Fora de 55 milhões Em reuniões diárias, apenas metade atingiu seus objetivos. Com apenas 20% de líderes de reuniões treinados, há uma crescente lacuna de responsabilização nas reuniões, onde a maioria das organizações não avalia o impacto de suas reuniões.
Embora uma boa pauta defina a direção da reunião, ainda há muito a ser feito em termos de liderança e gerenciamento para uma reunião de equipe eficaz. O principal deles é a preparação. Uma pauta bem estruturada pode ajudar a mitigar o desperdício de tempo, garantindo que as reuniões tenham objetivos e estruturas claras, permitindo que as equipes se concentrem no que realmente importa e evitem cair em discussões improdutivas.
Este post mostrará dicas valiosas para definir uma agenda com exemplos de agenda de reuniões. Continue lendo para saber como as empresas garantem que suas reuniões sejam produtivas, altamente focadas e dentro do limite de tempo especificado.
Introdução às pautas de reuniões
A pauta da reunião é uma ferramenta crucial para garantir reuniões produtivas e eficientes. Ela serve como um roteiro, delineando os tópicos a serem discutidos, o tempo alocado para cada tópico e os resultados esperados.
Uma pauta de reunião bem elaborada ajuda a manter a conversa no caminho certo, evita desvios desnecessários e garante que todos os participantes estejam alinhados. Ao usar uma pauta de reunião, as equipes podem maximizar a eficácia das reuniões, aproveitar ao máximo o tempo e atingir seus objetivos. Nesta seção, exploraremos a importância das pautas de reunião, seus benefícios e como criar uma pauta eficaz.
O valor de definir uma agenda
Definir a pauta significa determinar ou declarar o propósito de uma reunião, os pontos de discussão, a duração, o resultado esperado e a pessoa responsável por eles. A preparação para uma reunião do conselho oferece aos participantes uma visão geral do objetivo da reunião e dos itens de ação, definindo expectativas claras para todos.
Um profissional prepara e planeja uma reunião definindo a pauta. A pauta da reunião de equipe mostra aos participantes os tópicos da pauta, o resultado esperado e o cronograma, permitindo que todos preparem seus pontos de discussão com antecedência e se concentrem no tópico. Definir o objetivo da reunião é crucial para garantir que todos os participantes entendam os resultados esperados e as ações necessárias para alcançá-los.
Na verdade, 64% dos participantes da reunião acreditam que a melhor maneira de deixá-los empolgados com uma reunião é planejá-la bem. Mas a mesma pesquisa descobriu que a geração mais jovem prefere um almoço grátis.
O que você deve incluir?
Aqui estão as coisas essenciais que devem sempre aparecer na agenda da sua reunião:
Propósito
Lista de tópicos e seus intervalos de tempo
Líderes de discussão
Local/plataforma
Itens adicionais da agenda contribuídos pelos membros da equipe
Componentes adicionais de uma boa pauta de reunião
Você também pode incluir o processo para abordar os pontos de discussão, dividindo o tempo alocado em segmentos de tempo mais curtos. Por exemplo, ao discutir “como podemos maximizar o nosso estratégia de vendas?” você pode escrever um processo como:
Listar oportunidades – 5 min
Analise as oportunidades que valem a pena investir – 10 min
Listar desafios – 5 min
Propor soluções – 5 min
No geral, seus itens de agenda dependerão do tipo de reunião que você terá.
Sete dicas rápidas para uma pauta de reunião eficaz
Para criar um formato de pauta de reunião que mantenha tudo funcionando sem problemas, siga estas sete dicas:
Defina o objetivo da reunião: Defina claramente o objetivo da reunião e o que você espera alcançar. Considere usar um modelo de pauta de reunião que descreva os tópicos recorrentes com antecedência. Isso pode ajudar a manter toda a equipe no mesmo lugar e reduzir o risco de desvios do assunto.
Defina um cronograma realistaReserve tempo suficiente para cada tópico e deixe um tempo de reserva para discussões inesperadas. Em outras palavras, talvez você não queira passar a reunião inteira focado em projetos de trabalho. Em vez disso, pode ser valioso garantir que você tenha tempo suficiente para abordar todos os tópicos, mas ainda deixe espaço para construir empatia.
