Definindo uma agenda: 7 dicas para a agenda de reunião perfeita

Fora de 55 milhões reuniões diárias, apenas metade atingiu seus objetivos. Com apenas 20% de líderes de reuniões treinados, há uma lacuna crescente de responsabilidade nas reuniões em que a maioria das organizações não avalia o impacto de suas reuniões.

Embora uma agenda de reunião defina a direção da reunião, ainda há mais a ser feito no lado da liderança e do gerenciamento da reunião para uma reunião de equipe eficaz – a maior delas é a preparação. 

Este post mostrará dicas valiosas para definir uma agenda com exemplos de agenda de reuniões. Continue lendo para saber como as empresas garantem que suas reuniões sejam produtivas, altamente focadas e dentro do limite de tempo especificado.

O valor de definir uma agenda

A definição da agenda significa determinar ou declarar o propósito de uma reunião, pontos de discussão, duração, resultado esperado e a pessoa responsável pelos pontos de discussão. A preparação para uma reunião do conselho dá aos participantes uma visão geral de alto nível do objetivo da reunião e dos itens de ação.

Um profissional prepara e planeja uma reunião definindo a agenda da reunião. A agenda da reunião de equipe mostra aos participantes os tópicos da agenda, o resultado esperado e o prazo, permitindo que todos preparem seus pontos de discussão com antecedência e se atenham ao tópico da discussão.

Na verdade, 64% dos participantes da reunião acreditam que a melhor maneira de deixá-los empolgados com uma reunião é planejá-la bem. Mas a mesma pesquisa descobriu que a geração mais jovem prefere um almoço grátis.

O que você deve incluir?

Aqui estão as coisas essenciais que devem sempre aparecer na agenda da sua reunião:

• Propósito
• Lista de tópicos e seus intervalos de tempo 
• Líderes de discussão
• Local/plataforma

Você também pode incluir o processo para abordar os pontos de discussão, dividindo o tempo alocado em segmentos de tempo mais curtos. Por exemplo, ao discutir “como podemos maximizar o nosso estratégia de vendas?” você pode escrever um processo como:

• Listar oportunidades – 5 min
• Analise as oportunidades que valem a pena investir – 10 min
• Listar desafios – 5 min
• Propor soluções – 5 min

No geral, seus itens de agenda dependerão do tipo de reunião que você terá.

Sete dicas para uma agenda de reuniões eficaz

1. Aborde um único tópico relevante 

Uma reunião altamente focada aborda uma questão específica. Você deve evitar marcar uma reunião que aborde dois tópicos diferentes, como aumentar as vendas e otimizar as estratégias de marketing na mesma reunião. 

Essas reuniões foram separadas para serem mais focadas e significativas para as equipes relevantes envolvidas em cada objetivo? 

Além disso, permita que os membros da equipe escolham se participarão ou não da reunião. Eles podem decidir não comparecer simplesmente porque não têm nada a acrescentar à reunião ou porque sua agenda está cheia.

By compartilhando seu link de reunião por meio do Appointlet, você pode evitar o problema de convidar um membro da equipe que não estará disponível para sua reunião. O Appointlet verifica automaticamente os horários de sua equipe para encontrar um horário apropriado para a reunião.

Além disso, o recurso de aprovação manual também protege você e o calendário de sua equipe de reuniões indesejadas com pessoas não qualificadas. 

Ter uma reunião focada apenas com participantes que estarão envolvidos no processo de tomada de decisão resolve os seguintes desafios em uma reunião:

• Membros da equipe que realizam várias tarefas em uma reunião porque os problemas de discussão não os afetam. Esses membros estarão melhor atendendo a outras tarefas significativas.
• Saindo do tópico porque a agenda cobre um propósito amplo. O resultado é uma perda excessiva de tempo e uma reunião improdutiva. Então, considere integrar um aplicativo de cronômetro de trabalho que pode rastrear quanto tempo alguém leva em uma tarefa, bem como em reuniões.

Uma pesquisa com 182 gerentes seniores descobriu que 71% achavam que suas reuniões eram improdutivas. E 65% disseram que poderiam estar melhor fazendo suas próprias tarefas.

Soa familiar?

