A maneira sem estresse de agendar uma reunião online

Reunião em uma webconferência

É incrível quanto tempo pode ser perdido tentando agendar uma reunião. Você deseja se conectar, então verifica sua agenda e envia alguns intervalos de tempo para alguém escolher. Mas seu cliente ou colega não está disponível naquele dia. Eles apresentam um conjunto alternativo de horários que também não funcionam para você ... e bam! O e-mail pingue-pongue começa. 

Não seria bom se vocês pudessem apenas ler a mente um do outro?

Indo e voltando para agendar uma reunião fica velho, rápido. Clientes em potencial e clientes desejam gratificação instantânea. A última coisa de que precisam é de outra camada de estresse em suas vidas. E para ser honesto, o incômodo de ir e vir é tão irritante para o organizador da reunião. Você acaba perdendo oportunidades devido ao tempo perdido. 

Se você está procurando ideias sobre como agendar uma reunião com mais eficiência, este artigo o ajudará. Mostraremos como automatizar seu fluxo de trabalho com aplicativos de agendamento de reuniões, como Appointlet e Doodle, para que você possa economizar tempo para todos e reservar reuniões como um profissional. 

Noções básicas de agendamento de reuniões online

Para se manter competitivo no cenário empresarial moderno, você precisa definir os detalhes da reunião rapidamente, com o mínimo esforço possível para ambas as partes. Mas como exatamente isso é feito?

Recomendamos se inscrever para um aplicativo de agendamento grátis que suporta integrações de calendário de e-mail. Você começará definindo sua disponibilidade e os tipos de reuniões que deseja hospedar. Depois de conectar o Microsoft Outlook ou o calendário do Google, o aplicativo será capaz de verificar se há eventos de calendário existentes e criar novos eventos quando você for reservado.

Com seu aplicativo de agendamento configurado corretamente, você poderá começar a compartilhá-lo com o público. Em vez de criar convites de calendário manualmente para cada pessoa, você simplesmente fornece aos convidados um link de reunião para usar quando quiserem. Quando clicam nele, são encaminhados para um processo de agendamento simplificado. Você pode até incorporar a página de agendamento diretamente em um site para melhorar a acessibilidade para os visitantes do site.

Seu agendador de reuniões será carregado em qualquer dispositivo iOS ou Android, para que as pessoas possam reservar um horário com você enquanto estiverem em trânsito. Quaisquer diferenças de fuso horário entre o organizador e o participante foram traduzidas automaticamente. 

Os formulários de admissão personalizados permitirão que você colete detalhes importantes sobre o convidado, como seu número de telefone. Se for uma reunião online, recomendamos a integração com um aplicativo de videoconferência que sua empresa já usa, como Zoom Meetings e GoToMeeting. Uma ID de reunião especial será usada para gerar uma sala virtual exclusiva para cada participante. Isso garante que as pessoas não apareçam cedo e se intrometam nas reuniões umas das outras. 

Agende uma reunião como consultor

Vamos imaginar que você é um consultor que atua em um nicho onde há uma demanda razoável pelo seu serviço, mas também uma boa concorrência. Você fez o trabalho para ser listado publicamente, o que significa que as pessoas podem descobrir seu site com os termos de pesquisa corretos. Mas você é um dos muitos consultores listados no mecanismo de pesquisa, portanto, os clientes em potencial abrem várias guias ao mesmo tempo antes de iniciar sua pesquisa. 

No site de cada consultor, o cliente em potencial revisa os materiais e tenta ter uma ideia da oferta. Eles eventualmente restringem suas opções para você e um concorrente. Seu site tem um formulário de contato simples que pede e-mail, nome e quaisquer notas. Eles podem enviar perguntas e você responderá assim que puder. Mas seu concorrente tem um botão “reservar agora” que permite que os clientes em potencial agendem uma consulta gratuita de quinze minutos. 

No momento em que você começa a ler o primeiro e-mail e digitar uma resposta, seu concorrente já deu uma ligação telefônica com o cliente em potencial. Eles fizeram uma oferta irresistível e, a menos que deixem a bola cair em algum lugar, você perdeu uma oportunidade de cliente.

Receber o pagamento de uma reunião pode parecer nojento, então o Appointlet cuida disso com uma opção de pagamento com cartão de crédito. Você pode optar por exigir o pagamento antes de confirmar uma reunião. Aproveite integrações e plugins para conectar-se a um CRM existente e você terá todos os dados de reuniões da empresa conectados aos registros do cliente.

Como agendar uma reunião em equipe 

É fácil agendar uma reunião como consultor, mas quando se trata de coordenar reuniões em uma equipe, as coisas podem ficar um pouco mais complicadas. Por exemplo, se cada membro de sua equipe deve receber um número par de reuniões para hospedar, como usar a automação para garantir que sejam distribuídas de maneira justa? E se alguns membros da equipe tiverem prioridade e devam ser os primeiros a escolher? 

Há muito a ser considerado a esse respeito, portanto, vamos dividir o restante deste artigo em três categorias; o calendário de e-mail, o agendador de reuniões e o agendamento de enquetes. 

De todos os calendários de e-mail modernos disponíveis, achamos que o Google Calendar e a integração do Outlook Calendar do Office 365 são os melhores. Eles vêm com o maior número de recursos, podem lidar com um enorme volume de dados de reuniões sem problemas de desempenho e são integrações comumente suportadas em software de agendamento de terceiros.

