra forma um aplicativo de agendamento pode atuar como um facilitador para melhorar o comparecimento às reuniões.

  • Hospedando reuniões remotas: As reuniões virtuais eliminam a necessidade de a equipe e os participantes estarem fisicamente no mesmo local durante a reunião. Durante a pandemia covid-19, reuniões remotas tornaram-se cada vez mais comuns.
  • Lembre-se de suas reuniões: Lembretes regulares e acompanhamentos antes e depois das reuniões garantem que sua equipe se mantenha atualizada. Os detalhes do participante são registrados por meio de vários canais, para que sua equipe possa acessar os dados da reunião para se preparar com antecedência.
  • Eliminando faltas: Quando pessoas importantes não aparecem na sua reunião, existe o risco de todo o período de tempo ser desperdiçado. Se isso acontecer regularmente, torna-se um custo para as empresas que pode ser facilmente evitado.
  • Melhorar o atendimento: Uma página de agendamento dedicada que mostra um resumo de todas as reuniões que estão na fila aumenta muito a participação. Além disso, novas reuniões podem ser facilmente agendadas aqui, e as mais antigas podem ser reprogramadas, se necessário.
  • Simplifique as conversas com os clientes: As reuniões que precisam ser realizadas com os clientes exigem mais planejamento do que discussões internas comuns. A coordenação para frente e para trás é um ponto comum de frustração, portanto, otimizar o processo é uma ótima ideia.
  • Gere URLs de reunião Zoom exclusivos; Zoom é um dos aplicativos de webconferência mais usados; no entanto, essa técnica pode ser usada para qualquer ferramenta de reunião integrada. Agendamento permite que você organizar reuniões do Zoom com links exclusivos em poucos cliques. Isso torna o processo mais simples e o fluxo de trabalho mais suave. Outras opções comuns de videoconferência que funcionam da mesma maneira incluem Google Meet, MS Teams, Join.Me, GoToMeeting e Webex.
  • Confirmação automatizada e lembretes: Enviar mensagens de confirmação de reunião e lembretes manualmente é adequado se você tiver apenas algumas vezes por semana ou se estiver lidando com executivos de alto escalão. Mas quando você se encontra com pessoas comuns diariamente, torna-se uma tarefa irracional. Automatizar tudo isso com uma ferramenta de agendamento pode ser de grande ajuda. 
  • Traduzir entre fusos horários: As reuniões que ocorrem em diferentes fusos horários são uma fonte comum de confusão. Se as pessoas se lembrarem de fazer as conversões de tempo, sempre haverá espaço para erro humano. As ferramentas de agendamento online resolvem isso detectando o fuso horário do navegador do participante e usando isso para traduzir a disponibilidade do organizador da reunião. 
  • Coordenar com os membros da equipe: As reuniões com clientes que envolvem vários membros da equipe podem ser facilmente coordenadas com a ferramenta de agendamento online certa. O Appointlet tem recursos de atribuição de host, como round robin, para ajudar a distribuir as reuniões em uma equipe. Ou, alternativamente, você também pode usar a ferramenta para alinhar as agendas de vários membros da equipe para uma única reunião. 

Minimize as faltas com um aplicativo de agendamento

Você sabe que uma ferramenta de agendamento online está funcionando quando nunca surge em uma conversa, mas seus atos irão melhorar a qualidade de suas reuniões e fazer os participantes comparecerem não porque precisam, mas porque querem.

Veja como chegar lá passo a passo.

Hospedando reuniões virtuais

As reuniões virtuais podem não ser as melhores para a tomada de decisões importantes ou para a construção de relacionamentos, mas para atualizações e check-ins regulares, elas são definitivamente mais eficazes do que as reuniões presenciais. Os participantes não precisam estar lá fisicamente, e quando você retira essa mão de obra, a assiduidade aumenta automaticamente. Além disso, recursos como Compartilhamento de tela, quadros brancos virtuais e salas de apoio replicam a experiência pessoal, portanto, não há muita diferença de qualquer maneira.

Além disso, se você é uma pessoa que se preocupa com o meio ambiente, as reuniões virtuais são ecologicamente corretas, pois não consomem muitos recursos e minimizam a produção de resíduos. 

É muito fácil esquecer uma reunião

Mas um aplicativo de agendamento online torna isso muito difícil. A maioria dos aplicativos de agendamento se conecta ao seu calendário virtual, não importa qual você esteja usando, e atualiza o slot da reunião nele automaticamente. Eles também informam se há conflitos para que você possa solicitar o reagendamento.

Você também pode bloquear seus horários disponíveis para que seus colegas remotos saibam de sua disponibilidade com antecedência e selecionar um horário de reunião que se adapte à sua programação.

Não comparecimentos são ruins para os negócios

O tempo gasto esperando por alguém que nunca aparece é um bem precioso que poderia ser gasto em tarefas melhores que realmente agregam valor aos negócios. Como empresário, você já sabe quanto isso pode representar para o seu negócio como um custo de oportunidade.

