Procura-se ajuda: como gerenciar a solicitação de entrevista de um candidato

Como enviar um pedido de entrevista a um candidato

Quando os candidatos se inscrevem para uma vaga pela primeira vez e entram no grupo de contratação, os gerentes analisam as inscrições e decidem quem eles desejam encontrar. Este processo pode durar dias, semanas ou meses. Durante esse tempo, os candidatos que parecem qualificados normalmente são contatados com uma solicitação de entrevista. 

As primeiras impressões são tudo. É importante facilitar um processo de contratação claro e organizado para seus clientes em potencial. Isso incentiva uma experiência positiva e sem atrito para eles e pode aumentar suas chances de um bom desempenho durante a entrevista.

Para ajudá-lo a se preparar, reunimos alguns modelos e princípios orientadores para você neste artigo. Eles fornecerão tudo o que você precisa. Você aprenderá como enviar um pedido de entrevista, de forma que se destaque dos e-mails comuns que eles recebem todos os dias. 

Os princípios básicos de um pedido de entrevista

Vamos começar com o básico de um pedido de entrevista. Ao formular sua mensagem para o candidato, existem algumas qualificações básicas que você deve atender. Entraremos em cada uma dessas etapas com mais detalhes em breve. Esta é uma visão geral rápida:

  • Escreva um atraente linha de assunto do email para o candidato
  • Estabeleça um tom amigável e acolhedor
  • Parabenizá-los por terem sido selecionados para avançar em seu processo de entrevista
  • Forneça detalhes sobre o que está por vir para o candidato e defina as expectativas sobre a entrevista
  • Esclareça quaisquer detalhes importantes sobre como sua empresa opera em geral
  • Compartilhe um link de agendamento para automatizar o registro da entrevista do candidato

É importante que os candidatos sintam que estão passando por um processo de contratação profissional e bem planejado que os levará ao sucesso. Configurar um modelo sólido pode ajudá-lo a evitar erros de digitação e ser consistente. Quando você lidera com um tom amigável, define expectativas futuras e fornece um link de agendamento, os candidatos sentem que têm um caminho claro a seguir.  

Estabeleça um tom amigável e acolhedor

Quando você começa a redigir um modelo de solicitação de entrevista, é importante manter a simpatia em mente. O processo de procura de emprego pode ser intimidante para os candidatos. Portanto, vire essa emoção de cabeça para baixo e escreva um e-mail que seja caloroso e acolhedor. 

Recrutadores e gerentes de contratação estão mediando o relacionamento entre empresas e futuros funcionários. Como mediador entre as duas partes, sua função é facilitar novos relacionamentos e minimizar o atrito durante o processo de contratação. É por isso que é tão importante se comprometer com um tom amigável nesses modelos de e-mail. Quando o candidato se sente nutrido por você, é mais provável que ele apareça com o melhor pé para a frente.

Não tenha medo de iluminar sua mensagem com um emoji ou emoticon. Seja profissional, é claro, mas lembre-se sempre de que uma mensagem otimista traz à tona o que há de melhor nas pessoas. 

Parabenize-os com seu convite por e-mail

Uma saudação calorosa no início do seu e-mail é sempre apropriada. Se você puder acompanhar essa saudação com algumas palavras de incentivo, isso é ainda melhor. Recomendamos adicionar uma ou duas frases no início de seu modelo de e-mail para parabenizá-los pelo progresso no processo de contratação.

Se você quiser realmente entusiasmar o candidato, inclua uma breve declaração sobre por que você acha que ele seria uma boa opção para o empregador em potencial. Essa técnica é semelhante ao que um cliente em potencial pode fazer em sua carta de apresentação para permitir que o empregador saiba que ele pesquisou sua empresa com antecedência. Ao destacar os pontos fortes do candidato em relação à descrição do cargo, você aumentará a confiança dele em sua capacidade de conseguir uma entrevista de emprego. Isso aumenta as chances de eles agirem e marcarem uma entrevista com você. 

Forneça informações adicionais sobre o formulário de emprego

Depois de aquecer os candidatos a emprego com algumas palavras de incentivo, é hora de dar-lhes informações adicionais sobre o processo de agendamento da entrevista. Você vai querer ter certeza de que a política e os procedimentos da empresa estão claramente delineados. Por exemplo, se houver requisitos que ainda não foram comunicados, este seria o lugar certo para adicioná-los. 

Aqui estão alguns exemplos de informações adicionais que eles podem precisar saber: 

  • Reitere o nome da empresa, o cargo e a descrição do cargo
  • Expectativas do candidato caso o empregador faça uma oferta de emprego
  • Opcional para incluir algumas perguntas pré-entrevista 
  • Será uma webconferência ou entrevista por telefone?
  • Se for uma chamada telefônica, você fornecerá um número de telefone ou buscará o deles?

Compartilhe um link de agendamento de entrevista

Agora é o momento de sua solicitação de entrevista em que você pode realmente encantar o candidato (e economizar muito tempo como gerente de contratação ou recrutador). Com um link de agendamento de entrevista, você poderá fazer uma frase de chamariz simples como “clique aqui para marcar um horário para sua entrevista”. Tudo o que você precisa fazer é destacar o texto âncora e anexar um link para uma página de programação dedicada.

Alguns de vocês podem não estar familiarizados com os links de agendamento e como eles funcionam, então vamos revisar o conceito. 