Todos os convidados para a reunião devem ter um ponto de discussão e possíveis pontos de ação (ou seja, soluções). A reunião seria sobre esses participantes avaliando seus pontos e pontos de ação, em vez de fazer pesquisas do zero.

Esse conceito nos leva ao próximo aspecto importante da agenda de reunião perfeita.

2. Deixe a equipe apresentar os pontos de discussão

Em vez de escolher os pontos da agenda da sua perspectiva, deixe a equipe desenvolver itens que eles acham que são importantes e que valem a pena discutir. Isso permite que os membros criem o fluxo da reunião e sintam mais propriedade de suas funções. Como líder de uma reunião, seu trabalho é determinar o propósito da reunião e facilitar a reunião.

Uma forma eficaz de desenvolver os pontos da agenda seria compartilhar um documento de colaboração como o Google Docs ou o Microsoft OneNote. Todos devem poder editar, revisar e deixar comentários. Alternativamente, você pode criar um documento PDF com capacidade para converter PDF em um documento do Word para que eles possam fazer as alterações que desejarem. Depois de enviar um e-mail à equipe informando que você terá uma reunião em uma semana e sua finalidade, você incluirá o link para o documento no e-mail. 

Mas o que você incluirá no documento de colaboração e como orientará as sugestões dos membros da equipe?

Vamos analisar isso nas seções a seguir.

3. Use o método 4×4 para estruturar os tópicos de discussão

O método quatro por quatro é uma estrutura para orientar o propósito da reunião. 

Aqui está o que parece:

• Quatro coisas que a equipe realizou desde a última reunião
• Os desafios ou bloqueadores que a equipe enfrentou ao concluir as tarefas
• Quatro coisas que a equipe poderia realizar antes da próxima reunião
• Quaisquer potenciais bloqueadores para essas tarefas futuras

Acompanhar os resultados da última reunião mantém a equipe responsável pelas tarefas que eles realizam em uma reunião. Caso contrário, eles sentiriam que nada muda após as reuniões ou que são uma perda de tempo.

Vou colocar isso em um exemplo prático: digamos que você tenha uma loja de comércio eletrônico no Shopify onde você vender produtos online e quer Aumento de Vendas por US$ 100,000. Assim, o objetivo da reunião é determinar como aumentar as vendas em $ 100,00. Mas você provavelmente tinha uma meta de vendas de US$ 70,000 na última reunião.

Aplicando o framework 4×4, teremos o seguinte:

1. Quatro coisas que a equipe realizou desde a última reunião
   1. Upsell para 1,000 clientes, o que resultou em vendas de US$ 30,000
   2. Venda cruzada para 600 clientes, o que resultou em vendas de $ 20,000
   3. Redirecionou 5,000 visitantes do site, o que resultou em vendas de US$ 1,000
   4. Enviado pesquisas de satisfação do cliente
2. Os desafios ou bloqueadores que a equipe enfrentou ao concluir as tarefas
   1. Taxa de resposta de 30% do satisfação do cliente inquéritos
   2. Mais de 4,000 visitantes do site redirecionados não converteram, etc.
3. Quatro coisas que a equipe poderia realizar antes da próxima reunião (ou seja, após a reunião que você está planejando). Aqui é onde você estabelece as metas que discutirá na reunião.
   1. Faça upsell para 2,000 clientes para obter vendas de US$ 60,000
   2. Venda cruzada para 1,200 para obter vendas de US$ 40,000
   3. Redirecione 10,000 visitantes do site para obter US$ 2,000 em vendas
   4. Estabeleça um estratégia de e-mail marketingy simplificado com ferramentas de marketing para Shopify
   5. Otimize a loja para obter mais vendas organicamente usando Aplicativos de otimização de velocidade da Shopify.
4. Quaisquer potenciais bloqueadores para essas tarefas futuras
   1. Falta de experiência em campanhas de retargeting de e-mail
   2. Um banco de dados de clientes limitado.

Você pode anotar as quatro realizações anteriores e as quatro metas em seu documento compartilhado. Em seguida, deixe a equipe preencher os desafios e possíveis pontos de ação.

Isso me leva a como você deve estruturar essas questões em sua agenda.

