Como fazer anotações de reuniões em todo o ciclo de vida do cliente com um CRM + Exemplos

tomando notas

Já esteve em uma reunião sem um bloco de notas e assumiu que iria se lembrar de todos os detalhes, apenas para esquecer alguma informação importante mais tarde?

Talvez você tenha feito boas anotações, mas perdeu o papel. Pode ser embaraçoso acompanhar os clientes e perguntar a mesma coisa duas vezes.

É por isso que as ferramentas de Customer Relationship Management se tornaram tão populares na era digital.

Está mais fácil do que nunca acompanhar o histórico do cliente e aumentar suas contas ao longo do tempo.

como fazer anotações de reunião

Uma reunião bem-sucedida começa muito antes do evento real. Agendar o envolvimento deve ser uma brisa. Para reduzir ao mínimo o envio e recebimento de e-mails, é melhor usar um ferramenta de agendamento online.

Além de acelerar o processo, você pode usar campos de formulário personalizados para coletar as informações necessárias e transmiti-las ao seu Software de CRM de sua escolha

O que é um CRM e como funciona?

Se você está descobrindo CRMs pela primeira vez, não se preocupe. Você pode pensar neles como um rolodex digital. Toda vez que você se encontra com alguém, você pode anexar notas ao histórico do cliente.

A coleta dessas informações torna mais fácil para sua equipe acompanhar o histórico da conta e fornecer suporte rápido e preciso. Mesmo se você for um empreendedor individual, uma ferramenta como essa ajudará você a aumentar sua base de clientes.

Então, como é um CRM e como ele se conecta ao Appointlet? Depende de qual aplicativo você procura e de que tipo de recursos você precisa.

Neste artigo, revisaremos duas soluções de CRM gratuitas (Hubspot e zenkit) que são compatíveis com o plano gratuito de Zapier, para que você possa começar a experimentar imediatamente, sem nenhum custo extra.

Apoiar os clientes durante todo o ciclo de vida

volante
Hubspot's volante - Um modelo do ciclo de vida do cliente

A imagem acima, chamada de volante, retrata a jornada de um cliente pela sua marca. Para ler o gráfico, comece na parte superior e mova no sentido horário. Você pode ver que, à medida que as pessoas são atraídas para sua empresa, elas leem seus materiais de marketing e começam a se envolver.

Suas vendas e suporte ao cliente agentes trabalham com o cliente para garantir que eles Deleitado com sua experiência. Perto do canto superior esquerdo do volante, vemos aqueles clientes satisfeitos indicando estranhos para sua empresa. Dessa forma, o volante é um modelo de crescimento sustentado de longo prazo.

Com seu aplicativo de agendamento online, você pode criar tipos de reunião personalizados que visam as diferentes fases de crescimento. Por exemplo, você pode oferecer uma demonstração de vendas gratuita para os recém-chegados.

Mais tarde em seu ciclo de vida, uma consulta ou chamada de suporte é opcional. Cada reunião que você agendar pode apresentar ao cliente um novo conjunto de campos de formulário, para que ele saiba mais sobre ele e suas necessidades. Todos esses dados de reserva podem ser adicionados aos registros de clientes do seu CRM.

Exemplo de CRM nº 1: Lista de contatos do Hubspot

O Hubspot é um dos CRMs gratuitos mais populares do mercado. Eles têm um amplo conjunto de recursos, que pode ser um pouco intimidador no início, mas valioso a longo prazo se sua empresa precisar de uma solução confiável e escalável.

Se você está apenas começando e deseja uma alternativa de nível básico, recomendamos passar por esta seção e experimentar o Zenkit primeiro.

Para começar a usar o Hubspot, você precisará da seguinte configuração:

  1. Configure um Agendamento página de reserva
  2. Registre-se gratuitamente Zapier e Hubspot conta
  3. Configure Zapier para passe seus dados de reserva para a lista de contatos da Hubspot
como fazer anotações de reunião
Conecte sua conta Zapier ao Hubspot

Sempre que uma reserva for feita pelo Appointlet, o Zapier ouvirá e avaliará os detalhes do participante. Se não existir nenhum registro de cliente, um novo será criado.

Caso contrário, os detalhes do contato serão atualizados usando os dados de resposta do formulário. Você pode ver um exemplo da lista de contatos do Hubspot aqui:

contatos hubspot

Exemplo de CRM 2: Contatos e listas de tarefas pendentes do Zenkit

Recomendamos zenkit como uma alternativa ao Hubspot. Sua interface é limpa e fácil de navegar, tornando-a mais acessível para novos usuários. Como você pode ver na captura de tela abaixo, a lista de contatos deles está organizada em uma lista vertical.