Os aplicativos de agendamento de compromissos podem ser fundamentais para controlar esse custo, pois eliminam completamente quaisquer desculpas que os não comparecimentos possam ter. Além disso, como você marcará a reunião depois de verificar a disponibilidade deles por meio do aplicativo, seria muito rude da parte deles não comparecer.

Melhore o atendimento com uma página de agendamento

A maioria dos aplicativos de reserva de compromissos fornece aos usuários uma página de agendamento central que atua como um painel para todas as informações relacionadas à reunião. Você pode ver o que foi programado no passado e o que está por vir. Você pode marcar datas importantes para lançamentos de produtos, comunicados à imprensa, reuniões com clientes e outros enfeites.

Quando os funcionários conseguem ver tudo de relance, as chances de perder algo são muito reduzidas. Eles sabem exatamente o que fazer e quando. Isso resulta em maior produtividade e, consequentemente, um maior comparecimento às reuniões.

Simplifique a conversa com o cliente

Se você já trabalhou com vendas, deve saber como é difícil marcar reuniões com clientes, especialmente em um ambiente virtual. Há toneladas de e-mails indo e voltando, e as reuniões são reprogramadas um milhão de vezes. 90% deles vão para o lixo no processo e os clientes eventualmente desistem devido ao incômodo.

Os aplicativos de agendamento eliminam tudo isso e substituem por uma página de reserva de cliente conveniente. Esta página de reserva pode ser configurada em um site ou pode ser compartilhada por meio de um URL. Os clientes podem escolher facilmente um intervalo de tempo disponível nesta página, selecionar o membro da equipe de sua preferência e preencher suas informações de contato. A reunião é marcada automaticamente e a empresa é notificada.

Algumas ferramentas permitem até que você adicione opções adicionais, como uma seção de perguntas frequentes ou um chatbot na página de reserva de reuniões. Isso permite que os clientes se comuniquem facilmente com sua empresa e obtenham respostas imediatas. 

Gere URLs de reunião Zoom exclusivos

Ferramentas como o Appointlet se integram a vários aplicativos de webconferência, como Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, etc., para conduzir reuniões virtuais com facilidade. Uma vez conectado ao Zoom, bastam alguns cliques para gerar URLs exclusivos para reuniões. 

Este link será gerado automaticamente e compartilhado com os participantes assim que você agendar uma reunião virtual. Também será anexado ao evento de calendário criado para essas reuniões, para que os participantes não tenham problemas para encontrá-lo, caso se perca nos e-mails.

Confirmação automatizada e lembretes

Este é facilmente o melhor recurso que os aplicativos de agendamento online têm a oferecer. Você não precisa mais fazer ligações ou enviar e-mails para confirmar o horário da reunião com os participantes. Tudo o que você precisa fazer é adicionar os participantes à reunião e eles serão automaticamente solicitados a confirmar.

Você também pode configurar lembretes automatizados e acompanhamentos para reuniões que foram finalizadas. O aplicativo enviará automaticamente lembretes por e-mail e SMS para os participantes da reunião em determinados intervalos. Pode ser necessário especificar a frequência e o intervalo entre esses lembretes, e o aplicativo cuidará do resto.

Traduz entre fusos horários

As empresas que operam em um ambiente global precisam constantemente se reunir com pessoas no exterior. Configurar essas reuniões em fusos horários diferentes pode ser muito confuso, pois você terá que fazer uma boa quantidade de matemática apenas para ter certeza de não cometer erros.

Aplicativos como o Appointlet traduzem os horários das reuniões de acordo com o fuso horário local, tanto para hosts quanto para participantes. Você também pode especificar um fuso horário diferente do local, mas o software escolherá automaticamente aquele em que você está como configuração padrão. Se não quiser que isso aconteça, você pode bloquear o fuso horário para que os horários da reunião sejam mostrados a todos os participantes de acordo com o seu fuso horário.

Coordenar com os membros da equipe

Todas as questões de agendamento que discutimos até agora crescem exponencialmente conforme o número de participantes aumenta. O problema fica ainda pior quando você precisa de vários membros de sua equipe presentes para uma reunião com o cliente. 

Felizmente, Appointlet tem uma solução para esse também. Com seus recursos de agendamento de equipe, você pode agendar reuniões com vários membros e especificar o organizador também. O host obterá direitos administrativos no aplicativo de conferência integrado que você está usando e o restante da equipe será convidado como participante.

Como agendar reuniões de equipe remotas

As reuniões virtuais em grupo podem não ser uma boa ideia se houver necessidade de comunicação constante entre os participantes. Você não quer passar pela tortura de fazer 50 pessoas desligarem seus microfones quando todos querem entrar e falar ao mesmo tempo. Além disso, na ausência de uma linguagem corporal clara, essa comunicação ficaria ainda mais confusa. Faça um favor a si mesmo e faça essas reuniões cara a cara.

Porém, se o objetivo for simplesmente apresentar algo ou realizar um treinamento, as reuniões virtuais da equipe podem ser a escolha ideal. Além da óbvia economia de custos que você obtém por não ter que organizar uma grande sala de conferências, o processo de agendamento é muito mais conveniente.