Atribuir funções e responsabilidadesDesigne um líder para cada tópico e garanta que todos os participantes conheçam suas funções. Pode ser importante definir expectativas sobre quem é responsável por quê. Por exemplo, a liderança sênior é a única a falar? As equipes de vendas, marketing e projeto terão tempo para falar? Quem acompanhará o tempo da equipe e tomará notas?
Priorizar itens da agenda: Concentre-se nos tópicos mais críticos e deixe os menos importantes para depois. Mesmo reuniões com objetivos bem definidos e com a melhor alocação de tempo podem sair do controle, por isso, muitas vezes, é melhor concentrar seus esforços. agenda visa tirar primeiro os tópicos mais importantes do caminho.
Deixe espaço para discussão: Reserve tempo para discussões e perguntas abertas entre colegas e incentive os participantes a participar.
Use um formato padrão de pauta de reunião: Utilize um formato consistente para suas pautas de reuniões para garantir que todos os participantes saibam o que esperar.
Compartilhe a agenda com antecedênciaÀs vezes, a chave para uma pauta eficaz está na preparação. Distribua a pauta da reunião a todos os participantes antes do evento, para que eles possam se preparar e chegar preparados para discutir os tópicos.
Sete táticas detalhadas para uma agenda de reunião eficaz
Quando você quiser ir além do básico, aqui estão sete abordagens detalhadas para aprimorar sua pauta de reuniões.
1. Aborde um único tópico relevante
Uma reunião altamente focada aborda uma questão específica. Você deve evitar marcar uma reunião que aborde dois tópicos diferentes, como aumentar as vendas e otimizar as estratégias de marketing na mesma reunião.
Essas reuniões foram separadas para serem mais focadas e significativas para as equipes relevantes envolvidas em cada objetivo?
Além disso, permita que os membros da equipe escolham se participarão ou não da reunião. Eles podem decidir não comparecer simplesmente porque não têm nada a acrescentar à reunião ou porque sua agenda está cheia.
By compartilhando seu link de reunião Com o Appointlet, você pode evitar o problema de convidar um membro da equipe que não estará disponível para sua reunião. Agendamento verifica automaticamente a agenda da sua equipe para encontrar um horário apropriado para a reunião.
Além disso, o recurso de aprovação manual também protege você e o calendário de sua equipe de reuniões indesejadas com pessoas não qualificadas.
Ter uma reunião focada apenas com participantes que estarão envolvidos no processo de tomada de decisão resolve os seguintes desafios em uma reunião:
Membros do time que realizam multitarefas em uma reunião porque os problemas de discussão não os afetam. Esses membros ficarão melhor se atenderem a outras tarefas significativas.
Sair do assunto porque a pauta abrange um propósito amplo. O resultado é perda excessiva de tempo e uma reunião improdutiva. Portanto, considere integrar uma aplicativo de cronômetro de trabalho que pode rastrear quanto tempo alguém leva em uma tarefa, bem como em reuniões.
Uma pesquisa com 182 gerentes seniores descobriu que 71% achavam que suas reuniões eram improdutivas. E 65% disseram que poderiam estar melhor fazendo suas próprias tarefas.
Parece familiar? É por isso treinamento de funcionários Deve incluir orientações sobre reuniões eficazes. Todos os convidados para a reunião devem ter um ponto de discussão e possíveis pontos de ação (ou seja, soluções). A reunião deve ser dedicada a esses participantes avaliarem seus pontos e pontos de ação, em vez de fazerem pesquisas do zero.
Todos os convidados para a reunião devem ter um ponto de discussão e possíveis pontos de ação (ou seja, soluções). A reunião seria sobre esses participantes avaliando seus pontos e pontos de ação, em vez de fazer pesquisas do zero.
Esse conceito nos leva ao próximo aspecto importante da agenda de reunião perfeita.
2. Deixe a equipe apresentar os pontos de discussão
Em vez de escolher os pontos da pauta sob sua perspectiva, deixe a equipe desenvolver os itens que consideram importantes e que valem a pena discutir. Isso permite que os membros criem o fluxo da reunião e se sintam mais responsáveis por seus papéis. Como líder da reunião, sua função é determinar o propósito da reunião e facilitá-la. Solicitar a contribuição dos membros da equipe os valoriza e promove um senso de colaboração.