Google Calendar 

Agende uma reunião em seu calendário do google

Quem não gosta de coisas grátis? A vantagem óbvia do Google Agenda é que ele oferece um poderoso plano gratuito, incluindo um pacote completo de aplicativos adicionais como Google Drive e Google Docs, com integrações diretas ao serviço gratuito do Gmail.

Cada pessoa em sua equipe deve ter sua própria conta de calendário do Gmail designada. Isso garante que eles possam fazer login e visualizar sua programação facilmente. Como administrador, você pode aproveitar os recursos de compartilhamento do Google para expor as agendas de sua equipe a uma conta de agenda principal. Isso permite que você visualize todas as reservas em toda a organização, com opções para tornar os calendários específicos visíveis ou invisíveis conforme necessário. 

Calendário do Outlook do Office 365

Agende uma reunião em seu calendário do Office 365

Para equipes que já estão fortemente vinculadas ao produto da Microsoft, o plano de negócios do Office 365 é o caminho a seguir. O serviço de calendário do Outlook garante que você possa se integrar a aplicativos de agendamento de terceiros. Você terá muitos dos mesmos recursos que o Google Agenda oferece, no entanto, o serviço não é gratuito. Você pode esperar pagar pelo serviço com base no nível de assinatura escolhido, variando de pessoal a corporativo. Recomendamos o plano de negócios porque o plano pessoal do Office não se integra a todos os aplicativos de agendamento.

Agende uma reunião com links de reserva

Se você deseja agendar uma reunião com toda a equipe, não tenha medo de automatizar o fluxo de trabalho. Você pode fazer isso configurando uma conta gratuita, convidando os membros de sua equipe e configurando os modelos do tipo reunião para atender às suas necessidades de negócios. 

Um dos recursos de programação de equipe mais valiosos que você encontrará é disponibilidade conjunta, também conhecido como agendamento round-robin. Ao ativar isso, todos os funcionários atribuídos a um tipo de reunião serão incluídos em um pool. Leads ou clientes que visitam sua página de agendamento escolherão um horário sem escolher um membro específico da equipe. No back-end, o round-robin encontrará as pessoas que estão disponíveis e atribuirá aquela que foi agendada menos recentemente. 

Agendamento

Nomeação para agendamento de reuniões

 

Com o Appointlet, o recurso de disponibilidade em pool inclui uma opção para dar prioridade a alguns membros da equipe. Isso permite que você atribua reuniões a um grupo preferencial, antes de distribuí-las por um pool secundário.  

Você pode esperar encontrar outros recursos de equipe, como reuniões de grupo em que vários membros de sua equipe são incluídos em uma única reunião. Portanto, se você enviar aos clientes um convite para uma reunião, seu agendador só exibirá os horários se todos os membros atribuídos estiverem disponíveis. Isso acaba economizando muito tempo dos administradores na coordenação interna. 

As reuniões rolam, as contas de calendário integradas do membro enviarão notificações para as contas correspondentes do Gmail ou Outlook. Quando conectado ao Appointlet, você pode usar um painel de reunião para revisar eventos futuros ou passados, incluindo detalhes importantes como data e horário da reunião, status dos participantes, respostas do formulário de admissão e muito mais.  

Rabisco

Outra forma de agendar reuniões é por meio de uma votação. Cada participante convidado para uma reunião específica votará nos dias e horários mais adequados para eles. Recomendamos experimentar o Doodle se precisar de uma solução desse tipo. O software deles aguardará até que cada membro convidado tenha escolhido uma hora e um dia coincidentes. Em seguida, ele enviará confirmações automatizadas por e-mail para todos os envolvidos. Além disso, eles incluem tratamento especial para cenários em que os horários preferidos dos participantes não coincidem.

Tentar fazer isso manualmente pode ser um pouco como pastorear gatos. Doodle economiza o tempo dos participantes, dando-lhes um meio de coordenação por meio da automação. 

HubSpot Meeting Scheduler

Se você já tem um CRM como o Hubspot, verifique se ele inclui um agendador de reunião. Eles tendem a ser menos desenvolvidos do que as soluções oferecidas por aplicativos de agendamento dedicados, mas se integram diretamente com todos os outros dados do cliente. Se você tem necessidades simples de agendamento, uma ferramenta como o Hubspot Meeting Scheduler pode ser bastante. 

Agende uma reunião com software de videoconferência

O agendamento automatizado economiza muito tempo por si só, mas espere até começar a gerar salas de reuniões virtuais exclusivas para cada horário agendado. A integração com uma solução de conferência como Zoom ou Microsoft Teams permitirá que você coloque um botão “ingressar na reunião” em cada e-mail de confirmação e evento de calendário. Então, quando alguém marca com você, ele já tem tudo de que precisa para comparecer à sua reunião no horário programado. 

Para fazer isso funcionar, cada membro de sua equipe precisará ter uma conta de webconferência dedicada. Não é possível para uma única conta hospedar várias reuniões virtuais simultaneamente. Portanto, quando você configurar seu software de agendamento com todos os membros da equipe convidados, certifique-se de que eles conectem suas próprias contas de conferência exclusivas. 

Com calendários de e-mail dedicados, contas de conferências virtuais e um aplicativo de programação de software, você terá tudo o que precisa para gerenciar sua equipe com eficácia.

Ezra Sandzer Bell

Ezra Sandzer-Bell trabalha na Appointlet como gerente de marketing de produto e defensora do cliente. Ele ajudou milhares de clientes a melhorar seu fluxo de trabalho de agendamento online. Fora do trabalho, ele é instrutor de teoria musical e fundador de uma empresa de software de música.

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