Quando você envia um link de agendamento aos candidatos, eles podem escolher uma data e hora que funcionem para eles. As páginas de agendamento incluem um formulário de entrada para que você possa coletar informações adicionais, conforme necessário. Por exemplo, em vez de pedir seu número de telefone, a página de agendamento de chamadas telefônicas pode coletar esses dados durante a etapa do formulário de registro. Dessa forma você proteger as informações críticas e conectá-lo aos seus dados de reserva. Quando chegar a hora de se encontrar com eles, todas as informações do candidato estarão em um só lugar para o seu gerente de contratação revisar. 

Aqui estão apenas algumas vantagens que você pode esperar ao configurar um ferramenta de agendamento online.

  • Deixe o candidato escolher uma data e hora de entrevista que funcione para sua equipe
  • Previna conflitos de agendamento 
  • Automatize as notificações por e-mail, como o e-mail de confirmação da entrevista 
  • Circule entrevistas com candidatos em uma equipe de recursos humanos
  • Evite ir e voltar por meio de respostas de e-mail e correios de voz tentando encontrar um bom momento 

Como alternativa, você sempre pode sugerir uma data e alguns horários que podem funcionar. Mas existe o risco de que eles estejam em um fuso horário diferente e possam ficar confusos. Se eles concordarem com o horário, você tem que torcer para que marquem a agenda e não se esqueçam de mostrar. Erros sutis de comunicação como esse são exatamente o motivo pelo qual recomendamos a automação do processo.

Reunimos instruções específicas sobre como gerar e compartilhar links de agendamento com seus candidatos. Você pode usar o plano gratuito do Appointlet para otimizar a contratação e processos de entrevistas sem nenhum custo para sua empresa.

Modelo de e-mail de amostra para um pedido de entrevista

Agora que revisamos os principais elementos a serem considerados ao redigir seu e-mail de solicitação de entrevista, aqui está um exemplo de e-mail que um recrutador pode escrever. Você pode se dirigir a eles pelo nome completo ou com uma saudação formal. Seguimos as diretrizes deste artigo para ajudar a conectar os conceitos a algo mais tangível. 

Caro Sr. Jackson, Muito obrigado por nos contactar no LinkedIn esta semana. Recebemos sua inscrição para o cargo em e adoraríamos conversar mais sobre essa oportunidade com você. 

Com base no seu currículo, parece que você já tem alguns anos de experiência trabalhando nessa função. É muito bom ver isso. Se você estiver disponível para uma reunião na próxima semana para discutir a posição em detalhes, ficaremos felizes em marcar um horário com você!

Normalmente, nos encontramos por telefone ou webconferência, de acordo com sua preferência. A entrevista inicial durará cerca de 30 minutos e nos dará a chance de nos conhecermos. Se tudo correr bem, você também passará por uma fase de entrevista técnica e de equipe. 

pretende preencher esta posição dentro de 60 dias, por isso, se decidir prosseguir com este processo, pedimos que esteja disponível nesse período de tempo.  

Para ligações, coletaremos seu número no formulário de admissão. Se você estiver reservando uma ligação no Skype ou Zoom conosco, espere encontrar um link para “participar da reunião” no e-mail de confirmação da entrevista. Se isso lhe parece bom, você pode reservar um tempo conosco aqui.

Estamos ansiosos para falar com você em breve!

Cumprimentos, 

<gerente de contratação / nome do recrutador>

Agendamento de acompanhamentos após a solicitação de entrevista inicial

Depois de enviar o pedido de entrevista inicial, você pode esperar que os candidatos comecem a registrar o horário de atendimento. Facilitar entrevistas é outro conjunto de habilidades que vai além do escopo deste artigo. Como recrutador ou gerente de contratação, você já deve ser treinado nas práticas recomendadas para as próprias sessões de entrevista. No entanto, podemos ajudá-lo aqui com algumas considerações finais sobre como fazer o acompanhamento dos candidatos após a entrevista inicial. 

Como você já possui uma solução de agendamento automatizada, recomendamos a geração de páginas de agendamento dedicadas para cada etapa do processo de entrevista. Se você tiver uma segunda fase de entrevista técnica, por exemplo, será útil criar um modelo de tipo de reunião separado para isso. O local, a duração e os hosts da reunião podem mudar. Portanto, ter links separados configurados é uma ótima maneira de manter um senso de continuidade durante todo o processo de integração de recursos humanos.

Quando chegar a hora de fazer uma oferta de emprego, você também poderá criar um link de reunião designado para essa conversa. Esse momento representará a conclusão de sua primeira grande fase no empregado de onboarding

Existem outras coisas que você pode fazer, além das entrevistas iniciais, para manter a construção de harmonia e a confiança de seus novos contratados. Por exemplo, algumas empresas postarão anúncios de novas contratações em suas contas de mídia social. Se o seu site tiver uma página Equipes, você pode coletar uma pequena assinatura sobre o novo funcionário e postar uma foto dele. 

Ao se esforçar para que seus funcionários se sintam em casa durante os primeiros estágios do processo de inscrição, você define o tom para o sucesso a longo prazo.  

 

Ezra Sandzer Bell

Ezra Sandzer-Bell trabalha na Appointlet como gerente de marketing de produto e defensora do cliente. Ele ajudou milhares de clientes a melhorar seu fluxo de trabalho de agendamento online. Fora do trabalho, ele é instrutor de teoria musical e fundador de uma empresa de software de música.

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