Mas o que você incluirá no documento de colaboração e como orientará as sugestões dos membros da equipe?
3. Use o método 4×4 para estruturar os tópicos de discussão
O método quatro por quatro é uma estrutura para orientar o propósito da reunião.
Aqui está o que parece:
Quatro coisas que a equipe realizou desde a última reunião
Os desafios ou bloqueadores que a equipe enfrentou ao concluir as tarefas
Quatro coisas que a equipe poderia realizar antes da próxima reunião
Quaisquer potenciais bloqueadores para essas tarefas futuras
Incluir atualizações de status no método 4×4 é crucial para manter a equipe informada sobre o progresso e as tarefas, garantindo responsabilidade e clareza nas responsabilidades.
Acompanhar os resultados da última reunião mantém a equipe responsável pelas tarefas que eles realizam em uma reunião. Caso contrário, eles sentiriam que nada muda após as reuniões ou que são uma perda de tempo.
Aqui está um exemplo prático: digamos que você tem um Loja de comércio eletrônico no Shopify onde você vender produtos online e quer aumentar as vendas em US$ 100,000. Portanto, o objetivo da reunião é determinar como aumentar as vendas em US$ 100,00. Mas você provavelmente tinha uma meta de vendas de US$ 70,000 na última reunião.
Aplicando o framework 4×4, teremos o seguinte:
Quatro coisas que a equipe realizou desde a última reunião
Upsell para 1,000 clientes, o que resultou em vendas de US$ 30,000
Venda cruzada para 600 clientes, o que resultou em vendas de $ 20,000
Redirecionou 5,000 visitantes do site, o que resultou em vendas de US$ 1,000
Os desafios ou bloqueadores que a equipe enfrentou ao concluir as tarefas
Taxa de resposta de 30% do satisfação do cliente inquéritos
Mais de 4,000 visitantes do site redirecionados não converteram, etc.
Quatro coisas que a equipe poderia realizar antes da próxima reunião (ou seja, após a reunião que você está planejando). Aqui é onde você estabelece as metas que discutirá na reunião.
Faça upsell para 2,000 clientes para obter vendas de US$ 60,000
Venda cruzada para 1,200 para obter vendas de US$ 40,000
Redirecione 10,000 visitantes do site para obter US$ 2,000 em vendas
Estabeleça um estratégia de marketing por e-mail simplificado com ferramentas de marketing para Shopify
Otimize a loja para obter mais vendas organicamente usando Aplicativos de otimização de velocidade da Shopify.
Quaisquer potenciais bloqueadores para essas tarefas futuras
Falta de experiência em campanhas de retargeting de e-mail
Um banco de dados de clientes limitado.
Você pode anotar as quatro realizações anteriores e as quatro metas em seu documento compartilhado. Em seguida, deixe a equipe preencher os desafios e possíveis pontos de ação.
Isso me leva a como você deve estruturar essas questões em sua agenda.
4. Crie perguntas específicas e desafiadoras
A estudar nas reuniões semanais de uma empresa descobriram que as equipes sentiam que agendas vagas faziam com que as reuniões perdessem tempo. Agendas vagas são coisas como “reuniões semanais do departamento de marketing”, onde a reunião pode levar a uma centena de discussões diferentes, sem resultado claro.
Compare isso com uma agenda como “como podemos aumentar nossa campanha de SMS taxa de conversão em 30%?”
Uma agenda clara especifica os pontos de discussão e sugere o resultado esperado. Aqui estão mais exemplos de questões/tópicos específicos e desafiadores da agenda:
Como podemos obter $ 2,000 redirecionando 10,000 visitantes do site?
Como podemos vender $ 60,000 de upselling para 2,000 clientes?
O Quê estratégias de construção de links podemos implementar para aumentar a autoridade de domínio do nosso site?
O que podemos fazer para melhorar em 50% nossa taxa de conclusão da pesquisa de satisfação?
Concentrar-se em um projeto específico durante as reuniões ajuda a alinhar metas e estabelecer a base para uma execução bem-sucedida do projeto.
