Uma maneira melhor de agendar sessões de tutoria em escala

sessão de tutoria

No passado, obter um diploma online ou receber um certificado de um programa online não era considerado tão legítimo quanto as aulas presenciais. Mas, nos últimos anos, a mudança para o aprendizado remoto se tornou nosso novo normal. De aplicativos de agendamento simples como Agendamento para pesos pesados ​​da indústria como Tutorbird e TutorCruncher, há algo para cada organização. Tudo depende do que você precisa.

Os alunos do K12 são um dos maiores grupos a fazer a mudança para o aprendizado online. E embora o aprendizado remoto tenha muitos benefícios, pode ser um desafio para alguns alunos se adaptarem. Especialistas recomendar sessões de tutoria remota para preencher as lacunas e manter as crianças no nível da série. Os alunos adultos também adotaram as aulas online, Tutorially, tutor bird.com, mytutoring ou Zoom para aumentar suas habilidades profissionais, mudar de carreira e até aprender um novo hobby ou atividade paralela. 

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O incômodo de marcar uma sessão de tutoria

Os tutores individuais sabem como pode ser estressante encontrar um horário para se reunir com os alunos que acomode os dois horários. Quando um aluno entra em contato com um tutor pela primeira vez, nenhuma das partes tem ideia de como é a agenda dos outros, com que frequência eles podem se encontrar ou como agendarão sessões no futuro. Depois de um encontro inicial e do tutor reunindo alguns detalhes sobre as necessidades do aluno, começa a saga do agendamento. 

A conversa costuma ser mais ou menos assim:

Tutor: “Que tal nesta terça-feira às 4h30?”

Aluno: “Hmm, normalmente estou livre nesse horário, mas não às terças-feiras. Que tal quinta-feira?”

Tutor: “Tenho um compromisso com outro aluno às quintas-feiras às 4h30. 3:30 seria factível?”

Aluno: “Na verdade, eu não termino as aulas às quintas-feiras até...”

E assim por diante. Isso é frustrante e irritante para os alunos e seus tutores, e eles ainda nem começaram a estudar!

Esta pode ser a única maneira que alguns tutores sabem como agendar suas sessões de aprendizado. Outros podem ter um sistema para organizar sua disponibilidade, mas manter o controle dos horários de vários alunos é incrivelmente difícil. Em um certo ponto, pode ser impossível para tutores individuais ou centros de tutoria com agendadores “old-school” manter o controle sem um sistema de agendamento atualizado construído para tutores e suas necessidades. 

Para os alunos, a situação é ainda mais complicada. 

No momento em que alguém em sua jornada de aprendizado começa a considerar ir a um tutor para obter ajuda em um determinado assunto ou habilidade específica, é provável que esteja em uma montanha-russa. É frustrante ficar para trás na aula ou não ter uma compreensão adequada de um tópico-chave. Alguns alunos on-line podem sentir que estão em uma ilha por conta própria, sem o suporte presencial clássico ao qual os alunos estão acostumados. 

Quando a programação se torna um problema, é provável que os alunos fiquem frustrados, se sintam desamparados e talvez sintam vontade de desistir completamente de seu caminho para o ensino superior. Por esse motivo, todos os alunos devem ter uma experiência de agendamento sem atritos. Quanto mais fácil for para eles agendar uma aula de tutoria, menos intimidados eles se sentirão pela experiência de aprendizado em geral. 

Pare de ir e voltar com os alunos para escolher um horário. É ineficaz, causa atrito e pode custar sua operação em retenção e novos inscritos. Além disso, há uma maneira melhor. 

O que é um software de gerenciamento de tutores?

Organizações de tutoria e tutores individuais mantêm certa flexibilidade para acomodar as necessidades de seus alunos. Com a ascensão do aprendizado on-line, tutores e alunos têm ainda mais opções para atender. O software de tutoria ajuda as organizações a manter a flexibilidade sem o estresse adicional de coordenar sessões presenciais, online, individuais e em grupo. Como as aulas e sessões de tutoria agora podem ocorrer pessoalmente ou remotamente, é ideal ter uma ferramenta de agendamento que possa acomodar vários locais. 

Muitos tutores começam de forma independente antes de eventualmente trabalharem com uma equipe ou organização de tutoria e podem não ver o valor do software de agendamento como um único proprietário. Mas à medida que o número de alunos e as responsabilidades aumentam, aumenta também a complexidade de agendar tempo com eles.