Tudo o que você precisa fazer é criar um tipo de reunião de grupo no Appointlet e configurar as regras de agendamento como desejar. Você pode especificar o número máximo de participantes com permissão para comparecer à reunião em um determinado horário para evitar a superlotação do espaço virtual. 

Para reuniões virtuais, você precisará integrar o Appointlet a um software de videoconferência online de sua escolha. Você pode selecionar este software no local da reunião e continuar com o resto da mesma forma.

Perguntas frequentes

Se você é novo em reuniões virtuais e agendamento, isso pode ser um pouco difícil de lidar. Se você não conseguiu entender nada em nenhuma etapa, estas perguntas frequentes podem ajudá-lo. 

Como você pode fazer reuniões com uma equipe remota?

As equipes remotas podem ter reuniões virtuais que podem ser conduzidas por meio de um software de videochamada online, como Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, etc. Você pode agendar reuniões com vários membros da equipe por meio de um aplicativo de agendamento como o Appointlet e, em seguida, continuar com a sessão qualquer um dos aplicativos mencionados anteriormente.

Qual é o melhor aplicativo de webconferência para reuniões online?

Existem muitos aplicativos de webconferência que estão sendo usados ​​por empresas líderes em todo o mundo. Os melhores incluem Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Skype, Slack, GoToMeeting, ClickMeeting, Cisco Webex e ezTalks Meetings.

Como faço para configurar lembretes de participantes para uma reunião remota agendada?

Os lembretes dos participantes provaram ser de grande ajuda para minimizar o não comparecimento e melhorar o comparecimento às reuniões. Ferramentas de agendamento, como o Appointlet, permitem que você envie lembretes automáticos para reuniões agendadas. Esses lembretes podem ser enviados por e-mail, SMS ou outras formas de mensagens. 

Como posso hospedar reuniões remotas internacionalmente?

As reuniões remotas internacionais podem ser facilmente agendadas por meio de aplicativos de agendamento online como o Appointlet. O Appointlet permite que você defina reuniões em diferentes fusos horários com facilidade. O horário da reunião é traduzido automaticamente de acordo com o fuso horário local, tanto para os participantes da reunião quanto para o organizador.

Como devo hospedar reuniões de negócios remotas?

Você pode hospedar reuniões de negócios remotas virtualmente por meio de chamadas em conferência. As reuniões virtuais são mais fáceis de planejar e executar, pois a maior parte do trabalho manual é automatizada com software. Você pode usar ferramentas de agendamento como o Appointlet para configurar a reunião e uma ferramenta de videoconferência como o Zoom para conduzir a reunião.

Onde os trabalhadores remotos geralmente realizam suas reuniões?

Trabalhadores remotos normalmente realizam reuniões por meio de aplicativos de programação e conferência online. Os aplicativos de agendamento online facilitam a coordenação da equipe e as reuniões são configuradas com o mínimo de esforço. Depois de configurados, eles podem ser conduzidos em um software de conferência virtual, como Zoom ou Google Meet.

Como faço para reduzir o estresse de reuniões remotas?

Trabalho remoto e as reuniões podem ser estressantes, mas você pode reduzir o estresse permitindo aos participantes o máximo de flexibilidade possível. Faça reuniões mais curtas com itens de agenda claros e tente manter intervalos entre elas para mantê-los atentos. Além disso, use o máximo de ferramentas e recursos de colaboração (compartilhamento de tela, quadros brancos, google docs, aplicativo de notas de reunião, etc.) como puder para tornar as coisas ainda mais fáceis.

Qual é a melhor hora do dia para conduzir reuniões remotas?

Pesquisas modernas sugerem que a melhor época para conduzir reuniões remotas é no meio dos três dias da semana, por volta das 2h2 às 30hXNUMX. A razão por trás disso é que esta hora não é nem muito cedo nem muito tarde, e já se passou um ou dois dias desde o início da semana. As equipes de trabalho se renovaram e estão prontas para realizar reuniões para definir novas metas.

O segredo para reuniões remotas produtivas: quanto mais curtas, melhor.

Reuniões remotas no Zoom

Você pode usar toda a tecnologia do mundo e ainda não ter reuniões produtivas o suficiente. No final das contas, você ainda está lidando com humanos e se eles não encontrarem nenhum valor em suas reuniões, não vão aparecer. 

A chave para ter reuniões remotas eficazes é limitar o tempo da reunião e ter uma agenda clara. Reduzir o tempo obterá o máximo de atenção de sua equipe e, como resultado, eles acabarão sendo mais produtivos.

Ezra Sandzer Bell

Ezra Sandzer-Bell trabalha na Appointlet como gerente de marketing de produto e defensora do cliente. Ele ajudou milhares de clientes a melhorar seu fluxo de trabalho de agendamento online. Fora do trabalho, ele é instrutor de teoria musical e fundador de uma empresa de software de música.

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