5. Aloque tempo suficiente para cada item da agenda
Ao alocar tempo para cada item da agenda, conte com a quantidade de tempo que você normalmente gasta em reuniões anteriores e considere o número de apresentadores para cada item. Em seguida, limite cada item da agenda ao tempo mínimo necessário para abordá-lo. Você pode achar útil fazer pausas entre os tópicos de discussão porque as pessoas naturalmente precisam de pausas.
O mais importante é deixar que o responsável pela reunião conduza a reunião. O ideal é que cada membro discuta seu ponto de discussão. Lembre-se de priorizar os itens mais importantes da pauta, pois alguns membros podem sair no meio da reunião.
Você pode organizar e alocar tempo para os tópicos da reunião, do mais importante ao menos significativo — ou experimentar começar com os itens da pauta mais rápidos e fáceis. Além disso, deixe espaço para perguntas sem resposta ou problemas não resolvidos para garantir que todos os tópicos sejam abordados por completo.
6. Tenha uma seção de “estacionamento” em sua agenda
O estacionamento é uma seção onde você registra quaisquer assuntos fora do tópico que um membro da equipe possa abordar. Você deve ter esse espaço no documento de colaboração (por exemplo, no Google Docs). Os convidados da reunião podem revisar esses itens, deixar comentários e até mesmo resolver alguns deles antes da reunião. Incluir tópicos ad hoc na seção de estacionamento pode promover a formação de equipes, a tomada de decisões e o brainstorming, abrindo espaço para discussões espontâneas.
Ignorar o estacionamento é semelhante a negligenciar os intervalos das reuniões. Essas são coisas naturais que vão acontecer mesmo que você não as programe. Depois de ter sua agenda com todas as seções discutidas, é hora da etapa final de definição da agenda.
7. Compartilhe a agenda com antecedência e inclua os resultados esperados
Você deve sempre compartilhar a agenda final com a equipe com 48 horas de antecedência. A agenda deve incluir tópicos de discussão, apresentadores, intervalos de tempo e itens de 'estacionamento'.
Assaf Cohen, que dirige a empresa de jogos Felicidade do Solitário, inclui leitura obrigatória como parte de sua agenda de reuniões. “Queremos que nossa equipe esteja preparada e com conhecimento para as nossas reuniões. Muitas vezes incluímos um memorando ou uma visão geral na agenda para que nossa equipe possa se atualizar e contribuir mais para nossas reuniões.”
Permita que os convidados da reunião adicionem itens à pauta, se acharem apropriado. Em seguida, revise as alterações e compartilhe a cópia preenchida com 24 horas de antecedência para que todos estejam alinhados. Utilizar uma pauta online compartilhada pode melhorar a comunicação e a interação, especialmente em reuniões individuais remotas, mantendo todos os participantes alinhados e facilitando a discussão de pontos críticos. Agora você está pronto para a reunião! Lembre-se de definir um lembrete para avisar os membros da equipe sobre a reunião e agendar. software de atas de reunião com antecedência para gravar as discussões para que você possa acessá-las para uso futuro.
Formato e modelo da pauta da reunião
O formato da pauta de uma reunião normalmente inclui os seguintes elementos:
Conheça:Uma breve visão geral do propósito e objetivo da reunião.
Itens da agenda: Uma lista de tópicos a serem discutidos, juntamente com o tempo alocado para cada item.
Pontos de discussão: Uma lista de pontos-chave a serem abordados durante a discussão de cada item da pauta.
Itens de ação: Uma lista de tarefas a serem concluídas pelos participantes após a reunião.
Próximos passos: Um resumo das ações a serem tomadas após a reunião e os resultados esperados.
Você pode usar um modelo de pauta de reunião para criar uma pauta eficaz. Muitos modelos estão disponíveis online, ou você pode criar o seu próprio usando uma ferramenta como o Google Docs.
Atribuição de funções e responsabilidades
Atribuir funções e responsabilidades é crucial para uma reunião eficaz. Isso inclui:
Designando um líder de reunião: Nomeie um líder para facilitar a reunião e manter a discussão no caminho certo.
Atribuição de líderes de tópicos: Designe um líder para cada item da pauta para garantir que a discussão permaneça focada.
Definindo as funções dos participantes: Comunique claramente a função esperada de cada participante, seja para fornecer informações, fazer perguntas ou simplesmente ouvir.