Por outro lado, organizações maiores já podem usar software de gerenciamento de tutores para supervisionar os horários de seus alunos (enquanto os próprios alunos podem visualizar tudo por meio de um portal do aluno). Mas a tecnologia desatualizada usada entre os recursos de agendamento de entrada tende a ser muito simplista para as necessidades dos tutores no mundo digital de hoje.  

O software de gerenciamento de tutores simplifica o fluxo de trabalho de agendamento e reduz a frustração em ambos os lados da equação. Ele ajuda os usuários a gerenciar o lado das operações do negócio de tutoria para se concentrar em ajudar os alunos a alcançar seus objetivos, em vez de tentar descobrir quando se encontrarão em seguida. 

Para empresas que desejam expandir seus negócios de tutoria, o software de gerenciamento de tutores é essencial. Dependendo da entrada manual e da comunicação síncrona, agendar vários alunos com os tutores certos é lento, tedioso e demorado. Mas o software de agendamento de negócios feito para tutores elimina o ruído para que alunos e tutores possam compartilhar horários, fornecer relatórios de progresso e definir horários de aula de maneira conveniente e eficiente. 

Várias ferramentas de agendamento online estão disponíveis com recursos e benefícios que podem ajudar a levar grandes organizações de tutoria ao próximo nível. Soluções como Tutorbird e TutorCruncher são populares por um bom motivo. Eles oferecem sistemas de gerenciamento de aprendizado que organizam os dados dos alunos, aulas de tutoria, currículo e ferramentas de agendamento. 

A melhor característica dessas plataformas é que elas são construídas explicitamente com empresas de tutoria em mente. O TutorBird oferece um balcão único com recursos adaptáveis, como faturamento, pagamentos on-line por meio de ferramentas como PayPal e gerenciamento de aprendizado, dependendo das necessidades da sua organização. O TutorCruncher também oferece recursos de marketing e gerenciamento de clientes para ajudar a dimensionar pequenas empresas de tutores emergentes. 

No entanto, existem algumas desvantagens em suas ferramentas de agendamento integradas. Embora forneçam recursos básicos de agendamento, eles carecem de componentes críticos que muitas organizações de tutoria precisam para dimensionar sua operação crescente. 

Por exemplo, existem apenas duas maneiras que os clientes podem agendar uma sessão de tutoria usando o TutorCruncher: através do site dos tutores ou com um portal do aluno de login protegido por senha. Pelo valor de face, isso parece lógico. Mas para dimensionar um negócio de tutoria em crescimento, atritos extras, como um login de nome de usuário/senha e a criação de uma conta, podem frustrar e impedir que os alunos em potencial obtenham a ajuda de tutoria de que precisam. 

Outra desvantagem dessas ferramentas de gerenciamento de tutores é que seus recursos complicados são muito confusos e carecem de um design UX eficaz. Por exemplo, o processo para os alunos agendarem suas sessões é altamente complexo com o TutorBird. Isso coloca a maior parte da responsabilidade pelo agendamento nos tutores e não é muito eficiente no que diz respeito ao gerenciamento do tempo. 

Além disso, os alunos não precisam aprender a usar softwares de negócios complicados para obter uma ajuda extra na sala de aula, seja online ou pessoalmente. 

Se você está procurando uma maneira mais simples de reservar tempo com os alunos, recursos avançados que ainda são fáceis de usar, inúmeras integrações, automação e configurações de pagamento sincronizadas com opções comuns como paypal ou cartão de crédito, tudo com o melhor valor, Então não procure mais. 

Uma ferramenta de agendamento moderna para tutores

Appointlet é um novo tipo de software de gerenciamento de tutores. Ele combina todos os recursos avançados e integrações de programas de software semelhantes em uma solução eficiente, fácil de usar e amigável ao aluno. Os usuários podem agendar facilmente sessões de tutoria, aceitar pagamentos e acompanhar conversões. Como o tráfego orgânico é uma métrica chave para 76% de organizações, é crucial para o sucesso de grandes organizações de tutoria. 

Além disso, os tutores também podem usar as configurações simples da página de agendamento do Appointlet. Crie e compartilhe um link para permitir que os alunos agendem seus compromissos sem agendamento duplo ou escolha de um horário indisponível. Mas isso está apenas começando. 

O Apppointlet oferece mais valor para organizações de tutoria do que qualquer outro software de gerenciamento de tutores. Outros produtos custam um mínimo de $ 15 por mês por tutor para recursos menos avançados do que o plano gratuito para sempre do Appointlet. Appointlet's plano mais caro, que inclui todos os recursos que as organizações de tutoria precisam para ter sucesso e crescer, custa apenas $ 8 por mês. 

