Agendamento de reuniões por meio de um sistema de tíquetes de CRM como o Zendesk

Zendesk - Appointlet - integração Zapier

Você está usando o Zendesk Support e procurando uma solução de agendamento?

Na solução descrita aqui, você poderá oferecer suporte escalonado e acompanhar a relação entre tickets e reuniões. Sempre que você compartilhar um link de agendamento, a resposta do participante será enviada de volta ao tíquete inicial do Zendesk como um comentário particular, com a ajuda de Zapier.

Zendesk é um CRM (Customer Relationship Manager) multifacetado usado por muitas empresas de SaaS. Oferece um pacote de suporte ao cliente, ferramentas para a construção de uma base de conhecimento (Guia) e possui uma interface intuitiva e amigável.

Embora o pacote de suporte ofereça uma variedade de serviços, uma coisa que falta é um programador de reuniões nativo. Para resolver isso, sugerimos o uso de links Appointlet para conversar com seus usuários finais. O widget de chat do Zendesk servirá como um primeiro ponto de contato para pessoas que não encontraram suas respostas no Guia.

O Appointlet facilita o envio de links de agendamento e a reserva de uma reunião em minutos. Além disso, com os formulários de admissão personalizados, você pode reunir informações extras sobre o participante, para que esteja preparado para o encontro.

Para começar, você precisará fazer o seguinte:

  1. Configure um Agendamento página de reserva
  2. Registre um Zapier conta
  3. Configure seu painel de suporte em Zendesk

Habilite o widget do Zendesk Chat em um Guia

Assim que você tiver contas registradas com Appointlet, Zendesk e Zapier, estaremos prontos para começar a configurar sua solução de agendamento.

No Zendesk, navegue até as configurações de Admin e localize o canal rotulado Web Widget (clássico). Esta página oferece opções de personalização, incluindo um recurso chamado Chat.

Obtenha o widget de bate-papo no Zendesk Support
Habilitar widget de bate-papo no Guia do Zendesk (Central de Ajuda)

Excelente! Agora, os visitantes dos artigos da sua base de conhecimento poderão fazer perguntas se seu tópico específico não for abordado. Essas mensagens aparecerão no Zendesk Support como novos tickets.

Na imagem abaixo, você pode ver como uma janela do Zendesk Support Chat será exibida para seus clientes. Neste exemplo, nós configurar uma base de conhecimento usando o Blogger, uma plataforma de blogs gratuita e intuitiva. 

Fazer uma pergunta no widget do Blogger Chat

Consulta recebida no painel do Zendesk Support

Cada tíquete possui um número exclusivo, conforme mostrado a seguir. Na documentação da API do Zendesk, isso # é chamado de 'id de bate-papo'. Anote este número de tíquete, pois o usaremos na próxima etapa.

Crie uma Campo de agendamento de compromisso para seu ID de bate-papo do Zendesk

Agora que o widget do Zendesk Chat está instalado, vamos voltar nossa atenção para o fluxo de agendamento.

Comece navegando até Appointlet, fazendo login e acessando o formulário de recebimento de um tipo de reunião. Para coletar as respostas de que precisamos dos participantes, primeiro criaremos um conjunto de campos de formulário, como nome, número de telefone, cargo e uma pergunta antes da reunião.

Além desses campos, precisaremos criar um adicional escondido campo. Ele se chamará Chat ID e o usaremos para capturar o ID de entrada do Zendesk. Aqui estão as instruções passo a passo:

  1. Crie um novo campo de texto chamado 'ID de bate-papo na guia Formulário de admissão de um tipo de reunião.

      2. Clique em “Saiba como preencher previamente as respostas” na parte inferior do editor.

        3. Marque a caixa na parte inferior para ocultar o campo do formulário.

        4. Copie o URL de pré-preenchimento e selecione “Atualizar campo do formulário”.

Cole este URL em uma nova guia do navegador e marque essa página. Como alternativa, você pode adicionar o URL ao bloco de notas do computador ou a algum lugar de fácil acesso.

A seguir, testaremos se seu campo oculto está funcionando.

Neste exemplo, estamos almejando um Zendesk ID específico que corresponde a um tíquete de cliente, portanto, precisaremos substituir a variável genérica “VALOR” por algo que sabemos se refere à parte dos dados que estamos coletando. Neste exemplo, o URL atualizado seria:


https://appt.link/chris-gruchacz-composition/1-hour-guitar-lesson?field__oefcs=3

Substituímos “VALUE” por “3”, portanto sabemos que isso corresponde ao tíquete nº 3 no Zendesk.