Sempre que as reservas chegam e o Zapier gera um novo contato, você pode adicionar informações como notas de reunião e uma foto para tornar os contatos mais facilmente reconhecíveis de relance.

Lista de contatos Zenkit
Captura de tela de CRM da Zenkit para organizar sua lista de contatos

Adoramos como o Zenkit inclui um amplo conjunto de recursos para as empresas usarem em conjunto com seu CRM. Por exemplo, você pode pedir ao Zapier para passar seus dados de reserva para uma das listas de tarefas do Zenkit.

O arrastar e soltar quadro kanban design permite que sua equipe acompanhe as reuniões juntamente com suas outras tarefas.

À medida que as reservas acontecem e são concluídas, você pode fazer anotações e avançar as cartas ao longo do tabuleiro até que elas atinjam um estado finalizado.

capturar notas de reuniões em um crm

Quer instruções completas para a configuração completa do Zapier / Zenkit CRM?

Você pode visitar https://zapier.com/apps/appointlet/integrations/zenkit para acessar nossa página de integração compartilhada. Se ainda não tiver contas Appointlet e Zenkit, você precisará começar com estas etapas:

  1. Configure um Agendamento página de reserva
  2. Registre-se gratuitamente Zapier e zenkit conta
  3. No Zenkit, crie uma nova coleção dedicada à sua lista de contatos
  4. Configurar um gatilho Appointlet “Participante Agendado”
  5. Configure uma ação “Criar item” do Zenkit para localizar sua lista
  6. Puxe os campos de dados que você precisa de sua reserva de Appointlet
  7. Você pode ver no exemplo abaixo que extraímos dados como nome do participante, endereço de e-mail e horários de início e término da reunião.
como fazer anotações de reunião

Quando você testar seu gatilho e ação para confirmar que eles funcionam, vá em frente e ligue o Zap. Para testar se a integração funciona, você pode acessar sua conta do Appointlet e criar uma reserva de teste.

Deve levar menos de um minuto para o novo item da lista de contatos aparecer. Se você está tendo problemas para configurar seu Zap, eles oferecem uma equipe de suporte para responder a perguntas específicas de configuração.

Acesse seus dados de reserva de dentro do Appointlet

O Appointlet já fornece algumas ferramentas poderosas para revisar seus dados de reserva. Se você está procurando uma melhor visibilidade dos dados do cliente, é uma boa ideia começar entendendo o que está disponível em sua ferramenta de agendamento. Se você ainda não tem uma conta do Appointlet, pode se inscrever gratuitamente para experimentá-lo hoje.

Quando você compartilha um link para sua página de reserva, o cliente é apresentado com uma série de horários para escolher, representando a disponibilidade programada da equipe. Para completar a reserva, eles preencherão os campos do formulário que você apresentará a eles, conforme mostrado no exemplo de formulário de admissão simples abaixo:

como fazer anotações de reunião
Demonstração de uma página de reserva de compromisso

Cada vez que alguém reserva com você, seus dados de formulário são registrados em seu Painel de reservas. Esta interface de usuário é fácil de percorrer e navegar, para que você possa ver qualquer reserva passada ou futura.

Se pretender rever um conjunto limitado de reservas, pode modificar o intervalo de datas e utilizar filtros de pesquisa. Se você preferir ver essas informações em uma planilha, também oferecemos exportações de dados CSV.

como fazer anotações de reunião
Uma visão no aplicativo dos detalhes da reserva

Quer você permaneça com o painel de reservas integrado do Appointlet ou introduza um CRM, o objetivo final é o mesmo; você deseja maior visibilidade dos dados do cliente. À medida que o volume de clientes cresce, é importante acompanhar as pessoas individualmente e sua jornada com a empresa.

Ao monitorar os detalhes da conta e configurar a automação, você pode oferecer suporte proativo nos momentos certos. Os tipos de reuniões direcionadas para as diferentes fases do flywheel serão a melhor maneira de garantir reuniões bem-sucedidas para todos.

Ezra Sandzer Bell

Ezra Sandzer-Bell trabalha na Appointlet como gerente de marketing de produto e defensora do cliente. Ele ajudou milhares de clientes a melhorar seu fluxo de trabalho de agendamento online. Fora do trabalho, ele é instrutor de teoria musical e fundador de uma empresa de software de música.

A ferramenta online nº 1 para agendar reuniões