Os tutores agora podem eliminar a coordenação de e-mail de ida e volta para encontrar um horário para se reunir com os recursos de agendamento amigáveis ​​do Appointlet, que incluem agendamento assíncrono, links de tutoria personalizados e gerenciamento de aulas em grupo. 

Também é possível reduzir o não comparecimento dos alunos usando o Appointlet. Notificações por e-mail e SMS, como confirmações de reuniões e lembretes, são enviadas automaticamente com todos os detalhes da sessão de tutoria que pais e alunos precisam.

Os usuários podem até ficar mais organizados com um registro detalhado de todas as sessões de tutoria passadas e futuras. Quando um negócio de tutoria começa a crescer, pode ser difícil gerenciar as necessidades dos alunos. O Appointlet permite que os tutores manter notas internas em lições e atividades com um registro detalhado de todas as sessões de tutoria passadas e futuras. 

A melhor parte é que o Appointlet se integra a mais de 2,000 aplicativos diferentes para pequenas empresas, incluindo Zapier, CRMs, Stripe, calendários de e-mail, etc. 

A equipe do Appointlet também está desenvolvendo uma versão amigável para dispositivos móveis, para usar em conjunto com seu telefone Apple ou Android. Então você pode ter lembretes SMS enviados para você ou para seus alunos também.

Como funciona o agendamento de tutores

Com o Appointlet, o agendamento de tutores é um processo direto com tudo o que você precisa para ter sucesso como tutor particular individual ou organização de tutores. A interface minimalista destaca recursos essenciais, como tipos de aula, disponibilidade, datas, horários de compromissos e suas integrações específicas. 

O UX simplificado também permite que os usuários comecem a trabalhar em menos de dois minutos. Tudo o que você precisa fazer é fazer login com sua conta do Google ou Office 365 (isso facilita a integração de e-mail, mas você pode criar um novo nome de usuário e senha, se preferir) e seguir as instruções de configuração simples e claras para começar.  

A característica mais importante de qualquer software de gerenciamento de tutores é o agendamento. Recursos avançados de agendamento que incluem cancelamentos sem esforço e opções de reagendamento, e-mail lembretes, e agendamento de autoatendimento para clientes são o núcleo do software de gerenciamento de tutores Appointlet. E, ao contrário da concorrência, o Appointlet torna mais fácil do que nunca agendar aulas de tutoria. 

Etapa 1: configurar os dias e horários em que você está disponível para se reunir com os alunos

A tutoria envolve muitas brincadeiras de agendamento, cancelamentos, reagendamento e até mesmo alguns não comparecimentos. Os usuários inserem os dias e horários em que você está disponível para sessões de tutoria ou outros tipos de reunião no assistente de configuração inicial.

Mas não se preocupe, não está gravado em pedra! É super fácil alterar sua disponibilidade na página de agendamento. 

O painel da página de agendamento exibe seus tipos de reunião. É aqui que você pode configurar (e reconfigurar) os dias e horários em que está disponível para várias sessões de tutoria, incluindo aulas em grupo, aulas presenciais e online. 

Basta clicar nos três pontos no canto inferior direito do cartão do tipo de reunião e selecionar Editar. Em seguida, um editor aparecerá na tela com várias opções com ícones coloridos localizados no lado esquerdo. Escolha Disponibilidade, marcada por um ícone de calendário verde e, em seguida, selecione os dias e horários em que você está disponível. 

Com as integrações do Google Agenda, é fácil horários de aulas separados de agendas pessoais, mesmo se você usar a mesma conta de e-mail. 

Etapa 2: copie o link do seu compromisso e compartilhe-o com os alunos ou seus pais

Agora que você configurou sua disponibilidade de tutoria, é hora de compartilhar seu link do Appointlet com alunos e pais ou até mesmo incorporá-lo em seu site!

Na página de agendamento, basta clicar no botão Compartilhar no canto inferior esquerdo do cartão do tipo de reunião que você deseja compartilhar. 

A partir daqui, você pode compartilhar o link da página de agendamento com suas contas sociais conectadas, incluindo Twitter, Facebook e LinkedIn. Você também pode selecionar Copiar link para copiar o link do Appointlet para a área de transferência e colá-lo em e-mails, mensagens diretas, folga ou em qualquer lugar em que você se comunique com os clientes. 