 

Pressione Enter para carregar a página e você seguirá o fluxo normal de programação. Você notará que o campo 'chat id' está oculto.

Exemplo de página de campo do formulário Appointlet

Quando você concluir a reserva de teste, seu ID de bate-papo será passado para o Zapier. Isso tornará possível rastrear o tíquete original e adicionar um comentário privado com todos os detalhes da reunião e respostas do formulário.

Conecte a programação de Appointlet aos tíquetes do Zendesk Support com o Zapier

Integração do Zapier Appointlet

Agora que o Appointlet está configurado, precisamos ir ao Zapier. Para começar, navegue até a página de criação do Zap:

Escolha Appointlet como o acionador e conclua as etapas de autenticação:

Selecione 'Participante agendado' no menu suspenso Evento de acionamento e obtenha a reserva mais recente. Procure a propriedade 'chat-id' para se certificar de que o seu valor oculto foi passado corretamente:

Torne 'Adicionar comentário ao tíquete no Zendesk' sua ação:

Para autenticar sua conta Zendesk com Zapier, você precisará do seu token de acesso API. Você pode habilitar e criar seu token na guia Administrador do Zendesk aqui:

Conforme você avança com a conexão do Zendesk, será solicitado que você use seu token de acesso da API para autenticar sua conta do Zendesk com o Zapier:

Conforme você começa a configurar os detalhes da etapa de ação, selecione 'Chat ID' no menu suspenso Tíquete e personalize seu comentário selecionando os campos de formulário relevantes que desejaremos receber em nosso (s) tíquete (s) do Zendesk correspondente. Por fim, selecione 'Não' quando for perguntado se o comentário deve ser público:

Nosso último passo aqui é enviar dados e testar nosso Zap. Um comentário de teste será criado no ticket correspondente para garantir que este Zap seja funcional. Assim que o sucesso for confirmado, basta ligar o seu novo Zap!

Colocando sua integração Zapier à prova

Com tudo configurado, é hora de ver como essa integração funciona em tempo real. Vá em frente e abra um tíquete com um usuário. Em seguida, pegue seu link de agendamento com os parâmetros de campo especiais no final. Aqui está um lembrete de como é:

Assim que tiver esse link, basta colá-lo na caixa de bate-papo do tíquete e atualizá-lo VALOR com base no número do bilhete. Você se lembrará de que o tíquete neste exemplo é o nº 3, então substituímos “VALOR” no final do URL da página de programação por “3” aqui também.

Quando o usuário final agendar uma reunião com este link, Zapier detectará a confirmação da reserva e usará seu chat-id para postar um comentário privado com as respostas do formulário no mesmo tíquete de suporte. Isso pode ser útil para você e outras pessoas de sua equipe, se elas se envolverem na conversa.

Organize seus tíquetes do Zendesk Support com tags

Agora que você configurou a integração, minha última sugestão é explorar o sistema de marcação do Suporte. Ao receber uma resposta de formulário significativa, você pode marcar os tickets com palavras-chave e filtrar por meio delas. Isso facilita o agrupamento de usuários finais que se enquadram em categorias semelhantes, para que você possa acompanhar os grupos conforme necessário.

Isso pode ser útil para equipes de vendas que desejam organizar clientes em potencial e leads de acordo com seus níveis de qualificação. O sucesso do cliente pode marcar tíquetes para usuários que precisavam de uma solução que não estava disponível. Posteriormente, quando o recurso for implementado, a filtragem por meio de tags é uma maneira conveniente de localizar e notificar as partes interessadas.

Quer saber mais sobre algumas alternativas do Appointlet CRM? Descrevemos integrações com Hubspot e Zenkit que seguem protocolos diferentes.

Bio Autor: Este é um artigo do blog de um convidado. Casey Burge é desenvolvedor web e estagiário na Appointlet. Você pode ler mais sobre o trabalho dele aqui.

Ezra Sandzer Bell

Ezra Sandzer-Bell trabalha na Appointlet como gerente de marketing de produto e defensora do cliente. Ele ajudou milhares de clientes a melhorar seu fluxo de trabalho de agendamento online. Fora do trabalho, ele é instrutor de teoria musical e fundador de uma empresa de software de música.

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