Ao atribuir funções e responsabilidades, você pode garantir que todos os participantes saibam o que se espera deles e possam contribuir para o sucesso da reunião.
Definindo o Objetivo da Reunião
Definir o objetivo da reunião é o primeiro passo para criar uma pauta eficaz. Isso envolve:
Declarando claramente o propósito:Explique o motivo da reunião e o que você espera alcançar.
Definir metas específicas: Identifique os resultados específicos que você deseja alcançar durante a reunião.
Estabelecimento de indicadores-chave de desempenho: Defina como você medirá o sucesso da reunião.
Ao definir o objetivo da reunião, você pode criar uma reunião focada e produtiva que atinja os objetivos pretendidos. Isso ajudará a garantir que todos os participantes estejam alinhados e que a reunião seja eficiente e eficaz.
5 exemplos de pautas de reunião
Abaixo estão alguns modelos simples que você pode usar ou adaptar com base no tipo de reunião que está organizando.
Agenda da reunião de brainstorming da equipe
Boas-vindas e objetivo da reunião (5 min)
Vitórias rápidas ou atualizações recentes (10 min)
Brainstorming e discussão aberta (30 min)
Próximos passos e tarefas (10 min)
Este formato mantém tudo estruturado sem sufocar a criatividade. Certifique-se de definir o problema que você está resolvendo para que a equipe permaneça focada.
Formato de pauta de reunião semanal
Atualizações da equipe round-robin (15 min)
Bloqueadores e bloqueios de estradas (10 min)
Principais prioridades para a próxima semana (5 min)
As reuniões standup devem ser curtas e focadas. Respeite os limites de tempo e evite se aprofundar demais na resolução de problemas — guarde isso para acompanhamentos. As pautas das reuniões diárias de scrum geralmente abordam obstáculos, uma recapitulação do trabalho anterior e metas para o dia atual.
Check-in do cliente exemplo de agenda
As reuniões com clientes se beneficiam de uma estrutura profissional que deixa espaço para colaboração. [LINK 1] para mostrar que você está organizado e preparado. As pautas das reuniões da equipe de liderança geralmente incluem atualizações pessoais, revisão de métricas-chave e discussão de questões urgentes.
As reuniões com clientes se beneficiam de uma estrutura profissional que deixa espaço para colaboração. Envie a agenda com antecedência para mostrar que você é organizado e preparado.
Itens de ação para reuniões individuais
As reuniões individuais devem ser de apoio, não de performance. Use a pauta como guia, mas deixe espaço para conversas francas. As pautas das reuniões individuais devem equilibrar tópicos como motivação, comunicação e desenvolvimento de carreira.
As reuniões individuais devem ser acolhedoras, não performáticas. Use a pauta como guia, mas deixe espaço para conversas francas. Pautas de reuniões em diferentes níveis são ideais para discutir o desenvolvimento profissional de forma mais ampla e fornecer feedback à alta liderança.
Modelo de agenda de início de projeto
Apresentações e funções (5 min)
Visão geral e objetivos do projeto (10 min)
Cronograma, marcos e entregas (15 min)
Plano e ferramentas de comunicação (10 min)
Perguntas e respostas e próximos passos (5 min)
As reuniões de kickoff definem o tom de todo o projeto. Uma agenda bem estruturada pode fazer a diferença entre o caos e a clareza.
Considerações finais
Ao definir uma agenda, você não precisa de toda a equipe – você só precisa dos tomadores de decisão. Tenha essas dicas em mente:
Deixe que os tomadores de decisão determinem os itens da agenda e os apresentem durante a reunião.
Designe um líder que será responsável pela gestão do tempo e por garantir que a equipe atinja o objetivo da reunião.
Aloque o tempo mínimo da reunião, mas tenha espaço para pausas.
Projete questões de discussão específicas e desafiadoras e peça aos participantes da reunião que compartilhem possíveis pontos de ação.
Mais importante ainda, tenha um processo de feedback para cada uma das suas reuniões. Acompanhe as ações sugeridas na reunião para manter os membros responsáveis. Pautas organizadas e contribuições colaborativas são cruciais para reuniões produtivas, pois garantem que todos os membros da equipe se sintam valorizados e envolvidos.
Por fim, descubra como Agendamento pode ajudar a agilizar suas reuniões de equipe hoje!