Como alternativa, você também pode selecionar Incorporar no site para adicionar seu widget de agendamento a um site de tutor existente ou à página inicial da empresa. 

Etapa 3: quando uma nova sessão de tutoria é agendada, você recebe uma notificação automática

Sempre que alguém agendar uma sessão de tutoria usando o link do Appointlet, você receberá uma notificação automática com os detalhes da próxima reunião. Você também pode configurar e-mails de lembrete e notificações por SMS para lembrá-lo e a seus alunos das próximas aulas para eliminar futuros não comparecimentos.

É realmente tão simples. Appointlet é um divisor de águas para tutores e aqueles que procuram tutoria porque é mais fácil do que nunca se conectar, marcar um encontro e acertar os livros. Tudo sem o incômodo de tentar encontrar um horário para se encontrar. 

Não confie em nossa palavra

“Nossos não comparecimentos diminuíram drasticamente com os e-mails de lembrete automatizados do Appointlet.”

Charvi Goyal, fundador da Tutorscope, foi com o Appointlet para aumentar sua rede de tutores, aumentar as reservas e alcançar mais alunos. Eles disseram:

“Acomodar para a disponibilidade do aluno, disponibilidade do tutor, fusos horários e várias disciplinas era uma tarefa assustadora, mas o Appointlet simplificou para nós. Com um sistema fácil de usar que até mesmo nossos alunos do ensino fundamental podem usar para agendar sessões, o Appointlet nos permitiu priorizar a escalabilidade e a flexibilidade em nossos serviços. O software cuida do nosso agendamento para que nossos tutores e alunos possam parar de gastar tempo enviando e-mails 2-3 vezes para cada sessão e voltar ao que mais importa: aprender juntos, ininterruptamente.”

Com o Appointlet, eles viram um rápido crescimento. TutorScope agora conecta mais de 1,500 alunos com uma rede de mais de 60 tutores para ajudar estudantes de todas as idades a atingirem seus objetivos educacionais. E eles marcaram mais de 2,100 sessões de tutoria apenas no primeiro ano. 

Pronto para escalar seu negócio de tutoria?

O Appointlet facilita o gerenciamento de reservas em todos os seus tutores à medida que você expande seus negócios de tutoria ao longo do tempo. 

À medida que as reservas chegam, o painel de reuniões facilita a filtragem das sessões agendadas. Você sempre terá visibilidade completa de sua agenda de aulas, participantes, horários e outras notas para gerenciar o aprendizado dos alunos. 

Use a lista suspensa no canto superior direito do painel de reuniões para filtrar os resultados por data. Em seguida, você pode reduzir ainda mais seus resultados com a barra de pesquisa. Pesquise por nome do tutor, nome do aluno, data, e-mail e muito mais!

Outro aspecto crítico do crescimento para as organizações de tutoria é reduzir os cancelamentos e reter os alunos existentes. É fácil perder a noção do tempo e perder uma sessão de tutoria. Para ajudar a reduzir os não comparecimentos, o Appointlet envia um e-mail de confirmação sempre que os alunos reservam uma sessão com você. Ative as mensagens de lembrete e agende-as para serem enviadas automaticamente à medida que a reunião se aproxima. Também pode ser útil enviar uma mensagem de lembrete personalizada usando a automação. Isso mantém os detalhes na frente deles e tem demonstrado melhorar o atendimento.

Juntando tudo

O agendamento típico de um tutor é uma ida e volta irritante que nem sempre precipita um compromisso. Email, Excel e CRMs não oferecem às organizações de tutoria as ferramentas de agendamento de que precisam para escalar no futuro. 

As organizações modernas de tutores que usam software de agendamento carecem de recursos-chave específicos para o negócio de tutoria, como ferramentas avançadas de agendamento, inúmeras integrações e automação. O agendamento de tutores com outros aplicativos é complicado e vem com uma curva de aprendizado íngreme para aqueles que são novos no uso de ferramentas digitais. 

Mas o Appointlet funciona de forma diferente. Inscreva-se para uma conta gratuita do Appointlet para começar a compartilhar seu link de agendamento de tutor em minutos.

Nahla Davies

Nahla Davies

Nahla Davies é um desenvolvedor de software e escritor de tecnologia. Antes de dedicar seu trabalho em tempo integral à redação técnica, ela conseguiu – entre outras coisas intrigantes – atuar como programadora líder em uma organização de branding experimental da Inc. 5,000, cujos clientes incluem Samsung, Time Warner, Netflix e Sony

A ferramenta online nº 1 para agendar reuniões