4. Crie perguntas específicas e desafiadoras

A estudar nas reuniões semanais de uma empresa descobriram que as equipes sentiam que agendas vagas faziam com que as reuniões perdessem tempo. Agendas vagas são coisas como “reuniões semanais do departamento de marketing”, onde a reunião pode levar a uma centena de discussões diferentes, sem resultado claro.

Compare isso com uma agenda como “como podemos aumentar nossa taxa de conversão de campanha de SMS em 30%?”

Uma agenda clara especifica os pontos de discussão e sugere o resultado esperado. Aqui estão mais exemplos de questões/tópicos específicos e desafiadores da agenda:

• Como podemos obter $ 2,000 redirecionando 10,000 visitantes do site?
• Como podemos vender $ 60,000 de upselling para 2,000 clientes?
• O Quê estratégias de construção de links podemos implementar para aumentar a autoridade de domínio do nosso site?
• O que podemos fazer para melhorar em 50% nossa taxa de conclusão da pesquisa de satisfação?

5. Aloque tempo suficiente para cada item da agenda

Ao alocar tempo para cada item da agenda, conte com a quantidade de tempo que você normalmente gasta em reuniões anteriores e considere o número de apresentadores para cada item. Em seguida, limite cada item da agenda ao tempo mínimo necessário para abordá-lo. Você pode achar útil fazer pausas entre os tópicos de discussão porque as pessoas naturalmente precisam de pausas. 

Mais importante ainda, deixe o proprietário da reunião conduzir a reunião. Idealmente, cada membro discutirá seu ponto de discussão. Lembre-se de priorizar os itens mais críticos da agenda porque alguns membros podem sair no meio da reunião. Você pode organizar e alocar tempo para os tópicos da reunião do mais importante ao menos significativo – ou experimentar começando com os itens da agenda mais rápidos e fáceis.

6. Tenha uma seção de 'estacionamento' em sua agenda 

Um estacionamento é uma seção onde você registra todos os tópicos fora do tópico que um membro da equipe trará. Você deve ter este espaço no documento de colaboração (por exemplo, Google Docs). Os convidados da reunião podem revisar esses itens, deixar comentários e até resolver alguns deles antes da reunião.

Ignorar o estacionamento é semelhante a negligenciar os intervalos das reuniões. Essas são coisas naturais que vão acontecer mesmo que você não as programe. Depois de ter sua agenda com todas as seções discutidas, é hora da etapa final de definição da agenda.

7. Compartilhe a agenda com antecedência e inclua os resultados esperados

Você deve sempre compartilhar a agenda final com a equipe com 48 horas de antecedência. A agenda deve incluir tópicos de discussão, apresentadores, intervalos de tempo e itens de 'estacionamento'. 

Assaf Cohen, que dirige a empresa de jogos Felicidade do Solitário, inclui leitura obrigatória como parte de sua agenda de reuniões. “Queremos que nossa equipe esteja preparada e com conhecimento para as nossas reuniões. Muitas vezes incluímos um memorando ou uma visão geral na agenda para que nossa equipe possa se atualizar e contribuir mais para nossas reuniões.”

Permita que os convidados da reunião adicionem à agenda, se parecer adequado. Em seguida, revise as alterações e compartilhe a cópia concluída com 24 horas de antecedência para que todos estejam na mesma página. Agora você está pronto para a reunião! Lembre-se de definir um lembrete para alertar os membros da equipe sobre a reunião e configurar software de atas de reunião com antecedência para gravar as discussões para que você possa acessá-las para uso futuro.

Considerações finais

Ao definir uma agenda, você não precisa de toda a equipe – você só precisa dos tomadores de decisão. Tenha essas dicas em mente:

• Deixe que os tomadores de decisão determinem os itens da agenda e os apresentem durante a reunião.
• Designe um líder que será responsável pela gestão do tempo e por garantir que a equipe atinja o objetivo da reunião.
• Aloque o tempo mínimo da reunião, mas tenha espaço para pausas.
• Projete questões de discussão específicas e desafiadoras e peça aos participantes da reunião que compartilhem possíveis pontos de ação.

Mais importante ainda, tenha um processo de feedback para cada uma de suas reuniões. Acompanhe as etapas de ação sugeridas na reunião para manter os membros responsáveis.

Por fim, descubra como Agendamento pode ajudar a agilizar suas reuniões de equipe hoje!